文员应知、应会.doc

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文员应知、应会、应做！

㈠应知

⒈公司概括（企业发展史、企业规模、主要业务范围、企业文化）

⒉全公司组织架构

⒊公司制度（含对应本职位的工作制度），员工行为规范（行政管理制度、办公室管理制度、奖惩制度、人事管理制度）

⒋工作流程及标准（行政专员见应做部分）

⒌职位说明

职位名称：

工程文员工作地点：

项目部办公室

所属部门：

项目部直接主管：

项目部经理

直接下属职位名称及人员数：

无

间接下属职位名称及人员数：

无

5.1职位工作目标和职能：

负责公司来客的接待、来电的处理及各种文档的打印、复印，协助办公室项目部所以人员处理其它日常行政事务

5.2主要工作内容及职责：

1.来访人员的引领、接待、登记;

2.电话的转接、过滤，传真的收发和及时转交;

3.接收、寄发公司各种信件、资料、刊物，保管公司资料，做好借阅登记；

4.协助部门人员的工程资料打印、复印并作好登记，统计;

5.负责公共区域及会议室、经理室的日常清洁，定期全面清扫;

6.负责办公区域花木、饮水机的保养，饮用水的联系与订购;

7.办公用品的保管、分发、出库、入库统计，建立分类台帐，汇总入库表及领用表；

8.办公设备的维护和保养工作；

9.公司及各部门通讯录的及时调整和提供；

10.协助部门经理组织策划大中型活动，能与部门共同配合圆满完成任务；

11.做好准备应对随时发生的一些办公室琐碎事务，处理和建立好与各部门间的关系，能够与其他部门合作，圆满完成任务。

⒍任职资格：

（胜任本职位必须具备的最低条件）

1.大专（或以上）学历。

2.良好的综合素质，亲和力强，责任心、原则性强。

⒎财务的权限（预算/审核/批准的权限）

无

⒏公司其他职位大概工作内容

⒐本部门人员电话联络方式

、

㈡应会

⒈应具有的工作能力

1.具备接待来访人员的能力；

2.接听电话的应对技巧和电话礼仪；

3.与公司内部各员工交往应有得礼貌和尊重；

4.协调各种琐碎工作和事务得能力；

5.作出时间计划得能力；

6.文件表格制作能力。

⒉本职位应具备的专业技能知识

1.基本商务接待礼仪；

2.文件档案资料管理能力。

⒊本职位应具备相关技能知识

⒈办公软件的使用，例Office工具

⒉打印机、复印机、碎纸机等办公设备的使用。

㈢应做

⒈本职位应具体做的工作内容

1.接待岗位员工在上班时间内，应注服装及仪表仪容，化淡妆上岗，着正装；

2.前台接待岗位在接待客户时必须站立式服务，对于等侯的客人应安排在会客室内，并负责倒水、送上公司传品

3.电话应在铃响三声之内接听，三十秒钟之内快速转至各部门分机；接听电话使用礼貌用语；

4.对于来访客人的接待应做到热情周到，时刻保持微笑；重要客人应负责引领到位和叫电梯；

5.订阅、接收、寄发、管理公司各种信件、资料、刊物，应及时分送相关部门有寄发错误时，应及时协调，纠正差错;

6.部门办公用品的采购及发放工作。

应及时准确统计各部门办公用品需求，并根据库存情况合理购买，入库和发放准确无误，月底统计准确及时。

能有效控制各部门办公用品的领用，杜绝浪费现象;

7.施工合同、环保合同、设计协议应及时报领、编号以保证各分部使用之需；不遗失，无差错，购入与使用数量完全一致，对于作废的物品及时向上级报告，经同意后及时销毁；

8.办公设备维护和保养工作。

特别是复印机的管理和维护，能保证正常使用监督电脑维护员对各部门的服务，协调并提醒，保证其工作质量符合公司要求；

9.与网络、电话商、办公用品公司等洽谈，及时了解新的服务项目，提出新的使用方案，节约电话成本选择服务好、质量好、价格低的产品，并及时淘汰不合要求的公司；

10.对部门的固定财物登记清晰准确，每一种固定财物均有明确的责任人及责任部门除正常合理的折旧损耗外，部门固定资产管理状况良好，无丢失，无人为损坏；

11.与物业管理公司的协调和沟通，保证正常的办公环境秩序及良好的办公环境，及时处理与物管相关的各项事宜；

协助其他部门应做的工作内容

协助其他部门同事完成一些办公事务，包括客户的接待和文件的收发、复印等。

本职位应相应接受的培训

商务礼仪培训。