技术部门资料与文件管理制度.docx

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《技术部门资料与文件管理制度》

总则

一、技术资料与文件是本公司的核心机密，是本公司进行生产和管理工作共同的依据，是本公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。

公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。

为做好公司工程技术文件资料管理工作，保证公司工程技术文件资料的完整性、准确性、时效性和系统性。

根据公司有关制度，结合公司的实际情况,特制定本《技术部门资料与文件管理制度》。

二、本制度适用于公司设计部;适用于技术文件资料的形成、收集、整理、归档与管理。

三、技术文件是指公司的产品设计图纸、深化图纸、生产图纸、工艺文件，操作规范、各种技术标准，以及生产合同、客户资源、内部文件等；与公司利益相关的各种文件的统称。

四、技术文件的编制和管理

技术部指定文件管理员，负责技术文件的编制、审核，负责公司各部门所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废等处理。

（1）发放及回收

各部门需使用设计图纸时，由用图部门申请并由部门领导签字，经技术部负责人批准签字后由技术部复印，由技术部负责人和用图部门人员共同签字后领用。

无签字图纸视为无效用图。

所有发放的图纸、文件均须在《文件发放（回收）记录》登记，并由接收部门签字。

（2）归档

归档设计图纸、技术文件、资料要字迹清晰、端正，内容完整且经过会签、批准，具有完整性。

归档的设计图纸、文件、资料需分类整理编号，盖上印章，装订成册并填写文件资料归档登记表。

归档设计图纸的电子文档，按项目编制文件目录u盘存档备查。

归档的设计图纸、技术文件、资料应妥善保存在室内文件柜中，不受雨淋、日晒、虫蛀、灰尘侵入等。

归档的设计图纸、技术文件的保存期定为“永久”。

即无特别原因和未经公司最高管理者同意，所有归档设计图纸和技术文件不得销毁和移作他用，而应永久妥善保存。

五、各部门使用文件流程

技术部文件管理员负责日常使用中各种技术文件的分发、登记并监督确保技术文件的清晰完整性，有效性。

（1）技术文件的发放、借阅、复制、修改及回收日常工作中，文件管理员按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（生产图纸、工艺文件、技术标准以及收集的参考资料等）明确区分。

同时在清单中标明文件现行修订状态，以防止作废或失效文件的被错误发放。

（2）企业员工复制、借阅技术文件应凭技术部负责人批准，做好登记，备注添注“复制”、“借阅”字样，借阅的文件用完后及时归还，并保证资料的清晰和完整性。

（3）技术文件的修改：

技术文件修改前,由部门主管审核通过，指定相关技术人员修改文件，修改完毕的文件发放前，由技术员下达文件更改通知书，先收回原发放的旧有文件再发放。

（4）技术文件的回收和销毁：

因工艺变更、产品技术标准变化等原因，导致技术文件失效不再使用的，由文件管理员下达文件作废、失效声明及时收回。

六、技术文件的保密

（1）未经授权，任何部门人员不得擅自打印、复制技术文件，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘等进行备份。

（2）日常工作使用中，文件使用者要保管好自己的文件，不得私自向外人转让和借出技术资料，技术文件未经总经理批准，不能带离公司和厂区范围，一经发现公司将给予严肃处理。

（3）公司内部用于工作的计算机未经部门负责人批准不得随意拆开，硬盘不准任何人私自带离公司。

若计算机出现故障，需部门负责人指定专人送修，并保证公司技术文件不会泄露。

（4）在公司厂区内的任何人，若不负责任的故意破坏、遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，技术部将视情节轻重给予相应惩罚，严重者公司将追究其法律责任。