中铝ERP系统物料编码清理项目章程.docx

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中铝ERP系统物料编码清理项目章程

中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程

二零一一年十一月

1项目概要 ...............................................................................................................4

1.1项目目标 .......................................................................................................4

1.2项目实施策略 ...............................................................................................4

2项目范围 ...............................................................................................................4

2.1.1规范清理范围 ...............................................................................................4

2.1.2数据清理范围 ...............................................................................................4

3项目组织与职责 ...................................................................................................5

3.1项目组织架构 ...............................................................................................5

3.2项目团队组成和主要职责 ...........................................................................6

3.3各团队主要职责分工 ...................................................................................6

4项目沟通机制 .......................................................................................................7

4.1项目沟通渠道和机制 ...................................................................................7

4.2会议制度 .......................................................................................................7

4.3项目文档管理 ...............................................................................................8

5项目计划 ...............................................................................................................9

5.1项目实施周期 ...............................................................................................9

5.2项目整体计划 ...............................................................................................9

6各阶段任务和交付成果 .....................................................................................10

6.1.1项目准备 .....................................................................................................10

6.1.2清理软件培训 .............................................................................................10

6.1.3规范修改和完善 .........................................................................................10

6.1.4物料编码清理 .............................................................................................11

6.2工作及进度管理 .........................................................................................11

7问题与支持策略 .................................................................................................12

7.1项目问题管理 .............................................................................................12

7.2问题处理机制 .............................................................................................13

中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程

1 项目概要

1.1 项目目标

对中国铝业股份有限公司 ERP 系统物料编码规范进行修改和完善，并对系统

中重码、错码和物料组错乱的数据进行清理，为 SRM 平台备品备件上线作好前期

准备工作，保障 ERP 系统的正常运行。

1.2 项目实施策略

Ø本次项目人员集中办公，根据工作计划统一进行工作分配。

Ø编码规范的修改和完善在原有规范的基础上进行，不对原规范进行根本性

的改变。

Ø为保证修改后规范的严谨性和现行 ERP 系统的正常运行，作为对原规范

的补充，新的多级分类体系及填报模板只在新的主数据系统中体现，用作

物料编码申报时审核的判断依据。

Ø使用专业的检索查询软件辅助完成本次清理工作。

2 项目范围

2.1.1 规范清理范围

根据系统已有物料，结合通行标准，参照其它企业的编码分类经验，对《物

料填报规范 2.0》、《 中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则 4.0》、《中国

铝业股份有限公司设备备件编码分类-V3.0》等 13 个相关的规范文件进行补充、

修改和完善，并在此基础上进行物料的分类细化和填报模板设计。

2.1.2 数据清理范围

数据清理范围限于现行 ERP 系统中已经存在的 49 万物料和清理期间新增物

料。

第 4 页共 13 页

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3 项目组织与职责

3.1 项目组织架构

项目领导小组

组长：

李天庚

副组长：

文欣荣

项目办公室

埃森哲顾问

经理：

闫峰、朱亮

执行经理：

穆童

应用软件顾问

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项目角色

人数

主要职责

项目领导小组组长（副

组长）

2 人

▪     指导项目组开展工作

▪     负责项目资源

▪     定期听取项目小组汇报，并快速决策

▪     签署项目主要实施文档

▪     签署验收各个实施阶段

项目经理（项目副经理）

3 人

▪     保证项目工作环境和后勤设施

▪     制订实施策略和项目计划

▪     监控项目计划的实施

▪     组织协调项目工作和资源

▪     向项目领导小组汇报项目状况，并提出建议

▪     确保项目领导小组快速进行决策

埃森哲顾问

1 人

▪     编码规范和标准修改指导

▪     参与部分数据清理讨论

▪     指导数据清理方法

应用软件顾问

1-2 人

▪     编码清理工具使用培训。

▪     解决清理工具使用过程中出现的问题。

机械配件组

7 人

▪     起草本业务组的工作计划并推动计划的执行。

▪     组织、参加相关培训。

▪     按进度完成工作计划并提交相应文档。

▪     及时和业务人员进行交流，合作完成项目任务。

▪     业务组之间提供项目所需的技术和经验。

的支持

和分享。

电气配件组

3 人

仪表配件组

3 人

车辆配件组

3 人

原辅材料组

3 人

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3.2 项目团队组成和主要职责

3.3 各团队主要职责分工

本项目由内部团队承担主要工作，外部团队提供相应指导和解决技术问题。

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沟通渠道

沟通内容

面向对象

参与人员

应用频率

重要文档

每周项目工

作例会

报告项目现况与未来

进程/讨论各业务组相

关之项目进度/项目未

决议题澄清与解决/

项目经理

（项目副经

理）

项目经理

（项目副经

理）

各业务组成

员

埃森哲顾问

每周四下午

本周项目周报

双周工作计划

项目问题记录

项目经理

（项目副经

理）现场检

查

在项目实施办公现场

实地了解项目进展情

况和存在问题，监督

项目按进度顺利推进

项目经理

（项目副经

理）

项目经理

（项目副经

理）及各业

务组负责人

每周定期

项目周报、项

目问题记录等

项目阶段会

议

报道项目阶段性工作

进度与成果展示/讨论

并裁定重要未决事项

项目领导小

组及办公室

全体项目组

成员

根据项目安

排

项目阶段汇报

材料

项目业务组

内部讨论

随时就业务组内部发

现的问题进行讨论

项目业务组

各业务组相

关人员

按需

业务组内部讨

论纪要

培训

在项目的不同阶段，

采取不同的方式，对

不同的目标受众进行

培训

全体人员

项目涉及业

务范围的人

员

根据项目安

排

培训材料

电子邮件

作为全体项目成员间

沟通的辅助渠道；解

答疑问、提出合理化

建议等

全体成员

全体成员

随时

无

电话议事

了解基层企业实际情

况的辅助渠道，主要

针对基层单位与项目

有关的业务人员

全体成员

全体成员

按工作计划

开展

无

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4 项目沟通机制

4.1 项目沟通渠道和机制

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4.2 会议制度

Ø每日工作报告

每天下班前，各业务组成员简短总结每日工作情况，由业务组负责人汇总整

理。

Ø每周例会制度：

每周四下午召开例会，并形成周例会纪要

会议主要内容：

•本周工作进度

•下周工作计划

•项目主要问题

参会人员：

项目经理（项目副经理）、业务组全体成员和埃森哲顾问。

Ø专题会议

Ø阶段报告：

每阶段完成，进行阶段总结和阶段完成的最近一个周四例会一起召开。

参会人员：

项目领导、项目经理（项目副经理）、业务组全体成员、埃森哲顾问。

4.3 项目文档管理

根据中铝文件管理有关规定，建立项目文档管理，项目文档存放在指定的文

档服务器中，供项目成员存放和查询项目相关文档。

项目文档特指与项目有关的各类资料，包括文件、通知、项目交付品、会议

演示资料、发放的资料、宣传资料、录像、录音等。

文档采用统一的命名规则，具体如下：

中铝 ERP 系统物料编码清理+文档类型+版本号+年月日

文档类型：

项目计划、双周计划、周进度报告、分类模板、编码分类原则、

编码分类方案、编码分类表、会议纪要、培训材料、操作手册。

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5 项目计划

5.1 项目实施周期

项

目

准

清理软

件培训

2天

规范修改和完善

30天

物料编码清理

30天

备

问题跟踪解决

项目管理/文档管理/质量保证

5.2 项目整体计划

第 9 页共 13 页

中铝 ERP 系统物料编码清理项目章程

6 各阶段任务和交付成果

6.1.1 项目准备

阶段描述：

建立项目管理架构，确认项目实施范围并启动项目。

工作内容和交付成果：

1、确定项目计划

项目章程

项目组织和岗位职责

项目范围

项目策略

2、项目管理流程

制订支持策略和流程

3、项目启动会议

6.1.2 清理软件培训

阶段描述：

对业务组成员进行清理软件的使用培训，确保清理工作的顺利进行。

工作内容和交付成果：

1、软件培训资料

2、操作手册

6.1.3 规范修改和完善

阶段描述：

在原有规范的基础上对规范进行修改和完善，提交修订后的规范和分类。

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工作内容和交付成果：

1、《物料填报规范》；

2、《 中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则》；

3、《中国铝业股份有限公司编码分类》。

6.1.4 物料编码清理

阶段描述：

对 ERP 系统中已物料的重码、错码、填写不规范和物料组错乱的物料进行清

理。

工作内容和交付成果：

1、清理物料清单；

2、清理物料修改后的导出清单。

6.2 工作及进度管理

计划及进度管理

双周计划：

对接下来两周时间的工作规划，各业务组负责人每周三滚动更新

上一次的双周计划并于当天提交给项目经理（项目副经理）或其指定人员。

需使

用双周计划模版。

每周进度报告：

对一周工作的总结回顾报告，包括本周进展、本周工作成果

和问题清单。

各业务组在每周三完成该报告并于当天提交给项目经理（项目副经

理）或其指定人员。

需要使用模版。

问题管理

各业务组每周三完成本周问题清单，连同本周工作汇报一起发送给项目经理

（项目副经理）或其指定人员。

考勤管理

业务组全体成员按工作日进行考勤，所有成员如需请假，需获得项目经理

（项目副经理）的批准后才能有效。

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序

号

报告

日期

业

务

组

别

问题描述

影响

程度

报告人

建议解决

方案

负责

人

预计

解决

日期

最终解决方

案

状态

最终

解决

日期

备注

1

5/10

JX

XXXX

严重

XXX

XXXXX

XX

6/10

XXXXXX

6/11

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7 问题与支持策略

7.1 项目问题管理

建立项目问题管理制度，保证及时发现并记录相关问题，并对问题进行分析

和讨论，寻求解决方案，保证项目的顺利推进。

项目问题清单格式如下：

中铝 ERP 系统物料编码清理问题清单

各小组均建立一个问题记录文件，记录项目过程中所有相关问题。

每个小组每个问题的编号规则为：

小组缩略字母_问题顺序号，如机械配件 1

号问题标注为：

JX-001。

各业务组负责人应对各自问题的处理情况进行跟踪。

未解决问题在每周工作周例会上予以汇报。

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7.2 问题处理机制

领导小组决策

否

项目办公室处理

否

项目组讨论处理

否

各业务组内部处理

是否完成处理

是否完成处理

是否完成处理

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是

是

是

提出问题

处理结束

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