工程合同管理暂行办法.doc

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合同管理暂行办法

第一章总则

     第一条、为加强对公司合同的科学管理，明确相关责任，排除公司经营风险，规范合同签订及合同履行等程序，依据现行有关法律与法规，结合公司的实际情况，特制定本办法。

     第二条、公司所涉项目工程勘察设计、建筑工程施工与监理、工程咨询、材料与设备采购等业务合同均适用本办法。

第二章合同签订原则

     第三条、签订合同必须遵循国家法律、法规和政策，尊重社会公德，通过合同规范各方的权利、义务及相关的经济与法律责任，不得擅自变更或者解除合同。

     第四条、公司合同须由法定代表人签署或凭法定代表人在流转单上的书面委托由被委托人签署，同时加盖公司合同专用章后方可生效。

     第五条、根据公司的业务需要可实行法人授权委托书制度，期限内其授权范围和权限由法人明确下达，被授权人应严格按照范围与权限进行，不得超越代理权限。

     第六条、合同文本尽可能采用工商备案的合同范本。

如无范本，必要时，其格式、条款内容等应请公司法律顾问审核，法律顾问对合同样本的合法性、规范性负责。

     第七条、公司所有合同必须按本管理办法要求履行会签手续。

     第八条、公司内部各部门、各项目办不具有直接对外签订经济合同的职能，所签合同无法律效力。

第三章合同分类

     第九条为更好地履行各部门、各项目办职责，根据合同性质，将其划分为：

工程技术类、审计类。

     第十条工程技术类包括勘察设计、施工、监理、工程咨询、材料及设备采购等与工程项目有关的所有合同、协议。

      第四章合同管理流程及各部门职责

  第十一条合同管理流程

     一、合同主办人

     ①负责相关工程技术类合同的起草、洽谈

      ②参与相关工程技术类合同的评审、会签

     ③负责相关工程技术类合同的履行

     ④协助履行相关工程技术类合同的审签手续

     二、工程部

     ①参与工程技术类合同的起草、洽谈

     ②负责组织此类合同的评审、会签

     ③负责组织此类合同的签订与修订工作

     ④监督此类合同的履行

     ⑤负责合同审签中对有关业务条款提出审核意见

     三、财务部

     ①参与所有合同的会签

     ②负责审查合同条款与招投标文件等相关资料是否一致、合同价款的确定是否有所依据

     ③负责组织公司相关部门和人员与中标单位进行合同谈判，拟订合同，合同会签。

     ④负责会签中对合同审核意见执行情况的监督

     四、行政部或公司法律顾问

     ①负责公司维权工作

     ②负责重要合同文本的审查，解决合同起草、洽谈中的疑难问题，必要时参与公司合同的评审以及参加标的额较大的合同谈判，对谈判中事关公司权益和经济责任的敏感性条款做出及时的提示

     第十七条合同会签程序

     1、会签由主办人根据合同内容对应的责任部门负责组织、召集会签     

2、主办人提前一天将合同草案及相关资料提供给参加会签的各部门及分管副总经理进行审核，审核无异议，在会签单上签字；

     3、各参与会签部门应尽快对合同内容进行审核，对合同提出的修改意见应明确清晰；。

     4、组织会签，由责任部门及稽核审计部对各部门提出的修改意见进行汇总并形成文件，与合同草案原稿一并存档作为合同定案稿修订依据。

完成会签手续；

      5、责任部门根据会签意见进行合同修改，经稽核审计部进行复核后报公司领导审批。

     6、合同履行过程中修订的会签程序同上。

     7、合同会签表格见附表一～四。

第五章合同履行

     第十八条合同执行部门应认真而全面地履行合同。

对履约期限较长的合同，执行部门应在每季度最后10天将履约情况报办公室备案（见附表五）。

对履约期限较短的合同，执行部门在合同履行完毕后，应及时书面告知办公室，以便登记注销。

     第十九条公司签订的合同在履约过程中如发现对方不履行合同或不完全履行合同及其他违约情况时，合同执行部门应及时向分管领导及相关部门通报，并会同法律顾问一起研究应对措施，报公司领导决策，以便追究违约方责任，最大限度地依法保护公司利益维护公司权益。

     第二十条法律顾问协助合同履行部门收集书证及材料，做好维权准备工作。

     第二十一条法律顾问就维权事项（件）做出法律意见书。

法律意见书必须提出调解、诉讼、仲裁建议方案，交公司总经理办公会或董事会审议，在公司法定代表人授权下作好调解、诉讼、仲裁工作。

第六章合同文本的档案管理

     第二十二条各类合同的正本数量与签约方数量一致，各执壹份。

副本数量视具体情况而定，至少应保证参与审签的部门各存壹份副本。

第二十三条合同正本保存在公司稽核审计部，一般情况下不外借。

特殊情况需借用正本时，必须严格履行合同借阅手续（附合同借阅单）。

     第二十四条公司稽核审计部负责建立合同的电子文本及电子台帐。

台帐应包括：

合同类别、合同编号、签约方、合同履约期限、合同价款、合同执行情况等关键内容。

     第二十五条合同执行过程中事关合同履行的实质性谈判记录、来往电函、文件及补充协议等均为合同的有效组成部分，按合同管理程序执行，与合同一并管理。