北京国际旅游产品立项策划书文档格式.docx
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展会定位在“展示酒店业中精品、扩大交流合作、促成贸易互益”的专业性会展，重点放在世界酒店之间的对比，通过分析差异，求同存异，共谋发展。
展会既是对专业酒店业人士的平台，也是各参加展会的观众的盛会。
旨在通过本次展会，促进酒店业的进一步发展
（四）展会地点：
中国国际展览中心
（五）组织机构
主办单位：
北京市旅游发展委员会
协办单位：
北京市旅游行业协会
承办单位：
北京京旅恒泰展国际会展有限公司
（六）展会时间：
开幕式暨新闻发布会（2014.9.10）
专业观众展（2014.9.11-2014.9.13）
大众观众展（2014.9.14-2014.9.15）
（七）展会周期：
每年一次
（八）展览面积：
35000㎡
（九）预计展商：
1000家
3.展会内容
（一）展前：
展馆搭建
1.确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）。
2.参展商展位：
本次会展将搭建来自英、法、美、俄、德、意、西班牙等国家知名酒店的展位，以及我国国际知名酒店展位的设置。
届时展馆将采取按国际知名品牌洲际、万豪、雅高、希尔顿、喜达屋、凯悦、最佳西方等分类展示，通过各个国家同类型酒店之间的对比，取长补短，互惠互利。
3.室内区搭建：
①结合展馆的空间布局，充分运用赋予展馆的廊间每根柱子以科技化，利用信息技术处理组合成一个展现酒店产品的画面，在展馆的进门处设置一个半圆球幕以影片方式展现酒店未来发展
②信息谷实物沙盘展示酒店的规划、功能
③数字化感应墙、多点触控嵌入式设备更直观的方式将酒店产品介绍给来访观众
④设计专门柜台展示酒店实物产品，让观众可以感受到产品的优质性
4.展馆空间功能设计：
①展示信息:
为了向人们传递本次展会的信息，满足展示、演示、交流、销售等多重信息的传达功能的需要，本次展会创新性的借助平面、立体、以及多媒体等方式综合向人们展示酒店产品，给人们不同的视觉感受。
②展示公共区间:
通道走廊是公共区间的组成部分，本次展馆的搭建充分考虑到观众的数量以及流速，还考虑了展品的性质、展品的大小、以及其欣赏性、浏览性、贸易性，对走廊设计最有效，减少重复、绕道带来的疲劳，路线设计清晰和富有变化。
③接待空间:
接待空间的设计意在便于观众和展商交流，本次展馆设计成上下双层的格局，整体采取淡绿色的主色调，搭配以淡蓝、红色呈现出一种清爽、舒服的氛围，唤起人们的兴趣及欲望，将接待空间设计在信息空间的结尾处，方便观众直接进去信息区间获取信息。
④工作人员空间:
工作人员是展会工作正常进行的关键因素，本区间设置有高档的桌椅、提供随时可饮用的矿泉水以及可口的小食品。
还设置了供演出使用的服装，设置模特换装、卸妆、和音箱设备的专门区域，以保证表演正常进行。
⑤储藏空间:
设置在专属的空间，是公众接触不到的地方，避免展品的破坏损失，保证了展品的安全，随时可以提取展品供展会的正常使用，此区间的设计不违背整体展馆的设计成效。
⑥维修空间:
展会配备了专业的维修、保养人员，为正常的设备运行做好把关工作。
5.展台搭建期间现场管理工作:
①展位划线:
根据各国酒店参展商租用的场地位置和面积，划分好每一个展位的具体范围。
②铺设地毯:
在场馆的公共区域、标准摊位等地方铺设地毯。
③参展商报到和进场:
参展商合同或参展申请回执等有效证明到现场报到，办理相关入场手续，并领取相关证件
④现场施工管理:
派专人管理指定搭建商和精装修参展商的现场施工活动，避免出现现场混乱或存有安全隐患。
⑤标准摊位搭建:
完成所有标准摊位的制作，并认真核对展台号及各参展商的中英文名称等信息。
⑥海关现场办公:
对于世界各国酒店参展产品，主办单位应陪同海关进行现场抽查，如果本次参展商比例很大，可采取邀请海关现场办公。
⑦现场安全保卫工作:
做好相关安全保卫工作，比如定期巡逻、执行出门证管理制度等。
⑧消防和安全检查:
在所有展位搭建完毕之后，主办单位应陪同消防、安保部门进行全面检查，以便及时发现和处理安全隐患。
⑨布展清洁工作:
及时收集和处理布展所产生的垃圾。
⑩接待媒体:
布展期间也会有部分媒体前来采访，因而主办单位还应安排专人负责媒体接待工作。
（二）展中：
现场管理
1.与场地方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用、建立友好合作关系）
2.与参展商沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决参展商违规工作）
3.总体控制：
随时解决突发状况、监督现场秩序、协调现场
4.参展商协调：
负责参展商各项事宜，违规行为调解跟进，估算活动人流量、订单量、成交比等
5.迎接观众：
①签到：
负责引导参展观众签到、填写抽奖联并放入抽奖箱、为观众粘贴贴纸
②资料的发放：
赞助商宣传单及相关酒店资料装入袋子并统一发放
6.签订合同：
①为达成交易方安排签到成交协议事宜
②参展商之间合同事宜安排
7.奖品发放：
①奖品管理：
设置专人管理奖品，奖品数量的统计，奖品的保管
②跟进订单，及时发放相应奖品到人，做好信息登记及抽奖工作
8.现场咨询：
设置咨询点、负责参展商、观众的咨询及报名事宜
9.现场播报：
安排观众欢迎、奖品提示、安排专人现场观察、拍照，发现问题与会展中的亮点。
（三）展后：
撤展、相关汇报工作
1.活动结束清场：
根据物品清单整理物品，重点保护订单；
跟进商家撤展
2.订单跟踪：
及时把握住订单商家，防止飞单的产生，及时通知订单人员领取奖品；
整理统计全场的订单
3.总结报告制作：
内部总结报告内部归档及总结结论；
外部总结报告及采购对外开拓和宣传
4.后期宣传：
将活动资料、照片提供给酒店，进行活动后期宣传与讨论酒店会展
5.展台拆除管理:
①拆除展台:
在拆除展台的过程中要做到安全操作，恢复场地原来的面貌。
对于标准摊位或由参展商委托施工的展台，由指定搭建商负责拆除；
特装修展台则由参展商负责。
②参展商退还展具:
协助参展商顺利退还展具，协调各方面关系帮助参展商及时将租用的展具退还场馆的相关部门或指定搭建商。
③处理展品:
协助参展商妥善处理展品，展览结束后，参展商处理展品的常用方法有出售、赠送、回运或销毁，应协调好参展商的处理工作。
④展品出馆管理:
严格执行出门管理制度，参展商出馆必须持有主办方申请出门证明，场馆保安人员严格执行检查方可放行。
⑤安全管理:
加强安全和消防保卫工作，定时进行巡逻，及时消除安全隐患。
（四）参展产品
1.厨房餐饮设备用品
烹饪设备综合、中西厨设备、厨房炉灶、厨用刀具、宴会餐炉、不锈钢厨具、电磁炉、快餐设备、烘焙设备、制冷设备、冷藏柜、保鲜柜、保鲜膜、保鲜铝箔、食品机械、洗碗机、制冰机、冰淇淋机、热水器、排风设备、环保设备、啤酒设备
2.酒店家具
酒店餐饮家具、酒店套房家具、酒店包房家具、酒店沙发、酒店床垫、仿古装饰家具、宴会家具、户外家具、休闲家具、电动餐桌、电磁炉餐桌等
3.桌面用品
密胺餐具、不锈钢餐具、竹木餐具、陶瓷餐具、玻璃餐具、美耐皿餐具、料理用具、酒精炉、玻璃器皿、玻璃转盘、金银器、筷子类
4.客房、配套电器、钛金及大堂用品
酒店电视机、电话机、保险箱、电子门锁、水壶、易耗品、房物服务车、餐车、床头控制系统、客房灯具、雨伞架、演讲咨客台、大堂指示牌、棕榈树、雕塑装饰
5.清洁及洗衣设备
洗地机、抛光机、擦地机、电子打泡箱、吸水机、吹风机、吸尘器、垃圾桶、尘推、地垫、清洁剂、洗涤剂、洗手液、皂液机、干肤器、石材护理设备、空气清新机、洗衣房设备
6.纺织布艺、制服
床上用品、台布、台垫、餐巾、浴巾、地毯、洗衣袋、羽绒制品、酒店布草、酒店制服
7.咖啡和茶、食品
咖啡机、咖啡食品、咖啡器具、茶具、茶系列、酒水、饮料、汤品、调味品、健康食品
8.其它
酒店、餐饮系列软件、POS终端显示系统、酒店会议、娱乐、监控系统、感应系列产品、康体智能设备、媒体等
（5）参展费用
1.国际标准展位：
国内企业：
12800元/个；
国外企业4000美元/个；
2.展场室内空地：
36㎡起租，国内企业：
1280元/㎡；
国外企业400美元/㎡；
（六）宣传资料
1.印制各国代表性标识，如国旗、国花、国鸟等
2.大屏幕滚动播出各国知名景点
3.发放纪念章
4.聘请专业导游介绍各国旅游产品
（七）关于礼品
展会过程中派发的物品有宣传册、礼品卡及其他小礼品。
纪念礼品：
纪念笔、台历、拼图
礼品包带
（八）展台设计
1.展位设计原则：
安全性:
指的是参展商在使用展位的时候、观众在进入展台时，不至于发生意外事件而完成不必要的损失。
可靠性:
经济、科技
2.展台设计要求：
选取各国标识性建筑图作为展台面、体现各国特色旅游产品、展台间有间隔
（九）人员培训
培训材料需编印成册，培训内容要有系统，培训内容和步骤可以分为如下三个部分：
1、情况介绍。
包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等，目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。
2、展出介绍，包括展览会和展品情况。
（展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介绍包括每一项展品的性能、数据、用法、用途、销售价格等）
3、技术训练。
主要训练展台的接待和推销技巧。
（十）参展报到
1.到中国国际展览中心后，应先去布展通道凭展位确认书、全额付款凭证领取入场胸卡，进入国际展览中心，进馆、撤馆和展览期间可自由进出。
2.领到入馆胸卡后，可根据已分配的展位号码在展厅内寻找自己的场地或展位。
3.申请标准展位的展商可在9月9日上午8:
30以后开始报到；
申请光地展位的展商请在9月9日下午2点以后开始报到，同时须向中国国际展览中心缴纳每平方米10元的特装管理费。
5.展台已搭建完毕，展品也已运输到位，可以根据公司的形象自行装饰、布置自己的展台。
同时，要特别注意有关消防的规定，比如展台不可占用公共空间或阻挡消防安全设施等。
如违反规定，您的展台将有可能被安全人员要求改建。
如有疑问，请与组织单位联系。
6.9月9日下午3：
00为全馆例行安全检查。
7.9月15日下午5：
00闭幕，请您事先联系办妥展品回运事宜，在展览闭幕前提前撤馆的展商，将会被婉拒。
8.请在展览期间看管好您的展品及随身贵重物品，特别是个人证件、机票、现金、手机及其它贵重物品，谨防遗失。
建议您除非特别需要，贵重物品最好存入宾馆保险柜内，如需存放在展览中心，您可与保卫部门联系。
每次大规模展览会都不可避免出现盗窃、诱骗客户上当、假币等影响客户正常参展的行为，主办单位和展览馆保卫部门将尽量采取措施阻止上述事件发生，但更主要是各参展商要提高警惕，共同杜绝上述案件的发生。
四.开展前期准备工作
（一）展会招商
1.确定参展商参展费用（将活动信息告知论坛部、运营部、技术部等协助部门，设定参展商类别及参展商数量，确定光地、标展数量及参展费用（含管理费、电费等现场需要支出的费用）。
2.招商函印制，提供给采购
3.采购招商（跟进招商进度，适时调整方案）
4.制《收支营收表》确定收支营收情况
5.确定赞助商，签署赞助商合同
6.招商方式：
我国政府宣布展会信息向各国发邀请函、在网上发布展会信息、向知名酒店发送电子邮件通知其并盛情邀请参加展会、派专人到各国著名酒店洽谈参展事宜，确定其是否参加展会等等
7.招商对象：
全国各知名企业均可。
8.展会报名页面、论坛帖发布（活动详细信息、流程、奖品、商家名单、促销信息、停车情况）
9.赞助方式:
北京国际旅游产品暨酒店产品展有三种赞助方式:
现金赞助:
展会组织委员会将接受赞助单位以现金方式的赞助来支持本次展会。
实物赞助:
赞助单位可提供会展所需物品、场地等方式赞助展会。
服务赞助:
赞助单位可提供交通、娱乐等服务支持展会。
10.赞助回报:
荣誉回报:
北京国际旅游产品暨酒店产品展主办单位之一。
整体视觉:
展会过程出现的文字以及图画等方面内容，将出现赞助方商标或产品。
媒体宣传:
展会投放的广告中出现赞助方相关产品。
会展广告:
展会硬性广告展示赞助方产品，软性广告出现赞助方名称。
（二）前期工作
1.工作安排：
①设计宣传方面设计的内容有报名页面的设计、邀请函的设计、场地宣传物品的设计等。
②传达信息方面设计的内容有酒店内部宣传、商家以直接传达或召开会议的方式信息传达。
③准备环节设计的内容有物品的准备包括奖品、办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、报名表、通讯录）；
人员的准备安排会展过程中服务的人员，工作准备会的安排有细节要求的下达、着装的要求等；
准备物品运输至场地。
④向展台人员布置展台工作（包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、以及后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出的目的。
2.管理工作：
包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。
3.行政安排。
包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。
4.检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资料、宣传资料、贸易条款以及各设备工具等。
5.展会后勤工作：
确保展会所需的装备、陈设、促销材料以及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。
6.参展说明：
①中国国际展览中心造型优美、设施现代、体量宏伟、功能完备，是一项标志性建筑。
它集展览、商贸、会议、信息、旅游、娱乐、餐饮为一体，是按照当代国际展览功能建设的大型智能化展馆。
②展台位置：
组织单位按“先申请、先付款、先安排”为原则，以先后次序统一分配，参展单位应服从大会的统一安排。
③组织单位只负责展馆的总体设计和布置，各展台内部装饰（包括展品陈列、图片、文字说明等）均由参展单位自行设计安排；
凡参展商自建或聘请专业单位搭建展位，均需遵守展览主办方和展馆方的各项规定，在参展商定购展位面积内搭建，与邻里相贴的面须保持平整清洁，如有违反，主办方有权拆除违规搭建的设施。
二跨以上的展位，上方需连接的话，其连接部分离地净空高度须高于地面4.5米以上，以保持通道畅通。
④展馆在现场设有小卖部，出售布展所需的即时贴、美工刀、剪刀、玻璃胶、涂改液、笔、挂钩等，同时，还向展商提供现场电脑刻字等一系列服务。
⑤参展单位可享受会刊上规定字数内的免费刊登，包括企业的中英文名称、联系地址、电话、传真、邮政编码以及展品名称。
请认真填写后附的相关表格并在规定时间内即时回传。
⑥展会的运输保险、防窃保险、人身保险等均由各参展公司自行负责。
展览会期间展厅的保安、清洁工作由展馆负责。
小件贵重展品和私人用品，如身份证、机票、合同文件、现金等，建议存入酒店保险箱内，不要带入馆内；
同时注意携入馆内的重要物品如手机、手提电脑等，请务必仔细保管。
7.展品运输说明：
①展品提前到达需存放仓库的参展商，请直接与展务部仓储运输组联系。
②参展商发运到中心的展品，需要中心代为办理提货手续的。
③展品包装要结实、防雨,并适合反复搬运。
8.光地展位说明
若租用空地的参展单位自行装修或聘请其他承建商对摊位进行特装工程，请详阅以下注意事项：
①搭建物必须建在大会承办机构所划定的范围以内。
②展位地毯必须使用正规的地毯胶布，严禁使用立时得等难清洁材料，如有违反，清洁费用由参展商支付。
③不得在展厅人行通道、楼梯路口、电梯门前、消防设施店、空调机回风口等地段随意乱摆、乱挂、乱钉各类展品、宣传品或其他标志。
④严禁使用双面及单面胶等粘贴材料在展馆通道的柱子上粘贴任何物件。
⑤不得阻挡消防栓，不得占用消防通道。
⑥不得使用可燃或易燃材料进行搭建和装修，搭建摊位使用的材料应为非易燃物且燃烧扩散率不低于2级，不得将消防器材挪作它用。
⑦展场内不准有明火，如需动火作业（明火、电焊、气焊），必须通过大会承建商向南京市消防局申报并办理动火证后方可施工。
⑧展场内用电安装须提前向大会承建商申报，经审核后，在大会电工监督下方可实施，严禁擅自装接电源和乱拉电线。
⑨电线须选用ZR-BVV（难燃双塑铜芯电线）和护套电线。
禁止使用花线和铝芯线。
三相负荷超过20A电流的非机械动力用电，应设分开关分级保护。
单相负荷超过16A电流，应采用三相电源设计，并三相平均分配展位负荷。
必须配备设置有30mA漏电保护器的配电开关箱（自带或租用），要安装在展位明显和安全的位置，便于操作和检查，电箱内总开关额定电流值应与申报用电的开关电流值一致，不得超出申请用电的电流值，否则视为少报多用。
出于安全考虑，南京国际展览中心规定特装展位必须租用展馆电箱并缴纳相应的电费及电箱押金，不允许自带电箱进行安装。
⑩所有搭建材料及展品必须在2014年9月16日下午20:
00时之前由展商自行撤离展馆并妥善处理；
如经承办机构处理，需额外收费。
⑪仅允许使用非残留性的单面、双面布底胶带将地毯和其他地面覆盖物固定于水泥地面。
不允许石质地面或墙面上使用粘胶物。
不允许使用背面有粘性的（可粘贴）图案或宣传品粘于建筑物的任何部位。
如有违反，清洁费用由参展商支付。
⑫请不要携带与展馆相同或相近的展具、铝料进场施工，如确因搭建需要使用以上物品，应在进馆前向展馆物业工作人员提出查验备档，否则展馆有权在撤展时对以上材料不予放行。
⑬展期内场馆施工管理费（人民币10元/平方米/展期）须自行交付场馆方，并办理搭建施
5.费用预算
（一）展会收益
1.现场独家饮用水赞助：
30000元。
2.采购商无纺布手提袋40000元/3000个。
3.参观证与代表证背面独家广告位：
40000元（高105mm×
宽95mm）。
4.针对采购商的印制的《参观请柬》广告费，30000元。
5.产品与技术推广会：
国内（外）20000元/45分钟,组织机构负责安排场地、桌椅、音响及麦克风、投影仪、笔、纸等，演讲手提电脑由企业自备，企业自行组织听众
（2）展会支出
1.固定费用
服装企业在展会项目中的固定费用是指那些可预测的、不会发生变化的费用项目。
例如场地租金、人员工资、展示道具、服饰品等参与展会项目运作的所需费用。
固定费用不会随着参展人数的多少而变动，即使实际效益小于预算收益，固定费用也不发生变化。
为了降低经营费用，要想方设法地减少固定费用的支出，当然必须要以保证展出效果为前提。
2.可变费用
可变费用是指根据出席展会的人数或其他因素的影响而发生变动的费用。
如招待客户的餐饮住宿费，娱乐礼品费，服饰展品的损坏、修复以及被盗或遗失的费用，临时需要雇用的人员和其他需要最终确定数量和价格的项目累计费用。
企业所具备的利用历史数据预算展会所需项目的能力，会极大地影响展会可变费用。
例如宣传资料、礼品的定制数量要恰到好处，既不造成浪费，又不要因数目不够造成尴尬场面。
3.行政管理费
行政管理费主要是指展会人员费用，这部分的开支是一个比较复杂的类别。
在服装公司，展会项目的预算是某个部门预算的一部分，与展会相关的部门人员可能会负责展会的许多工作，例如复印、打字、接电话、发邮件等辅助性的工作。
辅助性工作的费用与员工工资、补贴相加，统称行政管理费。
尽管这部分费用并不都是由展会项目出，例如公司长期员工的工资应算在部门预算中，但对于展会应作为间接开支列明，以便事后对展会效益进行评估。
6.危机处理
（一）危机处理对象：
人员、财、物
1.人:
会展期间人员众多，人员流动频繁，不可避免会出现人员间不愉快事件。
2.财:
参展商、观众的随身物品或者展品，在复杂的环境下，可能会出现遗失或者被窃情况，要充分考虑到此类事件的出现。
3.物:
实物:
展会期间的设施设备在运作过程中，可能会出现故障，掌握此类情况防患于未然。
；
抽象物:
关系:
参展商之间展会期间展位问题可能导致不愉快事件出现；
参展商与观众之间在洽谈业务时可能因为双方意见的分歧导致口角事件。
4.品牌:
酒店品牌的树立与传播在企业发展的过程中是必然要经历的，外国酒店产品进入我国宣传，宣传过程中观众对其印象的好坏取决于参展商如何塑造自己产品的品牌。
（二）对策
1.配备专业医疗团队、及时发现问题解决问题
2.监控系统正常运行、配备顶级保安
3.工程部门时刻待命
5.配备专业安保团队，随时候命。
4.会展流程团队及时跟踪会展过程、解决流程问题及观众之间的不愉快事情
（3）安全保卫规定：
①各参展单位应协助做好大会和展馆的安全保卫工作；
实行安全保卫责任制，按照“谁主管谁负责”的原则，制定安全保卫方案措施，加强宣传教育和管理，提高与会人员安全防范意识，确保大会安全。
②全体与会人员须高度重视安全工作，服从大会统一管理，自觉遵守大会各项规定，共同维护大会秩序，提高警惕，预防各类事故的发生。
③妥善保管好展样品和个人随身物品。
每天闭馆前，要将贵重样品存放展柜和保险柜内或采取其它有效保护措施，并由专人负责看守和管理，参展企业应按时进馆，并请不要提前退
馆，以确保展样品安全。
④陈列的管制刀具等展样品需入柜上锁或固定在展板上，同时将公安部门批准的管制刀具销售许可证（或复印件）放在便于检查的地方。
要有专人看护，妥善保管，开、闭展时要清点数目，防止被盗；
展样品的陈列须按规定摆放，
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