供应商管理信息系统说明书Word文档下载推荐.docx
《供应商管理信息系统说明书Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《供应商管理信息系统说明书Word文档下载推荐.docx（26页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
（4）数据字典
（5）存取分析
（6）处理逻辑描述
完成信息系统设计
（1）系统结构设计
（2）系统软硬件配置
（3）数据库设计
（4）代码设计
（5）输入输出设计
（6）模块功能说明
说明书字数6000字以上。
（也可进行其它管理信息系统的分析和设计，但工作量上应与上述要求相当，具体内容可由学生与指导教师共同协商确定）
四、主要技术路线提示
系统分析设计说明书撰写（符合《西华大学本科课程设计说明书规范化要求》）：
（1）首先调查了解企业现状,该企业的信息系统使用现状,论述进行本系统分析设计的意义,分析设计的主要内容,要达到的主要功能目标；
（2）调查分析组织结构和主要业务，完成业务流程图；
（3）完成数据流程图；
（4）利用数据字典、存取分析、处理逻辑描述对数据流程内容详细描述；
（5）根据数据流程图完成系统结构图；
（6）进行系统软硬件配置;
（7）进行代码设计；
（8）进行数据库设计；
（9）进行输入输出设计；
（10）对系统结构图的各模块进行模块功能说明。
五、进度安排
第一天——第五天：
完成四中
（1）
（2）；
第五天——第十天：
完成四中（3）（4）（5）；
第十天——第十五天：
完成四中（6）（7）（8）（9）（10）。
六、完成后应上交的材料
课程设计说明书（符合《西华大学本科课程设计说明书规范化要求》）
七、推荐参考资料（不少于3篇）
[1]刘勇主编.信息系统分析与设计.北京：
科学出版社，2002
[2]薛华成.管理信息系统.北京：
清华大学出版社，1999
[3]李苏剑,游战清等.物流管理信息系统理论与案例.北京：
电子工业出版社，2005
[4]曾传华,黎青松等.物流管理与信息系统.北京:
清华大学出版社,2007
指导教师签名日期2012年6月15日
系主任审核日期2012年6月15日
目录
1引言-2-
1.1问题的提出-2-
1.1.1西部电器有限公司发展现状-2-
1.1.2西部电器有限公司信息系统使用现状-3-
1.2国内外研究的现状-3-
1.3任务与分析-3-
2系统分析-4-
2.1企业组织结构及相关业务分析-4-
2.2业务流程分析-5-
2.3数据流程分析-7-
2.4数据字典-8-
2.5数据存取分析-9-
2.6处理逻辑描述-10-
3系统设计-11-
3.1系统结构图-11-
3.2系统软硬件配置-12-
3.3代码设计-12-
3.4数据库设计-13-
3.5输入输出设计-15-
3.6模块功能说明-16-
结论-19-
致谢-20-
参考文献-21-
摘要
本课程设计主要是对西部电器有限公司的供应商管理信息系统进行设计。
西部电器公司是一家主要经营电器维修，保养，电器配件销售的服务型公司。
采购是公司业务里面很重要的组成部分，采购成本居高不下，供应商数量多，采购谈判没有优势，处于一种采购资源混乱的情况。
现在公司开始重视到这个问题。
该课程设计就是针对该公司采购的混乱现况进行系统分析，而设计出一个高效、有序的供应商管理信息系统。
分析组织结构，业务流程，数据流程，数据存取，数据字典描述，处理逻辑描述以及系统结构设计，软硬件配置，代码设计，数据库设计，模块功能描述。
从而改进整个采购系统使其能够高效运作。
关键词：
管理信息系统系统分析系统设计（小四楷体）
1引言
1.1问题的提出
随着信息技术的发展随着我国经济技术的发展，企业之间竞争的日益激烈，使得很多企业不得不尝试改变固有的理念，寻求新的突破和利益点。
而无论是生产型，销售型还是服务型企业都面临着采购成本很难降低的问题。
1、供应商数量多，在对于普通物资的采购中常见的是供应商数量繁多，采购商很难选取优质的供应商，在此过程中耗费大量的人力物力财力。
如果随意选择又会给采购带来很大的风险。
2、与供应商采购谈判没有优势，由于长期以来采购模式没有更新，久而久之出现了很多弊端，与供应商仅仅是普通关系，只注重产品质量和交货期，价格还有售后服务，履行合同的能力，而没有更长久而深入的接触，所以导致双方形成以价格为中心的谈判，特别是在供应商有限的情况下，毫无优势可言。
3、供应商管理混乱，在采购过程中，供应商管理混乱会直接导致采购效率低下，采购成本高。
在采购业务中最重要的就是与供应商的关系，根据要采购的不同的商品，可以将供应商细分出来，采取不一样的方式对待，对供应商进行分层管理，减少供应商的数量，同时提高采购质量。
这就要求有一个良好的供应商管理信息系统。
1.1.1西部电器有限公司的发展现状
西部电器公司主要经营电器维修，保养，电器配件销售。
对于电器，及其各种零部件的采购是公司业务的重要组成部分。
该公司的采购刚更新为集中采购，设有采购部门，其他各部门需要的物品上报采购部门，统一组织采购，采购而来的全部商品堆放在自己的仓库，仓库基本够用，到货后检验直接入库。
只是比以前的各部门自己采购要好些，毕竟集中采购至少是有规模经济效益的。
仓库设有管理员，凭盖有各部门印章的单据提取需要的物品，每月盘点一次，半年大清点一次。
仓储方面问题不大，但是采购部门人员对素质不高，对于采购没有全面的认识，除了知道压低成本以订购数量获取折扣，没有更进一步的研究降低采购成本的方法，供应商的选取主要是通过广告认识之后联系，或者熟人推荐的方式，每购进一批产品有一群供应商之后又可能会更换，供应商数量多而不精
1.1.2西部电器有限公司信息系统使用现状
该公司虽然已经意识到传统采购的弊端以及各部门分散采购的缺陷，建立了采购部门专门负责采购事项但是实际上如果采购的理念并没有改变还是简单的和供应商保持普通的以价格为中心的购销关系，是不能改变采购成本高的现状的。
由于硬件设施跟不上，不能支持采购信息系统，员工计算机能力有待提高，不能适应发展的需要。
没有信息技术方面的专家进行系统的设计。
我认为当务之急是构建一个采购信息系统，而我就其中的供应商管理信息系统进行了分析研究尝试做一个全新的高效的系统。
1.2国内外研究的现状
经济科技相对较为发达的国家地区已经非常重视供应商的管理了，有强大的信息技术作为支持，在很多方面都做了尝试。
扩展全球采购市场，初见成效。
对供应商的信息进行统一管理，每一笔采购交易都有记录以便作为供应商的绩效考评，从中选择优质供应商长期合作，并且发现供应商的不足之处反馈给供应商，提高其能力和绩效，以满足自身的需求。
更多的形成合作关系。
但是不是说所有的企业面对所有的供应商都要运用这样的合作关系，而是要分层管理。
而我国由于企业竞争大，很多企业面临发展的瓶颈，正在寻求一个降低采购成本的方法，除了各大企业已经运用了采购信息系统很多中小型企业还在延续传统的采购方式。
部分是由于还没有转型过来，部分是认为自身业务没有必要进行这样大的投资和改造。
1.3任务与分析
本课程设计主要是通过对西部电器有限公司的关于采购的现状进行分析之后，为采购部门设计一个供应商管理信息系统。
使得采购得到有序的高效的信息系统支持，对和供应商建立良好的关系起到基础和促进的作用。
有了这个系统采购资源得到整合，不会再有混乱和浪费的情况，公司能降低采购成本的同时提高采购质量。
从而改进整个采购系统使其高效运作。
2系统分析
2.1企业组织结构及相关业务分析
2.1.1西部电器有限公司组织结构分析
该公司是典型的私营企业由一个主管兼老板掌管，拥有最高权利。
其下有财务部，仓储部，销售部，维修部，采购部。
每个部门有一个主管，如下图：
西部电器公司的大致组织结构
2.1.2西部电器有限公司相关业务分析
该公司由平行的各部门组成，相互协作，完成公司的各项事物。
就采购管理而言：
1、负责采购的人员负责供应商的管理，每个供应商有自己的档案，资料。
有合作的供应商保留，没有的直接删除。
2、与各部门联系的人员负责收集整理各部门的订单需求，以便组织统一的采购活动。
但是由于信息系统的不完善，多数时候还是必须要各部门主管见面开会才能决定采购的商品。
3、由采购人员与供应商联系，无论是以采购谈判方式还是询价采购，招标采购等方式采购商品，签订合同。
4、通知仓储部进行入库作业。
配件的查点验收，将供应商开具的发票交给会计，用于帐务管理。
对于数量和种类正确的配件进行入库，供应商提供的货物种类或数量与订单上不符时与供应商联系，更换商品或者退货。
2.2业务流程分析
供应商的选择标准分为短期和长期两种。
短期：
产品质量合适，成本低，交货及时，整体服务水平，履行合同的能力。
长期：
财务状况是否稳定，内部组织和管理是否良好，员工状况是否稳定。
供应商管理流程
1、开发、生产、采购战略需求。
自制采购决策。
2、采购市场调研分析，风险分析。
3、供应商初步选择
4、供应商审核
5、供应商认证
6、供应商协议与合同
7、下订单供应商交货
8、区分供应商的类型
9、供应商考评
10、优化供应商。
2.3数据流程分析
2.4数据字典
1、外部数据项字典。
外部项如表1.1所示。
表1.1
外部项编号
外部项名字
输入数据
输出数据
数量
001
各部门
拟订购清单
002
供应商
询价单、邀请函
报价单
反馈信息
2、数据流数据字典数据流定义如表1.2所示
表1.2
数据流编号
数据流名称
拟订购物品
简要说明
各部门拟订购清单发给采购部制定统一采购计划
数据流来源
该公司其他部门
数据去出
处理逻辑“制定采购策略”
数据流的组成
订购清单，日期，需要物品的部门，采购部门。
3数据存储数据字典
数据存储如表1.3所示
表1.3
编号
数据存储名称
组成部分
立即查询
F11
商业型、
优先型、
伙伴型
供应商分类
有
供应商名称
供应商编号
供应商主营产品
产品规格
产品价格
一般交货期
F14
供应商考评结果
供应商考评分数
供应商各项评分
曾经交易记录
2.5数据存取分析
在数据流程图中定义了数据存储，在数据字典中表述了数据存储的结构后，可以使用数据立即存取图来进行数据存取分析。
在这个供应商信息系统中，最初采购部门发出邀请函收到报价单或者曾经有过交易的供应商档案都会被存入该系统的数据库。
设有登录系统，有权限的人登录以后便可以对供应商进行查询。
然后在供应商的实际审查中，通过比较选择了合作的供应商就叫做供应商认证，得到认证以后也要在系统中修改，编辑供应商的认证记录。
存档。
还要对认证了的供应商进行分类，把其分为商业型，优先型、伙伴型。
并且在交易完成后，要将合作的详细内容录入系统。
通过系统设置好的考评标准，对供应商进行考评。
最后选择出优质的供应商以便长期合作，淘汰不行的供应商。
对需要长期合作的供应商还可以将考评时发现的问题与其分享，提高其绩效以便适应自身需求。
2.6处理逻辑描述
P1.1铸锭采购决策
由公司内部各部门比如销售部门或者维修部门把需要的零部件之类自己要买的物品清单交给采购部门，采购部门制定统一的采购战略决策。
P1.2供应商初审
采购部门从供应商档案中读取信息，进行对供应商的初审，主要是一些资格审查。
包括供应商是否是正规经营，是否有履行合同的能力等。
P1.3供应商认证
由采购部门对供应商审查之后得到的资料，把合格的供应商进行资格认证，不合格的供应商直接淘汰。
P1.4供应商分类
对已经认证的供应商进行分析，研究。
由公司长期或者短期的目标标准来对其进行分类。
商业型还是优先型还是伙伴型在这里就得到区分。
P1.5下订单
采购部门选定了合作的供应商以后对供应商发出订单，
P1.6供应商考评
进行完交易以后对供应商有一个考评，主要是由采购部门制定规则，按照既定的指标进行考察。
并且对考评结果进行存储和分析。
P1.7供应商优化
考评结束以后对有潜力的供应商要发展长期合作的关系，所以可以与其分享采购中的问题，反馈信息给供应商。
3系统设计
（1）.方便而强大的数据输入性能，严谨的登录界面，尽量避免汉字和长字符串的人工重复输入。
（2）.灵活地查询性能，能快速实现供应商资料的数据输入和查询。
（3）.把目前基本上是人工管理并且静态的供应商管理变为动态的供应商信息管理，能随时存取和更新供应商信息。
时时进行系统维护，设立权限，提高系统的安全性能。
3.1系统结构图
3.2系统软硬件配置
西部电器有限公司供应商管理信息系统是以计算机系统为核心建立起来的，所以计算机系统的软件和硬件配置在很大程度上影响整个信息系统的功能实现。
根据系统功能，对西部电器有限公司供应商管理信息系统的软件和硬件配置做出如下要求。
硬件配置：
一台电脑，实际使用最低配置要求：
CPU：
酷睿2双核1.83G处理器T5550
内存：
1G以上
硬盘空间：
180GB以上，最好高于250GB
显卡：
512MB以上的PCI或AGP显卡
声卡：
最新的PCI声卡
CD-ROM：
8x以上CD-ROM
以及联机设备（打印机等）
软件配置：
WindowsXP以上操作系统
VF开发软件
SQLSever2003数据库管理系统
3.3代码设计
代码设计是指用数据、字母和特殊符号，表示事物的名称、属性和状态等特征。
在计算机处理信息过程中，代码具有重要作用：
根据代码，可以区分每一个数据元素及其代表的逻辑意义；
使信息的表达方式标准化和单纯化；
提高计算机处理效率和精度，便于进行信息检索、分类、排序、汇总和分析。
计算机进行库存管理的过程中，代码设计是进行分类校对、汇总及检索的关键。
本次设计中，需要进行代码设计的是：
供应商编码的设计。
供应商编号这里运用的是分组码，
代码名称：
供应商编码
代码定义：
供应商管理信息的系统代码
代码长度：
8个字符
代码构成
1
2
3
4
5
6
7
8
Ⅰ
Ⅱ
Ⅲ
Ⅰ：
提供的产品编号
Ⅱ：
所在地编号
Ⅲ：
评价等级编号
3.4数据库设计
1、概念模型部分
概念模型是一种面向问题的模型，可以做成E-R图。
2、逻辑模型设计
数据表名
列名
数据类型
长度
允许空
主键
T-user（用户信息表）
用户密码
Varchar
50
no
用户权限
Int
用户ID
∨
T-supplier（供应商基本信息表）
Char
32
供应商所在地
20
yes
供应商联系方式
11
供应产品编号
T-product（产品信息表）
产品名称
产品类型编号
产品质量等级
money
产品数量
T-ping（供应商评估表）
供应商价格等级
供应商产品质量等级
供应商信誉等级
供应商交货率等级
综合评价结果
T-translate（交易记录表）
交易价格
交易数量
交易时间
Datetime
交易产品类型编号
累计交易次数
累计交易金额
3.5输入输出设计
1输入设计
（1）.输入信息来源的设计。
由于供应商信息管理仅仅是一个子系统，数据来源相对不繁杂，供应商信息的录入直接由键盘人工输入，以及之后的交易明细都可以用键盘输入。
（2）.输入类型的设计。
采购清单和供应商档案采用外部输入。
（3）.输入设备和介质的设计。
键盘和鼠标。
（4）.输入内容和格式的设计。
供应商档案单样式如图所示：
供应商档案单
单位名：
西部电器有限公司
提供产品编号
供应商地址
日期
经办人
备注：
2输出设计
输出类型。
主要的是供应商考评表，有内部输出、中间输出和操作输出多种类型。
输出形式。
主要是打印输出及屏显输出两种形式。
输出内容和格式。
以供应商最终考评表展示。
供应商最终输出表
年月
No：
供应商提供产品编号
备注
3.6模块功能说明
1.系统登录模块如图所示：
模块名称
供应商管理信息系统登录
模块功能
识别系统用户身份，防止其他人操作。
处理概要说明：
（设计操作界面如下图）
用户输入用户名及密码后，单击“系统登录”命令按钮，对所输入的编号和密码进行验证，若验证通过，则登录如窗口，否则就通过信息框弹出错误信息，密码输入错误3次，即自动关闭窗口。
2．信息录入模块，
供应商基本信息录入模块如图所示
供应商基本信息录入
录入供应商编号、名称、提供产品编号，所在地，联系电话对应的并可以进行“添加”、“删除”、“修改”、“保存”、“打印”等操作
供应商档案录入，资料不全面的或者初审都不过的可以舍弃。
可以根据以下操作界面的设计，分别依照需要录入的信息和可以实现的操作，来设计界面。
3、信息查询模块（供应商信息查询模块为例）
供应商信息查询模块如图3.4所示。
供应商信息查询
通过设置查询条件，完成对供应商信息的查询、保存及打印操作
采购订单查询也属于信息查询的类型，可以依照订单按年、月、日、供应商、商品等类别查询。
类比以下操作界面的设计，可以设计出其查询操作界面。
图3.4信息查询模块
3、供应商最终评估表输出模块
供应商最终评估表模块如图3.5所示。
供应商最终评估表
完成与供应商评估相关的统计表的查询和输出功能，数据表自动完成统计，并可以打印和保存
供应商评估表可以对认证以后的或者有合作的供应商进行绩效的评估。
可供统计，查询，以及可以输出，反馈信息给供应商。
以下为操作界面。
结论
通过本次课程设计，首先是对西部电器公司的现况的一个调查分析，主要是采购部门对于供应商信息管理的处理进行剖析，可以看到该公司采购中的弊端，主要是采购资源美欧整合，最关键的又是没有有序，高效的供应商管理信息系统，计算机没有得到很好的运用，员工计算机技术有待提高，在整个理念上应该更快的更新，然后针对这些问题，我提出了自己的一些见解和设计。
主要是做了一个供应商管理信息系统，可以对供应商信息进行存档，查询，还可以最终进行考评，特别是最后一点是这次设计的重点，因为对供应商的分层次管理是一个理念上的改变，只有对供应商进行分类，分层管理才能找到自己的长期的短期的各种适合的供应渠道。
对于发展供应商也有着积极的促进作用，交易完成后还可以反馈信息给供应商帮助其提高自身以满足企业的采购需求。
形成良性循环。
虽然设计开发过程很繁琐，但是相信会给该公司的管理带来新的生机。
我也从本次设计中锻炼了自己的能力，获益匪浅。
致谢
感谢老师的悉心指导，为我们指出本次设计的重点所在。
我才知道本次设计主要是对系统设计提出一个构想框架，并不需要详细的编程和代码设计，但是构想必须要够严谨和周全。
也感谢寝室同学的帮助，在宿舍做设计的时候有什么不会的也方便交流，以解决问题。
参考文献
[1]主编.信息系统分析与设计.北京：
升级会员 