秘书基础知识要点Word下载.docx
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由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。
18、通用公文的格式:
指通用公文的外观样式,即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
19、通用公文用纸和装印规格:
(1)公文用纸采用国际标准A4型纸,其幅面尺寸委210mm*297mm。
(2)公文页边与版心尺寸:
公文用纸天头(上白边)为37mm±
1mm;
公文用纸订口(左白边)为28mm±
版心尺寸为156mm*225mm(不含页码)。
(3)文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行,每行排28个字。
(4)公文左侧骑马订或平订,不掉页;
后背平整、不空。
20、通用公文的格式要素可划分为:
眉首、主体、版记3部分。
21、公文眉首部分包括:
公文分数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人(会签人)和红色反线等要素。
22、秘密等级:
指划分公文保密的级别,目前分为:
绝密、机密、秘密三级。
23、紧急程度:
指对文件送达和承办的时限要求。
24、紧急公文分为:
特急和急件两种。
25、发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
26、发文字号位置的形式:
一是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行,居中排布;
另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行,居左空1字。
27、签发人:
指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。
28、公文的主体部分包括:
公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。
29、主送机关:
指公文的只要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
30、联合行文时,主送机关名称按党、政、军、群的形势顺序排列。
31、确定成文日期应掌握的原则:
1、机关领导人或秘书长、办公厅(室)主人签发的,以签发日期为准。
2、联合行文时,以最后一个机关签字日期为准。
3、须经会议讨论通过的,以通过日期为准。
4、须经上级机关或立法机关批准的,以批准日期为准。
32、印章是公文的生效标识。
33、落款一般位于成文日期上一行。
34、公文版记部分包括:
主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。
35、主题词:
指经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组。
36、标引主题词的目的是:
便于计算机对公文的检索和管理。
37、主题词标引顺序是先标类别词,再标类属词。
38、主题词的标引,应坚持“谁办文,谁标引”的原则。
39、抄送:
是指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。
40、印发机关:
指发文机关的办公厅(室)。
41、印发日期:
指公文的付印日期。
42、通用公文的特定格式有3种,即信函式格式、命令式格式、会议纪要式格式。
43、应用文书四要素的关系:
材料是血肉,主题是灵魂,结构是骨骼,语言是细胞。
44、材料:
指作者为了某一写作目的,收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。
45、材料的运用有4个环节:
材料的占有、鉴别、选择和使用。
46、占有材料的途径:
一是亲生经历所获;
二是调查阅读所获。
47、占有材料的要求:
时间不分古今;
地域不分中外;
性质不分正反;
类别不分点面。
48、选择材料原则:
①围绕主题选择材料;
②选择典型材料;
③选择真实准确的材料;
④选择生动新颖的材料。
49、使用材料注意:
①恰当安排材料的先后顺序;
②确定材料的详略程度
50、材料详略处理的标准:
(1)根据主题的需要确定材料的详略
(2)根据文体的特点确定材料的详略。
51、公文的生命是真实准确。
52、主题——即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时,通过文章全部内容所表达出的基本观点或中心思想。
53、主题也称“意”、“主旨”、“中心论点”、“中心观点”等。
54、确立主题的依据:
①写作目的;
②材料本身的意义
55、对主题的要求:
①正确;
②深刻;
③新颖(举措、例证、词语);
④集中。
56、结构的内容有:
标题、开头、结尾、层次、段落、过度、照应等。
57、应用文书标题基本模式有二:
公文式、一般文章式公文标题构成“发文机关+事由+文种”请示不得两项式;
张贴时省略事由;
规范性公文不用“关于”(如办法、条例等)
58、开头方式4种:
概述式、目的式、开门见山式、引述来文式概述式(报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种)
目的式:
常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的;
也常用“根据”等句式表明行为依据。
(通告、通知、计划、招标书、投标书)
开门见山式(决定、意向书等)、
引述来文式(函、批复等)。
59、常用的层次方式有:
总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式。
60、三段式是公文常常采用的3层次结构形式,即发文缘由、事项、尾语。
61、常用的段落方式有:
提行式、条款式、片段合一式。
62、过度常用的方式有:
过渡词、过渡句、过渡段。
63、常用的照应方式有:
首尾照应、文题照应、行文前后照应。
64、结尾的目的是强化主题、明确任务,以达到预期的应用目的。
65、常用的结尾方式有:
强调式、期求式、希望式(表彰、批评)、说明式、秃尾
66、对结构的要求:
严谨、自然、完整、统一
67、文章的表现工具是语言。
68、运用语言的标准:
准确、简洁、平实(质朴)
69、用于连接开头与主体文部分,起承上启下作用的惯用语。
如:
根据……决定,根据……特通告如下,依据……公告如下;
为了……现决定;
为……通告如下,现就……问题请示如下;
现将……(情况)报告如下,现就……问题请示如下;
现将……(情况)报告如下,现就……问题提出如下意见,经……批准(同意)将有关事项通知如下;
拟采取如下措施;
经……研究,答复如下
70、称为用语:
我(部),贵(局)公函平级尊称对方,你(省),本(部门),该(处)
71、结尾用语:
①用于请示。
如当否,请批示。
(当否,请批准×
\u65289X;
如无不妥,请批准各地执行;
妥否,请批复。
②用于函。
请研究函复;
盼复;
请予复函;
不知尊意如何,盼函告;
望协助办理,并尽快见复③用于报告。
请指正;
请审阅④批复、复函:
此复;
特此专复;
特函复⑤知照性公文:
特此公告(通告、知、报)
72、文章与文学作品普遍采用的表达方式是:
叙述、描写、对话、抒情、议论与说明。
73、完整的叙述六要素:
时间、地点、人物、事件、原因、结果。
74、叙述方式:
顺序(主要)、倒叙
75、议论三要素:
论点、论据、论证
75、议论两大类:
立论与反驳
立论就是从正面阐述自己观点的正确性,从而把论点建立起来的说理方法。
立论,又叫证明。
反驳:
反驳论据、论证、论点。
76、论证方法:
例证法、分析法、引证法、对比法、因果法
77、常用说明方法:
定义和表述、分类和比较、数字和图表
78、计算机系统:
硬件(hardware)、软件(software)系统。
外观:
主机箱、外部设备。
功能:
运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备
79、CPU是计算机核心部件,对微机整体性能起决定性作用。
衡量CPU性能的指标:
一是主频(主频越高,CPU速度越快);
二字长。
80、内存储器:
随机(RAM)断电后,RAM中数据会丢失只读(ROM)不因断电丢失数据
81、外存储器:
硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备,
82、硬盘使用注意事项:
①注意保护0磁道。
0磁道是硬盘面最外沿的磁道。
上面记录着重要的系统信息,一旦被破坏,硬盘就无法使用。
②尽量避免对硬盘进行格式化,格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。
83、常用光盘三类:
只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘
84、显示器两大类:
阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD)
85、显示器的维护和保养应注意:
(1)注意防磁,不要把带磁性的物体靠近显示器。
(2)注意环境卫生,经常擦拭显示器表面。
(3)注意电源线插头与显示器电源接口要紧密接触。
(4)注意使用屏幕保护程序。
86、计算机软件系统可分为系统软件和应用软件
87、开关机:
关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源,最好间隔3分钟以上。
热启动:
①“Ctrl+Alt+Del”键;
②按主机箱面板上“Reset”键
88、“死机”处理:
唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。
89、造成“死机”的原因主要有二:
①操作系统本身存在缺陷;
②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。
90、清理磁盘步骤:
操作时,在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”,程序启动后出现一个驱动器选择窗口,通过下拉列表选择要清理的驱动器,选好单击“确定”按钮。
91、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”,会出现“磁盘碎片整理程序”对话框,选择要整理的硬盘,单击“碎片整理”,程序就会开始整理所选择的硬盘。
92、计算机病毒——指编制或者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或者毁坏数据,影响计算机使用,并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码。
93、计算机病毒特征:
传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性
94、病毒防治:
①不滥用磁盘,尽量专机专用、专盘专用;
②不用来路不明的软件;
③安装防病毒软件;
④不要打开来历不明的邮件;
⑤对重要数据进行备份(异地存放;
双轨质纸质文件)。
95、菜单的约定:
①命令后“…”。
当选用这类命令,将弹出一个对话框,要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。
②命令后带“▼”。
表示在它下面有级联菜单,应继续做进一步的选择。
③命令后带组合键。
表示该命令具有快捷键,用户直接按下次组合键就可执行该命令。
④命令后有字幕。
加下划线的字母是该命令的命令代码。
打开菜单后,直接兼下该字母即可执行该命令。
96、选取文件或文件夹:
要选取多个连续对象,可以用鼠标单击第一个对象,再按下“Shift”键单击最后的对象;
也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;
如果要使用键盘,可以按下“Shift”键连续移动光标,则光标所经过区间的所有对象都被选中。
97、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象:
当源文件与目标文件在同一磁盘上时,按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动,如果按下“Ctrl”键再拖动对象可以完成对象的复制。
当源文件与目标文件在不同的磁盘上时,按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制,如果按下“Shift”键再拖动,再完成对象的移动。
98、永久删除:
①清空回收站;
②按“Shift+Del”组合键;
③按住“Shift”键,再选择删除。
99、WindowsXP支持星号(*)和问号(?
)
两个通配符,星号表示多个字符,问号一个字符。
100、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。
只读属性文件通常不易误删。
101、资源管理器采用双窗格显示结构,其窗口分为两个区域。
左窗格显示器整个系统的文件夹树。
102、具体设置方法:
①在桌面上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,打开“显示属性”对话框。
选择“屏幕保护程序”选项卡。
②单击该选项卡中的“屏幕保护程序”下拉列表,将会看到系统提供的所有屏保程序;
选取一种屏保程序,单击“预览”按钮,可显示该屏幕保护程序的动态演示外观;
单击“设置”按钮,自定义该屏保的显示选项;
利用“等待”按钮设置系统启动屏保程序之前要等待的时间。
③设置完成后,单击“确定”按钮即可。
103、Word2003启动操作:
①“开始”菜单;
②单击“开始”,选择“运行”,键入“盘符\路径Winword.exe”“确定”③快捷方式
104、文件存盘:
选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键。
如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式,可以打开“文件”下拉菜单,选择“另存为”命令,将弹出“另存为”对话框。
在该对话框中,可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。
105、Word选取文本①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中,然后单击鼠标可以选定一行文本。
如果要选定多行文本,可以在选定栏中单击并拖动。
②按照“Ctrl”键,单击句子中的任意位置可以选定一句文本。
③要选定一段文本,可以用鼠标双击选定栏,也可以在该段内任意位置三击鼠标④要选定整个文档,可以用鼠标在选定栏中三击⑤要选定一竖块文字,可把鼠标指针移到选定文本块的左上角,按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。
⑥要选定大范围的文本,先在要选定块的起始处单击,按住“Shift”键,再单击选定块末尾。
105、“复制”Ctrl+C;
“粘贴”Ctrl+V
106、创建表格①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格
107、改变行高或列宽:
①使用鼠标进行调整;
②使用对话框进行精确调整。
单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令,单击“行”(“列”)选项卡,精确调整
108、页面格式:
打开“文件”下拉菜单,单击“页面设置”命令,可以打开页面设置对话框,该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡,可进行相应设置。
109、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。
打印Ctrl+P
110、启动Excel时,系统将自动打开一个新的工作簿。
该工作簿含3各工作表,名字分别为“Sheet1”,“Sheet2”,“Sheet3”.
111、单元格选定(选定不相邻的矩形区域)有时需要用到不连续的单元格区域,先按“Ctrl”键,然后单击所需单元格。
112、数据输入①输入文字:
Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字),如果输入文字超过默认宽度,就会溢出到右边的单元格内。
注意:
输入邮政编码、电话号码等时,在其前加上单引号。
输入文本字符靠左对齐,如是数字则靠右对齐。
②输入数字:
Excel将自动使用科学计数法来表示,如“123456789123”,显示为“1.23E+11”注意:
输入数字时,数据中的单个句号将会被作为小数点处理,正号会被忽略,负数前加“-”号或用圆括号括起来。
③输入日期和时间
a、时间格式Excel自动为24时,12时需键入AM或PM。
b、日期格式2002/3/2或2002-3-2*日期和时间中用空格分隔2002/3/220:
00④“Enter”确认输入;
“Tab”指向右边的单元格⑤清除单元格,只是删除单元格内内容;
删除单元格则是将选定的单元格从表中删除
113、设定数据有效性步骤:
P/85-86
①选定要增加有效检查的单元格
②执行“数据”菜单中“有效性”命令,出现“数据有效性”对话框,单击“设置选项卡”。
③在“允许”框中选择检验方式,如“小数”。
④在“数据”下拉列表中选择条件。
⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值,比如0和100.
⑥按下“确定”即可。
114、改工作表名称:
双击选中的工作表标签,工作表名反白显示,然后输入新名回车即可。
115、移动、复制工作表:
在同一个工作簿移动工作表,只需用鼠标单击要移动的工作表标签,然后按住鼠标左键拖动。
如果在拖动前按住“Ctrl”键,将会复
制一张工作表。
116、关闭:
Excel中同时打开了多个工作簿,为将其一次关闭,按住“Shift”,单击“文件”菜单。
此时,原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令,单击即可。
117、改变数字格式的步骤是:
①选定需要格式化的单元格或一个区域②单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡,在“分类”下拉列表选择一项,比如“数值”。
③在右侧区域进行相应的设置,按“确定”。
118、折行:
单击要处理的单元格,使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中,然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击,可看到插入点出现。
桉“Alt+Enter”,敲“回车”。
还可用“单元格对话框”设置自动折行。
在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,选中“自动换行”复选框,单击“确定”即可。
119、处理标题在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。
步骤:
按实际宽度选择要居*中的标题,单击即可。
120、行列高①Excel中,单远格默认宽度是“8.38”。
②自动调整:
“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。
121、单元格地址:
相对地址(Excel2000默认状态),绝对地址、混合地址、三维地址。
122、自动求和:
选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格,单击“常用”工具栏中的自动求和∑,用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域,敲“回车”键或按下“确认”即可。
123、数据排序:
⑴使用“排序”对话框进行排序
①在需要排序的数据清单中,单击任一单元格;
②选择“数据”菜单上的“排序”命令;
③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头,选定一个排序字段,在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”;
④在“次要关键字”中选定一个排序字段,右边选“升/降序”;
⑤“确定”
⑵使用工具按钮进行排序:
升序↓,降序↓。
124、PowerPoint2003在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框,称为“占位符”。
125、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。
用户在此处键入演示时要使用备注。
可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。
126、要新增幻灯片,只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令,或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮,将会出现一张新幻灯片,同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。
127、页面设置步骤:
①打开要进行页面设置和打印的幻灯片;
②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令;
③在“幻灯片大小”下拉列表中,选择一种幻灯片尺寸,当选择了一种尺寸后,在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。
在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲
义和大纲的方向;
128、打印步骤:
①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”),可设置打印机类型、打印范围和内容。
②单击“确定”
129、应用和更好模板的具体步骤:
①打开要应用设计模板的演示文稿;
②单击“格式”菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏上单击“设计”,在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格(如已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案,请单击“设计模板”);
③在“幻灯片设计”任务窗格中,已用设计模板出现在“在此演示文稿中使用”三下,所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下。
130、制作新的表格幻灯片步骤:
①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮,屏幕右侧出现“幻灯片版式”窗格,在“其他版式”中单击“标题和表格”版式。
②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符,即可出现“插入表格”对话框。
③在对话框中输入表格的行数和列数,然后单击“确定”按钮,即可生成表格,同时出现“表格和边框”工具栏。
131、在已有的幻灯片中添加表格。
单击“插入”菜单中的“表格”命令,出现“插入表格”对话框,在对话框中输入表格的行、列数,单击“确定”即可。
132、在幻灯片中添加用户自己的图片文件:
①在显示要插入图片的幻灯片;
②单击“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令,出现“插入图片对话框”。
③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置,然后选定该图。
④单击“插入”即可。
133、启动幻灯片方法:
①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。
②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。
③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。
④按“F5”键。
134、控制幻灯片放映:
“→”,“↓”或“PgDown”键,进入下一张幻灯片;
按“←”,“↑”或“PgUp”键,进入上一张幻灯片。
135、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享,大体由两部分组成,一是通信子网,二是资源子网。
另外还有用于确保网络通信的协议。
136、共享资源包括:
数据资源、软件资源、硬件资源
137、Tcp/LP协议特点:
一是标准化,几乎任何网络软件或设备都能在该协议上运行;
二是可路由性,这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。
138、网卡即网络接口卡,又称网络适配器。
139、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备,是拨号用户必不可少的设备只要。
140、按网络覆盖的范围分,可分为局域网、广域网。
局域网(LAN):
办公室或实验室(十米级网),建筑物的网(百米级网),校园网(千米级网)。
广域网(WAN):
城域网(WAN)、地区网或行业网(百公里级)。
国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。
141、因特网主要功能:
①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询)②高速通信服务(电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等)③电子教育(远程教育、培训,阅读电子出版物,访问电子图书馆等)④电子娱乐(播放电影电视,交互式电子游戏,文化娱乐信息的交流与讨论等)⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结帐与各类电子消费方式)⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与老人的寻找等)
142、默认的封面文件为主页。
浏览器是用来浏览网上信息的主要工具,包括Internet、Exp