档案管理规章制度Word文件下载.docx
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（2）开工报告；
（3）竣工报告；
（4）工程交工验收证书（包括中间交工验收证书）；
（5）工程竣工数量清单；
（6）工程结算清单或文件；
（7）工程施工合同、协议；
（8）有关工程工期、造价及项目重大增减的文件、纪要。
2．工程技术综合资料
（1）图纸会审记录；
（2）设计变更通知单（包括传真复印件）；
（3）工程更改洽商单；
（4）工程业务联系单；
（5）施工基线、水准点验收记录；
（6）施工过程报验单及验收记录；
（7）主要施工记录（打桩、安装综合记录、断面测量记录或断面图、现场预应力综合记录等）；
（8）沉降、位移观测成果等。
3.工程质量检验评定资料
（1）单位工程质量评定表（包括核
定报告）；
（2）单位工程观感质量评分表（标准无规定时可略）；
（3）分部工程质量评定表（包括主要分部工程的核验资料）；
（4）分项工程质量检验评定表（包括附件）。
4.工程质量保证资料
（1）工程质量保证资料核查表；
（2）相应标准规定的测量、试验、检测报告和记录。
5.竣工图
6.声像资料
（1）工程录像；
（2）工程照片（包括胶片及照片）。
7.工程施工总结
（1）典型施工总结；
（2）施工技术总结。
8.施工技术管理综合资料
（1）现场调查报告；
（2）施工组织设计；
（3）主要分项工程技术交底通知单；
（4）主要施工原始记录（打桩、安装、焊接等原始记录）；
（5）砼、砂浆和特种材料配合比及主要施工记录、资料；
（6）质量事故、问题、报告、调查分析及处理资料；
（7）企业内部有关技术质量和管理的报告、批复和会议纪要；
（8）其他。
9.招投标文件资料
（1）招标文件（含澄清文件）；
（2）投标文件；
（3）中标通知书；
（4）施工合同、协议；
（5）施工执照及驻地红线；
（6）公证书；
（7）工程预算文件；
（8）工程决算文件；
（9）分包工程有关文件；
（10）其他。
10.施工日志和大事记
（二）对于业主单位和当地有特殊要求的，其资料内容，可与其协商提前确定。
第四条竣工资料的形成与积累
（一）竣工资料及各种原始记录应伴随施工过程和管理环节随时产生并及时收集整理。
（二）为便于齐全、完整、及时地形成和收集各种记录和资料，工程施工前，公司工程管理、档案部门应与项目部（施工处）负责人、技术负责人按本标准3.1的规定和业主单位及当地特殊要求，明确资料项目，提出资料名称及份数清单，落实负责及协办部门及人员。
（三）大、中型工程项目部宜设资料员，负责督促记录和资料形成并及时收集、整理和保管。
第五条竣工资料编写要求
（一）文字材料
1.纸张A4纸（297×
210mm）；
2．文字：
应打印；
3．需要编制、审核、批准人签字、加盖公章的，按要求签字并加盖公章。
（二）施工记录、试验报告
1.一律用专用表格，需打印的一律用A4纸；
2.用碳素蓝黑墨水笔填写或打印；
3.字迹清楚。
如需修改，可用笔划道，加盖修改章，不得涂抹和使用改正液；
4.按规定手续，加盖公章。
（三）材料、设备出厂质量证明
1.各种材料、设备的出厂质量证明必须有一份原件，原件一般应留存；
2.复印件、抄件字迹必须清楚，并有复印抄件单位公章，经办人签字；
3.使用后应注明流向（使用工程部位）。
（四）竣工图
1.必须使用新蓝图编制竣工图。
2.完全按图施工，没有变动的，可在原施工图上加盖“竣工图”标志章，填写有关栏目，在“变更情况”一栏填写“无变更”字样，作为竣工图。
3.有一般性变动能在原施工图上修改变更的，可不重新绘制竣工图。
应用碳素笔在施工图上修改、注记变更依据，并按上、下、左、右的顺序标注加圈的阿拉伯数字顺序号。
修改注记后的施工图应加盖“竣工图”标志章，在“变更情况”一栏填写该张图纸“变更X处”字样，作为竣工图。
（1）以图纸会审记录、设计变更通知书、技术核定单、隐蔽工程验收记录等形式出现的变更，用碳素墨水笔将原施工图变更部位用细直实线杠掉，绘制上真实反映实物的图形和尺寸，并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。
例如：
见设计变更第X号。
（2）变更部位出正式变更蓝图时，用碳素墨水笔将原施工图变更部位打叉划掉，并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。
（3）采用修改施工图作为竣工图时，修改、说明和注记应在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。
4.凡结构形式、工艺、平面布置、项目以及有其他重大改变不宜在原施工图上修改、补充时，应按改变后的实际情况重新绘制竣工图，并加盖“竣工图”标志章，在“变更情况”一栏填写“重新绘制”字样，作为竣工图。
第六条工程竣工资料编制及组卷
（一）工程竣工资料分为向业主单位提交和企业自存两种。
1.向业主单位提交的工程竣工资料内容为本标准3.1.1
2.向公司档案部门归档的竣工资料为本标准3.1.1
3.对于向局报送的工程项目档案，按中港一航局字〔2001〕267号文执行。
（二）竣工资料组卷应按本标准的3.1规定的10类资料及顺序，分别单独组卷。
对于页数较多（叠制后厚度大于30mm）的可分册组卷。
（三）组卷编制要求
1.卷页
（1）均以有文字内容的页面，从1页号编起，连续编页号；
（2）页号编写位置：
单面书面的文件材料在右下角编写页号，双面书面的文件材料正面在右下角，背面在左下角，以打号机显示；
（3）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2.案卷封面
（1）案卷的封皮：
施工企业归档立卷时，应采用双封面，第一张为部颁标准中规定的封面（即科技档案封面），第二张为“竣工资料”向业主单位移交的竣工资料采用单封面，即“竣工资料”封面。
（2）案卷标题：
应简明、准确反映案卷的内容，一般应有工程项目的全称、单位工程项目名称和卷内文件的归档内容；
（3）档案封面：
责任者：
填写案卷内文件材料的主要形成单位；
编制日期：
填写案卷内文件材料的起止时间；
移交单位：
填写工程建设项目的业主单位；
案卷封面所有数字一律用阿拉伯数字，年、月、日应用“顿点”隔开。
3.卷内目次
卷内目次必须逐项填写清楚：
（1）顺序号：
以一份（种）文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次标注；
（2）文件材料题名：
亦称标题，填写文件标题的全称；
（3）文件编号：
填写文件的文号或图号；
（4）责任者：
填写文件材料的直接形成单位和主要责任者；
（5）日期：
填写编制文件材料的年、月、日；
（6）页次：
填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写首末两页页号，如XX－XX；
（7）卷内目录一律用阿拉伯数字。
4.卷内备考表
（1）每卷以卷为单位填写备考表；
（2）卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数或页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题；
（3）填写立卷人姓名、检查人姓名和立卷时间；
（4）卷内备考表排列在案卷内文件、材料的尾页之后。
（四）案卷装订要求
1.案卷内不同尺寸的文字材料应统一折叠，图表卷或文字图表混合卷为297mm×
210mm（A4），竣工图纸折叠应采用“手风琴”式，标题栏应外露。
2.装订时必须去掉金属物。
3.文字材料卷应采用线绳三孔（孔距80mm）装订的方法，装订线不得压字，装订应整齐、美观、牢固，每卷厚度不得超过20mm。
4.文字材料与图表合订一卷时应装订组卷。
第七条竣工资料的份数及交接手续
（一）工程项目在签订合同时，应对竣工资料编制的责任、套数、经费等做出明确的规定。
（二）移交档案资料时，必须办理移交手续，并在交接签证单上签字盖章。
第八条附表
（一）科技档案竣工资料（内封面）
（二）科技档案竣工资料（外封面）
（三）科技档案竣工图纸（内封面）
（四）竣工资料审查意见表
（五）科技档案卷内目录
（六）科学技术档案归档接受签证单
中交一航局第五工程有限公司
竣工资料
（）
工程名称
建设单位
施工单位主管审核
编制单位主管编制
日期年月
档号
档案馆号科技档案
缩微号
案卷题名
编制单位
编制日期
保管期限
密级
竣工图纸
分部名称
编制者
技术负责人
审核人
企业负责人
编制单位编制日期年月日
竣工资料审查意见表
审查部门：
被审查部门：
工程名称：
审核意见：
审核人签字：
科技档案卷内目录
顺序号
文件
编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注
科学技术档案归档接受签证单
归档案卷目录共页
案卷单位
保管内容
卷
册
袋
盒
合计
文字材料
图纸
照片、声像
归档单位：
负责人：
经手人：
接收单位：
接收人：
接收日期：
年月日
科学技术档案归档目录
项目名称或代号:
共页第页
序号
页数
编制时间
第九条工程竣工图章样式及要求
（一）工程竣工图章结构:
80
竣工图
15
50
施工单位
7
编制人
监理单位
总监
现场监理
20202050
（二）竣工图章相关规定:
1、竣工图章的内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2、竣工图章尺寸：
50mm×
80mm。
3、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
4、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
第二章中交一航局第五工程有限公司科技文件材料的更改制度
第一条底图的更改
（一）划改（杠改）
将要改动的图形或尺寸用细实线划掉。
在改动的图形、尺寸右上方填注新的图形或尺寸，并注上更改标记。
注明更改次数及处数。
（二）刮改（擦改）
用刮、擦方法将需要更改的部分去掉，并填更改后的尺寸、图形、文字，并注上更改标记。
（三）划改与刮改并用
对文字、尺寸采用划改,图形采用刮改。
（四）更换底图
如果更改次数、处数过多，则需更换底图，以最后一次更改为准，绘制的新图代号与原图一样。
（五）作废底图
若局部的更改影响互换，原底图作废，重新绘底图，注上重绘新图，换新代号，内容重新编制。
第二条蓝图档案的更改
（一）底图是划改的，改正后的底图晒出新的蓝图放在原蓝图下面并附上蓝图更改单，原图不作废，作为正本保存。
（二）凡是有底图更改单的，一律要晒出一份归档，原档案不作废。
第三条更改程序
底图的更改一般应由原设计人员提出，填写“图纸修改补充报告单”，经部门负责人同意，报请总工程师批准后方可更改。
第三章关于向中交第一航务工程局移交科技竣工档案的规定
为进一步规范向局报送工程竣工档案的管理，保证工程竣工档案的完整、准确、系统，特制订本规定。
第一条向局报送工程竣工档案的管理标准
按照局《工程竣工资料整理管理标准》（一航局工字〔2011〕84号）规定的标准要求，结合国家、地方、中交股份及局管理规定进行收集、整理和移交。
第二条向局报送竣工档案的范围
（一）由局直管项目部负责管理的工程项目；
（二）由局名义中标、签订施工合同，由局所属各单位负责管理的工程项目；
（三）由公司名义中标、签订施工合同，被列为局A类工程管理的工程项目；
（四）由公司名义中标、签订施工合同，采用新技术、新工艺、新方法，技术难度较大的工程项目。
第三条向局报送工程竣工档案的内容
（一）由局直管项目部负责管理的工程项目：
境外工程项目应报送《一航局境外工程项目文件材料立卷归档管理办法》（中交一航局办字[2010]761号）规定的内容；
铁路工程应报送《铁路建设项目文件收集归档办法》（中交一航局总经办字〔2009〕1162号）规定的内容；
其他工程项目应报送《工程竣工资料整理管理标准》规定的全部资料；
（二）由局名义中标、签订施工合同，由公司所属各单位负责管理的工程项目，应报送《工程竣工资料整理管理标准》规定中3.1、3.2及3.6～3.10等资料；
（三）由公司名义中标、签订施工合同，被列为公司A类工程管理的工程项目，应报送《工程竣工资料整理管理标准》规定中3.1、3.6及施工组织设计和施工总结等资料；
（四）由公司名义中标、签订施工合同，采用新技术、新工艺、新方法，技术难度较大的工程项目，应报送《工程竣工资料整理管理标准》规定中3.6、3.7及施工组织设计和施工总结等资料。
第四条工程竣工档案的移交
（一）移交手续
1、局直管项目部管理的工程竣工档案，应由局直管项目部审核同意后统一报送，经局工程部审核同意签字后，向局档案管理部门移交；
2、局所属各单位上报的工程竣工档案，应由所属公司工程部门审核后，经局工程部门审核同意签字后，向局档案管理部门移交；
3、档案交接验收时，必须办理交接手续，包括科技档案移交单和声像档案移交单两个部分，交接签证单一式两份，经施工项目部、所属各单位工程部门、局工程部门和档案管理部门签字审核并加盖公章后，进行交接。
（二）移交内容
1、本规定第三条所规定的案卷（原件）；
2、工程简介（纸质）：
需编写人签字并加盖施工项目公章；
3、光盘：
内容包括移交单（统一为Excel格式）、卷内目录（统一为Excel格式，且每一册为一个Excel表格，每册重命名用册号和案卷标题标记）、综合卷PDF扫描件、建设单位要求扫描的PDF扫描件、施工组织设计、施工总结、施工方案、工程简介、照片、录像等。
（三）移交时间
向局报送的工程竣工档案，应在工程交工验收后三个月内报送。
第五条附表
（一）科技档案竣工资料
（二）科技档案竣工图纸
保管期限密级编制日期
编制单位主管审核
中交第一航务工程局有限公司
第四章中交一航局第五工程有限公司文书档案立卷归档管理办法
一、总则
第一条根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、中交一航局发布的《中交第一航务工程局有限公司文书档案立卷归档管理办法》、秦皇岛市档案局发布的《企业文书档案整理》，为进一步加强公司文书档案的立卷归档方法，提高工作效率，特制定《中交一航局第五工程有限公司文书档案立卷归档管理办法》（以下简称《办法》）。
第二条本《办法》所称的文书档案是指公司在党群管理、行政管理、生产管理和经营管理活动中形成的具有保存利用价值的各种纸质的历史记录。
第三条本《办法》所称的立卷是指将归档文件以“件”为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的全过程。
第四条本《办法》所称的归档是指经理办公室、党委工作部等部门分别以年度为单位，在其职能活动中形成的并已办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件等材料，按本《办法》规定的条例整理组卷后，向档案部门移交集中的过程。
第五条对于其它专门文书档案可以采用灵活交叉的原则进行立卷归档。
第六条本《办法》适用于公司本部。
二、立卷归档的原则
第七条遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第八条归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件；
文件正本与定稿为一件；
正文与附件为一件；
原件与复制件为一件；
转发文与被转发文为一件；
报表、名册、图册等一册（本）为一件；
来文与复文为一件；
一次专业会议材料为一件。
第九条归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
第十条整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。
三、立卷归档的方法
第十一条分类。
归档文件采用“年度—保管期限—部门”的方法进行分类。
第十二条装订。
㈠装订时，正件在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发文在前，被转发文在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
会议文件按议程的先后顺序；
专题简报按时间先后；
统计报表按年、季、月时间顺序。
㈡装订应将“件”按一定方式对齐（即左、上边），使用缝纫机或钢夹（塑料夹）在文件的左上角或左侧轧边
第十三条排列。
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成的时间顺序排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
第十四条编号。
归档文件应依照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章或相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、部门、部门件号、档号等项目（见
图1）。
㈠全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号（公司暂设为空）。
㈡年度：
文件形成年度，应用四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012年。
㈢保管期限：
公司文书档案的保管期限分为：
永久、定期两种，定期为30年，10年、5年三种。
保管期限划分原则应做到准确、恰当、合理。
凡是记述和反映本企业主要职能活动和历史面貌，具有长远参考价值的，列为永久。
反映本企业一般性职能活动在比较长的时间内，有查考价值的，列为30年。
在短期内有查考利用价值的档案，列为10年。
不归档的文件材料，列为2-5年。
㈣部门：
指单位内部机构各部门（处、室）的名称或规范化简称。
如：
“总经理办公室”或简称为“总经办”；
“安全监督部”或简称为“安监部”，但在归档立卷中应尽量使用全称。
㈤部门件号：
部门（部、处）文件排列顺序号。
件号应在同一年度内，同一部门的同一保管期限的归档文件，编号后形成三个流水号，即：
永久的从“1”开始编一个流水件号；
30年的从“1”
开始编一个流水件号；
10年的也从“1”开始编一个流水件号。
㈥档号：
本年度机关各部门在同一保管期限内文件排列的大流水顺序号。
㈦盒号：
同一年度内，同一保管期限形成一个流水盒号。
第十五条编目。
归档文件应根据分类方案和部门件号顺序编制归档文件目录。
㈠归档文件目录中要对每一件中的每个文件都要进行登记编目，但档号和部门件号只能是一个号。
报送一航局的人事任免请示文件和一航局的批复文件作为一件时，归档时要对请示和批复二个文件都进行登记编目，但档号和部门件号只是一个号。
㈡归档文件目录表中设有档号、部门件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图2）。
1、档号：
2、部门件号：
本年度机关各部门不同保管期限的文件排列大流水顺序号。
3、责任者：
指文件的发文机关或署名者。
如果是联合发文，只填写上级直属发文机关即可。
4、文号：
文件的发文号。
中交一航五公司党字[2010]36号。
5、题名：
指文件的标题。
关于同意销毁超过保管期限会计档案的批复。
如果有的归档文件没有标题或标题不规范的，立卷人员可按文件主题提炼标题，并在标题外加“〔〕”号。
6、日期：
指文件的形成时间。
一是要以文件盖章的日期为准；
二是必须要用八位阿拉伯数字标注年月日，如20110620。
7、页数：
指每一件归档文件的页数。
如果文件中有图表页应按实际页数计算。
8、备注：
注释文件需要说明的情况。
如某件文件到期销毁或移出等。
㈢归档文件目录用纸幅面尺寸一律采用国际标准A4型（长×
宽为297mm×
210mm）。
㈣归档文件目录除盒内放置外，还应按不同保管期限将归档文件目录分类装订成册备查。
成册的归档文件目录要编制封面，封面设置全宗名称（公司暂设为空）、年度、保管期限、部门等项目（见图3）。
第十六条装盒。
归档文件要按永久、30年、短10年三种不同保管期限并选用合适厚度的档案盒分别依次排列装盒，并填写档案盒封面、盒脊等必备项目。
㈠档案盒
1、档案盒封面应标明规范的全宗名称。
“中交一航局第五工程有限公司”等。
2、
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