技术文件控制作业指引.doc

技术文件控制作业指引.doc

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技术文件控制作业指引

编制

日期

审核

日期

批准

日期

流程要素

流程目标：

流程时间要求

流程监控点数目

流程主要责任岗位

流程涉及职位数目

修订记录

日期

修订

状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

1.目的

规范外来技术文件的管理，确保使用文件的充分、适用和有效性。

2.适用范围

适用于技术文件的管理。

3.术语和定义

3.1.技术文件：

指组织在产品实现过程中所依据的国家法律、法规、行政规章、工程建造行业标准、建筑设计行业标准及涉及公司质量管理体系的集团规范等外来文件的总称，是公司质量体系文件的组成部分。

3.2.确认责任部门：

负责确认技术文件有效性及适用性的部门。

3.3.标识文件：

文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。

4.职责

4.1.法律室

4.1.1.根据业务需要，收集相关的国家法规类文件，并对文件进行标识、日常管理工作。

4.1.2.及时跟踪相关法律、法规及行政规章的修订情况，保证文件的效力。

4.1.3.法律室律师负责负责确认法律、法规及行政规章的适用性及有效性，并由负责人审批确认

4.2.公司：

4.2.1.负责工程建设和建筑设计国家及行业标准的收集及更新、标识、日常管理工作。

4.2.2.万创公司责任工程师负责确认工程建设国家及行业标准的适用性及有效性并由万创公司负责人审批确认。

4.2.3.万创公司责任工程师负责确认建筑设计国家及行业标准的适用性及有效性，并由万创公司负责人审批确认。

4.3.各部门：

负责与本部门质量管理体系业务有关的集团规范收集确认并提供给总经理办公室。

由总经理办公室负责在文件控制系统中更新维护。

5.工作程序

5.1.技术文件收集

5.1.1.万创公司、法律室收集相关的技术文件，并注意文件变更情况，以及时更新文件。

5.1.2.各部门负责与本部门质量管理体系业务相关的集团规范的收集，并注意规范更新情况，及时提交总经理办公室进行维护更新工作。

5.2.标识文件

5.2.1.技术体系文件编号：

技术文件的编号由三部分组成：

公司代码/文件级别（TD）/级内类型（参见附表一）+数字流水号。

例：

《中华人民共和国公司法》编号

文件级别为技术文件

本类型内顺序流水号

VKSZ/TD/GR001

表示文件是政府法规类

附表一：

技术文件类型代码一览表

程序文件类型

代码

政府法规

GR

工程建设标准

ER

建筑设计标准

DR

集团规范

VR

5.2.2.技术文件有效版本标识

a）所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号，由各责任部门负责确认给定。

b）其编号规则为：

根据法律法规及技术标准颁布时的版本及修订情况进行标识，修订状态从0、1…到9依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。

5.3.技术文件确认：

技术文件要通过确认才能纳入质量体系文件范畴加以运用，确认通过ISO9000质量管理体系文件控制软件进行。

5.3.1.法律室负责人对政府法规类技术文件进行确认。

5.3.2.万创公司负责人对工程建设标准类和建筑设计标准类技术文件进行确认。

5.3.3.各部门经理对与本部门质量管理体系业务相关的集团规范进行确认。

5.4.文件的归档保存

5.4.1.万创公司、法律室及总经理办公室是技术文件日常维护管理的责任部门，负责技术文件的收集、发放、更新维护，存档备查。

5.5.技术文件的发放及回收

5.5.1.各责任部门负责确定技术文件发放范围，纸质文件发放要填写《文件发放回收记录表》，由接受部门签字确认。

《文件发放回收记录表》由责任部门负责保存。

5.5.2.电子文件运用ISO9000文件控制软件管理其生效及发放工作

5.6.技术文件的换版处置

5.6.1.技术文件经确认失效后，各责任部门负责纸质版本的回收及新版本的发放，回收及新版本发放情况要在《文件发放记录回收表》中标明。

5.6.2.各责任部门保存一份纸质文件正本，加盖作废章后存档备查，并负责销毁其他失效文件。

5.6.3.电子文本的更新维护工作统一在ISO9000文件控制系统中操作完成。

6.支持性文件

6.1.《质量体系文件控制程序》

7.相关记录及表格