岗位分析及岗位说明书编写作业规程Word文档格式.docx
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B岗位信息搜集
资料研读法、问卷调查法、访谈法、观看法、工作日记法
收集有关岗位内容和岗位之间关系的信息
C岗位信息分析
岗位分析6要素
对岗位信息进行分析整理，分解为几个关键部分
D岗位信息固化
岗位说明书撰写
以简洁的方式固化岗位分析结果，通常为岗位说明书
A.岗位分析-预备工作
（1）建立岗位分析项目小组
建立岗位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程、方法及安排，以保证分析活动的和谐和顺利完成。
分析人员应具有一定的体会，同时要保证他们进行活动的独立性。
（2）了解企业战略、组织、流程
岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、治理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分降落实到职员个人。
因此，参与岗位分析的人员需要对它们有专门好的明白得。
（3）选择被分析部门及岗位
为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。
在进行收集之前，应与有关这一工作的职员介绍岗位分析意义、目的及过程，期望他们提供如何样的配合。
（4）选择信息来源
信息来源有：
组织设计、业务流程说明书、治理流程等书面文件，岗位任职者、治理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈，及相关参考资料。
在收集整理信息时应注意：
2不同来源的信息差别
2应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见
2应结合实际，不可照抄照搬
B.岗位分析–岗位信息收集
（1）岗位信息收集是岗位分析工作中最重要的一环。
需要收集的信息包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。
收集的岗位信息应该能够回答以下问题：
2岗位差不多信息：
如岗位名称、职衔等是什么？
2上下级汇报情形？
2岗位存在的差不多目的是什么？
存在的意义是什么？
2为达到这一目的，该岗位的要紧职责？
〔什么，如何样，什么缘故？
〕
2什么是该岗位独有的职责？
〔那个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位〕
2什么是该岗位最关键〔必不可少〕的职责和负责的核心领域？
〔那个问题能帮分析者搞清晰公司对该岗位的核心定位是什么〕
2该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？
2该岗位的工作如何与组织的其它工作和谐？
2组织的内部和外部需要有哪些接触？
〔如何样，什么缘故，何时〕
2如何样把工作分配给该岗位职员，如何检查和审批工作？
2有如何样的决策权？
2该岗位工作的其它特点：
如出差，非社交时刻，灵活性要求，专门的工作环境？
2要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和体会？
〔那个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素养〕
（2）岗位信息收集方法：
从组织、流程入手，收集到组织设计、业务及治理流程等资料，也叫资料研读法；
从现岗位入手，采纳问卷调查法、访谈法、观看法、工作日记法、工作实践法等。
✧工作实践法是指岗位分析人员实际从事该项工作，在工作过程中把握有关工作的第一手资料。
2采纳这种方法能够了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。
2这种方法适用于短期内能够把握的工作，然而对那些需要进行大量训练才能把握或有危险工作，不适宜采纳此法。
✧观看法是指岗位分析者通过对特定对象的观看，把有关工作各部分的内容、缘故、方法、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的职务信息归纳整理为适合的文字资料。
2这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观看者有足够的实际操作体会且使用结构性问题清单。
2这种方法不适宜于循环周期长的工作和要紧为脑力的工作；
得不到有关任职资格要求的信息
✧通过结构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：
问卷调查表法、核对法。
该类方法要求公司有较好的人力资源治理基础。
2问卷调查表法即依照职务分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表，由岗位任职者填写后回收整理，提取出岗位信息。
2核对法是依照事先拟定的工作清单对实际工作活动的情形进行核对，从而获得有关工作信息的方法。
✧通过岗位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料，包括单独面谈和团风光谈。
2此法较适于行政治理、专业技术等难以从外部直截了当观看到的岗位。
2此法需要岗位分析人员把握较好的面谈技巧。
✧依照岗位任职者按时刻顺序记录的工作内容和过程，通过归纳提炼，取得所需工作信息。
我司当前的岗位分析将综合运用调查问卷法和访谈法，具体做法如下：
2关于通用性岗位：
我们要紧采纳访谈法，我们通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确
2关于专业性比较强的岗位：
我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直截了当上级的访谈，确认岗位的具体信息。
C.岗位分析–岗位信息分析
对岗位信息进行分析整理，分解为以下几个关键部分：
要素
内容
差不多信息
标准化岗位名称、编号、所在部门、层级等，以便于后期治理和识别
岗位目的
该岗位存在的要紧目的和价值
岗位职责
该岗位的关键责任和产出成果
岗位工作权限
依照岗位应负的责任，给予该岗位相应的工作权限
最低任职资格
通常指担任该岗位需要的最低资格和差不多素养要求
工作关系
该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现
D.岗位分析–岗位信息固化
对岗位信息进行分析整理后，填入«
岗位说明书»
模板进行固化。
4.3.岗位说明书中的差不多概念
差不多概念
定义
备注
工作要素
工作中不能再连续分解的最小活动单位
例如：
编制工资发放表。
任务
为了达成某种目的而进行的一系列工作要素
汇总部门工资分配表，编制工资发放表。
职责
为了取得某种成果而完成的一系列任务的集合
制定工资治理政策，定期发放职职员资，爱护和提升职员中意度以及工作积极性。
职务
承担相同或相似职责或工作内容的假设干职位的总和。
头衔
经理、主管、专员
职位
承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织位置，是组织的差不多构成单位
职位与任职者一一对应。
行政经理、会计主管、聘请专员
职级
依照责任大小、复杂程度以及任职者能力水平高低划分的职位层级
A、B、C、D、E。
权限
为了保证职责的有效履行而给予任职者对某事项进行决策的范畴和程度
具有批准预算内5000元以下费用开支的权限。
任职资格
为了保证工作目标的实现，任职者必须具备的知识、技能与能力要求
业绩标准
与工作职责相对应的对职责完成的质量和成效进行评判的客观标准
职员中意度90％、空岗率为0、培训打算完成率100％。
4.4.岗位说明书中的通用术语
通用名词
定义
职位目的
阐述职位设置的目的，在组织中有何价值。
职位关系图
描述职位报告与督导关系的组织架构图，通常标明职位与直截了当上级、下级的关系。
工作联系
职位任职者开展工作所应和谐的各种人际关系，包括组织内部、外部。
工作职责
职位给予任职者承担的一系列职责。
日常工作任务
与工作职责相对应并从职责中提炼出来的，占用任职者较多日常工作时刻的工作任务。
职位权限
为了保证职责的有效履行而给予任职者对职责范畴内有关事项进行决策的范畴和程度。
工作特点
要紧描述任职者的工作场所、工作时刻、工作环境以及工作负荷等情形。
工作考核要点
从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和成效的关键绩效指标和业绩标准。
职位进展
描述任职者的职业进展方向。
描述任职者必备的教育背景、培训经历、工作体会、必备知识与技能、生理和心理要求等情形。
4.5.岗位说明书中职责和任务描述关键词
关键词
含义
治理
监视、执行与总体政策和程序有关的业务环节，保证政策和打算的执行。
建议
提供意见，阻碍最终结果。
分配
为专门目的指派。
分析
将整体分开，发觉本质。
评判
评估下属的表现。
批准
正式确认或同意。
指派
指派下属完成具体的任务。
协助
关心，支持。
保证、确保
确信任务完成或目标实现。
出席
参加特定的活动。
审查
检查并验证。
授权
批准或许可。
实施
在工作中行使某种权力。
咨询
向他人征求意见。
促成
通过某种措施或手段达成打算的结果。
和谐
系统的组织某项活动或职能以达成组织目标。
进展
使活动起来，逐步丰满、变大、变好。
设计、策划
打算或谋划。
指示
发出权威性指令。
成立
设置或组织，使稳固或固定。
执行
落实，使生效。
加快
促进、关心和使容易实现。
跟进
关注各项措施执行完毕。
制定出
以明确的、系统的陈述提出。
指导
传授、教育。
实施、落实
完成、进行。
发起
开始、着手。
整合
完成、汇总、统一。
调查
系统检查。
公布
正式公布或发行。
坚持
保持有效性。
鼓舞、驱动
启发、鼓舞下属的职能，实现期望的结果。
观看
看，研究。
组织
将东西有序的放在一起。
创立
制造、设立。
监督
监察、指挥。
参与
参加，加入，分担。
打算
推测，确定目标，制定行动措施。
提交
要求情况得到考虑或批准。
提议
提出议案。
提供
供给，可得到。
举荐
建议，期望能得到同意或试用。
修改
修订，改变。
以全面的方法进行查看。
培训
教练、传授如何完成任务。
查证
检查并证明。
4.6.岗位说明书中的常用绩效指标
绩效指标
指标定义/运算公式
适用职位系列
聘请目标完成率
〔实际聘请岗位人数/打算聘请岗位人数〕×
100％
人力资源治理
职员成功通过试用期的百分比
试用期转正人数/试用人员总数
人员编制操纵率
〔实际人力/打算人力编制〕×
人力成本总额操纵率
〔实际人力成本/打算人力成本〕×
职职员资发放出错率
错误发放的工资次数/发放的工资次数
人均培训天数
全年培训总天数/职员总人数
培训打算完成率
〔培训实际完成情形/培训打算情形〕×
职员自然流淌率
〔离职人数/现有人数〕×
人员结构比率
各职位层级人数比例符合预期目标；
各专业系列人数符合预定目标
文件制作效率和准确性
按照文件类型及时制作、印发
文秘
机要档案和文件的归档
及时归档
公文行文规范度
公文显现差错次数
机要工作的安全性
显现会议精神、公文内容等泄密事件
公文处理、收发、传递的及时性
机要文件办理不及时的次数及严峻程度
公章使用准确性
用章类型、流程、批准程序正确
行政治理
外事接待任务完成的效率和质量
外事接待工作没有失误
档案治理出错率
〔查出治理有误的档案数量/档案总数〕×
档案治理
档案更新延误率
（延误档案更新的数量/档案总数）×
运算机系统的稳固性和安全性
系统显现故障和被病毒侵害的次数
信息治理
信息系统的及时爱护率
按要求及时爱护的次数
网络系统的整体规划质量
系统的科学性、有用性
精确并准时的财务报告
提交财务报告延期次数
财务治理
公司总体预算达成率
〔实际发生总费用/预算总费用〕×
财务报表出错率
〔查出有误的财务报表数量/提交报表总数〕×
财务分析出错率
〔查出有误的财务分析数量/提交的财务分析总数〕×
总销售收入
年度销售额
市场营销
4.7.岗位说明书编写语言规范
4.7.1.岗位目的〔该岗位存在的要紧目的和价值〕
用简练而准确的语言来清晰表达本岗位在什么条件下，要做什么，以及岗位什么缘故要存在。
A.岗位目的分析要点
2那个岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？
2该岗位对组织的独一无二的奉献是什么？
2组织什么缘故需要那个岗位？
假如该岗位不存在，那么对公司或部门造成哪些阻碍？
B.岗位目的表达形式
2格式：
〝为〞－〝在〞－〝做〞
2组织奉献〔目标〕－约束条件〔限制〕－要紧活动〔存在理由〕
2一样只有一句话。
在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也确实是那些有〝多种角色〞的岗位。
C.以何为目标
市场业绩利润效率生产率质量服务期限安全连续性
D.有何限制
法律价值观原那么政策策略方针模型方法技术体系作法适应程序条件模式规定常规指示规那么准那么
E.举例
岗位-人力资源部经理
为有效配置、合理开发及治理公司人力资源,
在公司经营战略和政策规定指导下,
制定人力资源规划和策略，建立人力资源治理体系，组织和指导职员聘请选拔、绩效考核治理、薪酬福利治理、职员鼓舞、培训与开发。
岗位-高级顾问
为保持高质的服务水准以实现销售额，利润及保留增加客户的目标，
在公司的政策及营业方向和客户在质量，时刻，可靠性而有效利用资金要求下，
治理工资和福利调查，主持咨询项目，提供和促进客户服务，治理办公室职员及代理总经理职务。
4.7.2.工作职责
工作职责：
为实现岗位目的，该岗位任职者需要在哪些要紧领域通过哪些要紧活动获得什么样的最终结果。
职位职责和任务回答的问题是：
应该做什么？
职责是职位承担的工作责任和范畴。
任务是完成某项工作职责时，所进行的各项任务，每一项工作职责差不多上由假设干任务组成的。
详细描述职位应承担的所有职责，按照程度轻重、范畴大小进行排序，遵循〝行动＋目标〞的原那么组织语言，语言描述简明扼要，切忌拖泥带水，含混不清。
一样采纳〝参与……，推动……〞以及〝协助……，实现……〞的语言形式。
A.应负责任的分析要点
2分析着重于该岗位所产出的最终目的或结果；
2分析着重于达到最终结果所采取的要紧活动；
2岗位要紧应负职责分析回答了那个问题：
为实现职位的目的，该职位的任职者需要在哪些领域获得什么样的最终结果？
B.职责描述句式规范
一份好的岗位说明书包含了准确描述〝需要做什么〞的以动词开头的语句，如：
可用〝起草〞、〝审核〞、〝执行〞、〝指导〞等具体动词的，尽量幸免用〝负责〞等笼统的词。
每季度起草报告向……；
倾听客户的买卖指令……；
比较部门实际费用与预算费用的差别……。
用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，幸免只使用〝治理〞、〝监控〞等字眼，而是描述出治理监督的具体事项。
职责描述语句通常包含的内容
1〕动词；
2〕宾语；
3〕目的描述。
如下表所示：
动词
做了什么
对象
对什么/对谁
结果|目的
什么结果
制定并监督其执行
部门工作打算
指导职员顺利完成工作
培养、提高
下属的治理能力和业务能力
为公司进展储备人才
制定监督和操纵
部门年度预算
保证开支符合业务预算
C.职责描述动词举例〔动词含义约定见〝岗位说明书中职责和任务描述关键词〞〕
摸索行为
搜寻、研究、分析、评估、进展、建议、倡议
实施行为
编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、呈报、下达、存档、提出意见
针对制度、方案、打算
组织、安排、实行、推行、执行、实现、指导、操纵、监督、提供、修改、更新
针对信息、资料
调查、研究、整理、分析、归纳、提供、汇报、反馈、通知、公布、爱护、治理
上级行为
许可、审核、批准、审定、确定、指导、确立、决定、规划、打算、分配、授权
治理行为
评估、考核、检查、操纵、和谐、监督、指导、培训
专家行为
分析、协助、建议、举荐、支持、评估、评判
下级行为
收集、核对、提交、制作
4.7.3.工作关系
工作关系是该职位的汇报关系和在组织中所处的位置，及在工作流程中与上下左右的关系。
包括：
2输入：
指导、客户需求、外部信息
2输出：
工作产出、阻碍对象
2协作岗位
4.7.4.工作特点
A.工作场所
包括办公室、生产车间、出差地、客户售服现场等。
B.工作环境
环境舒服；
环境一样；
有噪音、粉尘和异味，高温环境，对人体健康有阻碍。
C.工作时刻
例如定时制、弹性时刻、倒班制等。
D.出差
占总工作时刻的百分比。
E.工作负荷
例如轻松、正常、满负荷、超负荷等。
4.7.5.任职资格〔通常指差不多的任职资格和任职素养要求〕
A.教育背景
2教育学历：
完成岗位差不多职责所必须具备的学历，不能要求过高或过低，也不是条件越多越好。
明确任职者必须具备的最低学历。
2学习专业：
明确任职者的专业范畴和方向。
2资格证书：
明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证书。
B.专业培训
明确任职者所同意专业培训的内容、形式和必须的培训时刻。
C.工作体会
2行业工作体会：
明确任职者必须具备的行业工作年限。
2岗位工作体会：
明确任职者必须具备的同岗位工作年限。
2最高职位经历：
为了胜任职位需求，限定任职者必须具备与职位相关的最高职位经历。
D.必备知识与技能
2专业知识：
说明任职者必须具备的胜任职位需要的专业知识。
熟悉人力资源战略规划，熟练把握整体薪酬理论和KPI考核技巧。
2语言能力：
说明必须的语言级别、读写能力。
国家大学英语四级，能读写简单的英语文章。
具有较强的阅读能力、写作能力和表达能力。
2运算机能力：
完成岗位差不多职责所必须具备的运算机技能的要求；
最好要有等级或水平的描述。
熟练使用办公室工作软件。
2公文处理能力：
说明任职者必备的文字能力。
具有强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅。
2其它专门能力要求：
公司目前还没有建立能力素养模型，有些职位对能力素养要求专门明显，能够列举具有关键阻碍力的能力特点。
具有强的号召力，能带领团队进行市场攻关。
2专业技术资格：
明确说明任职者必备的专业技能等级。
取得人力资源方向经济师职称。
E.生理要求
2躯体：
说明对任职者躯体条件的限制。
健康状况良好，身高165cm以上、裸眼视力0.8以上。
2性别：
说明性别要求。
性别不限。
2年龄：
说明年龄要求。
25岁以上，45岁以下。
2形象气质：
说明对任职者的形象要求。
容貌出众，大方得体。
F.其它要求
2性格：
说明任职者的性格类型。
关于性格的明白得有不同的分类形式，我司目前尚未建立性格模型，有待完善。
2态度：
说明任职者必须具备的积极心态。
主动、热情、有专门强的事业妄图心。
关于态度的描述范畴专门广，实践中举荐使用的态度模型：
态度
决心
认准的目标和方向，可不能轻易舍弃，咬定青山不放松的心态
妄图心
对达成自己预期目标的成功意愿，能够明白得成对事业成功的野心
主动
提早采取行动把握人一辈子的航向和事业的进展趋势
热情
对人、对事永久保持积极的、向上的情绪
爱心
对祖国、对家庭、对生活、对事业的热爱之情
学习
养成终身学习的适应
自信
在没有得到之前就相信自己一定会得到的态度
自律
在工作、生活中尽量克制自己的劣根性
坚强
要有克服困难，迎难而上，不到长城非好汉的心态
坚持到底，决不舍弃，直到成功的心态
2职业道德：
说明任职者必须具备的职业道德品质。
诚实、正直，有专门强的责任感、使命感。
关于职业道德的描述专门容易与态度混为一谈，实践中举荐使用的职业道德模型：
品德素养
使命感
上级给予的任务，不管有多困难，都一定要完成
责任感
能时刻记住自己的职责，充分发挥自己的作用
诚实
待人真心诚心，将真话
正直
秉公办事，不徇私情
忍耐
遇到任何挫折，能够忍耐，不舍弃目标
事业心
专门强的事业成就导向
协作精神
能借助团队的力量成就事业，成就自我
竞争意识
具有优胜劣汰的观念，用实力说话
法制观念
遵守国家政策、法律法规
组织纪律性
遵守公司规章制度
4.7.6.职位权限
岗位工作权限指的是，为了充分达成岗位目的，岗位所应享有的权限范畴。
它包括：
〔1〕决策权、〔2〕建议权、〔3〕监督权、〔4〕审批权、〔5〕检查权等。
4.7.7.工作考核要点
职位说明书中所列举的每一项工作职责都应该进行考核，以〝绩效指标＋衡量标准〞的形
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