OA建设方案书Word文件下载.docx

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二、企业现状

（1）任务协作的困境

作为领导，不能了解下属部门、员工每周或每天都在忙些什么工作？

安排给下属的任务是否都按期完成了，完成的过程没法跟踪？

怎样让下属按某种要求或标准去完成工作？

怎样共享以往的工作经验，让类似工作中的资源互用，避免重复劳动、重复思考？

怎样让领导能够全局把握公司经营管理状况？

怎样与下属进行工作过程中的实时沟通与交流？

如何让大家了解个人或团队的工作情况，体现公平竞争？

怎样实现任务的扁平化管理，做到上级能够真正了解下属，协助下属完成工作。

如何实现随时随地随心地移动办公？

（2）流程申请审批的困境

部门间业务流程处理效率低；

流程审批不透明，审批过程监管难；

审批环节繁琐，各自权责不清晰；

（3）知识经验积累的困境

企业电子文档众多，管理混乱；

员工流动造成企业知识流失严重；

变化的市场和激烈的竞争，要求不断地提升员工能力；

迫切需要把企业变成一个学习型组织，迫切需要全方位信息系统的支持；

项目经验、业务经验、开发经验、管理经验不能有效得到共享学习；

如何挖掘隐性知识变为显性知识，构建问答知识分享平台？

大数据时代，海量的信息如何进行精确、快速的搜索？

（4）信息资源无法整合的困境

员工个人信息资源无法整合，不能充分互用、复用；

工作过程信息及关键阶段信息无法复用，不能作为经验学习积累；

企业信息资源无法统一，实现真正意义上的知识型仓库；

（5）员工岗位难以置换的困境

由于人员离职，相关工作内容难以交接，岗位难以置换；

工作过程中，新进工作人员很难快速了解以往工作任务情况；

优秀工作人员的工作内容难以互用，重要资源无法留住；

（6）人员、部门、团队间难以沟通的困境

人员之间的沟通，特别是异地的人员难以进行工作上的沟通，使用沟通工具，却不能体现其工作成效、工作内容的连续、后续经验的共享、知识的互用；

部门之间难以协调，无法临时组建跨部门的虚拟团队，共同参与完成某一工作任务；

（7）企业管理无法可持续性改进的困境

无法在经营管理过程中发现问题，及时针对管理所出现的问题进行适当调整，做到管理的可持续性改进；

同行之间无法将管理经验实现共享，提炼并优化改进的管理模型；

三、建设意义

榕基I-TASK协同管理平台可以完整、清晰地掌握全范围的任务分布及执行情况，并可对单位全局范围的任务进行统一有序的管理。

该系统能够帮助企业实现现代化的管理，把握企业发展方向，留住企业现有资源，能为企业发掘潜力资源和可开拓性资源，为提高企业的市场综合竞争力和企业的经济效益，使企业最终成为学习型企业，具有很强的现实意义。

具体体现在以下几方面：

（1）建立规范化管理体系

帮助建立规范化管理体系、提高目标管理能力，建立以任务目标管理为核心的体系架构。

充分合理地利用企事业单位的每一份资源为既定目标任务、项目、事宜、活动服务。

引导企业循序渐进地提高对自身目标的制订、实施、修正，实现所拥有的控制和运作能力。

（2）提高资源配置效率

提高信息资源配置效率，节省经营成本。

对职员的各类目标任务和活动中所使用的各类资源进行标准化定义，并可通过对各部门任务或单个职员或单个任务的执行情况进行分析和评估，使各类标准资源在各个任务过程中进行合理使用，提升有限资源的无限应用价值。

（3）建立高效团队

帮助建立高效团队。

通过任务树（链），使每一个职员或团队成员能够有目标的完成自已的份内工作，并且在完成自己工作任务的同时，能够将这一过程资源共享给其它职员，并且也能通过共享任务时刻关注到相关任务的执行，从而促进职员之间、部门之间在工作中互识共进、相互提高、相互学习，大大加强团队的有机建设。

（4）有效督办督促

提高领导对目标项目、任务、活动的有效分析及监督，为领导提供直接的管理信息资源，并通过多种统计分析图，直接掌握各任务（项目、活动）的进度、完成情况、执行结果。

（5）建立时间及工作汇报管理机制

帮助建立起职员时间管理及工作汇报管理机制。

通过个人日程，使每一个职员能够合理安排自已每天的工作，利用在线提醒、日程公开等辅助功能，让职员更好的管理自已工作中的每一天。

通过本周工作，建立每一个职员对自已一周的回顾与总结，领导可对下属职员的一周工作进行批示，为下一周的工作提出更好的建议或要求。

（6）畅通信息渠道

协同管理平台还是内部员工交流沟通的好助手。

利用系统提供的线消息、前端消息小助手等工具，将任务消息、反馈消息、在线消息、周报消息、日程消息等内容方便实时的通知到本人，还可利用短信平台进行消息发送，大大降低员工（7）强化行政考核

提供对部门、人员任务完成情况的统计报表分析，提供多种绩效评估分析报表以供考核人员使用，对周工作汇报进行绩效评估，提供周工作汇报绩效统计报表。

四、功能模块

（1）我的工作

i7平台中【我的工作】模块是为企业提供一个访问平台各种信息资源的入口，该模块分为待阅待办消息、定时提醒消息、快捷方式（快捷登录到相关模块、快速发起一个流程或发布一条信息），自定义展示等，使用者登录系统后可以直观清晰的浏览到重要信息。

（2）任务管理

【任务管理】模块用于管理任务的分配与任务的新建及执行情况。

秉承过程化的管理思想，通过树形管理使扁平的办理过程和层级的管理体系有机融合在一起，从而快速的提高执行力。

过程跟踪，主要是通过任务的过程反馈，对任务的办理、说明、意见都将记录并展现给相关的用户，起到过程追溯和知识积累的作用；

任务过程可穿插流程审批，流程可灵活自定义，优化最佳流程方案，减少审批环节；

同时，可通过大量的企业应用插件将所呈现的结果直接体现在任务过程中，如可在任务中发起投票而不必人工统计，在任务中发起头脑风暴（网络会议）等，整合多样化的企业应用插件的应用，使得任务的过程跟踪管理、即时交流协作、执行精度的控制，组织扁平沟通得到最大程度的发挥。

（3）流程管理

在日常办公情况下，许多事项是要经过各层级办公人员层层审批处理才得以解决。

如请假申请、财务报销、办公用品申请等一系列有关流程审批事项。

【流程管理】模块将是专门为流程的管理而设定，使得流程化繁为简，精确地对流程执行环节进行管控。

（4）工作汇报

上述各模块为任务的安排提供了便利，是对使用者个人提供的方便，以为及上级对下级下达任务、发布消息所提供的方便；

但作为管理来说，还需要有一种下级对上级的汇报。

【工作汇报】就是为了工作汇报和审批而设计的。

（5）知识管理

【知识管理】模块是互动式知识问答分享平台。

用户可以根据自身的需求，有针对性地提出问题，同时，隐性知识就变成显性知识，对于他人提出的问题可分享出答案通过对回答的沉淀和组织形成新的信息库，其中信息可被用户进一步的利用。

此外，知识管理还是一个个人认证平台，个人可申请认证，选择自身擅长的领域、认证称号。

认证后等待相关人员的审核，审核通过则认证成功并授予相关称号，无论对个人或是企业都是一个知识水平的提升。

（6）新闻公告

新闻公告是整合企业的所有信息，如通知、公告、新闻专门的一个板块。

员工第一时间收到信息通知的消息。

不用再人工的传播消息，有利于消息的上传下达。

（7）即时通讯

即时通讯提供头脑风暴、在线会议和一对一在线交流功能。

头脑风暴通俗意义上为多人在线讨论，成员可进行踊跃的发言与讨论，讨论气氛较为轻松活跃。

而在线会议则是较为正式的网上会议，以满足不同层次的需求。

在线讨论能够方便快速收集群众意见解决问题，而在线交流则是人与人之间的一个交流方式，内部工作人员可以进行畅快的聊天与交流。

（8）个人文库

i7倡导“塑造一个不断求精，上进的学习型企业”。

【个人文库】模块是为了实现任务知识化而设计的。

该模块主要基于浏览器的资源管理工具，个人可以对资源进行管理以及应用，主要包括对各类资源的归类、上传、预览、下载、转发、修改、分享、删除等操作。

这些文件可以来自上传、他人的分享、任务反馈中附件的直接保存。

（9）日程安排

完成个人日程安排，对当前日程加入提醒或取消提醒。

采用日历操作界面对当天日程的不同状态进行跟踪，方便用户快速了解每天日程情况。

提供快捷的查询个人未完成日程、当前已公开日程以及当天任务反馈，通过消息提示框进行日程消息实时提醒。

（10）个人邮箱

个人邮箱向用户提供安全、稳定、快速、便捷电子邮件服务的邮箱板块，对邮箱配置好后，可以不用登录那个邮箱就能收发邮件，收发邮件通畅无阻。

（11）个人配置

为适应不同用户对系统的部分功能或个人信息显示有不同的喜好，系统提供了快捷设置，和更具体系统管理为用户对系统的提醒配置、个人信息等进行个性化定制。

如若用户的密码长时间没有更换，而有不安全的感觉，可以使用密码修改里的来改变它，保证帐号安全。

（12）系统工具

系统还提供一些小工具，主要包括最新提醒、在线人员、收藏夹、便签、分享、搜索。

在平时的办公中，这些小工具都能够发挥到重要的作用，给使用者带来甚大的方便，也能够充分体现一个企业的文化与涵养。

（13）移动APP

i7还推出了手机平板移动终端APP的使用，包括手机APP以及平板APP应用。

可通过快速扫描二维码下载安装客户端，安装成功后，可配置多个网络地址，内网、外网多登录方式，实现随时、随地、随身同步办公。

五、具体报价

本报价确认表是依据福建榕基软件股份有限公司I-TASK产品市场最新价格体系制订的。

本报价确认书中的价格解释权归榕基软件。

主要内容：

产品名称

产品内容

数目

价格

榕基I-TASK协同管理平台

I-TASK协同管理平台软件产品

1套

￥000元

50个license用户

产品免费培训

产品使用、管理与维护培训

3天

/

备注：

1.以上报价包含1年内系统免费维护或升级。

2.系统维护或升级费用：

系统满一年后的维护与升级费用为软件费用总价的15％。

六、付款方式

付款时间

付款额度

备注

合同签订七个工作日内

全款80％

系统安装七个工作日内

全款10％

系统正式运行3个月后

七、项目实施与管理

项目实施从合同签署时开始计算，项目实施的进度和资源安排如下表：

项目阶段

实施内容

工期（天）

阶段成果

第一阶段

系统实施调试

1

完成应用服务器、数据库系统、服务器运行环境等搭建

第二阶段

数据收集与录入

15

调研客户，收集客户相关基础数据和组织结构，完成数据的录入。

第三阶段

人员培训

1~2天

针对普通操作用户和系统管理员进行培训。

第四阶段

系统正式运行验收阶段

30天

试运行一段时间后，完成系统的初验，投入正式试运行，并通过正式验收。

在产品售后过程中需对相关人员进行技术培训，以保证系统技术和管理人员、应用人员及时、准确地了解和熟练地运行系统。

主要培训内容包括：

系统应用、软硬件的运行与维护等。

培训方式将采用课堂授课、参与设计开发和选派技术人员进行进修等多种方式。

人员培训计划如下：

培训项目名称

提供的资料

培训人数

培训时间

培训对象

地点

（1）操作培训

应用系统操作培训

讲义

不限

1天

应用操作人员

现场

（2）系统管理维护培训

应用系统管理

2人

系统管理员

系统软件日常维护

八、验收标准和验收后修改补充

1．按照贵公司要求出具验收报告，验收时间在软件试运行结束后（产品上线试运行3个工作日）。

2．贵公司验收合格，以书面方式签收。

3．如遇特殊原因，贵公司不能在规定的时间内验收时，应向福建榕基软件股份有限公司提供书面说明，经双方协商后确定新的验收期。

否则按贵公司验收合格对待。

4．试运行合格后，如果贵公司要求福建榕基软件股份有限公司对软件进行的任何修改或补充，将视为软件二次开发服务实施内容，需另行签定相关补充协议。

九、知识产权的保护

1、贵司付清应付福建榕基软件股份有限公司的全部款项后，正式享有该软件的使用权及相应许可权。

2、软件所有源代码属于福建榕基软件股份有限公司所有，企业版不提供源码支持，集团版用户需要进行二次开发情况，并经福建榕基软件股份有限公司许可后，可以提供接口源代码。

贵公司不得再次利用此源代码来赚取商业利益，如需在其它方面应用该些代码，必须经得福建榕基软件股份有限公司书面许可，否则将根据实际情况给予产权保护或相应处罚。