内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法.docx
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内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法
内蒙古自治区电子文件归档与
电子档案管理试行办法
第一章总则
第一条为适应内蒙古自治区信息化建设的需要，规范自治区电子文件与电子档案的管理，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）以及有关政策法规，结合自治区档案工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于内蒙古自治区各级国家机关、团体、企事业单位及其他组织从事电子政务与电子商务及其相关公务活动产生的电子文件归档与电子档案管理。
第三条电子文件，是在电子政务与电子商务活动中产生并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的电子数据。
电子档案，是经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
归档电子文件元数据，是描述电子文件的内容、背景、结构及管理过程的数据。
第四条电子文件归档与管理工作，应当遵循电子文件保真、保密、保存的原则，坚持有价值的电子文件必须归档和归档的电子文件必须规范的原则，确保电子文件安全管理。
第五条内蒙古自治区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、企事业单位及其他组织的电子文件归档及电子档案管理实行监督指导。
第六条利用计算机网络在线办公的单位，应当在计算机信息管理系统中设置相应的档案管理子系统，对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用。
第二章电子文件真实性、完整性和有效性保证
第七条电子文件的真实性、完整性和有效性归档前由电子文件形成部门负责，归档后由档案管理部门负责，并逐级校验。
第八条电子文件运行系统和档案管理系统均应有与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全技术保障措施。
第九条为保证电子文件的真实性，文件形成单位应当在计算机中设置安全防护技术措施。
（一）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制等技术措施，防止非法侵入；
（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；
（三）对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记；
（四）对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。
第十条为保证电子文件的完整性，档案部门应当加强对形成电子文件人员的业务指导，从电子文件形成开始，连续地对电子文件产生、处理、归档等一系列操作过程进行管理登记。
（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）；
（二）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）；
（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）；
（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识；
（五）采取相应的技术措施采集电子文件背景信息和元数据。
第十一条为保证电子文件的有效性，文件形成单位应当建立电子文件有效性管理制度。
（一）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数等；
（二）对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档；
（三）特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。
（四）定期对备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取恢复措施，并根据软硬件升级情况适时对电子文件进行迁移。
第三章电子文件的归档与整理
第十二条电子文件的归档
（一）归档要求
（1）归档电子文件基本数据类型及其存储格式为：
文本文件（XMLTXTPDFRTF）
图像文件（GIFTIFFJPEG）
视频文件（AVIMPEG）
音频文件（MP3WAV）
数据库文件（DBF）
（2）归档的电子文件中应当包括《电子文件元数据表》（见附件一）所列项目信息。
（二）归档范围
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。
（三）保管期限和密级的划分
电子文件保管期限和密级的划分，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。
电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与电子文件的保管期限一致。
（四）归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应当与纸质文件同步进行。
（五）归档方式
逻辑归档：
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
物理归档：
凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，应当定期拷贝至耐久性好的载体上并向档案部门移交。
第十三条归档电子文件的档号按《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的规定编制。
第十四条把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
第十五条本办法推荐采用的载体，按优先顺序依次为：
只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
第十六条存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，并注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止写操作的状态。
第十七条相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等应当一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附件二）。
第十八条归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。
第十九条归档电子文件的整理
（一）归档电子文件的整理按《中华人民共和国档案行业标准》（DA/T22-2000）规定的要求进行。
（二）归档电子文件以“件”为单位整理。
（三）同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。
（四）电子文件的著录应当参照《中华人民共和国行业标准档案著录规则》（DA／T18-1999）进行。
第四章电子档案的保管与利用
第二十条电子档案的保管应当符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求。
存储电子档案的载体应当作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应当装盒竖立存放，避免挤压；载体应当存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应当远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃一20℃，相对湿度控制在35％一45％。
第二十一条档案部门应当定期对保存的电子档案进行抽样机读检验，磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10％，如发现问题应当及时采取恢复措施。
磁性载体上的电子档案，应当每4年转存一次。
原载体同时保留时间不少于4年。
第二十二条档案部门每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
如网络系统扩充或系统设备更新，应当确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。
如不兼容，应当及时对电子档案进行迁移操作。
第二十三条对库存电子档案进行迁移操作前，应当制定严密的迁移操作计划。
库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。
复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。
档案人员应当参与迁移工作，并填写《电子档案迁移登记表》（附件三）。
第二十四条电子档案的利用应当遵守以下要求：
（一）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件；
（二）严格遵守保密制度，查阅或复制应当在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子文件。
（三）属于政务公开的现行电子文件和档案，经整理、鉴定后，应当通过政务网提供利用服务。
电子文件采用网络方式提供利用时，采取身份认证、权限控制等安全措施和可靠的监督保证。
第二十五条电子档案的鉴定销毁应当参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，必须在办理审批手续后实施。
销毁前应当编制销毁清册，指定监销人，并确保信息彻底销毁。
属于保密范围的电子档案，如信息存储在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方法连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
第五章电子档案的移交与接收
第二十六条各级档案入馆序列单位应当适时将属于永久保管的电子档案移交至自治区各级国家综合档案馆，进行集中保管。
如保管条件达不到要求或有其它特殊情况，经档案行政管理部门同意，可提前移交。
第二十七条档案入馆序列单位在移交电子档案之前，移交方与接收方均应当对准备移交或接收的每套电子档案载体及其技术环境进行检验，达到合格要求时方可进行交接。
第二十八条档案入馆序列单位在进行离线移交电子档案时，应当做到存储载体外观完好、整洁无损；数据完整、内容准确、编目规范；无计算机病毒。
第二十九条自治区各级国家综合档案馆在接收电子档案时，应当核实电子档案真实性、完整性、有效性的检验记录及审核手续。
核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
对特殊格式的电子档案，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
第三十条自治区各级国家综合档案馆在接收电子档案时应当按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。
检验不合格的，应当退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验，履行移交手续。
第三十一条自治区各级国家综合档案馆验收合格，完成《电子档案移交、接收检验登记表》（附件四）填写、签字、盖章环节。
登记表一式二份，一份交电子文件形成单位，一份由档案馆自存。
第三十二条撤并单位的电子档案应当按规定向接管单位或自治区各级国家综合档案馆移交。
第六章附则
第三十三条各单位可参照本办法制订实施的具体办法，并报同级档案行政管理部门核准后实施。
第三十四条在自治区直属机关政务网在线安全措施未完善前，档案入馆序列单位向自治区各级国家综合档案馆移交电子档案，均采用脱机物理入馆方式移交。
第三十五条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定执行。
第三十六条蒙古文电子文件管理可参照本办法执行。
第三十七条本办法自公布之日起执行。
内蒙古自治区档案局
2007年9月26日
附件（—）电子文件元数据表
元素类型
编号
元数据元素
说明
著录标引
1
全宗号*
分配给每个全宗的编号
2
分类号*
档案分类中的类目代号
3
文件号*
分配给每份文件的唯一识别编号
背景信息
4
文件形成单位*
形成文件的单位
5
文件责任者*
对文件形成承担责任的人
6
文件形成时间*
文件产生、签署和批准的时间
7
接收单位
接收文件的单位
8
接收人
对文件接收承担责任的人
9
接收时间
接收单位收到文件的时间
10
关联
对相关文件的参照
11
覆盖范围
文件内容体现的相关法律、时间性和/或地域性等特征
12
使用日志
对文件使用情况的记录
13
文件标题*
表明文件的主题内容和性质
14
主题词*
描述文件主题的规范化词组
15
内容描述
内容摘要或文本描述
16
密级*
文件机密程度等级
17
用户权限
用户利用文件的限制或规定
18
保管期限*
在采取处置行为前，文件必须保存的时间期限
19
处置授权机构
具有文件处置授权权利的机构
20
处置责任者
事实处置行为的责任人
21
处置行为
保管期限期满时对文件采取的处置行动
22
处置时间
对文件采取处置行为的时间
23
保存日志
文件长期保存中对所有操作日期及行为的记录和描述
结构信息
24
载体*
文件存储的物理性载体
25
数据类型*
关于文件数据的类别信息
26
数据格式*
构成文件的数据的逻辑格式
27
存储位置
文件存储的物理/逻辑位置
28
应用环境
文件创建时的硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）文件创建时的软件环境（操作系统、数据库系统、应用软件的型号、版本等）
29
加密方式*
如何对文件进行加密的信息
注：
“*”标记为必选项
附件
（二）归档电子文件登记表
文件
特征
形成部门
归档日期
归档人
存储载体
载体名称：
光盘口，磁带口，磁盘口
载体数量：
载体编号：
备份数：
归档电子文件总数：
其中：
永久（）长期（）短期（）
技术信息
硬件环境：
（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
软件环境：
（型号、版本等）
操作系统
数据库系统
相关应用软件（文字处理工具、浏览器、解压缩或解密软件等）
交换信息
形成部门
（签章）
通讯地址
电话
联系人
送交人（签名）年月日
接收部门
（签章）
通讯地址
电话
联系人
接收人（签名）年月日
附件（三）归档电子文件迁移登记表
源系统
设备情况
信息系统描述：
操作环境描述：
阅读软件描述：
存储载体：
目标系统设备情况
信息系统描述：
操作环境描述：
阅读软件描述：
存储载体：
被迁移归档电子文件情况
记录数：
字节数：
迁移时间：
操作者：
填表人签名：
年月日
审核人签名：
年月日
单位（盖章）年月日
附件（四）归档电子文件移交接收检验登记表
检验项目
检查结果
移交单位：
接收单位：
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验
填表人
（签名）
年月日
（签名）
年月日
审核人
（签名）
年月日
（签名）
年月日
单位
（印章）
年月日
（印章）
年月日
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