记录体系管理制度 Microsoft Office Word 文档文档格式.docx
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第八条后勤部负责对计财部审核后需印刷的记录办理外委印刷工作。
第九条专业部室根据要求对本部门负责的记录表样进行审批、编码，将电子表样报计财部备案；
负责检查本专业记录的日常管理工作，负责向计财部反馈记录的管理情况；
负责落实本单位记录的保管工作；
负责本单位现行记录清单的管理工作。
第十条各作业部、作业区根据实际生产经营需要提出增设、修改记录的建议，表样设计完成后报各专业部室审批；
负责对数据录入人员进行操作指导；
负责本单位记录填写情况的日常检查、考核；
第四章记录的管理
第一节记录的制定、变更、废止
第十一条记录制定的流程（见附件一）及要求
记录制定的流程：
需求单位提出建议并设计表样→主管部室采纳后审批、编码→报计财部审核备案→后勤部委托印刷→部室组织发放。
㈠、记录要求统一规范。
㈡、记录表样设计（见附件二）根据专业工作要求，全面考虑生产、经营各方面需要，各专业部室应互相配合，做到既能满足技术分析、统计、会计、业务核算等专业管理工作的要求，又避免繁琐重复。
第十二条记录变更的流程（见附件一）及要求
各单位根据生产经营的实际需要向相关部室提出建议→相关部室采纳后变更→报计财部审核备案→后勤部委托印刷→专业部室组织发放。
㈠、专业部室采纳后,填写“记录变更表”（见附件三），并附变更后记录表样报计财部审批备案后，组织实施。
㈡、“记录变更表”填写要一式两份,经计财部批准后，一份计财部备案，一份专业部室存档。
第十三条记录废止的流程（见附件一）
管理模式或工艺、设备发生变化，各单位根据实际需要向相关部室提出建议→相关部室采纳后→报计财部审核注销→停止使用。
第二节记录的录入
第十四条原始记录录入的要求
㈠、要严格按照仪器（仪表）显示的数字或领、发实物数量填写；
记事性记录要文字简练、内容完整。
㈡、各栏目要填写齐全详细，不得漏项。
㈢、应按规定时间填写，不得提前或滞后。
㈣、只能用黑色或蓝色的钢笔或圆珠笔填写（特殊规定除外），做到文字工整、数字清晰、书面清洁，不得乱涂乱画。
㈤、记录有误需改错时，在不影响表面整洁的情况下，用双线将错项划掉，在其旁边予以订正，并由记录人员在订正处签字，以明确责任。
一式数份可复写改错，并在每份改错处签字。
㈥、用计算机录入记录时，存档记录必须要备份存档。
㈦、用磁带、磁盘等作为记录时，要建立程序并备份存档。
第十五条报表的录入要求
㈠、录入数据要准确、齐全，严禁虚报、瞒报、漏报、错报。
㈡、数据汇总处理之前对各项计算基础数据进行审核，保证数据齐全、准确、符合逻辑。
㈢、需对报表中数据修订时，在不影响表面整洁的情况下将错项用双线将其划掉，在其旁边予以订正，并在订正处加盖制表人印章，以明确责任。
㈣、对于重要报表（如月报、季报、年报）上报后，重要数据有误需修正时，经办人须报告上一级专业管理部门，经同意并办理更正手续后，于当月予以修正，全年一次性核实调整。
第十六条台帐的录入要求
㈠、坚持三个“一致”的原则：
录入数据必须和实际情况一致；
和原始记录数据一致；
和报表数据一致。
㈡、数据录入要有连续性，书写整洁，无涂改、无缺项、无错误项。
第三节记录的保管
第十七条文本记录的保管
记录使用单位指定专人按月对各岗位的记录收集、装订成册、分类存档，按记录形成的时间顺序分类归档保管。
文本记录保管地点要有防火、防盗、防潮等措施。
第十八条电子记录的保管
记录使用单位指定专人按月集中对记录按岗位、时间分类归档、备份。
电子记录保存要有防病毒等措施。
第四节记录的销毁
第十九条各种记录在保存期限内必须妥善保管，不得损坏和遗失，任何人不得自行销毁；
保存期满后，记录保管单位应填写《公司记录销毁审批表》，报专业管理部门及计财部审批，审批通过后进行销毁处理（具体要求参考《关于颁发公司记录销毁审批流程（暂行）的通知》）。
第五节记录的检查
第二十条计财部每季度负责组织各单位进行综合性的记录检查。
并填写《记录检查表》报计财部。
第二十一条专业部室负责检查各使用单位的记录管理工作；
对检查发现的重复性、区域性记录管理问题，及时下发“纠正措施通知单”。
第二十二条各作业部负责不定期检查所管专业的记录录入情况，保证记录录入达到制度要求，并在《专业检查、考核记录》如实填写检查内容及结果。
第二十三条各单位发现记录有丢失、泄密、失真甚至弄虚作假等现象时，应及时采取相应措施，并落实考核，杜绝此类现象的发生。
第二十四条管理人员按区域负责制的原则，对所负责范围内的记录录入质量负责；
定期对记录执行情况进行检查，将检查结果单独记录在一本“专业检查、考核记录”中，要求如下表：
负责人
检查要求
公司经理
每两年将所分管专业所有记录检查一次
部
室
部长（含助理）
每一年将本处室编制、使用的记录检查一次
科长
每半年将本科编制、使用的记录检查一次
专业员
每季将所分管专业所有记录检查一次
作业部
每一年将本厂所有记录检查一次
主任
每半年将本室所管记录检查一次
作业长
每季将本区域使用记录检查一次
专业员
每月将本专业记录检查一次
第五章现行记录清单的管理
第二十五条“现行记录清单”（见附件四）包括清单级别、发布日期、类别、序号、记录名称、编码、编制单位、保存期等内容。
第二十六条为控制记录的有效性，计财部每年第四季度组织各单位对公司记录进行一次全面清理。
各专业部室对所管理的记录进行清理、反馈，由计财部统一发布“公司现行记录目录汇总表”（见附件五）。
第二十七条记录目录实行动态管理：
新记录制定后，制表单位必须明确通知使用单位记录实施日期，以便各单位将新颁布的记录及时纳入“现行记录清单”；
记录变更或作废时，及时更新现行记录清单。
第六章附则
第二十八条对于贯标体系单位的质量记录单独建立现行记录清单。
第二十九条本制度的附件有：
附件一：
记录管理流程
附件二：
记录设计的要求
附件三：
记录变更表
附件四：
现行记录清单
附件五：
公司现行记录目录汇总表
第三十条本办法由计财部负责解释，自下发之日起执行。
公司
年月日
主题词：
记录体系制度
公司办公室年月日印发
共印：
份
记录管理流程
一、记录编码的编写规则
gsxxxxxxX
记录修改号，如a,b,c
记录序号，如001，002
记录类别，如y（原始记录）、b（报表）、t（台帐）
单位编码，如jz（技质部）
公司
如技质部编制的第三十一个原始记录（未修改），可表示为gsjzy031a；
如计财部编制的第二个原始记录（已修改一次），可表示为gsjcy002b。
二、单位代码，全部为小写字母，具体如下：
单位名称
单位编码
办公室
bg
设备部
jd
后勤部
hq
计财部
jc
人力资源部
rz
硅钢事业部
gg
供应管理部
yy
能源部
ny
供应派驻站
gy
保卫武装部
bw
生产部
sc
销售派驻站
jx
技术质量部
jz
运营改善部
xx
安全部
ah
三、记录格式的要求
1、表头的左上角要有填写单位；
右上角有记录编码。
2、包括单位负责人、审核人、填表人、填表日期（年月日）等信息。
3、字体采用仿宋体。
记 录 变 更 表
编码：
gsjcy001a
文件名称：
质量记录名称：
质量记录编号：
变更人：
日期：
批准人：
生效日期：
变更内容：
变更说明：
编制单位：
gsjct001a
清单级别
发布日期
类别
序号
记录名称
编码
编制单位
保存期
备注
负责人：
填表人：
公司现行记录目录汇总表
类型：
原始记录（）、报表（）、台帐（）
发布时间：
序号
名称
类型（电子记录/文本记录）
原表号
新编码
制表单位
保存期限
体系内记录
适用部门
专业部室
作业区
升级会员 