行政院新闻局电脑处理个人资料管理办法文档格式.docx

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　　个人资料档案负责人之职责如左：

　　一受理当事人依本法第四条之请求事项。

　　二依本法第十条公告本局保有之个人资料档案。

　　三依本法第十三条维护个人资料之正确，并应适时更正或补充之。

　　四依本法第十七条维护个人资料档案之安全。

　　五严密管理个人资料档案。

　　六其他有关个人资料档案之管理事项。

　　第4条 

　　本局各处室人员对个人资料之搜集、电脑处理或利用，非有本法第七条或第八条所列之情形，不得为之。

　　个人资料依有关法令为特定目的外之利用或为国际传递及利用时，应由档案负责人填具报告书（如附表一）陈奉局长核准后行之。

　　附表一：

　　行政院新闻局利用或传递个人资料报告书

说│本局保有之个人资料如欲为特定目的外之利用（含内部使用及提供当

　　│事人以外之第三人）或欲利用有线电、无线电、光学系统或其他电磁

　　│系统等经由通信网路为国际传递及利用时，应由档案负责人按本报告

　　明│各栏分别填列，并检附拟利用之个人资料及其他有关文件一并呈核。

　　┌────┬────────┬────┬───────────┐

　　│个人资料││个人资料││

　　│││档案保有││

　　│档案名称││特定目的││

　　├────┼────────┼────┼───┬───────┤

　　││□特定目的外利用│个人资料│申请利││

　　│个人资料│□内部使用│利用者或│用或收││

　　││□提供当事人以│收受者名│受时间││

　　│使用情形│外第三人│称及国别│、地点││

　　││□国际传递利用││││

　　├────┼────────┴────┴───┴───────┤

　　│利用或传││

　　│递个人资││

　　│料用途说││

　　│明││

　　├─┬──┴─────────────────────────┤

　　│处│一□拟同意□拟不同意│

　　│理│二理由：

│

　　│意││

　　│见││

　　├─┴──────────────┬──┬──────────┤

　　│谨呈│会办││

　　││单位││

　　│报告人：

│意见││

　　├─┬──────────────┴──┴──────────┤

　　│局││

　　│长││

　　│裁││

　　│示││

　　└─┴────────────────────────────┘

　　第5条 

　　前条为国际传递及利用时，应注意接受国对于个人资料是否有完善之法令加以保护。

　　第6条 

　　本局保有之个人资料档案有变更时，档案负责人应于一个月内将相关事项公告，并副知本局综计处。

　　公告之格式如附表二。

　　附表二：

┌──────────────────────────────┐

　　│行政院新闻局保有电脑处理个人资料档案相关事项│

　　├─┬─┬─┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬───┤

　　│编│个│保│个人│个人│个人│个人│个人│个人│国际│受理查│

　　││人│有│资料│资料│资料│资料│资料│资料│传递│询、更│

　　││资│机│档案│档案│之类│之范│之搜│通常│个人│正或阅│

　　││料│关│利用│保有│别│围│集方│传递│资料│览等申│

　　││档│名│机关│之依│││法│之处│之直│请之机│

　　││案│称│名称│据及││││所及│接收│关名称│

　　││名│││特定││││收受│受者│及地址│

　　│号│称│││目的││││者│││

　　├─┼─┼─┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼───┤

　　││││││││││││

　　│一│││││││││││

　　│二│││││││││││

　　│三│││││││││││

　　│四│││││││││││

　　│五│││││││││││

　　└─┴─┴─┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴───┘

　　第7条 

　　本局综计处应汇整前条公告事项，依本法施行细则第二十七条第一项规定登载于簿册或电脑终端设备，置于本局出入口，以供查阅。

　　第8条 

　　当事人向本局行使本法第四条所订之权利时，应填具申请书（如附表三），并检附应备文件。

　　本局受理前项案件之申请，应审查书件内容，如发现有遗漏或欠缺时，应限期通知补正。

　　附表三：

　　││

　　├────┬──────┬───┬──────┬───┬───┤

　　│申请人（││身分证││地址││

　　│即个人资││││││

　　│料档案当││││││

　　│事人）││字号││电话││

　　├────┼──────┴───┴──────┼───┼───┤

　　│││档案处││

　　│档案名称││││

　　│││理单位││

　　├────┼─────────────────┴───┴───┤

　　││一请求事项（得多选）│

　　│请求事项│□查询□请求阅览□请求制给复制本│

　　││□请求补正□请求更正│

　　│及│□请求停止电脑处理及利用□请求删除│

　　││二说明理由：

　　│说明││

　　│││

　　├────┼───────────────┬───┬─────┤

　　││

（1）身分证明文件影本│││

　　││

（2）请求补充或更正个人资料│申请人││

　　││之足资释明证据│││

　　││（3）费用收据（仅申请查阅者│签章││

　　││免付费）│││

　　├────┼───────────────┴───┴─────┤

　　│申请日期│中华民国年月日│

　　└────┴─────────────────────────┘

　　说│一申请人可利用本局保有个人资料档案公告事项簿册或电脑终端设

　　│备查明档案名称及档案处理单位。

　　│二请求事项可多还，惟须分别缴费，缴费请至本局联合柜台。

　　明│三本局于必要时，得要求查验申请人身分证明文件正本。

　　第9条 

　　申请案件有左列情形之一者，应以书面附具理由驳回其申请：

　　一有本法第十二条但书各款情形之一者。

　　二申请书件未齐备，经通知补正逾期未补正者。

　　三有本法第十三条第二项但书或第三项但书情形者。

　　四其他与法令规定不符者。

　　第10条 

　　对依第四条或第八条规定向本局取得个人资料之机关、团体或个人，应将申请利用人、利用时间及申请人之联络方法作成记录。

个人资料有更正、补充、删除或停止电脑处理、利用之情形时，应予通知。

　　第11条 

　　本法第十六条第一项有关查询或请求阅览个人资料或制给复制本之费用，由本局相关处室依本法施行细则第二十八条规定订定并公告之。

　　第12条 

　　个人资料档案之安全维护，应注意下列事项：

　　一资料安全方面

（一）个人资料档案建置在资料库上者，应厘定使用范围及使用权限，并另行申请“使用者代码”、“识别密码”。

识别密码应保密，不得

　　与他人共用。

（二）个人资料档案建置在个人电脑上者，应将资料储存于软式磁碟片上，并定期拷贝。

如需建置在硬式磁碟机上，该部个人电脑应专用并

　　上锁。

　　（三）非经允许不得刺探或使用个人资料档案。

　　（四）非经常使用之个人资料，毋庸以电脑处理。

　　（五）个人资料档案使用完毕应即退出，不得留在电脑上。

　　二资料稽核方面

（一）以电脑处理个人资料时，承办人员应核对个人资料之输入、输出、编辑或更正是否与原件相符。

（二）个人资料提供利用时，应核对与档案资料是否相符，如有疑义，应调原档案查核。

　　三设备管理方面

　　有关电脑设备之管理，应依本局“个人电脑管理及使用要点”暨“个

　　人电脑网路管理及使用要点”相关规定办理。

　　四其他安全维护事项

（一）以电脑处理个人资料档案之人员，其职务有异动时，应将所保管之磁片及有关资料列册移交。

接办人员应另行申请密码，以利管理。

（二）遵守维护电脑安全维护之有关规定。

　　第13条 

　　本办法自发布日施行。