人事行政部文控管理制度.docx

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人事行政部文控管理制度

1.0目的

为做好文件与资料的归口管控工作,保证档案归档质量，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，以更好地为公司运营、内控、管理、基建等工作提供支持与服务，特制定本管理规范。

2.0范围

2.1仅适用于宏伟石英制品有限公司的文控管理。

3.0定义

3.1立卷归档：

按照一定的要求和方法，对建档范围内的文件与资料进行有序且系统性的整理、组合成案卷并（交）由人事行政部的文控中心归档的过程。

3.2内控：

主要是指财务、会计、审计、预算等方面的管控。

3.3文控中心：

即DCC（DocumentControlCentral）,是公司建档文件资料归口管控单位。

4.0职责

4.1人事行政部负责本制度的归口管控。

4.2人事行政部文控中心负责对公司建档范围内的所有文件与资料进行归口管控，非文控中心管理人员不得私自接收、保管、发放、回收和销毁之。

4.3公司内部各职能部门和个人应严格遵守本管理规范，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件与资料的义务。

4.4管理性作业文件如规程、作业表格、制度、质量记录等由各部门负责按“类别→日期”进行立卷并每月1次（次月10日前）将当月“公司建档范围内的文件与资料”统一移交文控中心归档管控。

4.5外来文件可由相应的对外接口部门做预签（接）收→再转文控中心签收、立卷归档。

5.0内容

5.1文控中心建档范围

5.1.1体系文件：

质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业规范/表单（原始体系文件）

5.1.2技术文件：

技术标准、图纸/BOM、控制计划、工艺流程图、项目研发各类文档。

5.1.3外来文件、工程规范：

技术标准、法律法规及相关识别、第二/三方图纸等。

5.1.4运营内控及基建档案：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其它具有利用和保存价值的文件材料。

5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司总部与外埠工厂集体活动和员工在从事技术革新和管理改善等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

5.1.6公司资料还包括声像资料：

照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）；公司历史成长音像图片资料。

5.2管理机制、机构职责

5.2.1管理机制：

实行集中与分散管理相结合的机制。

由公司人事行政部负责主体文件资料的归口管理，并对其它部门的文件资料管理工作进行督促和指导。

人事行政部设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作并由人事行政部负责人直接领导。

文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

5.2.2机构职责：

文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

其主要职责如下。

①负责规划、协调全公司文件与资料管控工作，对各职能部门文件与资料工作进行监督、指导和检查。

②制订和组织实施公司关于文件与资料工作的规章制度。

③负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

④严格执行保密制度，做好文件资料密级控制和守密、解密工作。

⑤开展文件与资料宣传、咨询活动，做好文件与资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

⑥发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

⑦开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

⑧组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

⑨做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

5.3文件资料的收集

5.3.1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分长期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

相关具体内容按《记录控制程序》执行。

5.3.2对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

5.3.3及时跟进并将办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5.4文件资料的归档、立卷与管理

5.4.1区分业务模块，确定立档职能部门。

5.4.2分类：

依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

①大类分为：

S制度/规定、F文件、D资料、A档案、C合同。

②业务模块汉字拼音缩写：

CC仓储、ZJ质量技术、SY市营、CG采购、SC生产管理部、CW财务、RX人事行政、LL连融连拉车间、ZS制砂车间、…其它依此类推。

③保密用Y表示，非密级则用N表示。

密级：

TS绝密、VS机密、SE秘密、NO无

5.4.3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

5.4.4案卷排列：

立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5.4.5整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷须端正书写标题。

5.4.6对所有文件资料进行系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

5.4.7每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

5.4.8对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。

5.4.9公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。

介于两种保管期限的，保管期限从长。

对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

5.5文件资料的保管

5.5.1为维护文件与资料的安全（预防损坏、延长寿命），绝密、机密与秘密类电子档文件与资料须刻录成光盘或在专用服务器上做备份。

5.5.2公司应设立专门地点或专用文件库保存文件资料；文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，以提高管理效率。

5.5.3管理人员应做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

5.6文件资料借阅

5.6.1副总级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。

因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），经文控中心负责人审核后方能调阅。

5.6.2公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅；机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借且需办理相关借阅审批手续；秘密级文件资料经审批后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级文件资料的借阅—如属本部门则由部门负责人审批；如属于跨部门的则由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经办负责人审批，具体须按委托书的内容执行。

5.6.3案卷一般仅供在文控中心查阅，立卷的文件与资料可外借，但外借的必须办理登记及相关审批手续。

5.6.4借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5.6.5借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，文控中心管理人员应及时报告主管领导。

5.6.6外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。

其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

5.6.7公司内文件资料利用的方式有：

①提供文件资料原件；②提供文件资料复印件；③提供文献索引资料。

5.6.8出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

5.7文件资料的鉴定和销毁

5.7.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。

当某些文件资料到了销毁期时，由文控中心管理人员填写《作废文件（记录）销毁登记表》，交所属负责人审核，经公司总经理批准后执行。

凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由综合管理部负责人批准后方可销毁。

5.7.2销毁时，必须由总经理或主管副指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

5.7.3对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理人员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《作废文件（记录）销毁登记表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

5.8未尽事项，《文件控制程序》、《记录控制程序》、《文件资料

管控流程图》”执行。

6.0文件

6.1《文件控制程序》

6.2《记录控制程序》

7.0表单

7.1RX-QR-001《受控文件一览表》

7.2RX-QR-002《文件发放登记表》

7.3RX-QR-003《文件更改通知单》

7.4RX-QR-004《外来文件一览表》

7.5RX-QR-005《作废文件（记录）销毁登记表》

8.0流程图见附件一：

附件一：

文控流程图：

ISO9001文件资料管控流程图

其他职能部门

生产管理部

财务部

市场营销部

人事行政部

常务副总/管代

部门二、三、四级文件资料编制

管代完成一级文件资料的编制

管代完成一级文件资料的审核，部门领导完成本部门二、三、四级文件资料的审核

由人事行政文控员编制文件目录、整理、立卷、归档，公示查阅清单

总经理完成一级文件资料的审批，管代完成部门二、三、四级文件资料的审批

需求部门申请查阅电子版或纸质版的文件资料

一级文件资料总经理审批，二、三、四级文件资料管代审批

申报需求复印或授权查阅

加盖受控/密级/部门代码等印章

文控员做发放登记

需求方签收文件

下面是赠送的两篇散文欣赏，可以仔细阅读，不需要的朋友可以下载后编辑删除！

！

谢谢！

！

脚下的时光

不知走过多少地方，不知看过多少风景，不知听说过多少轶事；

不知经历过多少岁月，不知邂逅过多少良人，不知变换过多少心情；

不知理想的未知是否在前路等待······

题记：

蒲公英

悠悠岁月，时间苍苍！

（ 文章阅读网：

）

在这繁花似锦的青葱岁月里，我们不断的接受新鲜的美好事物，不断的享受科技发展所带来的高品质生活；我们总是随大流的，去跟风一些前卫潮流的思想；然而，很少有人去整理那些过往的断壁残垣！

我走过很多地方，但是同样的，我也有更多的地方没去过！

我渴望走遍地球上每一寸土地，我期许世界上每一个地方的人都善良！

从踏入社会的那一刻起，我就觉得人应该是自由的；应该去做自己喜欢的事，看自己喜欢的风景，爱自己喜欢的人；一切都那么单纯，完美！

然而，现实的世界告诉我；理想的丰满一定要遇到拥有相同理想的另一半！

我喜欢珠海，一个美丽的花园城市；我喜欢那里的天气，没有北方的寒冷；四季如春的温度感觉非常惬意，不用担心换季带来的差异！

走在市区的街道上，绿化的花草树木被园丁修剪的井然有序；形态各异的花卉搭配得格外美观！

尤其是除过草之后的绿地，泥土的芬芳与绿草的清新扑鼻而来，有一种身处大草原的感觉，使人心旷神怡！

我时常一个人发呆，散步；看着过往的人群，车水马龙的街道；也时常去繁华的街巷，拥挤的商业中心；感觉这才是生活，正因为世界有了这么多事物的陪伴，才使我有了对美好生活的向往与喜悦！

珠海的夜，很美；到处灯红酒绿，一派歌舞升平的祥和；每当夜幕降临，才是广东因有的生活的开始！

溜冰场，酒吧，迪厅，大排档等等等等；我很庆幸在这里认识了很多人，他们教会了我很多，也帮助了我很多；我们都是来自五湖四海，为了同一个目标而聚集在一起的年轻人；我们时常出去聚会，嗨皮；但等到散场后，又回到了应有的孤寂！

白天，可以去渔女，公园，九州城，免税店等等都是不错的地方！

人常说，一个时代会有一个时代的代表；而我在这个曾经为之奋斗的地方，也时常会想起曾经相识的人，走过的地方，看过的风景；有时候，听着当时的流行歌曲，也会感伤；也会自嘲一笑；还有那公车到站的粤语提醒，还有那想见却永远没见的人；一篇篇，一幕幕久久回荡在脑海；早晨的肠粉，中午的餐饭，下午的炒粉，晚上的烧烤；好像味道还回味在口中一样！

人，只有在对自己真诚的人的眼里，才会感觉到亲切；而我，也着实喜欢这座城市带给我家一样的温暖感觉！

在这短暂而悠长的时光里，我成长了很多，也磨砺了很多；正是因为思想的成熟，阅历的增长，我选择了离开；去寻找属于自己的新的天地，新的开始，新的征程！

其实，无论走过多少地方；都不重要！

重要的是你从中得到什么！

知识！

阅历！

思想！

······

每个人，在人生的道路上；难免遇到挫折困苦，也难免会因为一些因素而错失机缘！

不可能因为一时的艰难险阻而放弃将要来临的幸福！

也不可能因为一时的过失而自暴自弃颓废一生！

人，应该用豁达的心态来迎接下一秒的新鲜时光；而不是沉溺在上一秒的懊恼当中！

每个人的路，都在自己的脚下；只有自己醒悟才能把未来的路走好，反之只会让错误延续到未来，从而影响以后的健康生活！

即便曾经的时光再美好，那也只是人生道路上的一段插曲；没必要去纠结当时的愕然，愚昧！

就像我，从来不对上一秒的事情产生情绪一样！

一切都是恬淡的样子，顺其自然比什么都好！

对于未来，只要真诚的去善待身边的所有；我相信，未来的时光，也该是你想象的模样！

蒲公英

2015.12.13

家乡的茶籽林

坐落在戴云山脉西麓的高才坂，属亚热带季风气候区，夏无酷暑，冬无严寒，日照充足，雨量充沛，山区丘陵满地尽是红壤土，非常适宜茶籽树的生长。

高才坂种植小果油茶有着悠久的历史，是远近闻名的茶籽油之乡。

家乡高才坂，一年四季茶籽林郁郁葱葱，枝繁叶茂。

村头的亭后坑、银珠垄、赤土岭、牛脊崎，村尾的庵墘头、虎坪林、下淂，村庄对岸的牌匾山、坑里、墘头、下坋、坑柄里等等，山坡上，山坳里，道路边，田边地头，屋后山边，漫山遍野到处是一片连着一片的茶籽林。

那里是我儿时与伙伴们捉迷藏、摘茶苞、采茶菇、捡茶籽的地方。

每当春风拂来，几场淅淅沥沥的春雨之后，唤醒沉睡了一个冬季的茶籽树林。

老茶树开始发出新枝，抽出嫩芽，嫩芽吐露出嫩红嫩红的叶片，转眼间，嫩红的叶片又变成稚嫩的绿叶。

整片茶籽林绿浪涛涛，层层叠叠，在家乡群山环抱的山腰上，形成一道翠绿的屏障。

清明节后，儿时的我常与伙伴们在嬉戏玩耍的同时，十分注意寻找茶籽树梢上的“茶苞”，这是一种生长在茶籽树上的果实，果熟时表面会脱去一层薄如蝉翼的白皮，淡绿色的形似胖胖的寿桃，中空，果瓤可以食用，果肉脆而汁多，清甜爽口。

“茶苞”是儿时伙伴们最喜欢的果实，从茶籽树上摘下，在袖口上来回擦几下，脱去表层酥松的外皮，馋猫似地往嘴里塞，津津有味地品尝着大自然恩赐的美食，这是我与伙伴们喜欢到茶籽林玩耍的原因之一。

秋季来临，茶籽树上挂满了青色中夹杂着褐色的茶籽果，茶树枝被压弯下垂，这是村民一年的希望。

全村的村民这时节荷锄上山为茶籽林锄草，将林地里各种杂草锄掉，并填埋在茶籽树头下作为有机肥，锄后的茶籽林寸草不留。

这是家乡当地的传统习惯，很少采撷树上的油茶果，而是在锄得干干净净的林地上捡茶籽。

村民在锄草中，时常发现茶籽林里长的一种真菌——茶树菇，菇伞灰色如碗口大，菇腿灰白色很长，采摘回家煮汤或煮米粉汤味道极其甜美。

清爽的秋风送来百花仙子的柔情蜜意，吹开了丹桂的花骨朵，让神州大地香气四溢的同时，茶籽树也毫不犹豫地绽放自己的花朵，展示自己最妖艳的容貌，一夜之间，漫山遍野的茶籽林中雪白的油茶花盛开了，白色花朵中间吐露出金黄色的花蕊，散发出沁人心脾的芬芳，茶籽林变成一片白色的花海。

成群的蜜蜂“嗡嗡嗡”在花丛中飞来飞去，落在金黄色的花蕊中不知疲倦地采蜜，也为油茶花义务传授花粉，为明年茶籽树挂果立下汗马功劳。

儿时，我和伙伴们像一群快乐的小蜜蜂，一头扎进茶籽林里，一边观赏着洁白娇艳的油茶花，一边折一根抽去内心的赤蕨杆当吸管，插入金黄色的花蕊中，轻轻一吸，芬芳甜美、味道香醇的花蜜便进入口中。

我们小心翼翼地攀下茶树枝，如痴如醉地在一朵又一朵的油茶花中滋滋有声吮吸着花蜜，比供销社卖的硬糖粒还要甜美十倍。

到了秋高气爽的秋末，山区空气相对干燥，白天依然烈日炎炎，可夜晚却出现霜冻，昼夜温差很大。

这时，茶籽树上的茶籽果由原来的青色转瞬间全部变成深褐色，已经熟透的茶籽果一颗颗裂开大嘴，露出大嘴里油光发亮的油茶籽。

阵阵秋风送爽，茶籽树梢随风摇曳，催促油茶籽快快离开树梢，洒脱地坠落在村民锄得干干净净的地板上，几天时间，茶树林的地面上便铺上一层深褐色的油茶籽。

此时的茶籽林沸腾了，满怀丰收喜悦的村民，发动全村男女老幼一起上山捡收油茶籽，大家一边欢快地捡着，一边大声地说笑着，这边有母亲唤儿声，那边有青年男女对歌声，茶籽林里飘出一阵阵欢乐的笑声。

这笑声就像嘹亮的集合号角，将满地的油茶籽在愉快的气氛中快速聚结起来，坚定果断地跟随村民进入农家大院。

（

油茶籽从开花、授粉、结果到成熟落地，经历了秋、冬、春、夏、秋五个季节的阳光雨露，尽吸天然养分，天地精华，营养极高，是纯天然的绿色食品。

村民视油茶籽为农家之宝，及时晒干，装筐储藏，等待冬闲之时送到榨油坊加工成金黄色的茶籽油。