合同管理制度文档格式.docx

合同管理制度文档格式.docx

《合同管理制度文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《合同管理制度文档格式.docx（8页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

2、财务产权部负责对合同对方的税务登记证、一般纳税人资格证、发票开具等相关事项进行审核。

（二）会签部门职责划分

1、业务发起部门负责合同文本起草，对合同全部条款内容负责。

负责对合同对方资质的真实性、合法性进行审核，对合同签订的收益及风险进行审查评估。

2、企业管理部对合同是否符合公司规章制度及价格是否符合公司定价规定进行审核。

3、财务产权部对合同项目是否与本公司的计划抵触以及合同价款、支付及结算方进行审核，并对应付账款单位信息进行核实。

4、生产技术部对合同约定的销售数量、交货时间、技术标准、计量、包装、验收方法、质量争议、反馈时间等相关条款进行审核。

5、安全监察部对合同约定的安全环保标准进行审核。

6、法律顾问、法律专责根据合同种类、性质分别对合同的效力，主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审核。

具体为：

公司格式合同由公司办公室法律专责签署审查意见，如格式合同重要条款有变更，则需征得公司法律顾问同意并签署审查意见。

其它管理类合同（供应、销售以外）标的金额在10万元以下由法律专责签署审查意见，标的金额在10万元以上的由公司法律顾问签署审查意见。

7、办公室负责公司合同专用章保管和使用工作，审查合同会签程序，对未经批准的合同或协议不得擅自签字或盖章。

第六条授权委托：

（一）签订合同可以实行授权委托制度。

合同或协议由公司法定代表人签订，也可以由公司法定代表人或主要负责人授权的公司特定人员签订；

（二）公司特定代理人应持公司法定代表人签发并加盖公司公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。

《法定代表人授权委托书》采取一事（合同）一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。

（三）办公室根据法定代表人或者主要负责人的决定，办理出具授权委托书事宜。

（四）代理人须依照法律、法规及公司的规定，忠实履行职责，维护公司的合法权益，对公司负责，对委托事项负负责。

（五）代理人实施损害公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司有权随时终止委托代理关系。

终止代理的决定做出后，办理授权的相应部门立即负责收回授权委托书。

第三章合同文本及内容要求

第七条公司所有经济往来业务均须签订书面合同。

除情况紧急或条件限制外，一般须采用正式的合同形式。

公司具有格式合同的，承办部门应严格按照公司制定的格式合同予以签订。

第八条订立合同前，对于对方的主体资格和资信情况的审核尽可能全面，避免对方出现履约能力不足导致合同履行不能或履行瑕疵。

如对方履行合同延迟或有迹象表明无给付能力的，须要求对方提供履约担保。

第九条合同方的名称、住所在合同抬头、落款、公章以及对方提供的资信情况载明的名称、住所中应保持一致。

第十条合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；

服务合同应约定详细的服务内容及要求；

对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

第十一条合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年购销合同无法确定数量的，应约定数量的确定方式（如以电子邮件、传真、送货单、发票等方式确定）。

第十二条对于质量有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用的标准；

化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；

以样品为准交付的，应约定样品的产生方式及样品存放地点。

第十三条价款或者报酬应在合同中确定，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；

价款的支付方式如转账支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；

价款或报酬的支付期限应约定确切的日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

第十四条履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间。

合同履行地点应力争作对公司有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为“公司仓库或公司的住所地”；

约定具体地名的应明确至街道号牌。

买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。

第十五条合同中要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。

第十六条关于争议解决方式，应在合同或协议中注明“如本合同、协议发生纠纷，由双方进行协商，协商不成，应当向甲方或乙方（指公司）所在地法院诉讼”。

不许将合同管辖地约定到合同对方法院管辖。

第十七条对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密时的违约责任。

第十八条履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

第十九条根据《中华人民共和国合同法》对违约责任作适当约定，但需注意合同的公平性。

第四章合同审查与签订

第二十条合同应按下列程序办理签订、审批手续：

合同签订之前，合同承办部门及承办人应将合同草案及与合同有关的证明材料提请业务主管部门、财务产权部、企业管理部、法律顾问、业务分管副总经理，分管价格副总经理顺序审核。

（一）草拟会签：

合同承办部门应就商谈约定的内容草拟合同文本。

采用公司格式合同的，承办人员应严格按照公司制定的格式合同认真填写相关条款，并填写“合同审核会签表”报相关部门会签，各相关部门应及时完成会签。

1、采购合同审批流程为：

承办人→业务主管部门→财务产权部、企业管理部→法律顾问→业务部门分管副总经理→分管采购价格副总经理

采购价格审批流程为：

承办人→业务主管部门→财务产权部、企业管理部→业务部门分管副总经理→分管价格副总经理→财务总监→总经理

除大宗原料采购合同外，其它如劳保、五金、工具等小型采购合同且金额不超过10万元的，可以在订立大合同之后，将价格数量等条款另作书面协商，经审批后作为合同的补充协议。

补充协议审批流程为：

承办人→业务主管部门→企业管理部→分管价格副总经理

2、销售合同审批流程为：

承办人→销售分公司→生产技术部、财务产权部、企业管理部→法律顾问→分管销售副总经理→常务副总经理

销售价格审批流程为：

承办人→销售分公司→生产技术部、财务产权部、企业管理部→分管销售副总经理→常务副总经理→总经理

使用销售格式合同且价格符合同期产品定价要求的审批流程为：

承办人→销售分公司→分管销售副总经理（使用简易合同审核会签表）

除销售合同外的其他合同，须报请财务总监审批。

招标项目、属于“三重一大”决策的事项，审批通过后，履行正常会签程序。

涉及公司资产抵押、转让、出售、收购、租赁合同、企业合并、兼并、联营合同、具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同、投资合同，应该由办公室及法律顾问、法律专责直接草拟；

（二）审查修改：

办公室或各单位指定的合同管理部门于5日内就合同文本的合法性、有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由法律顾问、法律专责或指定的合同管理部门进行协调定稿；

（三）签订：

经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批，由办公室审核无误后，登记、盖章、存档。

第二十一条法律、行政法规规定应当办理批准登记，强制公证、鉴证手续的合同或协议，合同或协议成立后由经办人员依法及时办理。

第五章合同履行

第二十二条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并积极督促对方当事人及时履行合同义务。

第二十三条在合同履行过程中，对公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。

业务主办部门每月将合同执行情况上报办公室备案，办公室每月至少抽查一次合同管理执行情况。

审计监察部负责对合同管理的全过程进行监督检查。

（一）履行销售合同交付货物时应当由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。

向对方当事人交付增值税发票时应当由对方当事人出具收条。

（二）履行采购合同付款时应当由对方当事人出具收款收据或收条，公司只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。

第二十四条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报办公室及公司各管理、监督部门处理，并报相关主管领导：

（一）经营状况严重恶化；

（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

（三）丧失商业信誉；

（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第二十五条在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对账，确认合同效力及双方债权债务数额。

第二十六条在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务数额。

第六章合同变更和解除

第二十七条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。

本公司收到合同对方当事人要求解除或变更的通知后，应当在规定的期限内作出书面答复。

第二十八条存在下列情形之一的，本公司可以单方解除合同：

（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；

（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；

（三）对方延迟履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

（四）对方延迟履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

（五）法律规定的其他情形。

第二十九条变更或解除合同的，应当采用书面形式。

第三十条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。

法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。

第七章销售合同变更、解除的特别规定

第三十一条合同标的物交于客户后由于质量原因导致客户无法使用的，由客户提供相关证明资料后，经销售主管审核，生产技术部和质量主管领导同意，可以进行合同变更或解除。

第三十二条合同标的物交付时采取整车发运，合同约定数量剩余不足15吨，可以申请变更合同数量条款。

第三十三条因本公司原因导致无法按期交货，客户提出书面要求的，销售分公司应积极向对方说明原因并同时提出变更或解除合同申请，经生产技术部、物资部及相关领导同意后可以变更或解除合同。

第三十四条客户对合同约定的交付方式、交付地点或付款方式提出书面变更要求的，由销售分公司核算相关费用变化，经物资部及主管领导审批后可以变更合同相应条款。

第三十五条客户对合同约定标的物种类、型号等提出书面变更申请的，如价格符合同期产品定价要求的，经销售主管领导审批即可办理合同变更。

第八章合同纠纷处理

第三十六条合同双方在履行过程中发生纠纷时，合同承办人应及时通知公司有关部门和人员，并报办公室及法律顾问、法律专责备案，同时应迅速收集下列有关证据：

（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关传真、信函、图表、视听材料等；

（二）有关的票据、票证、单证；

（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

（四）证人证言；

（五）其他有关材料。

如：

自合同洽商起至纠纷形成日全部过程的日志性记录。

合同履行的形象进度可以用数字描述的进度。

第三十七条合同双方在一个月内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告所在部门负责人及部门主管领导和办公室。

对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司办公室和相关主管领导。

第三十八条采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报办公室。

第九章合同统计和归档

第三十九条公司实行分级合同管理，办公室负责公司合同的综合管理；

销售、供应等部门负责所在部门的合同管理。

合同执行完毕后，由业务发起部门、业务主办部门、办公室、财务产权部各存档一份。

第四十条公司合同专用章由办公室专门保管，对未经批准的合同或协议不得擅自签字或盖公司印章。

空白合同、授权委托书也由专人管理，未经批准不得在空白合同或授权委托书上签字盖章。

业务人员不得随身携带公章、合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，必须经公司主管领导批准，并且应具有相应的保证措施，以防止异常情况发生。

第四十一条合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。

第四十二条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、物资部门的业务人员应自行保管好；

重要资料应将原件交办公室进行保管。

第四十三条合同经办人员与公司终止劳动关系前应把有关合同资料及合同文本、名片、委托书移交完毕，经办公室、人力资源部和有关部门确认后方可办理离职手续。

合同经办人员与公司终止劳动关系或岗位调动等情况，公司人力资源部应在情况发生后三天内书面告知公司各有关部门。

第十章检查与奖惩

第四十四条公司全体员工应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。

办公室负责本制度执行情况的监督考核。

第四十五条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

第四十六条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：

（一）XX批准或超越职权签订合同；

（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书；

（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。

第四十七条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：

（一）因工作过失致使公司利益受损；

（二）公司履行合同未经对方当事人确认；

（三）遗失重要证据或材料；

（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结，报告过程中避重就轻，从而贻误时机的；

（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；

（六）合同条款出现失误，合同起草部门承担全部责任的80%，相应条款审核部门承担全部责任的20%。

（七）合同条存在款错误，按100元/处进行考核扣款。

（八）发生合同条款错误造成损失的，按《管理失误责任追究管理制度》进行考核。

第十一章附则

第四十八条本制度由办公室制订并负责解释。

第四十九条本制度自下发之日起施行。