商务函的格式及范文格式Word格式.docx

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所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。

当涉及数据或者详细的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语准确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

（三）态度真诚性

商务信函要能够充分表达真诚、礼貌。

不管说什么，都要带着诚意去说。

把写好的商务信函拿起来读一遍，确保假设此时对方正在中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。

这里所说的礼貌，其实不是简单用一些礼貌用语，而是表达了一种为别人考虑，多谅解对方心情和处境的态度。

（四）主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

（五）格式标准性

商务信函构造类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。

外贸商务函、电的写作那么必须按照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言标准和习惯。

（六）地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。

商务信函的写作应互相尊重，以礼相待。

（七）要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。

因此，接收对方的信函后必须及时回复。

目前，信函的传递越来越多地使用图文、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

商务信函一般由三局部组成：

信头、正文、信尾。

（一）信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、题目、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1.发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。

还包括号码、电报挂号、专用电码、电传、、网址等商务联络信息。

2.题目

作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有题目。

题目位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过题目就对信文的主要内容有大致的了解。

常见的商务信函题目有以下两种形式：

（1）由事由加文种名称“函〞构成，如“关于要求承付打印机货款的函〞、“推销函〞、“订购函〞、“索赔函〞等。

（2）先写“事由〞二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：

机动车索赔〞。

3.函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。

在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在题目右下方或信头的左上方。

常见的有两种形式：

一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号〞或（xxxx）“函第x号〞的形式;

二是采用直接编号的形式，如“第x号〞。

4.称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。

其位置一般在题目或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。

书写时有以下两种称谓：

（1）泛指尊称。

“尊敬的〞后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生〞、“尊敬的女士〞等。

尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任〞、“尊敬的财务部部长〞、“尊敬的销售部经理〞等。

（2）详细称谓。

即详细指名道姓的尊称。

在姓名后面加称谓语。

这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。

因为这种称谓能够表达写信人与收信人之间的情感与亲密关系。

称谓可用泛称中的“先生〞、“女士〞等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任〞、“尊敬的财务部张部长〞、“尊敬的销售部王经理〞等。

5.收信人地址、单位

收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文

正文是商务信函的主体，表达商务往来联络的实质问习题。

正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

1问候语

问候语也即应酬语或客气语。

开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。

一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好〞,“近来生意可好，效益颇高〞等。

假设是初次联络，可使用“久仰大名，未亲雅教〞等词语。

假设是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感谢〞等词语表示感谢来函。

2主体

主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。

不同的商务信函的内容是不同的。

一般包括以下两个内容：

（l说明发函缘由。

直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;

复函那么要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

（2）说明发函事项。

主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述详细事项，或是针对所要商洽的问习题或联络事项，说明自己的意见。

要求语气要平和，问习题要明确，事实要清楚，表达要明白。

如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三局部;

询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两局部;

答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两局部;

商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

假设正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式构造，假设正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式构造。

3结尾语

正文完毕以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。

如恳求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼〞，希望回函的结尾语是“不惜赐函，静候佳音〞等。

结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求得当得体。

（三）信尾

信尾局部包括四局部内容。

1.祝颂语

所有的商务信函都要写明祝颂语。

祝颂语分为祝者本身的请候语和收信人的安好语两局部：

（1）请候语，在正文完毕后空两格书写。

常用的有“敬祝〞、“顺颂〞、“恭祝〞等。

（2）安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。

常用的安好语有“商棋〞、“金安〞、“生意兴隆〞等。

2.签署

签署即发信人的署名或签名、用印。

商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。

有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;

有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。

个人签名一定要由发信人亲手所签。

3.日期

日期一般是发信详细时间。

商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。

一般采用以下三种形式：

（1）公文日期形式。

即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

（2）阿拉伯数字形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20XX年8月18日。

（3）国际标准简写法形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"

，如20XX年08月18日。

无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。

如20XX年08月08日，不能写成“08年08月08日〞。

4.--

--是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。

假设需要标注--的，在信函签署的下方可以标注--。

假设--是两个以上的，要分别标注--一、--二等。

范文格式：

抱歉函

xx市兴达贸易：

贵公司20xx年x月x日函收悉。

函中所诉20xx年1月7日?

购置电脑桌合同?

中，所收的35套黄花牌电脑桌局部出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进展调查。

经有关邵门查实：

我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。

函中所提的局部电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。

衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问习题和缺乏，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

候复

xx市光明家具

20xx年8月9日

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