办公室职责分工及制度文件文档格式.docx

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（14）总经理安排的其他工作

2、负责公司的部分人力资源管理工作：

（1）负责组织员工的招聘、评价和解聘工作；

（2）负责公司各项绩效考核的统计整理工作，报总经理审批后转财务部；

（3）负责建立公司员工的人才流动台账，并提出部门分析意见；

（4）负责做好劳动合同的管理和劳动纠纷的处理工作；

（5）协助经理层开展人员的晋升、考核、辞退工作；

（6）协助经理层做好年底的人员任免；

（7）参与员工“五险一金”的流动管理；

（8）员工实习期满转正管理工作；

（9）建立完善的员工人事档案。

3、负责公司的部分机关后勤管理工作：

（1）负责公司各种福利发放、登记等工作；

（2）负责公司办公易耗品采购、保管及使用的管理：

①负责考察、评价、评审供应商，建立合格供应商信息库；

②负责职权范围内经济合同的组织评审工作；

③负责对贵重或大宗办公用品组织采购招投标。

（3）负责公司固定资产以及其他办公设施的日常维护、维修、监督检查等管理工作；

5、薪酬管理工作：

（1）负责劳资统计工作（包括奖罚），按照公司薪酬管理制度要求，审查公司、子（分）公司、项目部管理人员工资发放金额；

（2）协助经理层组织薪酬福利管理；

（3）参与制订薪酬体系；

（4）协助经理层开展折率评定；

6、绩效管理工作：

（1）组织开展绩效考核管理；

（2）参与制订绩效考核方案；

（3）协助经理层开展绩效考核。

7、会议的组织与督办：

（1）负责筹备与组织公司的各类会议及活动；

（2）负责各类重要会议技术支持；

（3）做好各种会议文字资料的组织和准备；

（4）认真传达和宣传各类会议精神；

（5）做好会议决议的督办工作。

8、大学生培养管理

（1）参与制定应届大学生培养方案及后备人才培养方案；

（2）、协助经理层对公司各项管理制度进行宣贯、推进等工作；

（3）应届大学生培养的推进、跟踪、考核。

9、制定本部门年度培训计划，配合总工办做好公司的培训组织工作。

10、在制度规定的权限范围内，负责本部门的人力资源管理工作：

（1）参与员工的招聘、奖励、加薪、晋升和处分、辞退、调动等事宜；

（2）推进人才培养体系建设，提升部门人员的能力与素质，建立匹配公司发展要求的管理与专业技术团队；

（3）负责下属人员的绩效管理工作。

11、负责本部门岗位职责、工作流程、标准、准则、操作手册的制定与修订，经审议后负责组织实施。

12、履行档案管理职责，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间移交公司档案室集中保管。

13、不断收集标杆企业行政管理的相关资料，通过调研、研究、借鉴、吸收、完善逐渐提升公司行政管理水平和能力。

14、根据票据审批制度规定的权限审核部门人员或制度授权范围内所发生的费用票据。

15、在公司制度范围内，增强服务义务，对公司机关、子（分）公司、项目部所反映的困难和问题应及时予以处理和解决，同时有义务配合其它部门的工作。

16、完成直接上级交办的其他工作。

二、办公室分工

1、武振霞职责

在总经理的直接领导下，全面负责公司的日常行政管理工作：

（2）协助总经理做好各种调研工作，协调公司各部门之间的关系；

（3）负责公司宣传画册改版、印刷。

（4）组织好各类会议。

（5）配合公司党政工群部门做好企业文化建设和企业形象管理工作。

（6）负责公司有关文件起草、平台发布工作。

（7）负责组织员工的招聘、评价和解聘工作；

（8）协助经理层开展人员的晋升、考核、辞退工作；

（9）协助经理层做好年底的人员任免；

（10）参与员工“五险一金”的流动管理；

（11）负责考察、评价、评审供应商，建立合格供应商信息库；

（12）负责职权范围内经济合同的组织评审工作；

（13）负责对贵重或大宗办公用品组织采购招投标。

（14）协助经理层组织薪酬福利管理；

（15）参与制订薪酬体系；

（16）协助经理层开展折率评定；

（17）按照公司薪酬管理制度要求，审查公司、子（分）公司、项目部管理人员工资发放金额；

（18）组织开展绩效考核管理；

（19）参与制订绩效考核方案；

（20）协助经理层开展绩效考核。

（21）负责筹备与组织公司的各类会议及活动；

（22）负责各类重要会议技术支持；

（23）不断收集标杆企业行政管理的相关资料，通过调研、研究、借鉴、吸收、完善逐渐提升公司行政管理水平和能力。

（24）、根据票据审批制度规定的权限审核部门人员或制度授权范围内所发生的费用票据。

（25）做好会议决议的督办工作。

（26）参与制定应届大学生培养方案及后备人才培养方案；

（27）、协助经理层对公司各项管理制度进行宣贯、推进等工作；

（28）制定本部门年度培训计划，配合总工办做好公司的培训组织工作。

（29）参与员工的招聘、奖励、加薪、晋升和处分、辞退、调动等事宜；

（30）推进人才培养体系建设，提升部门人员的能力与素质，建立匹配公司发展要求的管理与专业技术团队；

（31）负责下属人员的绩效管理工作。

（32）负责本部门岗位职责、工作流程、标准、准则、操作手册的制定与修订，经审议后负责组织实施。

（33）不断收集标杆企业行政管理的相关资料，通过调研、研究、借鉴、吸收、完善逐渐提升公司行政管理水平和能力。

（34）负责督查公司文件管理情况。

（35）负责办公用品采购。

（36）负责分、子公司的成立。

（37）领导安排的其他工作。

2、刘继英职责

在办公室主任的直接领导下，全面负责办公室业务范围内的日常行政管理管理工作：

（1）负责做好公司各类（行政）公章的保管和使用管理工作；

不经总经理同意不得外借，加强公章的保管及使用，严格按照公司制定的职责范围进行对公章的审批使用，外出时做好交接，

（2）负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；

（3）负责公司档案管理工作，履行档案管理职责，做好各部室兼职档案员的培训工作，做好公司档案材料的入库、借阅、保密及保存工作，严格执行档案管理制度。

（4）负责做好各部室用纸的监督管理，做好领用及使用详细记录，并每月统计，发面内网公布；

（5）法人委托书的开据；

（6）负责公司内部上传达的通知；

（7）做好公司受控文件总清单的编制以及受控工作，做好各类文件的归档工作，及时存档公司档案室。

（8）检查考核公司各部门、子（分）公司、项目部的文件控制管理工作，汇总每次文件管理检查的情况（PPT模式）在全公司月度生产会上通报，推广先进的文件建立、控制、检阅等经验；

定期编制公司、子（分）公司、项目部文件管理情况报告，及时传递给公司月度生产管理简报编纂部门。

（9）做好各种会议有关工作（通知人员及到会情况，及时与领导汇报，会后做好会议人员考勤工作，根据制度做出奖罚）。

（12）负责劳资统计工作（包括奖罚），做好工资台帐的登记和工资总额汇总。

（13）负责公司各种福利发放、登记等工作；

（14）负责公司办公易耗品保管及使用登记的管理，根据公司制定的《办公费管理办法》执行，并将使用情况公布发布内网。

做好入库管理人，严格做好入库手续，出库须经分部室负责人同意后可方入库。

（15）按时定期做好简报的编写汇总，发布内网。

（16）负责公司固定资产以及其他办公设施的日常维护、维修、监督检查、清点登记等管理工作；

（17）公务车使用、维修、保养。

（18）负责分、子公司证件的上检。

（19）完成直接上级交办的其他工作。

以上工作列为绩效考核范畴内。

3、朱树强工作职责：

（1）负责公司有关文件起草、平台发布工作。

（2）负责私家车辆的统计考核，考勤统计，统计汇总经部室负责人审核后发布内网。

（3）负责组织公司网络办公平台的建设以及日常维护、更新工作；

（4）负责建立公司员工的人才流动台账，更新员工花名册，每月报部室负责人。

（5）员工实习期满转正管理工作；

（6）参与制定应届大学生培养方案及后备人才培养方案；

（7）做好应届大学生培养的推进、跟踪、考核（每月一次）。

（8）做好临时用工人员的评价（每季一次）。

（9）执行绩效考核管理，汇总、统计、分析，经部室负责人审核发布内网。

（10）建立完善的员工人事档案。

（11）负责做好劳动合同的管理，做好台帐、新签、续签工作。

（12）负责入职前培训工作及年度培训计划。

（13）负责做好各类会议纪要及各类活动的记录，做好会议决议的督办工作并及时向领导汇报。

（14）做好PPT月报的收集汇总。

（15）领导安排的其他工作。

山东省建设集团有限公司办公费管理办法

为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本办法。

本办法适用于本公司所属各部门及下属子公司，项目部可参照执行。

第一条办公用品的购买

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公室统一负责。

第二条办公物品的申请

根据办公用品库存量情况以及消耗水平和各部门根据自己对办公物品的需求于每月25日前填报《年月办公用品购置计划申请》（见附表1）经部门负责人签字报办公室主任，汇总经总经理签字后采购。

印刷品、广告牌等的制作同上程序。

第三条办公物品采购

采购严格按照申请明细采购，办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。

采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须货比三家，评选出两家合格供应商，务求价廉质优。

经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；

不得受贿，不得索取钱物。

第四条入库验货　

　　所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

由保管员填写入库单（入库单附发票后）。

办公设备（固定资产）采购后由办公室填写资产台帐，办公室及财务部和留一份。

第五条办公用品的分类

个人办公用品：

铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、标签、便签、橡皮、夹子、签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、白板笔、固体胶等、剪刀、钉书器、直尺、笔筒等。

公用办公用品：

各类纸张、印刷品、计算机、档案盒、档案袋、信封、文件夹、票夹、印台、复写纸、

第六条管理、发放及报废处理

1、办公用品由办公室统一保管，并指定保管人，个人办公用品按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，入库后。

各部门至办公室填写《领料单》领取计划内的办公用品，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门（人）费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：

（1）办公用品领用必须认真履行手续，应填写《领料单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

（2）公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申请和领用关，个人办公用品费标准员工3元/月，中层5元/月，高层7元/月，保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意，发放办公用品需根据办公室统计的在册人员为准，不得对外发放。

各员工的费用额度标准不单独使用，依员工人数和费用标准累加形成部门月度办公用品费用标准。

部门或个人办公用品费用不滚动累计，当月费用未使用完不滚动至下月使用。

（3）核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由由办公室根据人员变动情况进行调整。

（4）每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。

（5）各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。

笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

（6）凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。

有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

（7）公用办公用品：

办公室统一领用打印纸，各部门可以从办公室领用，并由办公室人员详细记录，每月统计一次并公示，每月统计数量与购买数量要相吻合。

如出现浪费、丢失等现象每次罚款100元。

各部门要实行费纸利用的方法，非正式文稿可以利用反面打印。

其他公用办公用品（例如印刷品等），领用时由后勤保卫部每季统计使用记录，并进行统计公示。

每月统计数量与购买数量要相吻合，如出现浪费、丢失等现象每次罚款100元。

（8）办公室须关注市场价格，同时要定期对供应商进行评估甄选，适时变换或更换，以所购办公用品质优价廉，控制费用支出。

办公室每年年初向各部门示一次各种办公用品的价格。

价格调整时需再一次进行通报。

（9）办公室根据每月统计各部门的人人办公用品和公用办公用品支出情况进行通报，以协助各部门进行费用控制降低管理成本。

（10）报销时发票附入库单、办公用品申请单。

（11）非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请《办公用品报废申请表》，经部门主管审核，并报总经理同意后，到办公室办理报废注销手续。

第七条办公用品、办公设备的盘存

1、办公室负责每月30日对办公用品进行盘点，盘点结束后，将盘点结果与入库、出库和结余帐目进行帐实核对，对帐目不符说明原因。

并报分管领导审阅。

2、办公室负责每年12月对办公设备进行盘点。

首先由各部门、子公司、项目部上报《资产清点表》（附件），然后由办公室派专人进行逐一清点，对盘点发生盘亏情况的，经办公室查实后，确认是因保管人员管理不善造成的短缺，由保管人按采购价格承担赔偿责任；

对于客观原因造成的盘亏，报总经理批准后，由财务按规定作为资产损失进行帐务处理。

对于不能使用需要报废的，由办公室提出申请填报《报废申请单》（附件）报总经理批准后进行报废，财务部按规定作帐务处理。

盘点发生盘盈情况的，经办公室查实后，需重新办理入库手续进行帐务调整。

第八条电话费管理

公司固定电话实行定额管理，超出部分平均在部室人员工资中扣除。

部室限额每月120元，餐厅限额每月50元，传达室限额每月30元。

办公室按每月电话费清单进行考核。

第九条本办法自下发之日起执行。

附：

2012年月办公用品购置计划申请

日期

物品名称

数量

规格

使用人

申请人：

批准人：

日期：

办公用品报废申请表

序号

品名

报废原因

部门负责人：

山东省建设集团有限公司公章管理办法

第一章总则

第一条根据集团公司系统化、规范化、程序化、标准化的总体管理要求，为了保证公章的权威性和严肃性，进一步规范公司公章使用流程，明确各部门和个人权限，确保按规定正确使用公章，严防遗失、盗盖，制定本办法。

第二条集团公司所有公章的刻制、备案、保管、使用、遗失、封存或销毁等均须遵照本办法执行。

第二章基本规定

第三条集团公司公章刻制遵循宁少勿滥的原则，刻制新用途的公章必须经过总经理办公会讨论通过。

第四条所有公章均需到集团公司所在地行政主管部门进行备案。

第五条所有公章盖印遵循被授权的负责人先签字后盖章的原则，若确实出现应急事件，公章保管（盖章）责任人必须接到或亲自落实得到被授权的负责人许可后，方可盖印，并在用章登记台帐（见附表二）上注明日期和请示意见，及时补充签字手续。

第六条公章保管（盖章）责任人应当自行设置只有自己才能识别的标记，以方便辨认真伪。

第七条公章保管（盖章）责任人严禁保存或出具盖章的空白文件。

第八条公章保管（盖章）责任人应当保证公章加盖处与最后文（数）字（表格）的间隔距离不得大于行距或2cm的最大值，若出现大于上述规定间距情况，必须在最后间距处增加“（以下空白或无正文）”字样。

第九条公章刻制空间能够注明限制说明的，应当尽可能在相应公章上刻制限制文字。

第十条公章保管（盖章）责任人在盖章时应仔细核对文件是否在自己保管公章的授权范围内。

第十一条对能够回收的盖章文件，公章保管（盖章）责任人应当建立回收登记制度（见附表三）。

第三章公章的种类及其适用范围

第十二条按照公章效力的大小，集团公司设置以下几种公章：

1、公司公章2、公司合同专用章3、公司财务专用章（发票专用章）4、公司法定代表人印章5、公司项目部公章6、公司或部门备案确认章7、公司党（团）支部（党委）章8、公司工会印章9、公司项目部技术（质量、安全）资料专用章10、经公司研究决定增刻的其他印章。

第十三条集团公司可根据需要按照区域简称或序列号设置上述公章的区域章，如在相应公章后增刻（京）、（津）或

（1）、

（2）等。

第十四条集团公司公章的适用范围

1、集团公司公章适用于以下范围：

（1）公告或声明；

（2）向上级主管部门行文或提报材料；

（3）公司介绍信或证明；

（4）授权委托或代理；

（5）招投标资格审查；

（6）公司简介或对外宣传；

（7）公司内部文件下发；

（8）人事任免或调动；

（9）应诉或调解；

（10）执业（职业）证书聘任（11）其他以公司名义出具的材料。

2、集团公司合同专用章适用于以集团公司名义签署的涉及经济往来的所有合同、协议或其他约定，主要包括以下几种：

（1）集团公司资质范围内的建筑工程施工合同、专业承包合同以及其他合同；

（2）以集团公司名义签署的各种委托代理、担保、借贷等合同或协议；

（3）以集团公司名义签署的采购、租赁、定作加工等合同；

（4）与外部签署的合作经营合同或协议；

（5）集体或个人劳动或雇佣合同；

（6）其他以集团公司名义签署的经济方面的合同或协议。

3、集团公司财务专用章仅适用于集团公司财务办理银行业务、现金往来业务、财务报表业务、税务报表业务、开具收据以及对外财务对账业务。

4、公司法定代表人印章不独立使用，一般与集团公司公章、合同专用章和财务专用章配套使用。

5、项目管理公司/项目部公章适用于集团公司授权范围内项目管理公司/项目部所管理的工程对象发生的内外社会经济行为，主要适用和不适用范围如下：

（1）适用范围：

①项目管理公司/项目部与发包方、监理方、项目管理方发生的所管辖工程管理方面的文件往来；

②项目管理公司/项目部与专业分包单位、劳务分包单位以及下游供应商所签署的与其所辖工程有直接管理关系的授权范围内的合同或协议；

③项目管理公司/项目部各项管理制度的公告或声明；

④项目管理公司/项目部向上级主管部门行文或提报材料；

⑤项目管理公司/项目部内部正式文件签发；

（2）不适用范围：

①对外的担保或借贷合同或协议；

②施工合同重大事项或实质性条款的变更或修改；

③与其所辖工程无直接关系的合同或协议；

④关于内外人员的任免或聘用合同；

⑤与外对账等重大财务事项；

⑥对外的承诺书（函）；

⑦对外的证明书（函）；

⑧重大施工技术方案的变更；

⑨重大、贵重、特种或其他非经公司授权的材料或设备的采购；

⑩重大、特殊专业等的分包等。

6、集团公司或部门备案专用章适用于公司下属合作（联营）公司或项目管理公司或项目部按照集团公司管理要求必须备案方可有效的合同、协议或收料、收款收据等。

7、项目管理公司/项目部技术（质量、安全）资料专用章仅限适用于按照当地主管部门有关要求编制整理的移交建设单位或当地城建档案管理机构的施工技术（质量、安全）资料文件。

8、党（团）支部（党委）或工会公章仅限适用于党（团）章或工会组织法中要求的上下级行文和公司内部行文需要，和外部的任何经济关系无关。

第四章公章的刻制和备案

第十五条公章的刻制由集团公司办公室统一负责，在集团公司驻地公安机关指定或认可的刻制单位统一刻制。

第十六条需要增刻已经批准用途的公章时由办公室提出申请，报集团公司总经理审批。

第十七条新用途的公章在报总经理办公会研究前，由办公室负责提出需要刻制的必要性及可能存在的风险性分析报告，报总经理审阅。

第十八条项目部公章一般只对公司直属项目部刻制，合作、联营、挂靠等不能完全纳入公司直控的项目部不予刻制。

合作、联营、挂靠等公司或项目部的公章管理办法另行制定。

第十九条刻制后的公章由办公室根据有关要求和所需备案的部门及时进行备案。

第二十条办公室负责登记造册，建立公章的刻制、交接和备案台帐。

第二十一条对一些不需备案与公章配套使用的小印章，由办公室负责分类，对号刻制。

第五章公章的保管

第二十二条集团公司公章、法定代表人印章及其配套使用的说明印章由集团公司办公室指定人员负责保管，未经集团公司总经理或其授权人批准同意，不得盖章。

责任人负责收存经总经理签字批准的用印申请，建立盖印登记记录表。

第二十三条集团公司合同专用章由集团公司合同主控部门负责人或集团公司授权的其他责任人负责保管，未经集团公司总经理在合同上签字，不得盖章。

特殊情况下，经总经理授权，法定代表人印章可代替总经理签字。

第二十四条集团公司合同财务专用章、发票专用章和财务所需的法定代表人印章由集团公司财务部负责人负责保管。

第二十五条集团公司项目管理公司/项目部公章由项目管理公司/项目部（总）经济师负责保管，未经项目管理公司/项目部经理签字，（总）经济师不得盖章。

第二十六条集团公司或部门备案确认章由公司根据职能授权确定保管部门，负责保管的部门指定保管人员，经部门负责人签字批准后，保管人员方可盖章。

第二十七条公司党支部（党委）、团支部（团委）以及工会等组织或团体的公章或财务专用章由组织设置专人自行保管，按照公司团体章程或有关组织