档案管理及资料员题库名词解释.docx
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档案管理及资料员题库名词解释
名词解释
1.统计选样法
答案：
是运用统计学抽样方法，在同质档案总体中抽存部分
档案，用以反映该总体全部主要特征的方法。
2.分类排架法
答案：
是最常用的排架方法，它完全按照档案实体自身的分
类体系、结构，按全宗群、全宗、系列和系列内案卷原有的
次序分类典藏（保管）档案。
3.档案统计指标
答案：
档案统计指标是对档案工作中存在的、反复出现的具
体现象的某些共同特点加以概括而成的基本概念（如全宗、案
卷、馆藏、咨询、保管期限等），在具体时间、地点、条件下
的现实数量的综合表现。
4.借阅服务
答案：
它是由用户提供明确的查档调卷线索，而服务人员则
据此直接去库房调卷的服务过程。
经营和管理活动中所创造的具有本企业特色的精神财富及其
物质形态。
6．人员配备
答案：
是组织根据目标和任务正确选择、合理使用、科学
考评和培训16人员，以合适的人员去完成组织结构中规定的
各项任务，从而保证整个组织目标和各项任务完成的职能活
动。
7．激励
答案：
是指人类活动的一种内心状态。
它具有加强和激发动
机，推动并引导行为使之朝向预定目标的作用。
8．分层控制
答案：
是指将管理组织分为不同的层级，各个层次在服从整
体目标的基础上，相对独立地开展控制活动。
9.档案
答案：
是机关、组织或个人在社会活动中形成的，作为历史
记录保存起来的以备查考的文字、图象、声音及其它各种方
式和载体的文字。
10.企业档案
答案：
是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文
件材料的总称。
11.档案工作
答案：
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、
利用等工作。
12.档案工作的基本原则
答案：
是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与
安全，便于党和国家各项工作。
13.类目
答案：
类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主
要成份。
14.全宗
答案：
就是一个独立的机关或组织、个人在社会活动中形成
的全部档案的总称。
15.案卷
答案：
由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
16.归档
答案：
行文处理完毕的文件，经过整理立卷定期交给档案室
集中统一保存，称为"归档"
17.档案总目录
答案：
是档案的总登记。
18.卷内目录
答案：
案卷内登记文件及其排列次序的目录。
19.保管期限
答案：
根据档案的利用价值划定的档案保管期限。
20.永久档案
答案：
档案的保管期限为永久。
21.长期档案
答案：
档案的保管期限为16~50年。
22.短期档案
答案：
档案的保管期限为15年以下。
23.密级
答案：
依据保密规定对档案划定的级别。
24.编制日期
答案：
日期即文件形成的时间。
25.页号答案：
装订文件材料的顺序号。
26.责任者
答案：
是指对文件内容负有责任的团体和个人，即文件的署
名者。
27.文号
答案：
填写文件制发机关的发文字号。
28.主题词
答案：
是表达档案中心主题的规范化词汇。
29.卷内备考表
答案：
说明案卷内文件状况的表格。
30.立卷人
答案：
责任立卷者。
31.文件编号
答案：
文件的文号或图样的图号。
32.文件材料题名
答案：
即文件标题。
33.案卷题名
答案：
案卷题名的内容包括本卷文件的主要制发机关、内容、
名称或产品的名称、型号及其组件、部件的代号和名称。
34.档案的整理
答案：
就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本
的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。
35.分类
答案：
就是按照全宗内档案室的来源、时间、内容和形式上
的异同，分成若干类别。
36.组卷
答案：
主要是依据文件本身的特点，将具有共同点和联系密
切的文件组合在一起构成一个案卷。
37.档案登记
答案：
是档案统计的基础，登记表册是档案统计的一种原始
材料，也是维护档案的完整与安全的必要手段之一。
38.档案交接
答案：
按国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。
39.档案统计
答案：
就是以表册，数字的形式，揭示档案和档案工作的有
关情况。
40.档案鉴定
答案：
根据国家有关档案保管期限的规定，定期对档案进行
鉴定，准确地判定档案的存毁。
41.档案销毁
答案：
对失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造
册，经机关分管负责人批准后，由二人指定地点监销，并在
销毁清册上签字。
42.科技档案
答案：
是指在科学技术活动中形成的并具有保存价值的文字、
图表、声像等不同形式的历史记录。
43.基本建设项目档案
答案：
是指基本建设工程从计划决策直至建成使用的全过程
中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的
历史记录。
44.设备仪器档案
答案：
是指设备仪器在购置（自制）、安装、使用、维护修过
程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式
的历史记录。
45.磁性载体档案
答案：
指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录
音带）为信息载体的文件。
46.历史档案
答案：
是指中华人民共和国成立以前的档案。
47.会计档案
答案：
指会计凭证、会计账薄、会计报表等会计核算专业材
料。
48.档案馆
答案：
是国家法定的专门保管档案的机构。
49.资料
答案：
指与档案有关的文件汇集、书刊等。
50.照片号
答案：
案卷内照片的顺序号。
51.立卷档案制度
答案：
主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
52.档案保管制度
答案：
主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施等。
53.档案保密制度
答案：
主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
54.档案利用制度
答案：
主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
55.档案人员岗位责任制
答案：
主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和
奖惩措施。
56.实物档案
答案：
是本单位各项工作的一种信息记录，直观、形象、生
动地记录和反映了本单位各项工作的活动内容，是其成长和
发展的真实写照。
57.音像档案
答案：
是指记录和反映本单位有关生产、经营、管理等各项
工作内容，具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、
光盘等。
58.档案信息的数字化
答案：
是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术
等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已
归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息
库。
59.档案网站
答案：
是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一
般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。
60.数字档案馆
答案：
是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”
61.电子文件
答案：
是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、
磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并
可在通信网络上传送的文件。
62.什么是档案？
答：
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有
价值的各种形式的历史记录。
63.什么是档案工作？
答：
管理档案和档案事业的活动。
64.什么是档案统计？
答：
对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、
整理和分析的活动。
65.什么是归档？
答：
办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或
档案馆保存的过程。
66.什么是案卷？
答：
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
67.什么是档案整理？
答：
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、
编号和基本编目，使之有序化的过程。
68.什么是档案立卷？
答：
将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
69.什么是档案实体分类？
答：
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案
实体进行的分类。
70.什么是档号？
答：
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺
序的一组代码。
71.什么是文件？
答：
国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务
中形成的各种形式的信息记录。
72.什么是文本？
答：
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、
副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
73.什么是归档文件？
答：
在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的
各种纸质文件材料。
74.什么是归档文件管理？
答：
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、
编目、装盒，使之有序化的过程。
75.什么是全宗号？
答：
全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
76.什么是专题指南？
答：
介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
77.什么是检索工具？
答：
检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文
字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
78什么是索引？
答：
索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并
注明相应出处的档案检索工具。
79.什么是编目？
答：
按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过
程。
80.什么是案卷目录？
答：
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并
按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
81.什么是全引目录？
答：
全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相
结合，按一定次序编排而成的一种档案目录。
82.什么是分类目录？
答：
分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而
成的一种档案目录。
83.什么是专题目录？
答：
专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档
案目录。
84.什么是卷内目录？
答：
登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表
格，排列在卷内文件之前。
85.什么是电子文件？
答：
在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁
盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可
在通信网络上传送的文件。
86.什么是归档电子文件？
答：
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
87.什么是电子文件逻辑归档？
答：
在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现
的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
88.什么是电子文件物理归档？
答：
把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部
门移交的过程。
89.什么是磁性载体文件？
答：
磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像
带、录音带）为信息载体的文件。
90.什么是纸质档案数字化？
答：
利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数
字信息的过程。
存储格式一般为：
、、、格式。
91.什么是音像档案？
答：
记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录
像带等。
92.什么是照片档案？
答：
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以
静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
93.什么是档案编纂?
答：
按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
94.什么是档案编研工作？
答：
以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案
信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题
目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，
使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。
95.什么是组织沿革？
答：
系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状
况变迁过程的一种档案参考资料。
96.什么是大事记？
答：
按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和
重要活动的一种档案参考资料。
97.档案分类：
答：
指根据一定的标准，按照档案在来源、内容、时间、形
式等方面的异同将之分门别类
98.档案室
答：
是集中统一管理本单位档案的部门，是单位内部具有信
息服务与咨询性质的机构，一般情况下不对外开放
99.档案馆
答：
是党和国家设置的科学文化事业机构，是永久保存档案
的基地和对外提供档案服务的单位，是社会各方面利用档案
的中心。
100.档案收集工作
答：
是指档案室（馆）按照国家的有关规定，通过接受制度
和征集办法而进行的单位档案归档、机关档案移交和社会散
存档案征集等活动
101.文件归档
答：
是指各单位处理完毕且具有保存价值的文件，经文书部
门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的
过程
102.立档单位
答：
构成全宗的具有独立性的社会组织或个人就是立档单位，
也称为“全宗构成者”
103.联合全宗
答：
指两个或两个以上的单位形成的、互有联系的且不易区
分的档案所组成的联合体，是一种全宗的补充形式
104.全宗汇集
答：
指若干独立全宗因档案数量极少而被人为的将其中性质
相近的全宗汇集起来，它是一种全宗的补充形式
105.档案汇集
答：
是由若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案
汇集而成的组合体，是一种全宗的补充形式
106.全宗内档案的分类
答：
是按照来源、内容、时间或其他形式特征将立档单位所
形成的档案划分为若干类别，使之条理化的工作
107.档号
108.答：
是指档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予
档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、案卷目录号、
案卷号、卷内文件的页号或件号
109.档案价值鉴定
答：
是指档案室（馆）按照一定的原则、标准、方法，分析
和评价档案的价值，确定其保管期限剔除丧失保存价值的档
案并予以销毁的工作。
110.档案期限卡
答：
是指以表册的形式列举档案的内容来源和形式，确定其
保管期限的指导性、标准性文件；它是档案室（馆）鉴定档
案价值、确定档案保管期限的依据
111.档案保管工作
答：
是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护
等管理工作
112.档案存放位置索引
答：
是以表册或卡片的形式记录档案在库房及装具中存放位
置的一种引导性管理工具
113.档案代理卡
答：
是档案室（馆）在档案暂时移出库外时在档案原存放位
置放置的一种替代卡片
114.全宗卷
答：
是档案室（馆）管理某一全宗的过程中形成的记录和说
明该全宗历史情况的专门案卷；它是一个全宗在形成和管理
活动中形成的“档案”
115.档案著录
答：
是指在编制档案目录时对档案的内容和形式特征进行分
析、选择和记录的过程
116.档案标引
答：
是指在档案著录中对对档案的内容进行分析、选择，并
赋予其规范化检索标识的过程。
档案标识包括分类标引和主
题标引两种类型；其中，赋予分类号标识的过程为分类标引，
赋予主题词标识的过程为主题标引
117.档案检索工具
答：
是记录、报道和查找档案的工具，它的基本职能是存储
档案信息和提供查找档案的途径
118.档案提供利用工作
答：
是指档案室（馆）以馆藏档案资源为基础，根据单位和
社会的需求，通过一定的渠道和方法，向用户提供各种形式
和内容档案信息的活动
119.档案开放
答：
是指档案馆将没有机密性、可以公开的，或保密期限已
满、解除密级的档案，向全社会开放，以各种形式提供给用
户利用的过程
120.档案展览
答：
是档案室（馆）根据需要，按照一定的主题，采用平面
或立体的展示手法，系统的陈列展示档案原件或复制件的一
种主要提供利用的方式
121.档案证明
答：
是档案室（馆）根据用户的申请，为证实某件事实在本
室（馆）的档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材
122.档案咨询
答：
是档案室（馆）通过口头或书面的形式解答利用者的问
题；它是向档案用户提供档案信息的一种服务方式
123.档案编研工作
答：
是档案室（馆）以馆藏档案为基础，根据利用需求对档
案信息进行研究和加工，编辑各种类型档案出版物的活动。
它是档案信息开发的一种重要形式
124.档案参考资料
答：
是档案室（馆）按照一定的题目，根据档案内容加工编
写的一种书面材料
125.大事记
答：
是按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要
活动的参考资料
126.组织沿革
答：
是系统记载一个单位、专业系统或地区的体制、组织机
构和人员编制等方面变化情况的参考资料。
组织沿革在表现
形式上有文字叙述式、图表式和文字与图表结合式
127.统计数字汇集
答：
是以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情况的参
考资料，常采用手册的形式，又称为“基础数字汇集”
128.档案登记工作
答：
是指对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据所
进行的随时的记录，分为档案情况记录和档案工作登记记录
两个方面
129.档案状况登记
答：
是指对档案的数量、存在与保管状况及其变化情况等方
面的登记
130.档案工作登记
答：
是指对档案管理活动中所发生的一些重要情况和一些基
本的工作行为、事实、数字等的登记
131.档案统计
答：
是指用专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的现
象、状态、程度等进行量的描述与分析的一项工作。
其对象
涉及档案和档案管理、档案事业的所有方面。
132.人事档案
答：
是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，
反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中
保存起来以备查考的历史记录。
133.人事档案的鉴别
答：
是指人事档案的管理部门根据人事档案的归档范围和要
求，对收集起来的文件进行审查甄别，判定文件真伪和保存
价值，确定能否归档。
它是维护人事档案真实性和完整性的
重要手段
134.人事档案的整理
答：
是指对收藏起来并经过鉴别的人事档案，按照有关要求，
以个人为全宗，进行分类、排序、编号、登记、技术加工等，
并在此基础上不断对档案内容进行补充的活动
135.人事档案的转递
答：
是指人事档案管理部门之间、人事档案管理部门与人事
档案的形成部门及利用部门之间转出和接收人事档案的活动
136.总体
答:
指客观存在的，在某一相同性质基础上结合起来的许多
个别事物的整体。
137.总体单位
答:
是构成统计总体的个别事物或基本单位。
138.标志
答:
说明总体单位特征的名称，分为品质标志和数量标志。
139.统计设计
答:
根据统计研究的任务和研究对象的特点，对统计工作的
各个方面和各个环节所作的通盘考虑和安排，是统计工作的
首要阶段。
140.统计调查
答:
按照预定的统计任务，运用科学的调查方法，有组织、
有计划的向社会实际搜集资料的过程，统计调查是我们认识
的基础，分析的前提、决策的依据。
141.经常性调查
答:
随着被调查对象的连续变化，随时将变化的情况进行连续
不断的登记。
142.普查
答:
专门组织的一次性的全面调查，可以用来搜集某些不能够
活不适宜用定期全面统计报表搜集的统计资料。
143.是非标志
答:
只表现为“是”与“否”或“有”与“无”两种属性的品
质标志，又叫交替标志。
144.抽样误差
答:
抽样估计值与被估计的未知的真实总体参数之差。
145.抽样平均误差
答:
是所有可能样本指标的标准，反映抽样误差的一种水平。
146.必要样本容量
答:
是只既能够满足抽样推断准确性和可靠性的要求，又不会
造成浪费的样本单位数目。
答:
指变量间存在的一种不严格的不确定的依存关系。
148.时点数列
答:
时间数列上的每个总量指标数值都是现象在某一时刻上
所达到的绝对数水平值时，这种数列为时点数列。
149.平均发展水平
答:
是对时间数列中不同时间上的指标值加以平均所得的平
均数，又称序时平均数。
150.统计指数
答:
从狭义上讲，是一种特殊的相对数，它是综合反映复杂社
会经济现象总体数量变动方向和程度的相对数。
151.个体指数
答:
反映某一单项事物数量变动的相对数。
152.同度量因素
答:
在编制综合指数时，把不能直接对比的现象转化为可以相
加或相比的媒介因素。
153.综合指数
答:
通过两个有联系的综合总量指标的对比计算的总指数。
154.指数体系
答:
从狭义上说是指由不仅在意义上具有联系，而且在数量上
具有一定对等关系的三个或三个以上的指数所构成的一个整
体。
文件从形成到消亡或转化为历史档案永久保存的完整过程。
”）它可分为四个阶段，第一阶段的文件的制作形成阶段；第二阶段是文件发挥现行作用的阶段；第三阶段是文件的暂时保存阶段，此时文件的现行性已消失，但其第一价值仍居主导地位并还要继续向下阶段运动而具有过度性、中间性；第四阶段是文件的保存阶段，主要具有历史或科学文化价值，应藏入档案馆保存。
156.归档答:
是在业经文书处理完毕的文件中，选择尚有保存价值的部分，存入档案室的行为或过程。
其内容为：
鉴定文件价值，按价值大小整理立卷和移交档案室收藏三部分。
157.全宗卷答:
是档案馆（室）在管理某一全宗过程形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料。
由于以全宗为单位组成专门案卷，故程“全宗卷”。
全宗卷是档案管理活动的档案，也程全宗历史演变情况的真实凭证。
158.全宗答:
一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。
答:
是档案部门根据用户的询问和要求，证实某重事实在档案
内有无记载如何记载而编写的书面证明材料。
出具档案证明是一种重要的书面咨询服务方式。
160.统计选样法答：
是运用统计学抽样方法，在同质档案总体中抽存部分档案，用以反映该总体全部主要特征的方法。
在不可能同时全部保存所有档案的情况下，如果被选档案的主要内容特征互相基本雷同，应用本方法，就能使选出的样本少受主观因素制约而最具代表性。
161.分类排架法答：
是最常用的排架方法，它完全按照档案实体自身的分类体系、结构，按全宗群、全宗、系列和系列内案卷原有的次序分类典藏（保管）档案。
162.档案统计指标答：
指标是说明同类社会现象某种数量特征的范畴。
档案统计指标则是对档案工作中存在的、反复出现的具体现象的某些共同特点加以概括而成的基本概念（如全宗、案卷、馆藏、咨询、保管期限等），在具体时间、地点、条件下的现实数量的综合表现。
163.借阅服务答：
是应用最普遍的档案信息服务方式。
它是由用户提供明确的查档调卷线索，而服务人员则据此直接去库房调卷的服务过程。
在这一过程中，档案人员可以无需了解用户的查询
课题和要求，也不需为此特意去进行检索或者只需进行简单的检索，参与程度最浅。
164.案著录答：
是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
165.档案统计答：
档案统计就是运用一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策提供坚实可靠的数据支持。
166.科技档案室答：
科技档案室是管理科学技术档案（一般也属科技资料）
的专门档案室。
映科技、生产活动的科技文件。
167.工业生产技术档案（工业产品档案）答：
是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。
168.农业科技档案答：
是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。
169.基本建设档案——简称基建档案，是在各种建筑物、构
筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
170．工程档案
答：
是以竣工图为核心的在工程建设和工程对象的使用、维修活动中形成的基建档案。
171.设备档案答：
是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。
172.自然科学研究档案答：
是在自然科学技术研究活动中形成
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