如何策划会议.docx
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如何策划会议
如何策划会议
会议的涵义与作用
什么是会议?
简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行
讨论或解决，就是会议。
两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。
另外，众多人聚合在一起，也有主持人或主办人，但不是为了讨论或解决问
题，而是为了显示某种精神或力量，或是为了同一个目标而进行的有组织的活动，
也被称作什么“会”。
前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等；后者如运动会、展销
会、追悼会或者宴会、舞会，等等。
这些“会”，只是聚会，“会而不议”，和我
们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。
通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。
（1）会议可按不同的标准划分为不同的类别。
A年会
年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。
年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。
年会可以单独召开，也可以附带展示会，多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。
参加年会全体会议的人员通常比较多，一般要租用大型宴会厅或者会议厅。
小组会议上讨论的是具体问题，所租用的是小会议室。
B专业会议
专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论，可以召开分会，也可以只
开大会。
就与会者人数而言，专业会议的规模可大可小。
C代表会议
顾名思义，代表会议指由代表某一利益群体的与会者参加的会议。
代表会议
congress，最的规模和出席人数差别很大。
代表会议这个词在英文里的对等词是
常在欧洲和国际活动中使用。
从本质上讲，它与另一个英文词conference（会议）
大致相同，但是在美国，congress这个词用来指立法机构，所以美国指代表会议
时经常用conference或convention。
论坛D．
论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持。
它可以有
许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法，
两个或更多的讲演者可能持相反的立场，对听众发表讲演而不是互相讲给对方
听。
主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。
E座谈会、专题讨论会
座谈会和专题讨论会比论坛要正式和严谨一些，由主持人或演讲人进行一种
陈述讲演，有一些预定好的听众参加。
与论坛相比，与会者在座谈会和专题讨论
会中在平等交换意见的气氛和特征方面要弱一些。
F讲座
讲座更正式和更有组织一些，常由一位或几位专家进行个别讲演，讲座的规
模可大可小。
观众在讲座后可以提问，有时主办方也会不安排观众提问。
G研讨会、专家讨论会、讨论会
这类会议通常在主持人主持下进行，与会者参与较多，可以平等交换意见、
分享知识和经验。
这类会议一般在相对范围内进行，规模较小；当规模变大时，
就演变成了论坛、讨论会或专题讨论会。
H专题讨论会专题讨论会指为处理专门问题或特殊分配任务而进行的小组会议，与会者就
某一议题进行学习和讨论、分享知识、技能和对问题的看法。
I培训性会议
一般至少要用一天的时间，多则几周。
这类培训会议需要特定场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授。
J奖励会议
企业或公司为了表彰、奖励工作出色的员工、分销商或客户而举行的会议，
它是企业或公司一种重要的激励手段。
（2）会议的作用。
无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决
什么问题，或得出什么结果。
总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用
而言的。
比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，
形成了正确的意见；通过表决，多数或一致做出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等。
会议的作用还应该从每一个与会者所起的作用来认识。
会议与会者一般有三种人：
一种是会议的主持人或召集人，一种是参加会议的正式成员，还有一种是受邀请参加或列席的人员。
这三种人员都应起到自己应起的作用。
另外还有一种人员，既非主持人或正式与会者，又非受邀请者或列席者，但他们都参加会议。
自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用，那就是秘书。
会议的要素
一般来说，会议有六个要素，即：
与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
下面分别介绍之。
与会者
与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。
人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。
因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：
该参加的一个不少，不该参加的一个不多。
主持人
主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。
一般有两种情况：
一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。
如：
单位的工作例会由单位领导人主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。
主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。
另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。
特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。
除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。
议题
议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。
议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。
会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。
因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。
尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。
议题的产生通常有两种情况：
一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出。
再经领导审定的。
有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。
再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。
因此，议题还必须具有合法性。
名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名称。
俗话说，名不正则言不顺。
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。
会议名称必须用确切、规范的文字表达。
它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和蓝严惑。
大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。
会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。
时间
会议时间有三种含义：
一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。
会议召开时间。
某个会议什么时间召开最合适?
要考虑多种因素，首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。
一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预
算等。
有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。
其次
是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。
如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。
再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
会议需要时间，可长可短，尽量紧缩。
少则几分钟、几十分钟；多则几天、
十几天。
会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与
会者有计划地安排。
会议时间限度。
每次会议时间最好不超过一小时。
如果需要更长时间，应该安排中间休息。
地点
会议地点，又称“会址”。
既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。
为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。
选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。
如何组织会议工作
一、会前准备
1、确定会议是否必要。
能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地
获得解决？
2、确定会议的目的。
你试图达成什么样的结果？
会议准备做出什么样的决
定？
准备取得什么的行动方案？
3、准备议事日程。
列出与会议目的有关的项目。
依重要程度进行项目排序。
把有关项目归并为一组。
限定每个项目的商议时间。
4、收集所有与会议所议项目有关的信息。
如果太长、太多，将其要点摘录
出来。
5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
6、根据要讨论的问题限定与会人员。
7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。
如果有，需简要告诉大家。
二、会议期间控制
1、叙述会议的目的。
2、核对并记录与会者。
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意
见。
4、给每一个人表述自己意见的机会。
5、控制讨论过程。
如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时
引导到议题本身。
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各
种观点加以概括。
7、坚持预定的时间，不要拖延。
三、会后工作
1、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
2、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。
如确有必要进一步讨论，可
以推迟到下一次会议。
3、确定下次会议的议题和时间。
4、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。
会议记录应准确。
会议中所形
成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。
表明下次会议的日期和时
间。
5、根据会议，对执行进行监督和检查。
会议礼仪
会议礼仪，是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的的事项，懂得
会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。
会议礼仪包括：
（一）会议座次排定
一是环绕式。
就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，
不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。
这一安排座次的方式，
与茶话会的主题最相符，也最流行。
二是散座式。
散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。
它的座椅、沙发、
茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。
这样就容易创
造出一种宽松、惬意的社交环境。
三是圆桌式。
圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。
圆桌式排位又分下面两种形式：
一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐。
二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。
四是主席式。
这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。
（二）会议发言人的礼仪
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。
正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一
种成竹在胸、自信自强的风度与气质。
发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。
如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。
旁若无人。
发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
（三）会议参加者礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
（四）主持人的礼仪
各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
1．主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。
2．走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热
烈的会议步频应较慢。
3．入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。
持稿时，右手持稿
的底中部，左手五指并拢自然下垂。
双手持稿时，应与胸齐高。
坐姿主持时，应
身体挺直，双臂前伸。
两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦
腿等不雅动作。
4．主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
5．主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活
泼。
6．主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可
点头、微笑致意。
会议策划的准备工作
优良的会议策划是完满举办会议的前提。
完整的会议策划是一个节奏分明、
条理清楚、面面俱到的完美计划。
只有通过专业的会议策划和充分准备的会议、
展览才能取得预期效果。
1.会前准备:
会场选定,议程安排,报名处理,翻译服务,纪念品制作,传媒连
系,新闻稿撰写,记者会安排,文宣印制,资料分发,人力支持
2.办理报到:
确认手续,机场接受,住宿分配,膳食安排
3.会议进行:
开/闭幕活动,接待事务,名人演讲与专题讨论,视听器材,大会司仪,酒宴茶点,同步翻译。
4.财物管理:
大会预算,财务报表,会期中之财管人力支持5.交通:
会议前/后之食宿与旅游,机位之预订与确认,全程之交通服务,
6.旅游会后之参观、游览与休闲活动。
一次成功的旅游考察是整个会议的效果又岂止点睛之笔，除了给您和您的朋
友一个放松和调节的时间，而这良好和热烈的氛围之下，又怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。
只要您开口，我们就为您贴身打造合适的线路和报价。
景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀导游服务，一应俱全。
会议策划的实施工作
会议策划是会议的生命力所在，独具匠心的会议策划是会议成功的前提。
会议策划包括：
主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。
富有创意、令人称绝是我们努力的方向。
从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位，充分诠释会议的宗旨是客户的意图。
别出心裁、引人注目方能使会展活动引人入胜。
好的会议策划实际已成功了一半，包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐饮、会间及会后相关活动的安排等。
会场预约
我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。
⑴负责会场的布局，设备安装调试
我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
⑵印刷材料的设计制作
我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据
会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。
参会者的接送
我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
参会者的餐饮
我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：
西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。
参会者业余时间的安排
我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。
现代的会议策划人
现代的会议策划人每年要花去几千小时进行策划活动，从简单的培训会到涉及几千个与会者和几百个参展人员的大型会展不等。
这是一个令人激动的、丰富多彩的和不断发展着的职业。
会议策划人主要职责包括预算、挑选会址、与饭店和航空公司以及卖主进行谈判、制定活动计划和贸易展览计划、确定餐饮品种、实施饭店及陆地交通的组织工作、进行会后总结，包括向参会人员进行调查并对每项活动所牵扯的接待设施和服务进行评估。
为获得最佳市场条件，许多会议策划人同时附属于几家专业协会。
对其专业而言，以下技术最为有用：
杰出的口笔头沟通能力和组织能力、领导素质、灵活性、应对压力的能力。
浅谈中小型会议策划
会议筹备：
会议筹备前期应该先罗列出会议筹备时需要做的工作。
像明确会
议宗旨、落实会议主题、会议名称、会议时间、地点及参会代表，包括会场的确
定、经费的谈判等许多工作。
而这些工作，光靠一个人是很难完成的，所以必须
成立临时会议筹备小组。
筹备组大致由以下成员组成：
筹备组组长、后勤处、秘书处。
组长负责全过程的协调、安排工作。
后勤处负责联系各种会议所需的备品，包括联系会场、摄影、投影及会议礼品、水果、鲜花等准备工作。
秘书处负责的工作是整个会议的软件部分，包括起草各种文档、接待、协调等工作，是至关重要的。
会议必备文
件有以下几个：
《会议通知》、《嘉宾证（出席证）》、《会议服务指南》、《会议议程》、《会议注意事项》、《参会嘉宾通讯录》、《筹备组通讯录》等。
《会议通知》、《嘉
宾证（出席证）》在会议召开一周前寄给参会人员,凭证出席，剩下的统一用会议文件袋装好，备于会议前发给每个参会人员一份。
需要强调的是《会议服务指南》中须注明会议宗旨、会议时间、地点、参会人员名单及会场内情况的简单介绍，最好附上一份会场地图，便于参会人员了解会场情况；《会议议程》中包括整个会议的名称、主题、时间安排、发言先后次序及发言主题、主办单位与协办单位等；《会议注意事项》主要是强调会议议题及宗旨，避免跑题、避免会场秩序混乱。
开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场，一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面：
一、宾客姓名标签的摆放
现在较为流行的是圆桌会议，因为这样宾客不分主次、先后；但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办？
那就只好选择长型的，长型会议桌则一定要按宾客
的身份、主次把顺序安排好，在这方面多用些心，这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方，宾客的主角坐在对面，依次类推，当然也可灵活掌握，但一定要有利于宾客的发言，提升会议气氛。
二、投影、扩音设备的提前布置调试
投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅，扩音设备应于会议前
1小时调试好。
三、鲜花、水果的布置
鲜花一定要鲜艳，水果一定要新鲜、漂亮，这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。
当这一切准备工作全部到位后，或许会有提前到的嘉宾，这时一定要做好接待工作，不能让客人感到冷场，给每个与会人员发一份会议资料，包括会议文件袋、笔记本和笔。
然后，当嘉宾陆续到齐后，招待各位嘉宾入位，并吩咐会场服务人员倒上茶水。
会议管理：
会议管理看似简单，但实质上如果要把它做好也是得废一番苦心的。
会议要讲究质量。
开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入
主题、会上不说，会后发牢骚等现象，都是会议质量不高、会风不好的典型例子。
会议策划及实施基本内容和流程
会议策划就是根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的会议策划;根据会议的级别,为您选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选
择分会场的地点，并提前为您预约。
负责会场的布局，设备安装调试
根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行
印刷材料的设计制作
为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.
1、策划
会议策划是会议的生命力所在，独具匠心的会议策划是会议成功的前提。
策
划包括：
主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。
2、设计
别出心裁、引人注目方能使会展和大型文化体育活动引人入胜。
富有创意
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