筹划会议需要考虑哪些事项参考Word文档下载推荐.docx
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F、会场布置要求
G、会议文件资料种类、内容、要求
H、会议设备和用品种类、要求
I、会议后勤安排
J、会议记录安排
K、会场服务安排
L、会议预算安排
M、议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人
N、其他注意事项
会议策划第一步：
设立会议目的明确会议定位
设立会议目的明确会议定位
策划一个会议，无论其规模大小，类型如何，第一步需要做的就是设立会议目的，明确会议定位。
为什么呢？
首先，目标为会议的主旨和会议的类型提供了一个良好的基础。
正确评估而且时刻牢记与会者的需要是非常重要的。
与会者出席不同会议时，他们的需要是不同的。
因此，作为会议策划人员，首先要明确会议目标，了解会议的定位。
其次，会议的目标是会议的终极目的,是会议各项工作的指挥棒。
第三，目标应该会议日程安排和内容的基础。
会议有哪些目的？
会议的目的千差万别，大致可以划分为四个区域：
A、继续教育：
技能培训、学习知识、讨论问题等
B、人际关系：
增加人际交流、分享行业资询、引入新人新事等
C、表彰奖励：
嘉奖优秀人员、激励人员斗志等
D、商业赢利：
展览会、战略讨论会、新产品新服务发布会等
会议形式有哪些？
什么是会议的形式？
简单地说就是会议日程的进行方式。
大多数会议以全体大会开始，简称全会。
有些会议选择以前一天晚上的欢迎招待会或晚宴开始，正式会议于次日上午举行。
有些则选择以正式早餐开始，早餐后安排有嘉宾发言人或主要发言人演讲。
总的来说，会议的形式有：
A、全体大会
B、研讨会
C、论坛
D、座谈会
E、专题讨论会
F、座谈小组
G、讲座
H、学术讨论会
I、玻璃鱼缸式会议
J、辩论会
K、角色扮演
L、网络会议
M、全体会议
顾名思义，全体会议面向全体与会者，即每个与会者都可以出席的会议。
根据与会者人数的多少，你需要安排适当的会议场地以保证全体与会者都能看见发言人。
研讨会
尽管也传授知识，但主要还是学习技能。
总的来说，研讨会实践操作性比较强，与会者将实实在在地研究一个项目、实验一个产品或制造某件东西。
正因如此，所以参加研讨会通常较为紧张，它不象参加全体大会那样，只要和其他成百上千的人坐在会议室聆听就行了。
由于参加研讨会的与会者和主持人之间有更多的实质性接触，所以多数研讨会的参加人数有限。
论坛
论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持。
它可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法，两个或更多的讲演者可能持相反的立场，对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。
听众和发言人之间、发言人与发言人之间都可以自由交流。
主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。
座谈会
座谈会是每位发言人轮流就议题发表自己的见解，发言者之间没有交流，与听众之间也没有交流，它只是单纯地就某一主题发表一系列的演讲。
专题讨论会
专题讨论会指为处理专门问题或特殊分配任务而进行的小组会议，与会者就某一议题进行学习和讨论、分享知识、技能和对问题的看法。
座谈小组
座谈小组的英文单词是“panel”，其中p的意思为”同等的人”。
也就是说，发言人和与会者在座谈小组的讨论中可以自由交流，期间没有任何听众参与。
讲座
讲座更正式和更有组织一些，常由一位或几位专家进行个别讲演，讲座的规模可大可小。
观众在讲座后可以提问，有时主办方也会不安排观众提问。
学术讨论会
学术讨论会和论坛比较相似，听众与发言人之间存在交流。
不过，学术讨论会的交流不是面向全部听众，通常只有3或4名与会者可以参加交流。
这种形式的优点在于可以更好地控制会场气氛，尤其对提问问题和提问时间可以进行很好的控制。
会议经常遇到这种情况，当许多听众想提问时，时间却只剩下5分钟了，这时，主持人很难控制场面。
如果只有三四个代表提问，主持人就可以充分考虑他们的代表性，控制每个人的问题数量并掌握好发言时间。
玻璃鱼缸式会议
玻璃鱼缸式会议是一种非常 独特的讨论会议类型。
通常由6到8名与会者在台上或房间中心围成一圈，圈子中间留有一个空座。
其他与会者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子里的人才可以发言。
如果有观众想发言，他必须走到圈子里，坐在中间的那个空座上，发言完毕再回到原座位。
玻璃鱼缸式会议通常有主持人参加，他可以参加“玻璃鱼缸”的讨论，也可以只负责维持会议按正常程序进行。
由于在会议进行中大部分观众只是在外围观看那些位于圈子中的与会者演讲或讨论，就像在观看鱼缸或鱼箱里的鱼活动一样，所以人们给其取名为“玻璃鱼缸”会议。
辩论会
辩论会是指两个人或两个团体就某一问题展开辩论，一方为正方，一方为反方。
例如，我们应当提高服务价格吗？
正在开发的新产品对公司是否有利？
业内目前处于什么状况？
现在是否处于经济复苏阶段？
政府新颁布的政策对旅游业会产生什么影响？
国家是否应当争取奥运举办权？
任何具有两面性的问题都可以成为辩论会议的话题。
辩论会有很多好处，它着眼于问题的正反两面，可以向观众展示不同的观点和看法。
辩论会通常会带来观念或过程的进步，因为辩论过程可以暴露不少问题。
角色扮演
一般人可能不会想到开会时使用角色扮演这一会议形式。
不过，根据讨论话题的不同，角色扮演有时会将一个问题诠释得更好。
在亚美酒店所有者协会的年会上，与会者曾经就特权授予人和被授予人之间的调停仲裁问题采取角色扮演这种会议形式，大家通过这一形式对相关问题进行了详细阐述而不是将其简单诉诸法律。
这一方法获得很大成功，因为它经过了充分的准备，而且所有仲裁问题，如律师是如何同仲裁人打交道的，又是如何和客户打交道的，都被一步一步解释得非常清楚。
另外，还有一名讲解员对案例的背景和事实给予陈述。
网络会议
随着现代科技的发展和广泛运用，网络会议逐渐成为一种新的会议形式。
网络会议使用的是一种被称为流动媒体的技术。
简单来说，就是预先用录像带把某个事件或活动现场录制下来，然后转换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服务器。
进入服务器后，人们就可以直接观看或下载下来供以后观看。
这对那些由于各种原因不能参加会议但仍对某些日程感兴趣的成员或同事来说是个福音。
由于是通过网络传递，所以不存在什么时间上的障碍。
网络会议对公司召开培训会议非常有利，它不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多费用。
当然，以上各种会议形式也可能在同一会议中出现，从而使与会者有一个更深刻的经历。
设计会议的规模
根据参加会议的人数和要达到的效果，会议的规模可大可小，如：
A、小型会议
B、中型会议
C、大型会议
D、特大型会议
小型会议
出席的人数少则几人，多则几十人，但是一般不超过100人。
中型会议
出席人数在100-1000人之间。
大型会议
出席人数在1000-10000人之间。
特大型会议
出席人数在10000人以上，如重大节日庆典、大型表彰、庆祝大会等。
会议预备流程
会场预约
根据需要，制定最完美的策划；
根据会议的级别，选择会议举办地；
根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。
会场的布局，设备安装调试
根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；
根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；
根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
印刷材料的设计制作
根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；
提前把印刷品送到会场或指定位置。
参会者的接送
根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。
参会者的餐饮
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：
西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。
参会者业余时间的安排
根据参会人员的喜好，选择不同
会议承办流程
会前：
A、与会议主办方洽谈
B、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。
并制定完备的会议预案书给会议方
C、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
D、确定方案，签订合同，预付定金。
会中:
A、会议接待：
专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。
提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
B、会前准备：
准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
C、会议场所：
专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
D、会议住宿：
房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
E、会议餐饮：
用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
F、会议旅游：
旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
G、会议娱乐：
娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
H、会议服务：
会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
会后:
A、结账：
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账。
B、资料：
会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
如何设计会议议事议程？
每次会议都应该有一个会议议程，并且应该在会前分发给每一位与会者。
理想情形下，每一位与会者在会议前都应该有机会对会议议程提出意见。
议程可以是十分正式的公文，也可以是手写的，也可以写在黑板或挂图上。
通常会议议程包含下列内容：
A、会议开始时间
B、会议需要顺序处理的事项，如：
需要讨论的问题、发言人姓名和发言题目等
C、每个事项的大约需要时间
D、茶歇的安排时间
E、餐饮安排时间
F、预计结束时间
G、会后活动安排
企业年会的策划和组织要点有哪些？
年会是企业激励员工、展示业绩、联系客户的重要手段。
通过丰富多彩的活动、丰厚的奖品、诱人的美食以及轻松的旅行，带给员工和客户美好的体验。
年会的组织大致分为七个环节：
（1）确定活动立项
（2）制定预算
（3）选定会务代理
（4）确定方案
（5）确认实施细节
（6）结算
（7）总结
年会的组织有五个要素：
（1）预算
（2）人数
（3）参会人员组成
（4）会议主要议题
（5）会议时间
这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐标、礼品、活动安排等一系列决策。
在制定预算环节，主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品，有的年会还要加上会后的旅游预算。
选定会务代理是组织年会便捷可靠的方法：
第一，可以节省预算，花同样的钱可以办更多的事。
一般而言,酒店的价格从高到低会分为:
门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。
直接向酒店订场地和客房反而比通过会务公司报价高
第二，可以节省时间、简化操作流程。
专业的会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，它们可以按照要求很快找到合适的地点和报出初步的预算。
第三，更好地协调酒店关系，以保障会议的顺利进行。
年会的组织实施是个繁琐的服务过程，它是一个需要很多协调工作的系统工程。
会务代理公司的操作经验以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。
比如CHEACKIN,按照酒店的规定，在下午14:
00以后客人方可入住，特别是在旅游旺季。
如果您的会务活动人数众多（比如用房数在100间以上）,而酒店在前一天是满房的情况下,就会造成大批客人到店后无法入住的情况,这时候就需要会务代理公司动用人脉和酒店各部门（前台、礼宾部、客房部等）进行协调,以解决入住问题。
另外，在会场搭建时的提前进场时间也需要和酒店工程部、宴会厅及保安部进行协调,如果没有会务公司的协作,组织者会增加很大的难度。
在确定方案环节,首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。
主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。
接下来是重要的确认实施细节了。
首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。
工作表的内容要包括以下几个方面：
A邀请的贵宾及确认其成行；
B舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；
C文书工作、会议资料的准备；
D房间分配表；
E用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；
F交通安排；
G各项工作的负责人及联络方式；
H支付各项定金的时间表；
J表演者的邀请及确认；
K礼品、胸花、指示牌、胸卡；
L会务照片及录像资料的制作和赠送。
在检查准备工作的时候，关键点是：
围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。
在结算环节，关键是在活动进行过程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。
比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。
一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10％以内，酒店是可以灵活处理的。
总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。
如何成功策划和营销企业会议?
大多数企业每年都会举行各种形式的、规模大小不一的会议，但无论是厂家，还是商家，对于此类会议都已经习以为常，因为按照大家的说法，这些会议都是为“会”而“会”，形式主义严重。
但如果在会议召开前，能够很好地做好策划和营销工作，那么后期会议的成功便会顺理成章。
有的放矢——主题明确，目的单纯
首先应明确会议主题：
如经销商座谈会，即将全国各地的经销商召集过来，总结过去，展望未来；
将公司新年度的营销政策介绍给各经销商，取得大家的支持和拥护；
通过共同探讨，发现以前营销过程中存在的问题，预测市场发展趋势，提出应对的方案和举措，促进厂商“双赢”。
会议主题要吻合当前市场实际需求，应该具有时尚、新颖、独特之处。
拿经销商座谈会而言，公司可采用一种时尚做法：
如将“品牌缔造价值 实力致胜未来——公司经销商赢销会”作为座谈会主题，既能赢得公司高层的肯定，还可吸引与会众多经销商们的眼球。
会议目的与主题息息相关。
原则上，一次会议目的应该尽量单纯，只有一个，最多两个。
譬如，通过总结往年销售业绩，展望来年销售情况，给下面的经销商打气；
发布营销政策，激励、刺激经销商，提高经销商经营自身产品的信心；
借助于企业实力，提升品牌形象；
为某次大型促销活动作铺垫；
新进入一个市场，或新品上市前的宣传造势；
紧跟市场潮流，借势热点焦点，提高知名度和美誉度等。
主题与目的的明确，就相当于企业会议营销是“有的放矢”，不至于偏离主题，重蹈形式主义的覆辙。
当会议主题和目的明确之后，会议的形式和针对对象也随之确定下来了，这可使后面的筹划工作有条不紊，按部就班，真正做到“投入小、见效快、收益大、厂商双赢”的目的。
机不可失——选准时机选对地点
选择一个合适的时机对会议举办成功与否具有相当大的作用。
在市场上，往往有“先发制人、后发制于人”的说法，会议召开的时机必须选择好，否则，“机不可失，时不再来”。
比如经销商座谈会，可将时间选择在市场淡季后期，同时距年底旺季还有一段时间。
选择这个时机，首先是公司营销政策已经出炉，新品即将全面上市，经销商可以参观到公司的整体实力和产品阵容；
其次，淡季正好是总结去年、展望来年的好时机，经销商的业务也不是非常多，避开繁忙的销售旺季；
再次，在濒临年底时，经销商的心思多放在销售，回收欠款以及打点各个上级主管单位和领导。
在选准时机之外，还要充分考虑到了会议举行的时间和地点。
一般来讲，可结合公司实际情况，将经销商座谈会确定为3天，接待日除外，第1天是参观厂房，休息；
第2天全天是经销商座谈会；
第3天则是私下沟通兼游玩。
在会议举行的日期方面也要煞费苦心，座谈会举行的日期选择最好避开双休日。
在会议召开的地点选择方面，要通过实地考察，提前预订了一个风景秀丽的别墅山庄，虽然不是很豪华，但温泉、秀山、绿水，加上四周典型的田园风光会避免片面追求高档豪华五星级酒店而导致的“费力不讨好”的惨痛结局。
敲门砖——成功的报告策划
举办会议是需要公司往外掏钱的，但是会议究竟会达到什么样的效果，谁也说不准。
此时，会议负责人应该及时向上级领导提出一个比较详尽的报告，针对当前的市场环境、面临的挑战与机遇、举办会议的投入与预计的成效作详细的分析，力争获取上级的支持。
对于上级来说，是否支持会议，支持力度多大，取决于3个问题：
为什么要举行会议营销？
如何办好会议营销？
付出与产出各是多少（或付出与产出是否成正比）？
第1个问题的答案在市场背景资料部分和会议的主题、目的部分；
第2个问题的答案在于会议的具体内容，包括形式、地点、时间、会议日程安排、人员分工等方面；
第3个问题的答案在于会议预算费用表和预计收益表，以及会议结束之后的总结报告。
会议营销要想获得上级支持，提交给上级的报告中就必须解决以上3个问题，因此有人认为“报告是赢得上级支持、会议营销成功的敲门砖”。
上级领导对会议营销的支持体现在以下4个方面：
首先是直接的预算费用支持。
会议的预算费用应该充分考虑到各种费用的预算，愈周全愈好；
同时，还需要预算一部分意外费用，比如，飞机晚点，接待人员和来宾的额外饮食费用，或者是因为其他不可抗因素导致的额外费用，这部分费用原则上占到预算总费用的5%-10%。
其次是营销政策方面的支持。
公司应该提前制定出相应的营销政策，包括在产品、价格、渠道、促销、服务等多方面的支持力度，这些都是经销商最关心的问题。
再次，通过上级相关部门的组织、协调，获得其他相关部门及人员的支持。
稍微大一点的会议，就牵扯到生产、研发、销售、广告、策划以及其他众多部门，在这方面，如果缺少上级的支持，下面的人可以说是寸步难行。
最后是得到其他各种资源。
比如，产品的陈列，交通工具的提供，住宿和饮食方面的支持，以及其他各种资源的支援，这些都必须在打给上级的报告中得到体现。
充分而合理的分工
一个好汉三个帮，惟有充分调动起一切有生力量，会议营销才有最终成功的可能，因此，会议要想大获全胜，很重要的一个支撑就是进行充分而合理的分工。
在会议举行前两个星期，就应成立专门会务组。
其中，会务组成员包括：
公司领导，他们的任务就是指定会议的具体负责人，寻求其他相关部门和员工的支持，取得公司高层领导的支持；
对整个活动过程进行监控，提出建议和指导性意见，解决一些疑难问题和突发事件。
会议的具体负责人，只有一个，是此次会议的总负责人。
他的责任重大，也明确，就是寻求其他部门的支持和协助；
对会议的整个流程进行统筹规划，挑选核心成员，并对各个核心成员进行具体分工；
取得活动经费；
协调各个部门、成员间的工作，将所有的工作串联在一起；
监督考核下面成员的工作，并解决一些疑难问题。
会务组核心成员，也就是最底层干事的成员。
这方面的成员具体又分为4类：
首先是负责宣传方面的成员，包括撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，背景板、展板内容以及媒体接待的工作均由这部分成员负责。
其次是接待来宾的成员。
包括会议前的电话、宾的饮食、住宿及最后的送客等工作。
再次是负责活动现场布置的人员。
包括准备好桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、话筒、音响、电源、投影设备、礼仪小姐、气球、拱门以及其他。
最后一类是是其他后勤人员，包括准备资料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡、乐队、舞狮队、交通工具等。
这些工作都必须在会议开始前，全部做到位。
惟有充分调动起一切有生力量，会议营销才有最终成功的可能，因此，会议要想大获全胜，很重要的一个支撑就是进行了充分而合理的分工。
精雕细琢——细节不可忽视
会议之所以成功，很大程度上有赖于在细节方面的精雕细琢。
在会议召开的前一天，应将会议日程安排最终确定下来，并打印出详细的日程安排表，将这些日程安排表发放到每位与会的经销商代表手中。
并提前与各讲话者私下沟通，全面控制会议的整个流程，协调好现场氛围。
座谈会可采用圆桌会议的形式，大家一视同仁；
对经销商在会上提出的异议，公司负责人大多要当场解决，才会赢得经销商的掌声。
会议结束前，可举行颁奖仪式，对去年销售大户进行了现场高额奖励，将座谈会推向高潮，同时也极大地刺激了其他经销商；
对于其他与会的经销商，亦可赠送一些礼品。
在宴席期间，针对来自天南地北的经销商，应安排多种不同口味的食品，同时每桌都要安排公司领导进行陪同，业务员更应全程陪同；
并可考虑在吃饭中间进行现场抽奖活动，活跃现场气氛。
网络、传真联系，发放邀请函，收回回执；
安排、负责接机、火车站接待及现场接待工作；
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