《会展策划与营销》教案Word格式文档下载.docx
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主办方、参展商和观众是展会的基本利益主体，它们之间的相互作用直接决定了展会组织的运作和核心价值的最终实现。
他们的愿望---通过展会获得收益
提问学生各方想从展会中获取什么？
（一）招展对于展会的重要性
展会主办方、参展商、观众方的利益关系是相互带动相互制衡的，主办方应当设法了解参展商的需求，并通过满足其需求达到展位的销售。
良好的定位、策划和服务是展会招展成功的开始，优质的参展商会吸引有质量的观众，而高质量的观众也会吸引高质的参展商。
任何一方的失衡都可能会造成价值的变动，因此很多展会对于招展和招商都同等的重视。
但是展会主办方的直接经济利益主要是通过招展实现的，因此招展工作情况也是展会能否成功举办的晴雨表。
（二）展会出售的产品
1、展位，是有形的，是一种媒介、载体，参展商参加展会，目的并不是租用展会的展位本身，而是为了更好的享受到展会带给它的各种服务。
2、展会策划、组织和服务
（三）无形产品的有形化
1、信息明确，有吸引力：
包括招展书、参展商手册，观众组织描述清晰细致
2、人员服务到位
3、过程协作顺畅
（四）展位营销的手段
1、关系营销是指办展机构与顾客以及展会服务中间商等建立和保持密切关系，并通过彼此交换和履行共同的承诺，使有关各方都实现各自营销目的的各种营销行为。
有财务性关系营销、社会性关系营销、系统性关系营销。
2、合作营销是指办展机构有选择地与一些机构和单位合作，采取一些有效的策略，共同来对展会展位进行营销的一种营销策略。
合作营销的目的是通过与有关机构和单位的合作来扬长避短，优势互补，拓宽营销渠道和营销范围，扩大营销覆盖的地域，取得更好的营销效果。
3、直复营销是一种互动的营销系统，它使用一种或多种广告媒体，以实现在任何地方产生可以度量的回应和达成交易的目的。
直复营销最主要的特征是办展机构与客户之间的“互动”，彼此之间可以以双向交流的方式传递信息。
直复营销的另一个特点是其营销效果是可以测量的，办展机构可以确切地知道他们回复的内容是什么。
直复营销的方式有：
直接邮寄、电话营销、展会现场推广、直接客户拜访等
4、网络营销是以国际互联网为媒介进行展位营销的一种营销方式。
网络营销的具体办法由三种：
自己建立展会专门网站、在行业专业网站上营销、自己网站与行业专业网站互联。
组织学生讨论为什么电话营销在展会营销中用得越来越普遍？
电话营销的特点是什么？
怎样做好电话营销？
第二节、招展策划
一、建立目标参展商数据库
案例阅读
请阅读书中第128页的案例，分析2004中国（古镇）国际灯饰博览会招展成功的三大因素。
2004年中国（古镇）国际灯饰博览会在广东中山古镇举行。
根据筹备工作方案，展览面积4万平方米，共设展位2400个。
为了确保招展任务的如期高质完成，在总结往届灯博会经验的基础上，筹委会梳理招展信息，充分挖掘展会资源，建立了参展商数据库，成立了精干的招展机构，广泛宣传，多轮驱动，取得了良好的效果。
1999年和2002年两届灯博会的成功举办，为这届博览会积累了大量的客商及灯饰企业资料，筹委会在完善招展企业数据库的基础上，又采取了一系列的措施：
一是在镇内通过电视台、灯饰报、政府网站、灯饰在线网站等发布招展信息；
二是借古镇领导赴美考察之机，参加美国拉斯韦加斯灯展，在展会上介绍古镇灯博会的有关情况，邀请商家前来参展参观；
三是通过电子邮件、邮寄、电话、传真等方式向国内外5000多家灯饰及相关企业发送了邀请函；
四是温州灯饰商会协商进行代理招展，邀请温州的客商前来参展
五是古镇组织了12家企业组团参加“2004年中国轻工业产品博览会”,宣传古镇形象，并同时发布灯博会宣传广告，以达到借展招展的效果。
六是5月份在北京组委会召开了第一次新闻发布会，来自央视、北京电视台、中央人民广播电台、新华社、中国照明电器、新浪网、搜狐网等来自国内外近60家媒体对灯博会进行了相关报道。
七是在招商方面，组委会高度重视，5月份已经通过邮寄、电子邮件、传真等方式向海内外10万业内人士寄发了邀请函。
通过中国照明协会与西班牙协会联系，邀请协会成员前来参观；
并与一些知名BtoB网站合作利用他们的客户资源；
此外还在欧美的专业杂志上投放广告。
八、6月初，组委会在东莞召开了招商推介会，古镇领导亲自向与会企业介绍灯博会的情况，推介会取得了良好效果。
提问学生灯博会成功的三大因素是什么？
1、建立数据库需要收集的目标参展商信息
（1）参展商基本信息的收集
（2）在宏观上进行分析，有的放矢
要了解企业的地区分布特点、行业内的企业结构、了解行业的市场特点
2、如何收集目标参展商的信息
⏹信息收集渠道
（1）行业企业名录：
很多行业都有一些资料齐全的行业名录或者企业大全，这些书或者光盘里收集了该行业大量企业的基本资料，如企业名称、地址、联系办法等，有些企业名录还每年更新。
我有一段时间就经常收到推销这些名录的邮件。
办展机构可以从这里找到大量的目标参展商信息。
（2）商会和行业协会：
各行业的商会或者协会一般与本行业的企业联系密切，掌握大量的企业信息，有一定的会员单位。
与商会和行业协会合作是获得企业信息的重要途径。
（3）政府主管部门：
这也是一个很好的渠道，如在旅游局我们可以获得旅行社、星级饭店和相关景区的较为完整的信息。
（4）专业报刊：
各行业的专业报纸和杂志掌握着本行业的最新动态和信息，他们很多经常是走在行业发展的最前列，与行业内企业密切往来，掌握了一定数量的企业信息。
另外，通过收集专业报刊上企业的广告也可以掌握一定数量的企业信息。
（5）同类展会：
刚才我们在灯博会的案例中看到他们很好的利用了同类展会收集信息，进行宣传。
在展会上我们可以到展位直接收集每一个参展商的信息，也可以通过购买展会会刊（会刊上有参展商名录）来收集。
（6）外国驻华机构：
各国驻外机构每年都会向本国企业推荐一批著名的展会供他们做参展选择，因此，通过外国驻华机构收集改过企业信息也是一种不错的选择。
（7）专业网站
（8）电话黄页
3、建立目标参展商数据库的原则
（1）数据库要有一定的数据量
（2）分类科学合理
（3）数据及时更新，修正、便于查找和检索
（4）对数据库的修改设定权限。
4、建立目标参展商数据库的方法
（1）提出数据分类标准，并按标准分类；
（2）确定数据库基本字段；
（3）选择合适的软件
（4）输入目标参展商信息
二、展区和展位划分
1、划分展区和展位的原则
（1）按专业题材划分展区
在展会招展前，要对展会所有的展览场地进行统一安排，筹划各种展览题材安排在什么样的位置，各展区需要多大的面积。
所谓按专业题材划分展区，就是在满足展品对场地要求的基础上，将同类展品安排在同一个区域里展出，这样可以是展会条理清楚，秩序井然。
如果展会的国际参展商很多，也可以不按专业题材分管的要求而将他们单独安排在一个展区里，一般称“国际馆”。
（2）要有利于提高展会的档次
展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对展会的印象。
如果一个展会的标准展位和特装展位分布杂乱无章，各种展品的展位互相混杂，即使这个展会的规模很大，我们也会认为它档次不高，缺乏专业性。
旅交会的例子，旅游商品与形象展区。
（3）要有利于观众的参观
要使目标观众能够很方便地找到他感兴趣的展品的展位。
（4）要有利于提高参展商的展出效果
展区和展位的划分对参展商的展出效果有直接的影响，如果一个或几个标准展位夹在一些特装展位中，标准展位会变得非常不显眼；
如果将一些次要题材放在展馆最好的位置，展会的整体效果将大打折扣。
因此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到展位的搭装效果，还要考虑到观众参观，这样参展商的展出效果才不会受到太大的影响。
（5）要有利于展会现场管理和现场服务
场地充分利用，不要有闲置的死角；
展区和展位的划分要注意展馆消防安全，要便于紧急情况是疏散人群；
方便展位的搭装和拆卸，方便展品的进馆和出馆。
划分好展区和展位以后，要按一定的比例将它绘制成站会展位平面图，并在图上标明各展区展位的具体位置，标明展馆各出入口、楼梯、现场服务点等，以便参展商在选择展位是能够更好地做出选择。
三、招展价格的制定
为展会确定一个合适的招展价格是招展策划的另一个重要任务。
招展价格对参展商的参展决策有重要影响，如果价格高，可能会吓退参展商，但价格过低，展会的收入减少，展会就可能出现亏损。
因此，确定一个合理的招展价格，对展会的展位营销和展会的经济效益都有着重大影响。
招展价格一般按展位不同分为标准展位价格和空地展位价格。
标准准展位一般按一个展位多少钱来算，空地展位一般用每平方米多少钱来算。
此外还有室内展位和室外展位之分。
制定一个合理的价格是一件比较复杂的工作，与通常企业定价策略相似，主要的定价方法有成本导向定价法，竞争导向定价法和需求导向定价法等。
我们在前面立项策划一章内容里还介绍了“盈亏平衡分析法”。
除此以外，还要考虑行业特点等因素，具体如下：
1、分考虑竞争的需要来定价
主要是考虑那些与本展会有竞争关系的同类展会的价格状况，评估本展会在市场上处于何种地位，从而确定价格。
2、合展会的发展阶段来定价
一般展会项目的生命周期经历投入期、成长期、成熟期和衰退期等发展阶段。
在展会的投入期，展会市场认知度比较低，企业参展不积极，这时主要采取保本策略吸引企业参加，价格不宜太高；
在展会的成长期，展会的规模扩大，在行业内的知名度开始上升，企业参展的主动性增强，此时要在提高展会的质量基础上实现展会的利润目标，展会的价格可以适当提高；
在展会的成熟期，展会在市场上的地位基本稳定，参展商数量和市场份额也比较稳定饱和，展会的价格也基本固定；
在展会的衰退期，展会吸引力减弱，参展企业开始减少，展会面临重新定位，展会价格开始向低调整。
3、结合展会的价格目标来定价
每一个展会的目标会有所不同，如果展会的目标是以生存为主，那么展会的“盈亏平衡价格”就是他的最后底线；
如果展会的目标是扩大市场份额，那么招展价格可以暂时低于盈亏平衡价格，这样就要以展会亏损为代价。
4、考虑展会的价格弹性来定价
展会价格弹性是指展会的价格每变动1%时，展会展位的销价格售量的变动大小。
它主要是衡量展会的目标市场对价格变动的敏感程度。
如果弹性大，展会价格的一点降价就会引起展位销售量的大增；
如果弹性小，展会招展价格的降低队展会展位的销售就不会产生什么影响。
5、考虑展会展览题材所在行业的状况
主要是考虑该行业平均利润率的大小和该行业的市场发展状况。
行业平均利润率的大小决定了该行业企业可能的盈利水平和支付能力。
如果行业平均利润率较小，那么，企业的盈利水平和支付能力可能也不高，这时，如果展会的招展价格过高，企业将无法承受；
反之，可以将招展价格定得高一点。
行业的市场发展状况也是制定展会招展价格是需要考虑的另一个重要因素，例如，如果行业处于买方市场状态，企业要宣传自己，参展积极性就高，展位价格也可以定的高一些；
如果出于卖方市场状态，反正别人求我买东西，这样的企业参展积极性就不高，展位价格就应定得低一些。
6、展区和具体位置的差别
这就是所谓“位优价高，位劣价低”
在很多时候，在招展的具体执行过程中，展位的营销价格并不是严格按照上述招展价格来执行的，而是会在招展价格的基础上给予一定的折扣。
折扣也是营业推广的一种手段，可以吸引更多的企业参展。
折扣主要有统一折扣、差别折扣、特别折扣和位置折扣。
招展价格混乱，会影响到展会的形象和长远发展。
引起招展价格混乱的原因很多，他可能是因价格折扣而起，也可能因展位促销策略而起，还可能是因为招展代理随意降价。
因此在执行招展价格时应注意严格执行价格及价格折扣标准，加强对招展代理的招展价格管理，避免在招展末期低价倾销展位，严格控制特别折扣的适用范围，严格控制特别折扣的适用范围，严格控制特别折扣的适用范围。
四、招展代理确定
1、招展代理的种类和来源
独家代理---在某一时期内将某一地区的招展权交给某一家代理独家负责，该地域内不再有其他的代理商为本项目招展，本招展单位也不得在该地域内招展。
一般要承诺完成一定数量的招展任务。
排他代理---代理商在某一地区一定时间内有招展权，该地域内不再有其他的代理商为本项目招展，但本招展单位可以在该地区招展。
国外代理一般可采取这种形式。
一般代理---在同一地区同时委托几个代理商作为招展单位的招展代理，本单位也可在该地区招展，但须明确各代理单位的招展权限。
代理条件必须统一、明确。
承包代理---代理承包一定数量的展位，不论能否完成约定的展位数量，代理商都得按商定的展位费付给办展机构。
小练习：
1、司、相关协会和商会、有关媒体、个人、国外驻华商务处、贸易代表处都可成为招展代理。
2、如果你想请某公司、协会和商会或媒体作为招展代理，应从哪些方面来对代理进行资质考核？
公司的资质考察
⏹过去的代理业绩
⏹所熟悉的行业和业务范围
⏹业务覆盖区域
⏹营业执照，关注发证单位和有效期
⏹人员数量
⏹业务规模
⏹办公地点
⏹负责人的情况
协会和商会资质考察
成立的时间
覆盖的地域
会员数量
对行业内企业的感召力
媒体的资质考察
发行量的大小
发行覆盖的地域
在行业内的权威性
对行业内企业的感召力和影响力
2、代理的聘用及代理期限
代理的聘用程序：
首先验资，资信程度考察；
然后商谈代理条件；
最后签订代理合同。
代理期限一般是一年一年签，对于那些业绩未定、信誉良好的代理商，可以与其建立较长期的代理关系。
3、代理商的权利和责任
4、代理佣金---根据代理的形式、代理期限的长短、代理商的业绩水平来综合确定。
独家代理、排他代理和一般代理的佣金，一般按照办展机构实收到的代理商缴纳的参展费总额的15%--20%提取；
承包代理一般只有在完成承包展位数量后才可以提取佣金，他的佣金一般要高一些，如25%或更高。
给代理商的佣金可以采取累进折扣制，即按招展的不同数量给予对应的佣金比例。
5、代理商的管理
✓坚持定期书面报告制度：
每隔一段时间，要求代理商汇报其招展的进展情况，汇报自己及当地企业对展会的看法、建议，并对当地市场做出分析。
✓招展价格的控制：
应严格按照代理合同所规定的价格折扣操作。
✓收款与展位划定：
所有参展商展位的划定一般应有办展机构控制和最后确定，代理商一般无权划位，只能提划位建议，其建议只有办展机构书面认可后才有效。
✓参展商的参展费：
除承包代理外，代理商原则上不得代收参展商的参展费和其他一切费用。
个别特殊情况，可允许代理商代收，但必须在办展机构制定的时间内，将其所代收的参展商的参展费扣除商定佣金后全部上缴。
✓累进制折扣的控制：
因为累进折扣是按照招展数量计算佣金，所以要明确不同数量所对应的佣金比例。
第三节、招展方案的编制
招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制定的具体执行方案。
招展方案是对展会招展工作的整体规划和总体部署，是展会策划诸多方案中的核心方案之一。
一、招展方案的基本内容
1、根据产业分布特点，划分招展重点地区
2、展区和展位划分（介绍展会对展区的划分和安排情况，并附上展区和展位划分平面图）
3、招展价格
4、招展函的编制和发送
5、招展分工
6、招展代理
7、招展宣传推广
8、展位营销办法
9、招展预算招展总体进度安排列
第四节、展会招展函的编制
一、招展函的主要内容
1、展会的基本内容
✓名称
✓标志
✓展会时间地点
✓办展机构名单
✓办展起因和办展目的
✓展会特色
✓展品范围
✓价格
2、市场状况介绍
✓行业状况
✓地区状况
3、展会招商和宣传推广计划
✓招商计划
✓宣传推广计划
✓相关活动
✓服务项目
4、参展办法
✓如何办理参展手续
✓付款方式
✓参展申请表
✓联系办法
✓各种图片和图案
二、制招展函的原则
Ø
内容描述有吸引力
言简意赅，目的明确
美观大方
便于邮寄和携带
招展函实例解析2006中国国际电子商务展览会招展函的特色，并请学生在前面立项策划案的基础上，写一份浙江国际教育展的招展函。
2006中国国际电子商务展览会招展函
日
期：
2006年5月23-26日
地
点：
上海光大会展中心（漕宝路88号）
规
模：
3万平方米
主办单位：
上海市信息化委员会
上海市对外经济贸易委员会
上海市建设和交通委员会
协办单位：
江苏省信息产业厅
浙江省信息产业厅
安徽省信息产业厅
浙江省电子商务协会
上海市信息服务业行业协会
上海市电子商务行业协会
上海市银行卡同业公会
承办单位：
上海天和会展服务有限公司、上海信服会展服务有限公司
指定媒体：
《上海信息化》
前
言：
随着网络技术的兴起和不断发展,中国电子商务随着这个潮流高速发展着.特别是21世纪后.截至2005年底,中国电子商务市场的发展,国际.国内的风险投资机构也为此大力注资.
相关基础设施建设依然保持较高的投资和增长.
中国政府也开始高度重视电子商务发展的基础环境,从政策制订,硬件和网络建设,软件开发,知识产权的保护以及推广电子政务等各方面,都为电子商务发展奠定了较好的基础。
中国电子商务市场分析：
受中国总体经济的强势增长及国内内需的拉动,中国电子商务市场也面临前所未有的机遇.
根据iResearch统计调查发展,
截至2005年底,中国电子商务市场规模已经达到了5000多亿元人民币.
而且这个增长势头仍在继续,
预计到2007年,中国电子商务市场规模将会达到17000多亿元人民币。
电子商务展览会介绍：
上海国际信息化博览会是展示信息产业技术和成果，推进行业发展的重要展会，目前已举办两届，取得了显著的效果。
“第三届上海国际信息化博览会”将于2006年5月23—26日在上海光大会展中心举行，由上海信息化委员会，上海市对外经济贸易委员会，上海市建设和交通管理委员会等单位联合主办。
展会总面积超过30000平方米，展位将达1400个，参观人数预计将达到20万人次以上。
电子商务展做为“第三届上海国际信息化博览会”的重要主线内容，突出了电子商务在国民经济发展中的重要地位，充分展现国内外电子商务技术和市场应用的最新发展。
另外，展会期间还将举办产品信息发布会和技术讲座，技术交流等专题活动，为参展企业提供一个互动的推广和交流平台。
届时，“28届国际软件工程大会”也将同期举行，为这次的展览会增色了不少。
在成功举办2005中国国际电子商务展览会的基础上，我们将充分发挥长三角地区的信息优势、科研优势、产业优势与市场优势，并且依托在中国最具规模、专业化的上海国际信息化博览会的背景下，我们有理由相信2006中国国际电子商务展览会无论在展会规模、国际化程度、展会质量等方面都将有质的飞跃。
展会的宗旨是：
推动信息产业和技术发展，促进信息产业和技术交易，展示信息产业和技术成果的专业化展览会。
展会的主题是：
电子商务——新时代的企业商务模式。
历届主要参展商
中国电子商务协会、易趣、一拍网、黄页、环讯、中国汽车网、中国银行、花旗银行、买买乐、BROJOY、CHINA
PAY、海虹集团、香港即时科研、亿通国际、东方钢铁、RFID、GCI控股、锋众、联合国贸易网、社保卡、爱姆意、各大学展团、韩国展团等。
主题活动
为了提高展会期间的展商与专业观众的互动与交流，打造中国电子商务行业权威展会的品牌。
我们将在展会期间安排以下主题活动：
●以人为本，网聚生活的力量（网络生活馆）
网上创业专场咨询与演示板块
新版网络游戏·
体验板新概念“网络家园·
样板房”展示
●专业性热点“研讨会”（会议馆）
●独家概念类产品展示
●2010世博会“数字世博”·
预展
●当今电子商务最新潮流技术与理念类产品·
展示
●银行交易一条龙透明化操作演示
展
会特
色
●专业的展览和观众:
本展览会是中国地区权威的、专业的国际电子商务展览会。
我们将充分发挥行业整体与权威优势，邀请的观众都是行业内的国内外专业观众，包括政府行业主管部门、相关科研机构与生产企业、专业媒体等。
并且，我们将进行广泛的展前与展会期间的宣传报道，邀请社会公众人士参观本届博览会。
●
精彩纷呈的研讨会：
展会期间将针对行业热点和需求，组织邀请政府主管部门、国内外知名企业、科研机构、大专院校就电子商务的发展与应用举行多场研讨会。
其中“第28届国际软件工程大会（ICSE）”，是国际软件界主要的技术交流活动之一，也将成为本届展览会相关活动的一大亮点！
●全方位的宣传推广:
通过国内外专业媒体广泛发布展会信息；
邀请主要媒体对展会进行专访和报道；
通过专业协会层层宣传报道；
通过相关科研单位专题宣传发布；
通过专业网站及时传递信息；
通过参加国际性专业展览会强势推介；
通过直接邮寄发布即时信息。
●展会亮点:
政府专场——本次展会设立政府专场，以集中汇报我国信息化和电子商务的成果，届时邀请上海市市委、市政府、市人大、市政协有关
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