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优化记录：
密级：
A
生效日期：
2010年10月
第一章总则
第一条目的：
为规范公司会议管理，提高会议质量，熟悉会议流程、掌握各环节工作要点、强化团队专业能力。
特制定本制度。
第二条适用范围：
该制度适用于相关部门组织召开各类会议的全程管理。
第三条制度简述：
规范了会议的项目确定、人员甄别、会前准备、现场执行以及收尾阶段等环节的工作内容及要求。
第二章管理职责
第四条总经理
1、负责组织和主持总经理办公会。
2、负责组织和主持公司月度总结会。
3、负责组织和主持公司季度总结会。
4、负责组织和主持公司年中总结会。
5、负责和组织公司年度总结会。
6、负责组织和主持公司员工大会。
7、负责审批以上会议请假事宜。
第五条副总经理
1、负责组织和主持主管部门例会。
2、负责组织和主持专题会议。
3、负责审批以上会议请假事宜。
第六条部门负责人
1、负责组织和主持本部门周例会。
3、各个部门制定专门人员记录。
4、负责审批部门会议与所组织专题会议请假事宜。
第七条人事行政部
1、负责公司月度、年度总结会、员工大会的通知。
2、负责公司年中总结会、年度总结会、员工大会会议议题和会议议程的拟定。
3、负责以上会议的布置。
4、负责以上会议考勤记录。
5、负责公司月度、季度、年中、年度总结会、员工大会的记录及记录存档。
第三章会议类别
第八条公司月度总结会
1、会议目的：
总结公司上月度各项工作完成情况，总结经验教训，针对问题进行研讨并制定解决措施，明确公司本月的工作重点。
2、会议出席人：
经理及以上管理人员。
3、会议时间：
每月日下午开始，遇节假日顺延。
4、会议地点：
**大楼会议室三或四。
5、会议议题：
（1）通报公司上月各项工作完成情况。
（2）总结经验教训。
（3）估计判断形势。
（4）研讨问题并制度解决措施。
（5）本月重点工作的讲解和布置。
6、会议议程：
（1）主持人宣布会议开始，宣布注意事项，作简短发言。
（2）总经理根据会议议题发言。
（3）参会人员提问、讨论并请总经理指示。
第九条公司季度总结会
每季度日下午开始，遇节假日顺延。
（1）通报公司上季度各项工作完成情况。
（5）本季度重点工作的讲解和布置。
第一十条公司年中总结会
总结公司上半年度经营情况，总结经验教训，明确公司本年的工作重点。
公司全体员工。
每年中旬。
**楼大礼堂。
5、会议议题、议程：
会前由人事行政部拟定，报总经理批准。
第一十一条公司年度总结会
总结公司上年度经营情况，总结经验教训，明确工作重点。
每年“春节”前。
第一十二条专题会议
讨论并解决专项问题，使工作能顺利进行。
由负责人确定。
不定时，据需要决定。
4、申请时间及形式：
由组织部门通过公司书面申请，经总经理签批后，提前2个工作日向人事行政部提交会议室使用申请。
若需分管副总裁参加的会议，由组织部门联系集团办公室确认分管副总裁参会时间后，再向人事行政部提出会议申请。
5、会议地点：
6、会议记录人：
由负责人指定，并对会议记录负责。
7、人事行政部按会议要求调配会议室，并通过OA及电话通知除组织部门以外的参会人员，组织部门的参会人员由本部门负责通知。
第一十三条部门例会
保证部门工作顺利进行。
部门全体员工。
不定时，由部门负责人确定。
4、会议记录人：
各部门指定专人负责，并列为该记录人的工作职责，并进行存档以备人事行政部抽查。
5、会议内容：
（1）上周未完成的任务：
原因说明、改进措施（由主要负责人叙述）。
（2）本周的工作重点和主要事项：
由部门经理负责。
（3）其他中心配合工作情况的了解。
（4）工作建议。
（5）其他事项。
6、会议地点：
由负责人决定（需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统筹安排）。
第一十四条员工大会
公司内部重要信息的发布或工作总结。
不定时。
由人事行政部根据总经理要求进行拟定。
第四章会议通知
第一十五条口头通知或书面通知，会议应提前一天、重要会议应提前三天通知相关人员。
第一十六条书面通知必须写明：
会议议题和议程、会议时间、会议地点、会议出席人、需准备的事项等。
书面通知应提前一天下发（特殊情况除外）。
第一十七条会议应按时召开，时间结束如需延迟会议，主持人需向参会人员解释会议延迟原因以及延迟时间。
第五章会前准备
第一十八条会场准备：
会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
会后制定人员对会场进行清理工作。
第一十九条会议组织者就议题准备充分资料、信息，就议题进行顺序及时间分配，确定好主持人及会议记录人。
第二十条会议签到、考勤
1、每次会议必须签到。
2、会议考勤：
严格遵守开会时间，准时出席签到。
如因故不能出席，应事先向组织会议的最高领导请假，征得同意后方可不参加。
3、与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。
第二十一条会议发言准备
1、与会人员应在会前将会议的目的、宗旨、议题及有关资料认真地予以研究，并准备提出意见或询问事项。
2、发言规范：
（1）发言力求简要明确，注意发言时机。
（2）只要有利于公司整体利益，应毫不保留的发表意见。
（3）凡与会议主题无关的意见，应尽量避免。
（4）对于与自己相反的意见时，应注意态度和语气。
（5）不能因细节问题争吵不休。
（6）他人发言时，注意不要插言和打断他人。
第六章会议议程
第二十二条会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。
第二十三条会议应紧紧围绕议题、按照议程进行，确保会议主题不偏离、总时间不变。
第二十四条与会人员均应注意言谈举止，力求语言简洁，言之有物。
第二十五条会议总结
1、在会议过程中，应随时注意整理归纳各种意见。
2、对每一议案，都应付诸表决，以多数觉得通过或否决。
3、会议结论应获得全体承认，如有必要应宣读记录。
4、会议必须救议题得出明确的结论。
第二十六条会议记录
遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，指定会议记录员。
1、各类会议应当有专人负责会议记录。
会议记录应采用附件中《会议纪要》格式，内容包括会议召开的时间、地点、主题、主持人、出席人、记录人、参会发言的主要内容及观点，讨论形成的结果。
对结论性发言做重点记录。
2、会议记录人应当协助会议主持人做好会议签到工作。
3、会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于第二日呈报会议主持人审核签字后，按照主持人签发的抄送人员发送，并由负责部门存档。
4、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
第七章会议纪律
第二十七条会议迟到、早退者，中层及其以上的管理者每人每次罚款60元整，普通员工每人每次罚款30元整。
第二十八条无故缺席会议者，中层及其以上的管理者每人每次罚款100元整，普通员工每人每次罚款50元整。
第二十九条会议进行当中，必须关闭手机或调整为震动，不能在会场内打电话及随意走动、聊天、抽烟，未经允许不能擅自离开。
第三十条会议纪要
1、副总经理以上领导参加的会议、专题会议、公司月度（季度、半年、年度）总结会、员工大会必须在3个工作日内整理出会议纪要，并提交人事行政部，如未执行对会议负责人处于100元/次的罚款。
2、人事行政部对其他会议记录进行不定时抽查，如一旦查实未执行，对会议负责人处以100元/次的罚款。
第八章保密事项
第三十一条会议组织者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。
第三十二条与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。
第三十三条涉及到秘密事项的会议纪要记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。
第九章附则
第三十四条人事行政部负责对本制度进行解释。
第三十五条本制度自签发之日起执行。
第三十六条附件
1、《会议签到表》
2、《会议纪要》。
附件1会议签到表
会议主题
主持人
时间
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参会人员
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重庆**商业管理有限公司
附件2会议纪要
主题：
时间：
地点：
会议主持人：
参会人员：
记录人：
【商业】2010字（会）【密】
议题一：
议题二：
议题三：
2010年月日
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