办公室管理试题Word格式.docx
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有电子提示系统和人工提示系统；
电子提示系统的做法：
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。
6．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文过程。
请说明这一过程。
（1）拟稿；
（2）核稿。
指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
（3）签发。
指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
（4）编号。
已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。
（5）缮印。
对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。
（6）校对。
指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
（7）用印。
指在完成的文件上加盖机关印章。
（8）登记；
（9）分发。
7．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？
决定时间、地点时要注意什么？
要获得上司的许可如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；
要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等。
约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。
还应准备约会所需要的文件资料。
星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；
公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
8．文员进言是指什么？
进言具有什么作用？
方法和要求是什么？
（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
（2）参谋作用；
（3）补缺作用；
（4）增进关系作用；
（5）适事。
紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；
（6）适时。
考虑时机；
（7）适地。
看场合；
（8）适度。
要注意掌握分寸。
9．什么是文书的立卷特征？
通常可以按照哪几种特征立卷？
（1）文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；
（2）按问题特征立卷;
（3）按作者特征立卷；
（4）按文种特征立卷；
（5）按时间特征立卷；
（6）按地区特征立卷；
（7）按通讯者特征立卷；
（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
10．来信受访的范围包括哪些？
受理与处理的程序和基本要求是什么？
（1）受理的范围是：
国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；
职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
（2）及时拆封。
拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。
对急信、要信、或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。
拆开后在装订时，信纸在前、信封在后。
要一并装订。
（3）认真阅读。
把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。
提供领导复信所需的资料。
（4）逐项登记。
用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。
（5）认真处理。
处理信件应该按照“分级负责、归口处理”的原则，进行转办、交办或自办。
（6）及时复信。
复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。
课诵信可采取收信人复信，或承办人复信两种方式进行。
11．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？
（1）不要失去报告的适当时机。
报告时机原则上最好是在完成被指示工作时，但有时也要在尚未完成之时作期中报告。
有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
（2）不要弄错报告对象及顺序。
要直接向指示工作的人（上司）报告；
（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：
“结果是这样，理由有三个，一是……”。
（4）一定要简短、扼要、流畅；
（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否遗漏；
（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
12．单位印章主要有哪些？
印章的刻制和使用有哪些规定？
单位印章主要有
（1）单位印章、套印章；
（2）钢印、领导人签名章、其他印章；
（3）刻制公章有两种情况：
一是由上级主管机关刻制颂发；
（4）另一种是由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；
（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；
（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。
（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒。
（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位章方能有效。
13．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种。
（1）命令；
（2）决定；
（3）公告；
通告；
（4）通知；
通报；
（5）议案；
（6）报告；
（7）请示；
（8）批复；
意见；
（9）函；
（10）会议纪要。
14．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。
上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。
假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？
（P121）
（1）接受任务
（2）了解来宾（3）制订计划（4）预订宿食（5）迎接来宾（6）商议日程（7）安排会议（8）陪同参观（9）送别客人（10）接待小结
15．提高会议效率可以有哪些做法?
遵循法律法规；
合理确定会议目标；
确定必要的与会者；
减少会议数量；
缩小会议规模；
简化会议程序；
缩短会议时间；
控制会议经费；
分析会议成本。
16．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
（3）时间（开始时间、结束时间）；
（9）相关的资料；
17．按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
（1）命令（令）；
18．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？
（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。
（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。
（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。
（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。
要掌握对方不能了解的地方，努力加以说明；
（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；
（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。
（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣；
（8）不可伤害对方的自尊心。
设计题
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。
小李应该怎么做？
电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；
电脑放在右边；
新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；
各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；
参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；
公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；
墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。
（1）接受任务；
（2）了解来宾；
（3）制订计划；
（4）预订食宿；
（5）迎接来宾；
（6）商议日程；
（7）安排会议；
（8）陪同参加；
（9）送别客人；
（10）接待小结。
3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:
00到12：
00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。
这次会议由总经理办公室负责安排。
办公室主任让小付拟一个会议通知。
他应该考虑哪些问题？
他应考虑1）会议名称;
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；
（3）日期、时间；
（开始到结束的预定时刻）（4）地点；
（具体在几楼几号会议室）（5）议题；
（或议事日程）（6）主办者的联络处、电话号码等。
（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）。
（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等
4．文秘人员如何主持会议？
应注意哪些细节？
（P145）
文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点。
会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。
对发言内容加以引导，提醒时间有限。
在会议上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人。
最后作总结，统一认识。
要求与会者笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。
以作查证。
5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？
（P150）
（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；
（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；
（4）主持人负责引导、组织、可不做记录；
（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；
（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；
（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈。
可使气氛轻松。
6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。
公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾， 为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
（1）要替搭车回去的人安排车子；
（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；
（3）有留言时，切记务必传达；
（4）检查会场有无物品遗漏；
（5）要为参加会议的人员送行；
（6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭。
（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；
洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；
（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；
（9）关紧门窗并上锁；
（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。
7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。
参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。
会议后勤费用开支有：
文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。
请计算会议的成本。
（1）会议成本＝2×
3[（G+S）×
T]n+后勤开支＝6（G＋S）T.n＋后勤开；
（2）G－参加会议人员的每小时人均工资数；
每个人每小时平均工资为10元，（2400÷
30÷
8）；
（3）S－参加会议人员每小时人均其他收入数；
其他收入为2.5元。
（600÷
（4）T－参加会议人员人均到会时间为5小时；
（5）N－参加会议人数为50人（46+4）；
（6）后勤开支－等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10×
50）；
（7）会议成本＝6×
（10+2.5）×
5×
50+800＝18750+800＝19550（元）
8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？
（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。
如果是上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完成的工作。
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？
（P186）履行哪些职责？
（1）准备旅行计划和旅馆信息。
旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
（2）制定约会计划。
约会计划表包括：
城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。
（3）为商务洽谈收集资料。
（4）决定旅行用品。
把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。
（5）考虑行李问题。
通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。
为每件行李准备识别标签。
（6）安排差旅费。
（7）建立旅行－旅馆信息资料库。
随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。
（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。
10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？
（1）客人的选择。
确定名单，再请上司核定。
（2）确定时间。
如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。
（3）会场的选择。
要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
（4）拟订菜单。
应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。
（5）寄发请柬。
宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求，要求回函及其他说明等。
请柬一般要提前一至二周发出；
（6）席次的排列。
以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。
席次的排列原则是：
男女主人公地坐桌椅的两端，男女宾客间隔而坐；
夫妇分开坐；
男主宾坐女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。
主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。
11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？
在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；
（2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；
（3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。
时间如何取决于当地的购物环境。
（4）还应熟知以下规则：
除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。
（5）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。
（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。
（7）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。
（8）文秘人员应准备一张节日名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或提出一些其他的意见、以及标明价格范围。
（9）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。
德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。
（1）接受任务。
（2）了解来宾、制订计划。
（3）预订食宿。
（4）欢迎来宾、商议日程。
（5）礼节性拜访、宴请。
（6）正式会谈。
（7）签订协议书。
（8）陪同参观游览。
（9）互赠礼品。
（10）欢送来宾、接待小结。
13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？
要考虑哪些因素？
清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；
征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；
比较合适的生日礼物是有国特色的、总经理又比较喜欢的物品；
赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；
附上贺卡写上国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。
14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？
小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；
每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁vk因事外出，须经批准交他人代管。
加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；
并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等详细登记。
加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。
15.康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：
00至12：
00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。
（1）会议的名称：
（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；
（4）地点：
（具体在几楼几号会议室）；
（5）议题（或者议事日程）；
（6）主办者的联络处，电话号码等；
（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；
（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
案例分析题
○1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。
陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
陈小姐哭丧着脸说：
“为什么？
”上司说：
“你犯了五个错。
”问题：
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？
她在电话礼仪方面还犯了哪些错？
（1）该问的没有问（指对方情况,手套的需要量）;
（2）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）；
（3）该说的没有说（没有及时向上汇报）；
（4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；
（5）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；
（6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；
（7）不等对方说完，就“啪”挂上电话。
2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。
早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。
这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。
问题：
你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？
请讲出理由并说明正确的做法。
（1）收邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆；
（2）应在清点后才能签字；
（3）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆；
（4）不能把回信地址剪掉；
（5）检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。
如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去。
（6）拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向对方道歉。
（7）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；
（8）打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。
3．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。
孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；
而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对？
错在哪里？
面对这种情况小曹应该怎么办？
（1）小曹犯了多头请示的错误。
遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示。
（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；
（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；
（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；
（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。
这时文员执行主要决策人的意见。
4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。
文员小王负责处理公司的各类邮件。
小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。
正好销售科的小李走过办公室，小王说：
“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。
小王处理邮件的做法是否正确？
如果不正确，正确的做法应该是怎样的？
（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；
（2）把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；
（3）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动。
（4）在回信上应签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目；
（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；
（6）没有订购的东西不能签收；
（7）在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。
5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。
你认为小赵在这两件事上做得怎么样？
他有什么失误，他应该怎么做才对？
（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；
（2）接待来访者应
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