工程企业分支机构合同管理评审规定文档格式.docx
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指分支机构在合同谈判、草拟、审批、会签、签署过程中的管理方法、流程以及合同的履行、归档等方面采取的措施。
2.7合同管理部门：
在公司本部，即指合约法律部及各事业部的合约估算板块；
在国内、海外分支机构，即指其合约商务部或分管合约的经营部。
2.8项目：
指某工程项目。
3适用范围
本规定适用对各分支机构的各类合同性文件进行管理评审。
4职责部门
4.1公司合约法律部作为各分支机构合同管理评审工作的主管监督部门，负责制订相关评审办法，组织各分支机构的合同管理评审工作，定期或不定期地对各分支机构合同管理工作进行监督考核，以及相关业务培训工作。
4.2各分支机构应按照公司组织机构设置规定，建立合同管理业务部门或专职岗位，并由机构领导人主管，合同管理人员应为具备专业合同管理工作技能和相关工作经验的职员担任，部门经理或专职人员负责日常合同评审及管理工作，定期对分支机构合同管理工作进行内审。
5评审范围
5.1合同的订立
5.1.1合同管理部门应执行公司《合同管理规定》、《合同授权管理规定》等规章制度，严格履行公司合同谈判、草拟、评审以及授权签订等事项。
5.1.2合同必须由具有相应权限的人员审批后方能进行签署。
5.1.3合同实行联签制度，由授权机构负责人或其他授权人员与相应合同管理部门负责人员联合签署，具体执行规定见《合同授权管理规定》。
5.1.4合同应最大限度的采用公司颁布的各类合同标准文本。
合同管理部门或专职人员应根据项目实施的具体情况和特点，对公司发布的标准合同文本进行适当、合理的变更、补充或修改，经评审后方可适用。
不具备某类合同的标准文本时，合同文本应由合同管理部门根据被授权的合同签署部门或人员提出的具体要求草拟，确保严谨、合法、适用。
对于海外工程项目，如果以业主提供的施工合同版本为谈判前提，适用公司合同谈判、评审以及授权签订等事项的体系文件。
5.1.5合同谈判、草拟、会签、批准、执行等阶段应有明确阶段合同工作负责人。
5.2合同的履行
5.2.1合同管理部门应负责组织向项目及有关部门交底，并填写交底记录。
5.2.2合同管理部门应定期负责检查在施项目、停工项目的合同履约情况。
合同管理部门在检查过程中应对合同交底的实际履行情况、项目部人员反馈意见以及发生合同规定违约情形等方面事宜进行调查研究，如遇到索赔及时处理并上报公司合约法律部。
5.2.3各分支机构管理的项目应设专职或兼职合约商务经理，负责管理项目业主合同、分包合同、工程物资采购合同及工程设备租赁等合同的履约情况。
如遇工期拖延、质量缺陷、成本增加、分包违约、拖欠工程款等重大的问题，应及时以书面或口头形式向分支机构汇报并上报公司。
5.3合同台帐及拖欠工程款台帐
5.3.1项目合约商务经理应建立项目合同台帐，定期向分支机构上报。
5.3.2合同管理部门应负责建立汇总合同台帐，按业主合同、分包合同、工程物资采购合同及工程设备租赁合同等进行分类，由加盖印章部门负责分类存档管理。
合同台帐内容包括：
合同名称、编号、金额、签订日期、完成日期、正本、副本及复印件的数量和保存地点等。
合同管理部门应按月在分支机构月报中向公司合约法律部上报该月度的合同台帐。
5.3.3业主合同执行过程中，合同管理部门应建立拖欠工程款台帐，按月以清欠报表方式向公司上报，以便公司动态了解业主合同履行情况。
5.4合同纠纷处理
5.4.1合同管理部门应编制诉讼案件情况明细表，并按月向公司合约法律部报送。
经济诉讼案件台帐内容包括：
案件类型、原告（仲裁申请人）/被告（仲裁被申请人）、案件摘要、发案时间、案件状态、拖欠起始时间、案件标的额、裁决等确定的金额、已付出金额、自行处理节省律师费用、代理方式、律师费支出金额等。
5.4.2合同管理部门应在法院开庭传票/仲裁庭开庭通知送达当日将传票传真至公司合约法律部，并以书面形式对有关案情、处理方案及进展情况进行说明。
5.5合同档案管理
5.5.1合同管理部门应负责合同的归档整理工作，包括除合同正本以外的所有合同文本的收发、保存、回收及销毁。
5.5.2国内分支机构合同管理部门应将签约项目的中标通知书、业主合同正本及竣工项目的验收单上报至公司合约法律部，以便资源共享。
5.5.3海外分支机构合同管理部门应将签约项目的中标通知书、业主合同正本主要合同页（包含项目名称、合同价款、双方签章等内容的合同页）及竣工项目的验收单传真至公司合约法律部，以便资源共享。
6合同管理评审工作流程
7评审结论
7.1合同管理评审结束后，由合约法律部根据评审的实际情况，向公司、事业部及被评审分支机构提交综合报告，以此作为对分支机构合同管理的结论性文件；
7.2分支机构的合同台帐、拖欠工程款台帐、合同纠纷台帐（均为截止至评审日）将作为综合报告的附件随之提交。
8编制解释
本规定由公司合约法律部负责编制解释与修订。
9生效时间
本规定由公司主管领导批准后发布实施。
10附件
附件1：
分支机构合同管理评审报告参考模式
附件2：
合同管理评审表
附件3：
拖欠工程款（在施工程）合同台帐
附件4：
拖欠工程款（停工工程）合同台帐
附件5：
拖欠工程款（竣工工程）合同台帐
附件6：
汇总合同台帐
附件7：
诉讼案件情况明细表
XX分支机构合同管理评审报告参考模式
一、审核方式
二、合同管理工作机制情况
三、合同签约、履约情况
四、合同台帐及拖欠工程款拖欠情况
五、合同纠纷案件情况
六、合同归档与情况
七、工作建议
八、本文附表
1、合同管理评审表
2、拖欠工程款（在施工程）合同台帐
3、拖欠工程款（停工工程）合同台帐
4、拖欠工程款（竣工工程）合同台帐
5、汇总合同台帐
6、诉讼案件情况明细表
合同管理评审表
评审内容
好
一般
较差
说明
设立合同管理部门，专人专职管理
合同起草、谈判、联签、签署过程中
有明确的责任人
执行合同联签制度
执行合同管理流程
执行合同审批规定
执行合同签署权限
建立合同台帐，按期上报
建立拖欠工程款台帐，按期上报
建立合同纠纷案件台帐
发生合同纠纷即时上报
业主合同等合同类文件上报
了解项目合同实际履行情况
项目设立合约商务部门
项目合同管理情况
项目合同履约情况
建立项目合同台帐
合同归档管理
综合评价
评审人：
评审日期：
拖欠工程款合同台帐（在施工程）
序号
项目名称
业主
承包范围
承包方式
合同金额（万元）
合同约定竣工时间
拖欠工程款金额
拖欠原因
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
拖欠工程款合同台帐（停工工程）
拖欠工程款合同台帐（竣工工程）
汇总合同台帐
业主名称
合同约定开竣工时间
负责人
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