办公室主任工作手册.docx
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办公室主任工作手册
办公室主任工作参考材料
材料一、企业法人登记5
一、企业工商登记的基本知识5
二、企业名称预先核准登记5
三、中外合资经营企业的设立登记5
四、有限责任公司的注册登记6
五、收费依据及收费标准7
六、企业设立后的照后登记7
七、企业变更和备案登记8
八、企业年检8
材料二、法人设立工作9
一、中外合资企业设立的基本步骤9
二、各项工作的基本概况10
三、涉及的法律法规14
材料三对外公共关系网络建立14
（一）关系网络建立、建档工作规定14
（三）厂办主任经常涉及的政府职能部门及工作经验介绍15
（四）制度支持16
材料四、公司管理考核体系的建立17
一、分公司管理体系的建立：
17
二、生产管理体系建立：
17
1、五大块管理17
2、生产管理考核细则：
19
3）考核方式意见：
19
三、执行力管理19
（一）要求各部分公司建立指令台帐的目的19
（二）指令台帐的内容、反馈及责任人20
（三）公司指令执行台帐的反馈流程20
四、方针目标考核21
五、厂办主任所属责任范围内管理制度汇总21
材料五生产发货组织安排22
材料六现场管理制度22
材料七人事管理工作22
一、招聘管理、试用、进厂管理流程23
2、招聘、试用管理制度23
二、劳动合同管理制度23
三、考勤、请假制度23
四、分公司奖惩制度23
五、分公司培训管理23
六、分公司人员退厂流程24
七、人事档案25
八、社险管理工作25
九、HER培训：
25
十、人力资源考核25
材料八分公司薪酬体系的建立25
一、分公司薪酬体系介绍25
二、分公司如何建立自己的薪酬体系25
1、新建分公司薪酬体系（无产量）26
2、分公司薪酬体系推荐（正常生产）28
3、外地分公司年终奖方案29
材料九行政管理30
一、公文管理30
（二）、各部、分公司上报公文的流转30
（三）、收文办理31
（四）、公文归档、管理31
（五）、业务程序32
二、档案管理33
（一）、档案工作概述33
（二）兼职档案管理员职责34
（三）、外地分公司建档规范36
三、保密管理47
（一）保密工作的重要性47
（二）公司秘密的内容和保密范围47
（三）、涉密文件资料的管理要求48
（五）通信保密管理规定49
（六）与人事有关的泄密问题、案例及公司保密要求50
（八）与生产经营、宣传等有关的泄密可能及公司管理方法52
（九）与计算机等有关的泄密及管理方法52
（十一）办公室主任如何做好保密工作54
四、会议管理56
（一）会议分类56
（二）每周例会纪要上传建档要求57
五、报表管理58
六、备件采购流程58
七、车辆管理58
八、印章管理58
九、劳保用品管理58
一、食堂管理59
二、宿舍管理59
三、门卫管理59
四、厂房维修、维护管理59
材料十一安全管理59
材料十二政治思想、企业文化工作管理60
材料十三分公司厂办通常的人员编制情况及职责分配60
材料十四厂办工作流程及日常报表汇总60
材料一、企业法人登记
一、企业工商登记的基本知识
企业工商登记是指企业或其股东（投资者）依照《公司登记管理条例》、《企业法人登记管理条例》规定，向登记机关（一般为具有管辖权的所在地工商行政管理机关）提出设立、变更或注销其企业的相关程序。
企业工商登记包括设立登记、变更登记、注销登记及企业名称预先核准等内容。
对于企业提交的登记材料，登记机关依法对申请材料是否齐全、是否符合法定形式进行审查，并应当分别情况在规定的期限内作出是否准予登记的决定：
1、申请人或者其委托的代理人到企业登记场所提交申请予以受理的，应当当场作出准予登记的决定；2、通过邮寄的方式提交申请予以受理的，应当自受理之日起十五日内作出准予登记的决定；3、需要对申请材料核实的，应当自受理之日起十五日内作出是否准予登记的决定。
企业经核准登记的，由企业登记机关发给《企业法人营业执照》或《营业执照》。
《企业法人营业执照》、《营业执照》分为正本和副本，正本和副本具有同等法律效力。
二、企业名称预先核准登记
企业名称一般由以下部分依次组成：
行政区划、字号（或者商号，下同）、行业或者经营特点、组织形式，如杭州/娃哈哈/食品/有限公司。
申请企业名称预先核准，应当由投资人指定的代表或者委托的代理人，向有名称核准管辖权的工商行政管理机关提交《企业名称预先核准申请书》，《企业名称预先核准申请书》应当载明企业的名称（可以载明备选名称）、住所、注册资本、经营范围、投资人名称或者姓名、投资额和投资比例、授权委托意见（指定的代表或者委托的代理人姓名、权限和期限），并由全体投资人签名盖章。
申请人还应提交投资人的资格证明复印件。
企业名称预先核准申请资料齐全的，登记机关应当场对申请预先核准的企业名称作出核准或者驳回的决定，予以核准的，发给《企业名称预先核准通知书》。
企业申请的名称预先核准和变更核准通知书有效期为6个月，有效期满仍未登记或使用，核准的名称自动失效。
企业名称变更的程序基本相同。
公司制企业一般在设立登记前办理名称预先核准登记即可，中外合资经营企业则应在可行性研究报告批准后、合同章程审批之前办理。
三、中外合资经营企业的设立登记
中外合资经营企业的设立登记应当首先经有审批权限的外资审批机关批准，只有经过审批同意，方可向登记机关办理设立登记。
一般情况下，由中方向具有外资企业登记权限的登记机关提出设立登记申请，设立登记申请一般需要提交以下文件：
1、拟任法定代表人签署的《外商投资的公司设立登记申请书》
2、审批机关的批准文件（批复和批准证书副本1）：
申请人应自收到批准证书之日起90日内到登记机关办理登记注册手续；
3、公司章程：
公司章程需投资各方法定代表人或其授权人签字、盖章的原件，投资者为自然人的由本人签字；提交的公司章程应与审批部门批准的相一致；
4、《名称预先核准通知书》；
5、投资者的主体资格证明或自然人身份证明：
中方投资者应提交由本单位加盖公章的营业执照等复印件作为主体资格证明；外国（地区）投资者（可以是外国的公司、企业或其他组织，也可为个人）的主体资格证明应经所在国家（地区）公证机关公证和我国驻该国（地区）使（领）馆认证，如其所在国（地区）与我国没有外交关系，则应当经与我国有外交关系的第三国驻该国（地区）使（领）馆认证，再转由我国驻该第三国使（领）馆认证；香港、澳门和台湾地区投资者的主体资格证明或者自然人身份证明应当提供当地公证机构的公证文件；
6、董事、经理的任职文件及身份证明复印件；依据《中外合资经营企业法》和公司章程的规定和程序，提交董事会决议或其他相关材料，董事会决议由董事签字；
7、法定代表人任职文件和身份证明复印件；与董事任职文件相同；
8、公司住所证明：
自有房产提交产权证复印件,并提交原件核对；租赁房屋提交租赁协议原件及出租方的产权证复印件，以上不能提供产权证复印件的，提交能够证明产权归属的其它房屋产权使用证明复印件；
9、前置审批文件或证件：
主要适用于经营范围中有法律、行政法规和国务院决定规定必须在登记前报经批准的项目，提交有关的批准文件或者许可证书复印件或许可证明；我司下属子公多数为属于食品经营企业，所需要的前置审批包括食品卫生许、环境影响评价。
10、法律文件送达授权委托书：
由境外股东（授权人）与境内法律文件送达接受人（被授权人）签署，载明境内被授权人的地址、联系方式，明确授权其代为接受法律文件送达，被授权人可以是境外股东、发起人设立的分支机构或拟设立的公司（被授权人为拟设立的公司的，公司设立后委托生效）或者其他境内有关单位；变更被授权人的，应当签署新的《法律文件送达协议》并及时向公司登记机关备案，被委托人地址等事项发生变更的，及时向公司登记机关备案；
11、其它登记机关要求提交的有关文件。
以上各项未注明提交复印件的，应当提交原件；如果文件由外文书写，需提交中文译本，并加盖翻译单位印章。
四、有限责任公司的注册登记
有限责任公司是指依照《公司法》、《公司登记管理条例》设立的企业，其设立登记的材料与中外合资经营企业基本相同，主要提交的材料包括：
１、公司法定代表人签署的《公司设立登记申请书》；
２、全体股东签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》（股东为自然人的由本人签字；自然人以外的股东加盖公章）及指定代表或委托代理人的身份证复印件（本人签字）；
３、全体股东签署的公司章程（股东为自然人的由本人签字；自然人以外的股东加盖公章）；
４、股东的主体资格证明或者自然人身份证明复印件；股东为企业的，提交营业执照副本复印件；股东人为社团法人的，提交社团法人登记证复印件；股东为自然人的，提交身份证复印件；
5、依法设立的验资机构出具的验资证明；
6、董事、监事和经理的任职文件及身份证明复印件；依据《公司法》和公司章程的规定和程序，提交股东会决议、董事会决议或其他相关材料；股东会决议由股东签署（股东为自然人的由本人签字；自然人以外的股东加盖公章），董事会决议由董事签字；
7、法定代表人任职文件及身份证明复印件；与董事、监事任职文件相同；
8、住所使用证明；与中外合资经营企业相同；
9、《企业名称预先核准通知书》；
10、公司申请登记的经营范围中有法律、行政法规和国务院决定规定必须在登记前报经批准的项目，提交有关的批准文件或者许可证书复印件或许可证明：
与中外合资经营企业相同；
以上各项未注明提交复印件的，应当提交原件；提交复印件的，应当注明“与原件一致”并由股东加盖公章或签字。
五、收费依据及收费标准
企业登记必要按照国家规定缴纳登记费，登记费根据国家相关部委规定，主要标准如下：
1、企业开业登记费
1）注册资本总额在人民币1000万元以下的（含1000万元），按注册资本总额的0.8‰收取；
2）注册资本总额超过人民币1000万元以上（不含1000万）的，超过部分按0.4‰收取；
3）注册资本总额超过人民币1亿元（不含1亿元）的，超过部分不再收取；
4）开业登记注册费最低款项为50元人民币。
2、分公司、分支机构、办事机构开业登记费为人民币300元。
3、变更登记费
1）增加注册资本按开业登记费标准收取；
2）其他变更费人民币100元。
4、其他
1）外商投资企业营业执照副本每份工本费10元；
2）遗失、损坏等原因，补（换）证、照的，每份收取人民币50元。
六、企业设立后的照后登记
企业设立登记后，应于营业执照签发之日起30日之内，分别去以下部门办理照后登记手续
1、刻制公章；
2、办理企业代码：
所在地技术质量监督部门办理登记手续；
3、外汇登记（中外合资经营企业）：
所在地外汇管理部门办理登记手续；
4、设立银行帐户：
可自由选择开户银行，办理相关手续；
5、国税登记：
所在地国家税务局办理登记手续；
6、地税登记：
所在地地方税务局办理登记手续；
7、统计登记；所在区统计局办理登记手续；
8、财政登记：
所在区财政局办理登记手续；
9、海关登记（中外合资经营企业或具有进出口业务的内资企业）：
所在地海关部门或其授权登记部门办理登记手续。
七、企业变更和备案登记
1、变更登记：
企业设立登记后，发生变更登记事项的（如发生名称、住所、法定代表、注册资本、实收资本、经营范围、转让股权、企业类型发生变更），应当向原登记机关申请变更登记。
申请变更登记，应当向登记机关提交下列文件：
1）公司法定代表人签署的《变更登记申请书》、《指定代表或者共同委托代理人的证明》；
2）依照《公司法》、《中外合资经营企业法》、公司章程等作出的变更决议或者决定；
3）登记机关规定要求提交的其他文件。
如变更住所的，提交新住所使用证明；变更注册资本或实收资本的，提交依法设立的验资机构出具的验资证明；变更经营范围涉及法律、行政法规或者国务院决定规定在登记前须经批准的项目的，应当自国家有关部门批准之日起30日内申请变更登记；股东转让股权的，提交新股东的主体资格证明。
中外合资经营企业变更事项需要外资部门审批的，还需要提交批准文件。
2、备案登记
其他一些事项的变更则只需提交备案登记，这些备案的情况包括：
不涉及登记事项的公司章程备案；公司董事、监事、经理备案；公司清算组备案；公司设立/撤销/变更分公司情况备案。
在办理公司备案登记时，除应提交法定代表人签署的《备案申请表》、公司签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》及指定代表或委托代理人的身份证复印件、公司营业执照副本复印件外，还需要根据不同情况提交相应的材料，比如公司章程备案应提交公司法定代表人签署的公司章程修正案，公司董事、监事、经理备案应提交《公司董事、监事、经理情况表》、新任董事、监事、经理身份证复印件、依据《公司法》和公司章程规定的董事、监事、经理变动的文件等。
八、企业年检
企业设立后，应当每年在规定时限参加企业年检，中外合资经营企业则要参加由工商、外经、国税、地税、海关、外汇、财政等部门组织的联合年检。
1、年检的时限：
根据经国务院修订并2006年1月1日起施行的《公司登记管理条例》规定以及国家工商总局的决定，公司和非公司企业年度检验的时间均为每年3月1日至6月30日。
2、年检的对象和范围：
领取营业执照的有限责任公司、股份有限公司、非公司企业法人、合伙企业、个人独资企业及其分支机构、来华从事经营活动的外国（地区）企业，以及其他经营单位；当年设立登记的企业，自下一年起参加年检。
3、企业申报年检应当提交下列材料：
1）年检报告书；
2）企业指定的代表或者委托代理人的证明；
3）营业执照副本；
4）经营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的，加盖企业印章的相关许可证件、批准文件的复印件；
5）登记机关要求提交的其他材料。
企业法人应当提交年度资产负债表和损益表，公司还应当提交由会计师事务所出具的审计报告，企业有非法人分支机构的，还应当提交分支机构的营业执照副本复印件。
已进入清算的企业只提交第一款所列材料。
企业非法人分支机构申报年检除提交年检报告书外，非法人分支机构还应当提交隶属企业上一年度已年检的营业执照副本复印件；。
4、企业年检程序：
1）企业提交年检材料；
2）企业登记机关受理审查企业年检材料；
3）企业缴纳年检费；
4）企业登记机关在营业执照副本上加盖年检戳记，并发还营业执照副本。
材料二、法人设立工作
一、中外合资企业设立的基本步骤
第一步：
企业名称预先审核登记
第二步：
项目建议书审批
第三步：
可行性研究报告审批
第四步：
食品卫生许可前置审批
第五步：
编制环境影响报告表，报环保局审核并出具批复
第六步：
合同章程的审批
第七步：
申领“批准证书”
第八步：
申领“营业执照”
第九步：
申领“企业代码证”
第十步：
办理外汇登记证
第十一步：
人民币、外汇开户
第十二步：
资本金到位，验资
第十三步：
申领“国税、地税登记证”
第十四步：
申领“内外资项目鼓励类确认书”
第十五步：
与银行建立信贷关系，办理进口设备的开证手续
第十六步：
办理企业在海关、商检的注册登记手续
第十七步：
办理进口设备的减免税备案和免税表的审批
二、各项工作的基本概况
（一）企业名称预先审核登记
（参见：
企业法人登记培训材料）领取“企业名称预登记表”
（二）项目建议书审批（一般可以省略）
申请单位：
当地外经贸部门
报送资料：
1、申请报告
2、项目建议书
3、名称预登记表
4、中外双方营业执照及资信证明
经审查同意出具项目建议书的批复。
（三）可行性研究报告审批
申请单位：
当地外经贸部门
报送资料：
1、申请报告
2、可行性研究报告
3、名称预登记表
4、中外双方营业执照及资信证明
经审查同意出具可行性研究报告的批复。
（四）食品卫生许可前置审批
审批部门：
当地卫生防疫站
具体步骤请洽“质检部”
（五）编制环境影响报告表，报环保局审核并出具批复
申请单位：
当地环保局
委托当地有资质的设计院编制“环境影响报告表”或“登记表”，报环保局审核并出具批复。
（六）合同章程的审批
申请单位：
当地外经贸部门
报送资料：
1、申请报告
2、合同、章程
3、中外双方基本情况资料
经审查同意出具合同、章程的批复，并在合同、章程原件上加盖“合同、章程备案章”
（七）领“批准证书”
申请单位：
当地外经贸部门
报送资料：
1、合同章程批复
2、领取企业代码通知单（当地技术监督局领取，凭新设企业的批复）
经审查核发批准证书
（八）申领“营业执照”
申请单位：
当地工商行政管理局
报送资料：
1、外商投资企业申请登记表
2、申请报告
3、中外双方基本情况资料
4、场地使用证明
5、外经贸部门的批复及批准证书原件
6、环评报告及其他前置审批意见
上述所有资料报工商局审核后，核发“营业执照”。
企业营业执照领取后，可将前述整套报批资料装订成册。
（九）申领“企业代码证”
申请单位：
当地技术监督局
报送资料：
1、营业执照正副本及复印件
2、企业代码通知单
审核同意后领取企业法人代码证
（十）办理外汇登记证，人民币开户许可
申请单位：
当地外汇管理局/人民银行
报送资料：
1、申请报告
2、营业执照、批准证书正副本及复印件
3、整套报批资料册
经核准后核发同意开立外汇帐户资料、核发外汇登记证和人民币开户许可证。
中外双方在合资合同规定时间内出资到位。
（十一）人民币、外汇开户
凭“外汇登记证”和“开户许可证”到银行办理开户手续。
并将帐户通知财务部，安排资本金到位
（十二）资本金到位，验资
办理单位：
会计师事务所
报送资料：
1、资金到位证明
2、营业执照正、副本
会计师事务所出具验资报告后，前往工商行政管理局换取正式营业执照
（十三）申领“国税、地税登记证”
申请单位：
当地国税局、地税局及财政局
报送资料：
1、代码证
2、整套报批资料册
（十四）申领“国家鼓励发展的内外资项目确认书”
申请单位：
省经贸委或省发改委
报送资料：
1、申请报告
2、营业执照、批准证书正副本及复印件
3、整套报批资料册
经审核后出具“国家鼓励发展的内外资项目确认书”
（十五）与银行建立信贷关系，办理进口设备的开证手续
与银行建立信贷关系的目的是为了以“零保证金”的形式对外开立信用证，保证进口设备的顺利到位。
办理单位：
开户银行
报送资料：
以下是建立信贷关系所需资料
1、填“建立信贷关系调查审批表”（银行领取）
2、企业章程
3、营业执照、批准证书
4、贷款卡
5、验资报告
6、印鉴卡
7、国税、地税登记证
8、其他银行所需资料
以下是开立信用证所需资料
1、开证申请书（需经集团总经理审批同意）
2、进口设备合同
（十六）办理企业在海关、商检的注册登记手续
办理“进出口货物收发货人报关注册登记证书”
申请单位：
当地海关
报送资料：
1、批准证书正本及营业执照副本（加盖企业公章）
2、企业合同、章程及批复
3、验资报告和开户银行基本资料
4、企业财务管理制度、企业帐册设置情况（细化到总帐、明细帐下一级科目）
5、代码证、税务登记证（国税）复印件
6、报关企业印章、报关专用章（直径在4CM内，中英文对照的原形或椭园型印章）、及企业负责人或主管报关业务的负责人的印章备案文件
7、填写〈〈企业情况登记表〉〉、〈〈企业管理人员情况表〉〉（三名管理人员以上）
办理“进出口单位自理报检登记证书”
申请单位：
当地检验检疫局
报送资料：
1、申请表（网上下载）
2、企业组织机构代码证
3、营业执照、批准证书
（十七）办理进口设备的减免税备案和免税表的审批
申请单位：
当地海关
报送资料：
办理减免税备案
1、“国家鼓励发展的内外资项目确认书”
2、项目可行性研究报告批复
3、企业的营业执照副本复印件
4、企业的合同、章程
办理“进出口货物征免税表”（简称免税表）
1、〈〈进出口货物征免税申请表〉〉
2、进口合同及附件、进口货物清单
3、海关要求的其他单证
三、涉及的法律法规
（一）公司法
（二）中外合资经营企业法
（三）外商投资产业指导目录
（四）海关法
（五）进出口商品检验法
本章节说明：
本章节沿用办公室主任培训材料，特此说明；但同时要指出，每个地方的办理程序、涉及政府部门及所需提供的材料是不一样的，需要办理人员积极、及时的和各政府相关部门进行沟通，合理制定办理流程；
材料三对外公共关系网络建立
对外公共关系网络建立、建档和维护工作，对解决公司在发展中遇到的各类问题及树立公司良好的对外形象具有重要意义。
公司能够一直保持稳定、健康发展态势，离不开社会各界特别是政府、媒体等社会关系网络的大力支持，因此公司历来非常重视对外公共关系网络的建立、维护工作，外地分公司应切实做好各自关系网络的建立、建档和维护等相关工作。
（一）关系网络建立、建档工作规定
外地分公司根据工作需要积极拓展关系网络，并对新建关系网络及时建档并报送总经办外联办；要经常与关系网络保持联系，如有变化及时调整更新关系网络档案；分公司总经理定期对分管关系网络建立情况进行检查，发现关系网络不完善或薄弱的地方及时采取措施予以完善、修复；外联办定期对分公司关系网络建立、建档情况进行检查，发现关系网络不完善、关系网络薄弱的及时提出建议，分公司及时采取措施予以完善、修复。
（二）关系网络的维护工作
外地分公司根据公司总经办外联办策划的慰问活动结合分公司实际组织实施相关慰问活动，进一步维护、巩固、深化关系。
目前总公司每年定期组织开展的慰问活动有：
元旦暨春节慰问活动；春茶慰问活动；夏季产品慰问活动。
外地分公司如有特殊情况需进行即时慰问的，必须先报总经办外联办审核通过，再由外联办报总经办主任或公司总经理批准。
（三）厂办主任经常涉及的政府职能部门及工作经验介绍
1、工商局：
涉及工作：
企业设立初期的证照办理及每年的年检工作；
工作经验：
应该说工商部门沟通不困难，只要有足够的资料支持办理会非常顺利
2、劳动部门：
涉及工作：
劳资纠纷处理、综合工时制的办理、考核制度备案、劳动用工年检工作
工作经验：
这个部门对于厂办来说是非常重要的一个部门，在中国劳动力市场劳动力日益紧缺、劳工们维权意识不断增强、劳动法执行日益严格的趋势下，和劳动部门建立良好的关系是非常重要的；作为办公室主任首先要对当地的劳动部门的责任划分有所了解，除了劳动局局长外劳动仲裁科是我们要重点需要联络的科室，一般来说首先我们需要做好的是综合工时制申报和考核制度备案的工作，这个是我们后续建立薪酬制度和开展考核工作的法律基础；劳动力年检工作需及时办理，这和工商年检是直接挂钩的，关键是做好劳动合同的签订，各类社险的缴纳、劳资纠纷的规避工作；
3、经贸委：
涉及工作：
各类技改项目的推荐评选奖励
工作经验：
如果和经贸委保持良好的关系，分公司每年基本可以得到相当数额技改鼓励资金；要做好此项工作首先在平时工作中就要有意识的做好各类技改项目的资料收集工作，同时要和经贸委积极沟通，了解每年技改项目的具体评选时间和流程，更需要积极了解当地时事动态，了解当今技改的热门趋势，做好自己的技改项目申报（比如现在节能环保就是热门技改项目）。
4、统计局：
涉及工作：
对公司统计工作的指导、监督，每年的统计年检
工作经验：
现在国家对统计工作越来越重视，公司统计的要求和数量也越来越高，检查也越来越多，因此最好和统计局保持良好关系，特别是稽查科，有问题要及时的问，不要胡乱填数字，每年要及时做好统计年检
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