行政部事务工作流程图Word文档格式.docx

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3、使用表格

印章使用申请表

二、档案、公文管理

（一）档案管理

1、归

1）档案分类：

合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标

书、相关图纸、通知、文件

2）归档卩部门将所需存档的档案整理成册;

g本部门存档及移交行政部存档；

◎目关人员在《档案目录》登记。

g技术档案归档：

由开发中心自行建档并报行政部备案。

档案管理相关表格

（二）公文管理

1、行文流程

1）拟稿：

由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确；

2）汇稿：

文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见；

3）核搞：

文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质量、内容是否符合规定；

4）签批：

报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。

5）对不同内容的发文建立发文登记表，含发文的时间、文

件名称、收文单位、发出时间和收文回执;

1）发文登记表

2）文件流转呈批表单

（三八收文管理

2、说明

1）收文的范围：

上级来文、函件、邮件、传真、信件等；

2）收文的处理：

行政部职员在接到上级来文、信、函、邮件、传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮票被撕应拒绝签收，登记的内容包括：

来文单位、文件内容、收到时间。

3、使用表格

1）文件流转呈批表单；

2）收文登记表。

（四）文件/档案查询、借阅管理

1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意；

2）由总经理批准行政部方可借阅。

1）档案借阅登记表2）公文查询登记表

三、会议管理

1）由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员;

2）经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知，接到通知人员要有回执；

3）会议召开要有专人记录，整理会议纪要，会议纪要要有与会人员签字；

4）会议纪要下发，行政部备案；

1）会议通知单

2）会议纪要

四、图书资料管理

1、图书管理流程

1）公司图书资料由行政部统一保管，需图书资料由所需人提出申请，行政部登记，并由本人签字，方可借阅；

2）图书借出如到期未还由行政部负责催还，直至返回。

图书借阅登记表

五、办公用品管理

（一）办公用品采购管理

1、办公用品采购流程图

1）部门提出所需办公用品，到行政部领取《物品请购单》；

2）部门经理在申请单上签字，再由行政部负责人签字，最后经总经理审批；

3）由行政部对总经理批准申请单进行汇总，由采购部统一购买；

4）行政部对采购物品进行验收、入库；

1）《物品请购单》

（二）办公用品领用管理

1、流程：

按照《物品请购单》进行办公用品的发放

1）办公用品出库直接记入个人台账；

1）部门办公用品出库登记表

六、招待费用管理

1、招待费用管理流程图

到财务部领取

费用

总经理确定招待标准和规模

1）各部门需招待业务往来客人，提出来访单位、来访事由、时

间、人数，报总经理批准；

2）总经理确定招待标准、费用和规模，由招待部门到财务借取

费用；

八、传真、信件收发及名片管理

（一）传真接收管理

1、传真接收管理流程图

接收到传真►行政部登记►通知接收人►接收人签字—►取走传真

1）接收到传真由行政部进行登记，通知接收人来领取，接收

人签字方可拿走传真；

传真接收登记表

（二）传真发送管理

1、传真发送管理流程图

1）各部门需发传真，先到行政部登记再由部门负责人签字；

2）如发送关于公司资料的文件需总经理签字批准，一般性文件

由各部门经理签字即可发送；

传真发送登记表

（三）名片管理

1、名片管理流程图

1）申请人提出印制名片申请，至怖政部领取名片印刷申请单；

2）申请人认真填清本人职务、姓名、联系方式等内容；

3）由部门经理审核批准，再由总经理批准，转交企划部统一印

制；

1）

名片印刷申请单

九、设备申请及维修流程

（一）设备申请管理

1）各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理

签字同意后，报送给行政部，行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。

3）如果采取“调拨”程序，行政部将协调确认后实施；

如果采取“购买”程序，行政部将参照公司办公用品采购程序进行。

4）采购由采购部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。

设备采购结束后统一由行政部组织验收核查；

固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。

1）固定资产申请单

2）固定资产调拨单

（二）设备维修流程

1）报修人员先将报修信息反馈给各部门的负责人；

2）部门经理报送到采购部；

3）采购部根据编号，联系厂商，组织及时维修；

4）通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使

用；

5）机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使

用;

1）设备维修单

十、车辆管理

1、车辆管理流程图

用车人提出申请►部门负责人批准►行政部核准►行政部安排车辆、驾驶员

1）用车人持部门领导批示的用车申请向行政部提出用车；

2）行政部核准，并根据先后急缓顺序安排车辆；

4）驾驶员认真填写《用车登记表》；

5）车辆返回后，驾驶员填写《用车单》上的内容，上报

行车里程、往返时间、地点等。

用车人将《用车单》交至

行政部，行政部做好车辆的使用登记；

1）用车单

2）用车登记表