企业行政管理手册Word格式文档下载.docx
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为实现浪潮企业规范化管理，结合公司的实际情况，特制定本行政管理手册；
本手册详细描述了行政部的工作目标、职能、权限、组织架构、办公管理规范、操作流程及标准，用于规范与指导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。
第二章：
工作目标
1、为一线工作做好各项服务和保障的支持；
2、保障公司办公秩序的正常运作；
3、做好与公司各职能部门的沟通、协调工作；
4、强化思想服务意思，做好后勤总务的各项保障工作；
5、提高全员素质，提高工作执行力；
6、控制办公成本，提高经营业绩；
第三章：
部门职能
a）负责做好公司各类会议的组织、安排、准备、会议记录、整理、跟踪、归档工作；
b）负责总务后勤保障、强化宿舍、食堂日常卫生、及时修缮和各项物资供应；
c）负责日常行政办公的检查、监督和管理工作；
d）负责协助人力资源部对企业规章制度、岗位职责的制定、培训与执行的监督；
e）负责各项管理工作及制度执行情况的监督与检查；
f）负责审核月、年度日常用品/办公用品各部门领用物品明细表和费用报表；
g）负责协助财务部门做好固定资产成本控制及管理；
h）负责协助上级领导开展各项工作，传达公司指示精神；
i）负责处理突发性事件；
第四章：
部门权限
j）有权对各部门的办公秩序进行监督、检查和对违规、违纪人员按规定进行处罚；
k）有权对各部门执行公司各项管理制度及执行情况进行监督、检查与评估；
l）有对后勤保障、员工住宿安置、办公设备修缮、物资供应统筹安排、调配的权力；
m）有权监督、协调各部门对违规、违纪人员是否按公司奖惩制度进行处罚；
n）有权对相关规章制度重新修订、整合提出意见；
o）有权对公司车辆进行合理使用、统一调配；
p）有权对固定资产：
报废、报修、申购的审核；
q）有对各单位领用办公用品、低值易耗品的审批权。
第五章：
资产管理
一、办公用品/设备
目的：
为加强对办公设备和办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理
规定。
1、办公设备、办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。
采购复印纸、大中型
设备器具、大宗基建材料、批量办公用品、消耗品等应务求价廉质优。
2、办公用品分类
2.1常用品：
圆珠笔（芯）、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、
装钉针、稿纸；
名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议记录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正
带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台（油）、量具、刀具、印刷品（各类宣传单、各类表格、表单、文件头等），
2.2特批品：
财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘、软盘、刻录盘、电
脑等；
3、公用品使用对象：
3.1公司各部门办公人员及业务部门员工；
3.2凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的所有办公用品（一次性
消耗品除外）如数归还。
有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
4、办公用品的领用流程
4.1使用部门根据部门使用人数，开据物品领用单（品名、数量、使用人等）由部门主管签字，由行政部根据实际进行审核，行政总仓根据审核实际数量进行发放；
4.2必须统一由各部门办公室指定专人来行政部总仓领取和管理，再由各部门、各
门店中心自行发放，各部门主管管理和控制、合理使用办公用品，杜绝浪费现象。
水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新，所有领用物品费用由使用各部门负责承担。
5、办公设备申购
5.1办公设备由使用部门（个人）提出并填写申购单（附签呈：
写明申购原因、预计金
费）部门主管签字，报行政部审核，转呈部本部领导批准（特批品须经董事长批准）；
批准后的签呈和《申购单》交由采购部执行采购，未经领导批准擅自购买的不予报销。
5.2需购大批量办公用具、用品，由各部门办公室做好购置计划、预算金额、用途，
以签呈报行政部审核后转呈部本部领导批准后方可购置。
6、办公设备入库、验收
6.1办公设备采购回来后，采购员凭采购发票和实物办理验收、入库等相关手续（由
信息部主导行政部总仓协助验收），验收合格后，仓管员根据实际入库数量填写“办公设备入库单”入库。
6.2新领用设备的单位，与办公用品领用流程相同，但要列入新资产入帐并妥善使用；
7、办公设备使用与管理
7.1总部打印机、传真机、复印机、纸张补充、零件及耗材更换由各部门秘书直接进行管理。
7.2各部门打印、传真、复印按规定和工作需要进行使用，由文员进行管理。
7.3行政部文控专员负责各部门打印、传真、复印事项的监督、登记及费用汇总和管
控，门店由人事文员负责。
7.4各部门秘书负责打印机、传真机的纸张补充、保管、维护保养、零件及耗材更换、
纸用量统计事宜。
7.5涉及其它事宜按公司有关规定进行控管。
8、办公设备的维修
8.1电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备出现故障须叫专
业人员维修；
8.2若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。
8.3计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需及时反馈到信息课，
由信息课安排技术人员进行维修，办公设备的一般异常，由信息课技术人员排除；
8.4所有办公设备，在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由信息课
依实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须用签呈上报核准）进行维修。
9、办公设备的报废认定与处理
9.1计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价
值需要报废的，设备使用部门须填写《业务联系函》通知信息部对报废设备进行检修，信息部经理签字确认检修结果后交行政部审核，再由行政部统一按信息部检修结果写签呈报部本部审批；
9.2报废签呈批准后，由信息课和行政部总务课共同联系进行出售或报废处理；
9.3行政部总务课与信息部共同将报废品出售处理后的现金上交财务部入帐，同时，
财务部负责对报废的办公设备进行资产台帐销帐。
10、违规处理
10.1用传真机拨打电话的，取消当月额定话费报销，无额定话费的，每次予以罚款30元。
10.2打印、传真、复印私人资料的，第一次予以罚款50元，重犯每次予以罚款100
元，属泄露机密的予以开除处理。
10.3未正确使用打印机、传真机、复印机或使用不当造成损坏的，由使用人造价赔偿损失费用。
二、固定资产
1．0、总则
1.1固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态
的资产。
1.2本公司规定固定资产的标准：
使用期限超过一年的房屋、建筑物、电力设备、运
输工具、仪器仪表，以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等；
不属于生产经营活动的主要设备而单位价值在2000元以上、使用期限超过二年的资产；
或资产金额在2000元以下，但公司认为有控管必要的资产。
1.3固定资产实物归口行政政部总务课管理。
财务部负责固定资产的综合核算，全面
掌握固定资产的增减变化情况，以及正确计提折旧等财务核算。
2.0、固定资产的分类
2.1为加强管理，便于组织会计核算，将固定资产按照性质和经济用途、综合分为五大类：
房屋建筑物，电力设备，运输工具，办公设备，其他设备。
3、0、固定资产的计价
3.1固定资产的计价方式
有关税金等计价。
的价值计价。
调试费等计价。
计价。
无发票帐单的，按照同类设备的市场价，或通过评估确认的价值计价。
扩建而发生的支出，减去改、扩建过程中发生的固定资产变价收入后的余额计价。
认，以及国家政策规定需调整帐面价值外，不得自行调整其帐面价值。
4、0、固定资产的折旧
4.1下列固定资产计提折旧：
4.2下情况外，企业应对所有固定资产计提折旧；
类别折旧年限
房屋建筑物10年
电力设备5年
运输设备5年
办公设备3-5年
其他设备3-5年
5.0、固定资产的折旧方法
5.1据财务部颁发的企业会计制度规定，结合本公司的具体情况，折旧方法采用平均年限法。
5.2固定资产的净残值为固定资产原值的5%。
5．3平均年限法的固定资产折旧率的折旧额的计算公式如下：
a年折旧率=（1-5%）/折旧年限
b月折旧率=年折旧率1/2
c月折旧额=固定资产原值*月折旧率
5.4固定资产折旧根据上述有关计算公式按月计提。
当月增加的固定资产，次月开
始折旧。
当月减少或停用的固定资产，从下月起不再计提折旧，提前报废的固定资产，其净损失计入营业外支出，不再补提折旧。
5．5按照规定提取的固定资产折旧，分别按用途性质计入管理费用和营业费用等。
6、固定资产的控制与管理
6.1固定资产的实物管理由行政部总务课负责组织实施。
存放地点，统一编号，编制固定资产目录，建立固定资产台帐和档案。
各使用部门也应有相应的使用明细帐，定期记录使用、保养、修理等情况。
财务部每年至少与总务部门核对一次，行政部按月和使用部门核对，以确保帐、卡、物、数量、金额相符。
6.2固定资产的增加按以下规定办理
部可调拨者，按[固定资产内部转移通知单]通知相关部门，并在[请购单]上备注栏填注调拨情形后，将[请购单]退回请购单位自行归档。
如公司内部无法调拨者，按审批权限送交财务总监、分管副总经理审核，总经理审批。
6.3固定资产采购处理程序
6.4固定资产验收处理程序
检查品质及规格是否与[请购单]相符。
管理台帐]。
行政部将固定资产交请购单位使用，使用单位应在通知单上签收。
6.4．3业务部将[请购单]、[订购单]、[设备分配通知单]、[发票]一同送交财务做付款入帐之依据。
月末货到票未到，应将除发票外的单据送交财务做暂估入帐处理。
6.4．4总务部门按[固定资产编号规则]编制固定资产编号并制作固定资产编号标纸，黏贴于固定资产上，并将资料添于[固定资产管理台帐]上。
6.4．5资产金额在人民币2000元以下者，会计帐列费用，但公司认为有控管之需要者，应添入[固定资产管理台帐]加以单独控管，但不须编进[财产目录明细表]。
凡符合公司资产列管
列管不列帐资产之使用情形。
6.5固定资产帐务处理
6.6固定资产的减少
用单位主管将设备提交行政部总务课或门店总务课鉴定决定处理方式并配合采购部寻找可能买主及比较出售价格。
定处置方式、寻找可能买主及比较出售价格，按程序送财务总监、副总经理审核，总经理审定。
总务课和采购部办理固定资产出售后，应在[固定资产处置申请单]上注明实际出售金额及有关费用，送财务总监复核；
并将所收取之出售固定资产款项，依据现金收入程序将现金缴回财务出纳人员入帐。
定资产管理台帐]；
第二联连同相关单据送交财务作帐处理，第三联送回原使用单位存查。
6.7固定资产报废处理程序
鉴定时应约请相关部门协同鉴定）并编制[固定资产处置申请单]，注明使用部门之名称及代号、固定资产编号、品名、规格、数量及报废原因，经部门主管复核后并送交财务总监、分管副总经理审核，总经理审批。
形，并更新[固定资产管理台帐]。
财务部门依经由审核、审批的处置单财务联及有关单证办理固定资产减少的帐务处理。
6.8固定资产的出租出借
报总经理（或分管副总）批准后办理相关手续。
租赁协议由行政部总务课牵头，召集财务部等相关业务人员与租入方共同商定，报总经理（或分管副总）批准后，由财务部办理固定资产出租手续，并按租赁协议收取租金。
、；
协议期满后，由行政部总务课负责收回。
6.9固定资产的内部转移
“固定资产内部转移通知单”，经使用部门、接收部门、行政部总务课等部门会签后，交财务部门作内部资产转移帐务处理。
7.0固定资产封存和启用
7.固定资产维修
7.1故障送修
定资产维修申请单]一式四联，注明固定资产名称、损坏原因、送修日期、请修内容、希望修复日期，经部门经理或店长审核后，送交行政部处理维修事宜。
找适当的厂商或维修专业技术人员进行维修。
修人员名称、预计维修金额、预计完成维修日期注明于[固定资产维修申请单]背面，送交
财务总监或总经理批示。
伬编制凭证并依财务付款审批程序办理付款事宜，如有不符，应查明原因。
编制凭证时，财务人员应评估维修费用是否资本化；
则应依[固定资产维修申请单]中之验收资料更新[财产目录明细表]。
费用金额在100元以下的日常简易维修，可简化手续，依费用报销规定执行。
8.季度定期维护（每季度进行一次全面检修）
8.1各项固定资产由行政部制定定期检查表、总务课（门店总务课）如期必须在
规定的时间内完成对日常办公设施、设备协同相关部门进行周期检修，并把季度检修情况以书面材料或电子文件报行政部备案。
8.2各项固定资产需要送外检查或维护时，行政部总务课（门店总务课）应对送
外固定资产进行登记备查。
9.固定资产的清查
9.1为加强固定资产的管理，确保帐卡、账物、帐帐相符，应于每年终对固定资
产全面实地清查盘点一次。
9.2财务部应不定期对固定资产进行抽盘，并编写固定资产抽盘报告。
9.3盘点工作由行政部组织，财务部配合，具体职能部门负责实施。
9.4盘点应编制固定资产清册，经盘点人员和使用部门负责人签字，对出现的盘盈、
盘亏现象，分别由使用部门负责查明原因，并填写盘盈、盘亏清单，经管理部门、财务部会签。
9.5盘盈的净收入和盘亏的净损失，报财务总监及总经理批准后，财务部负责作
帐务处理，分别列入营业外收入和支出科目。
三、运输车辆
车辆是公司固定资产之一，为充分利用好公司车辆，提高运输能力和工作效率，把
企业车辆管理好，用好，充分发挥交通运输工具在日常工作中的作用，减少费用开支。
适用范围：
适用于公司小车、货车、用车部门和调度的规范管理。
1、职责
1．1各部门应要以身作则，带头遵守有关车辆调度规定。
1．2公司货车、小车由行政部运输课进行统一维修、保养和协调调度。
1．3各用车部门须提前以派车申请单形式知会行政部。
1．4输课根据行政批准后的派车单认真做好派车计划。
1．5各司机人员根据自己使用的车辆做好车辆的日常卫生、日常保养，无条件接受上级工作安排，确保物品安全准时送到指定地点和取回货物并协助安排装卸点数。
1。
6对未能安排上用车辆部门或变更出车时间，运输课应及时向用车部门说明情况，做好解释工作，以减少工作误会。
2。
派车细则及标准
2．0．1、二人以下（含2人）外出公事出差在晋江范围内，且出差地点单一，公司不派车；
2．0、2、三人以上（含3人）在晋江范围内公事出差，却目的地较多或在省内其他城市，
可以派车；
0．3、总监级2人或经理级4人以上外出，本省范围内可以派车；
2．0．4、四人以上同时外出可以派车，但必须按时出发，按时返回，乘坐人员必须严
格遵守交通规则，如个别人不能按时返回，公司不再派车，自行搭公交车返回。
2．0．5、行政部要根据乘车人员：
职别高低、事情缓急、客户重要与否，进行合理审
批；
用车部门必须做好用车预约。
应当坚持做到：
次日用车当日预约；
夜间用车上午9点前预约；
集体活动用车1天前预约；
长途用车2天前预约，
2．0．6、公事出差相同目的地（接送）无论远近12人以上不派车，自行乘坐公交车，公司报销；
2．0．7、大宗客户订货，价值在3千元以上，晋江范围内，可以派车（费用归门店）；
2．8、客户定货价值在3千元以下，不予派车，由门店或销售业务自行解决，运费门
店报销；
2．0．9、警卫台值班人员应严格把关，运输课必须凭行政部批准的派车申请单才能取
得钥匙，否则警卫台值班人员有权不给司机人员钥匙。
2．1．0、各用车部门必须做好用车预约。
夜间用
车上午9点前预约；
长途用车2天前预约（特殊情况需临时用车时报董助或董事长审批）。
2．1．1、驾驶员必须严格遵守交通法律法规和公司岗位职责，交通违规所产生责任罚款，由司机个人全部承担。
2．1．2、各长途货运站物品领取及车辆的审证、保养、维修、维护由运输课长负责。
2．1．3、每一部车实行档案管理（即：
一部车一个记录档案表，档案表由月行驶公里数和各项费用组成），运输课课长必须认真填写每一部车管理档案记录，在每月月底运输课课长必须把记录档案原件表送行政部和复印件财务部做消耗分析。
1．4、严禁玩忽职守，酒后驾车和让他人替代驾驶，非专业驾驶员任何人不得驾驶公司车辆，否则追究该车驾驶员和当事人全部责任。
1．5、司机接到运输课课长指令后，按时出车，出车返回后须到警卫台填写出车登记相关内容，返回货物应通知到相关部门卸货。
2．1．6、各分店、仓库对车辆运输货物安全负责，货物装完后应锁好车箱门锁及货物安全防范链条锁，确保货物运输安全，反之将追究各分店仓库人员责任。
1．7、司各部门相互流动的物品需寄车运输，对所寄物品（需包装完好，写明收货
部门或人员姓名）的安全负责，跟踪到位，确保物品准时到达。
1．8、司机应在总部一楼大厅待命，货运司机在物流员工宿舍楼下影视厅待命，严禁脱岗。
2．1．9、非公司行政部门任何人均无权调度司机和车辆。
特殊情况因公事用车，没有派车单时也必须电话通知公司行政部知晓，运输课根据实际情况酌情安排，调度车辆；
2．2．0、运输车辆用于公司货物运输专用。
驾驶室内附座原则上不允许带人。
因有公事乘坐人员（最多限带2人）需提前报行政部运输课，运输课根据装货情况妥情安排。
严禁货车司机私自顺带非公事人员乘坐驾驶室附坐，否则追究驾驶员责任。
3、审批权限
3．1、货车：
1日常各门店配送物资、长途货运站接货由运输课课长直接调度安排；
2对外大宗客户订货，物流采购等需要用车，由用车部门按《车辆日常管理调度流
程》规定填写派车单，经行政部经理签字，运输课才能派车；
3．2、商务小车：
1用车部门必须认真填写派车申请单：
要写明用车事由、申请日期、需用日期、乘
车人数、乘车地点、部门经理或主管签名，送交行政部审批；
行政部经理根据《派车细则及标准》进行严格把控，未经行政部经理签字同意或部本部董助和董事长签字，运输课不得派车，否则，将按私自出车处理；
2不够派车条件需要用车，属特殊情况用车，必须报部本部董助或董事长批准，方
可出车；
4、责任
4．1、派车单没有按《派车细节及标准》进行审批，由审批人负责，根据相关规定进行
处理；
4．2、经审批签字后的派车单，而没有派车，由行政部运输课作出合理解释，无故不派车根据相关规定进行处理；
5、车辆管理
运输课课长要加强对司机队伍日常工作情况的管理和对车辆日常维护的检查，合理调配使用车辆，做到车辆维护、保养责任落实到人；
对追查不到责任人的责任由运输课课长承担，运输课课长要随时检查下列事项并指定落实到人。
5．1、各位司机必须自觉认真做好车辆的日维护和保养工作；
5．2、车辆日常卫生维护
①、车身外观清洗；
②、车内卫生清洗；
③、广告是否有破损、变色，如有，要及时上报请示更换。
5．3、车辆日常保养维护
①、每天启动车辆前要先检查机油/冷却水等情况是否正常；
②、车辆启动后要检查各类仪表、转向灯是否正常；
③、检查刹车、离合器、油门等是否正常；
④、装卸货物时要检查轮胎气压情况；
⑤、上述检查发现问题要及时报告运输课长处理。
5．4、车辆档案记录
①、每次出车前要做好原公里数、出车地点、回来停车时公里数等相关数据记录；
②、运输课课长要根据相关数据制定每部车的保养计划；
③、运输课课长对每部车的原配维修工具进行档案登记，使用遗失照价赔偿；
④、行驶证、保险费、养路费等证件和单据要车证相符，装入档案随车使用；
⑤、对每次维修事项要认真做好维修记录。
5．5、车辆故障维修
①、对小故障要及时安排维修处理，以免因小而不修造成大故障带来损失；
②、对大型故障和吊缸保养等要列出维修项目、单项费用清单；
5．6、奖励与惩罚
①、全年无任何大、小安全责任事故和违犯交通法规给予200元，安全奖。
②、出车公里数、耗油费用、维修费等，与上年度同期月份数据进行对比分析，节、损费用的净值，拿出20%作为奖励金或处罚，按个人比例进行奖励或处罚；
6、附件
车辆使用调度流程图
申请人填写派车单—申请单位主管签字—行政部经理批准—运输课安排车辆及驾驶员—出车
1、派车申请单（表格）
保户
派车申请单
四、行政总仓
为进一步加强成本核算，提高公司的基础管理工作水平，进一步规范物资和成品
流通、保管和控制程序，维护公司物资的安全完整，加速资金周转，保障物资的正常供
应。
特制定本制度：
1、仓库日常管理
1．1、仓库保管员必须合理设置各类物资和产品的明细总账簿和台账。
附属商品用品
仓库必须根据实际情况和各类用品的性质、用途、型号、规格分别建立相应的明细账、标识卡；
财务部门与仓库所建账簿及顺序编号必须互相统一，相互一致。
对逾期品、失效品、报废品等应分别列出清单上报，
1．2、对返修电机、维修废旧物资等应分别建账反映（总务课长负责）。
1．3、必须严格按MIS系统和仓库管理流程进行日常操作，仓库保管员对当日发生的
业务必须及时逐笔录入MIS系统，做到日清日结，确保MIS系统中物料进出及结存数据的正确无误。
及时登记手工明细账并与MIS系统中的数据进行核对，确保两者的一致性。
4、物料和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进行
升级会员 