车辆使用及费用管控办法.docx
《车辆使用及费用管控办法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《车辆使用及费用管控办法.docx（16页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
车辆使用及费用管控办法
版本
增/修订内容
日期
增/修订人
A/01
新修订文件
2014.0423
李忠
评审栏
部门
生产中心
制造部
设备部
模具部
研发中心
研发部
工程部
IE部
PE部
自动化部
品保中心
品保部
业务一部
业务二部
技术支持部
供应链中心
会签
部门
PMC部
采购履行部
外协管理部
采购策略部
财务部
人力资源部
行政部
稽核部
总经办
会签
制定
审核
核准
1.0目的
为规范车辆管理，既提高车辆使用效率，又控制交通费用开支，以进一步做好行政后勤服务工作，特制定本管控办法。
2.0适用范围
2.1本办法适用于公司所有驾驶员及车辆管理；
2.2公司车辆分为行政部直管小汽车、供应链物流货运车。
3.0职责和权限
3.1直管车辆由行政部集中管理、统一调度；
3.2供应链物流货运车业务上由供应链中心管理和调度；
3.3外租车辆仅限于公司车辆均已公务外出且相对急需用车的情况下方可申请外租车辆，外租车辆必须经过总经办审批，由行政部统一调度；
3.4 公司车辆的证照办理、车辆年审、车辆保险、车辆报修等事项统一由行政部负责管理，并按车建立《车辆及证件登记台账》；
3.5行政部负责对公司驾驶员及车辆的使用和管理情况进行检查、监督、考核。
4.0派车规定
4.1凡是外出洽公、办事需用车的部门或人员，须提前填写《派车单》，经部门负责人审核、行政经理核准后，由车队长统一安排调度；
4.2凡是当天需用车的部门或人员必须于前一天17︰30分前填写《派车单》向行政部申请；沙井范围非紧急重要事宜原则上坐公交车（财务出纳取款除外）；
4.3外租车辆必须经总经办核准，且原则上以深圳市区域为主，市外用车以公司车辆优先，如使用员工自用车的，参照公司公务车公里数费用标准进行补贴；
4.4派车原则：
优先安排业务洽谈、客诉异常处理用车；并尽量就路线、一车多办事的原则，合理调派；用车人员在办完事后应及时返回，如有特殊事情不能返回时，须及时电话通知行政部；
4.5《派车单》经核准后，由车队长调度安排，并通知驾驶员准备出车；
4.6在车辆出厂与回厂时，由值班保安在《派车单》上填写车辆出厂里程数与回厂里程数，驾驶员本人在《派车单》上填写实际行程公里数；
4.7驾驶员回厂后在保安室领回《派车申请单》（红）在报销时与路桥费票等一并交财务报销，驾驶员员报销出车费用时无《派车单》者一律不办理报销手续；
4.8派车作业流程图：
作业说明
表单
派车单位
单位主管
车队长
行政部经理
1.申请用车部门填写《派车单》，单位负责人审核。
2.呈行政部经理核准，外租车交总经办核准。
3.需用车单位主管审核后交车队长调度。
派
车
单
一
份
YesNo
5.0车辆使用
5.1驾驶员须于车辆行驶前须对车辆进行基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎外观等），发现不正常时，应立即进行加补或调整，坚决杜绝车辆带病上路；
5.2车辆应严格按派车路线行驶，一般情况下不得改变行车路线，如确因工作需要改变行车路线的，回公司后应及时补办相关手续，否则，因改变行车路线所发生的一切费用由驾驶员本人承担；
5.3车辆行车途中应严格遵守交通规则、安全行驶；
5.4根据派车情况，车队长应及时填写《车辆出发登记表》（见附件2），详细记录出车日期、车号、出发地点、出车任务、用车人等内容；
5.5完成出车任务返回后，应将车停放于指定位置（车库或适当位置），并将车载物品卸下，门窗关闭上锁，如任意放置致车辆发生违规、损毁、失窃时，除依情况由驾驶人赔偿外，并给予相应处分；
5.6车辆实行定人定车管理，一般不准交换车辆驾驶，特殊情况需要交换车辆驾驶的，需经车队长同意。
严禁擅自把车辆交给非本公司驾驶员和无证人员驾驶。
6.0车辆的维修、保养
6.1公司车辆实行定点维修、保养，统一由行政部安排办理；
6.2驾驶员应按照车辆使用手册规定的保养里程及时向车队长提出保养申请，经审批后,持《车辆定点维修保养通知单》（见附件4）到定点维修厂商处保养；
6.3公司车辆维修实行申请制度，一般情况下驾驶员须填写《车辆维修保养申请表》（见附件3），经总经办最终审批后，持《车辆定点维修保养通知单》到定点厂商处维修。
特殊情况下需就近维修的，经总经办同意后方可修理；
6.3.1车辆维修费用在2000元以上的，须填写《车辆维修保养申请表》由行政经理、总经办主任、总经理审批；
6.3.2车辆维修费用在2000元以下小额维修及零部件更换，填写《车辆维修保养申请表》，由行政经理审核，总经办主任审批；
6.3.3定向车辆需要维修时，应由司机提出申请，车队长确认，并由供应链中心总监（仅指货运车辆）、行政经理（仅指公司小车）审签、总经办主任核准；
6.4车辆进维修厂后，该车驾驶员应负责检查修理项目的进展情况并做好维修质量验收工作；
6.5车辆于行驶途中，发生故障或其它耗损急需修复或更换零件时，视实际情况须先报告车队长同意后进行修理，但无迫切需要或修理费超过1000元时，应由车队长向总经办汇报核准后方可送修，事后补办相关手续；
6.6车辆如由于驾驶人员使用不当或疏于保养，而导致车辆损坏或机件故障，应依情节由驾驶人员负担部分修护费；
6.7车队长应建立健全车辆维修保养登记台帐，车辆每次保养或维修后及时记入《车辆维修保养登记表》（见附件5），保持车辆维修保养记录。
7.0肇事处理
7.1各车辆如在公出途中发生肇事，除向附近交警机关报案外，应立即与公司车队长联系，由车队长向总经办主任及相关领导汇报后，派人前往现场协助处理；
7.2公司车辆发生肇事后有关保险公司理赔工作，由当事人配合总经办指定专人负责处理；
7.3公司车辆因公行驶而违反交通规则，如属人为过失而产生的交通违章罚款由当事人承担50%；如属车辆本身或公司原因造成的不可抗拒之力量，其罚款由公司承担。
8.0驾驶员管理
8.1安全教育：
8.1.1车队长应定期对驾驶员进行交通安全知识培训与教育，切实提高驾驶员的安全意识；
8.1.2驾驶员要注意休息，不开疲劳车，严禁酒后驾车。
凡发现酒后驾车者，调离本工作岗位或依严重违法辞退处理且无任何经济补偿金；
8.2工作纪律：
8.2.1驾驶员要自觉遵守《中华人民共和国道路交通安全法》、《中华人民共和国道路交通安全实施条例》及有关交通管理规定，遵守公司相关规章制度，不断提高自身素质，维修公司形象，保证安全驾车；
8.2.2驾驶员必须24小时开机，不得关机，如有开机联系不到而影响正常工作，且无确切理由者，给予每次50元的罚款处理；休息时间或节假日，因公事必须用车的，应做到随叫随到；
8.2.3驾驶员不准串岗，不得大声喧哗，随时做好出车准备；
8.2.4驾驶员有事外出要建立请销假制度，驾驶员请假半天以上（含），须将车辆钥匙交回行政部；
8.2.5驾驶员应爱惜车辆，注意车辆的保养，经常检查车辆状况，确保车辆正常行使。
每天抽出适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆内外清洁；
8.2.6驾驶员对自己所开车辆的各种证件有效性应经常检查，出车时一定要保证证件齐全，做到文明开车、不开危险车（包括高速、调头、紧跟、争道、赛车等）；
8.2.7驾驶人员应严守公司秘密，与公司领导外出或接送客户时，不得擅自发表主张，回来后不得向其他人员谈论公司领导外出时的有关情况；
8.2.8如在无出车任务时，应积极主动完成好其它规定的任务和领导交给的临时工作。
9.车辆费用管理
9.1驾驶员凭《派车单》及相关票据填写报销单，经行政部确认、总经办审核后予以报销，无《派车单》一律不予报销差旅费及相关费用；
9.2驾驶员应按规定到公司指定加油站加油，并填写好《车辆加油登记表》（见附件6），以便月底核对确认。
除长途行车和特殊情况外，不得自行购买油料。
长途出车和特殊情况下途中加油，可由司机掌握适量购买或以IC卡加油，但须经随车公出人员确认签字，并说明是引用情况，经行政经理审核后方可办理报销手续；
9.3行政部根据车辆、车型以及当前车辆的使用状况制定出了《车辆百公里耗油定额表》（见附件7），建立了《车辆里程登记表》（见附件8），作为考核各车辆耗油依据。
月末对每台车辆耗油和运行里程进行统计，将车辆百公里耗油数与本月所运行里程数相乘与本月耗油实际发生数进行对比，如二者差额较大，且驾驶员又无合理解释者即视为违纪行为，依情节轻重给予该车辆驾驶员相应处理；
9.4车队长应在下月初将上月的车辆行驶里程、油料消耗量统计情况向行政部经理汇报；将半年内每辆车的行驶里程、油料消耗量统计汇总情况送总经办相关领导传阅；
9.5驾驶员出差报销制度：
行政部在出具《派车单》的同时给驾驶人员出具《出车费用明细单》（见附件9）。
驾驶人员每次出差凭乘车人员签字确认的《派车单》和《出车费用明细单》予以报销出差补助和其他相关费用，否则不予办理；
9.6驾驶员公出交通费用实行“谁使用谁承担费用”原则分摊相关费用；
9.7公司车辆维修保养费用应由行政部经理审核签字，报总经办审批后报销；
9.8车辆费用范围
包括油费、车辆维修费、车辆维护保养费、车辆保险费、养路费、车辆年检费、车辆使用附加费（指使用车辆过程中实际发生的停车费、过路费、误餐费等）。
9.9车辆使用费用保障
9.9.1车辆使用费用保障项目包括：
费用借支、费用报销；
9.9.2油费：
（车辆油费:
由公司指定加油站购买油卡,定期在油卡中充值以保障车辆加油需求）。
9.10.油卡充值:
9.10.1油卡充值标准
A.公司每部车辆油卡内剩余安全金额标准:
≤200元；
B.油卡充值金额标准:
2000元/次；
注:
当每部车辆油卡达到剩余安全金额标准,即由驾驶员提报部门填写<<车辆油卡充值申请单>>,申请油卡充值;每部车辆油卡每次充值金额标准:
2000元/次；
9.10.2油卡申请充值流程
注:
公司车辆油卡充值必须到公司指定的加油站进行充值,将加油站发票取回进行报销,否则不予以报销。
9.11.车辆加油
A.每次车辆加油必须到公司指定的加油站进行加油；
B.每次驾驶员加油完后将每次加油站加油电脑小票取回提交部门,以做记录备案。
9.12.0记录
行政部对每辆车每次油卡充值与加油,均进行详细记录。
9.13.0车辆维修费与车辆维护保养费
9.13.1车辆因自然损失或者经检查为使用磨损造成有安全隐患或者车辆定期进行例行维护保养时，驾驶员必须先填写《车辆维修保养申请单》，经审批后，到公司指定的车辆维修合作商进行维修或者保养；
9.13.2到公司指定的车辆维修合作商进行维修保养时，驾驶员必须携带审批后《车辆维修保养申请单》以证明驾驶员的维修行为,车辆维修合作商方可进行维修保养,否则公司不予以承认,其后果由驾驶员承担；
9.13.3车辆维修保养完毕后,驾驶员必须在指定维修厂商在维修单上签字确认，并取回第二联提交部门备案；
9.13.4车辆管理部门对每次车辆维修保养进行详细记录,以完善车辆管理；
9.13.5每月29-30日由公司指定车辆维修厂商将《车辆维修保养申请单》到公司进行对帐后，由车辆管理部门申报请款,财务部依据合作合同进行付款。
9.14.0车辆保险费、养路费、年检费
9.14.1由车辆管理部门记录每部车辆年检时间、费用金额、保险到期时间、费用金额；
9.14.2到期前一个月，由车辆管理部门提报经审批后，到财务借支金额，进行年检，缴纳保险费、年检费以及养路费；
9.14.3取回正规发票进行报销。
9.15.0停车费、过路费
9.15.1每次出车造成路费、停车费、过路费、须有用车人在费用分摊表签字确认；
9.15.2驾驶员在背后注明出车日期、用车部门、出车地点。
9.16.0用车误餐费
9.16.1用车误餐费报销只限定远离沙井50公里以外导致延误就餐时实施；
9.16.2用车误餐费报销标准为15元/餐/人且原则上一天限一次；
9.16.3驾驶员取回发票申请报销。
9.17.0提货费（指驾驶员到物流公司提取客户返货或者其它包裹、邮件的费用）；
9.17.1由车辆管理部门申请到财务借支提货费备用金，标准为1000元/人，分发给驾驶员签字领取，以作备用；
9.17.2产生的提货费由驾驶员每周提报一次进行报销；
9.17.3分发给驾驶员的提货费备用金在驾驶员离职时全额交回，以抵冲借款。
9.18.0各种费用分摊原则
9.18.1车辆维修费、保养费、年检费、保险费、养路费的分摊按平均分摊的原则，一次性分摊给每个部门；-------（公式=以上费用总额÷N个部门）；
9.18.2停车费、过路费、用车误餐费，按“谁用车谁分摊”的原则进行分摊，当次用车产生的以上费用计入到用车部门；
9.18.3油费：
按“谁用车谁分摊”的原则进行分摊。
9.18.4油费分摊方法
9.18.4.1计算出每月车辆实际行使公里数的平均每公里耗油费用：
（月初每部车剩余油钱+月中N次加油钱-月末剩余油钱）÷每月实际用车总公里数=平均每公里耗油费用（元/公里）；
9.18.4.2每月各部门用车耗油费用=每月每个部门实际用车总公里数（公里）×平均每公里耗油费用（元/公里）；
9.18.4.3实际核算出每月每个用车部门总用车耗油费用，分摊到每个部门。
10．奖罚措施
10.1奖励
10.1.1公司设立驾驶员安全奖，凡驾驶员在一个自然年度没有交通违章记录及没有违反公司规章制度的行为、且安全行车无事故者，按2000元/年的标准给予安全奖励；
10.1.2年终对照本规定由总经办、行政部组织各部门对驾驶员进行综合评比确认后，根据考核结果年终一次性发放。
10.2处罚
10.2.1私自出车一次者，车队长提出警告，三次者扣除半年安全奖；私自出车造成交通事故的，酌情由本人负责，并扣除全年安全奖；
10.2.2车辆在夜间和节假日不回公司的，或造成车辆损失和失窃，酌情由本人负责，并扣除全年安全奖；
10.2.3凡发生行车事故者，驾驶员需写出书面检查，扣除全年安全奖。
事故情节严重者，给予通报批评、调离岗位直至解除劳动合同。
11.0附则
11．1本办法由公司总经办制订并负责解释；
11．2本办法经各部门会签及公司领导核准即生效，原相关规定同时废止。
12.0附件
12．1附件1：
《派车单》-----------------------
12．2附件2：
《车辆出发登记表》---------------
12．3附件3：
《车辆维修保养申请表》-----------
12．4附件4：
《车辆定点维修保养通知单》-------
12．5附件5：
《车辆维修保养登记表》-----------
12．6附件6：
《车辆加油登记表》---------------
12．7附件7：
《车辆百公里耗油定额表》---------
12．8附件8：
《车辆里程登记表》---------------
12．9附件9：
《出车费用明细单》---------------
12．10附件10：
《车辆证件登记表》--------------
附件1：
深圳金洋电子股份有限公司
派车单
申请日期：
年月日
用车单位
车辆选择
□公务车：
__________□货车：
___________
□外租车：
__________□车费用：
__________
□出厂公里数：
_______□回厂公里数：
________
目的地
往返时间
__月___日至__月___日
理由
及携带物品
派车处理
□准时派车：
_______时
□暂缓派车：
______：
________后再派车
□准时返回：
_______时
行车路线
核准：
派车审核：
申请单位主管：
申请人：
第一联（白）：
行政部留存
第二联（红）：
公务车，留存报销附上。
外租车，报账时附发票一同做账。
警卫/司机签字
ADD-WI-AB1-08B
附件2：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆出发登记表
日期
车号
驾驶员
用车人
出发地点
出车时间
出车任务
回公司日期及时间
备注
ADD-WI-AB1-08B
附件3：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆维修保养申请表
日期
申请人
车牌号
序号
维修保养项目
维修地点
预计费用
1
2
3
4
5
6
预计费用合计
车队长意见：
行政经理意见：
总经办意见：
公司领导审批意见：
备注：
此表一式二份，经审批后，行政部、财务部各留存一份。
ADD-WI-AB1-08B
附件4：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆定点维修保养通知单
车号：
驾驶员：
维修（保养）地点：
序号
维修（保养）项目
备注
1
2
3
4
5
6
车队长签字
ADD-WI-AB1-08B
附件5：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆维修保养登记表
车号：
驾驶员：
月
日
保养内容
里程
维修内容
里程
审核：
制表
ADD-WI-AB1-08B
附件6：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆加油登记表
车号：
驾驶员：
月
日
定点加油
外加油
卡加油
升数
单价
金额
升数
单价
金额
升数
单价
金额
审核：
制表：
ADD-WI-AB1-08B
附7：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆百公里耗油定额表
车型
百公里耗油（升）
核准：
审核：
制表：
ADD-WI-AB1-08B
附8：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆里程登记表
车号：
驾驶员：
月
日
上月里程表数值
本月里程表数值
实际里程数值
审核：
制表：
ADD-WI-AB1-08B
附件9：
深圳金洋电子股份有限公司
出车费用明细单
用车任务
用车单位
出车地点
出车时间
年月日至月日
序号
项目内容
金额
备注
1
过路费（张）
2
高速公路行驶费（张）
3
燃油费（张）
4
维修费（张）
5
过路（桥）费（张）
6
（张）
合计
¥
合计金额（大写）
驾驶员（签字）
乘车人（签字）
ADD-WI-AB1-08B
附件10：
深圳金洋电子股份有限公司
车辆证件登记表
车号：
驾驶员：
驾驶证号：
行车证号：
车辆保险号：
审验情况
审验情况
续保情况
审核：
制表：
ADD-WI-AB1-08B
升级会员 