供应内部控制制度072530文档格式.docx
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通过贯彻基层帐务建设的一般控制标准和实施在库物资的定期抽查和循环盘点，保证
库存物资帐实一致，提高资产规模、资产价值及资产减损等财务信息的准确性和真实性。
在库物资清查处理制度和存货非生产损耗控制
按物资流转和经营特性，明确不确定性和潜在风险较大、物流费用较高的库存物资，划定重点控制存量、流量和周转的物资范围，制定有针对性的，特殊的物资交接、在库存储和清理政策，减少滞料和废料，控制生产环节之外的物料消耗。
第二节组织机构及岗位职责
一、部门及部门职责
1、供应循环管理组织机构
供应部：
直接参与制定公司在既定会计期间内整体供应政策和预算安排，规划
供应部内部具体业务的管理模式；
实施归口物资的采购、仓储、配送运输，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、基础帐务管理、物料流转帐表和报告、物流信息管理、物流成本控制；
供应部内部设一个业务统筹管理控制机构，即计划成本组；
两个业务
运作机构，即采购组和仓库管理组；
一个信息辅助机构，即档案资讯组。
计戈q成本纟组：
与财务管理部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口，负
责物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的
执行并汇总分析和报告预算完成情况；
制定和调整采购业务的操作标准以及特殊采购行为的管理模式，设定
仓库管理的标准参数，实施材料市场行情调研和主要供应商调研，
制定进货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执
行结果和供应商交易、供应商合作的考评，提交供应商汰换和新供
应商引进的建议；
对采购作业、进货渠道选择、进货价格确定和其他采购费用进行规范
性指导、监督，并负责采集、汇总、加工和提供采购业务相关的基础数据资料，包括供应商资料、材料市场行情、采购业务历史数据
等，向供应部经理提出改进采购业务的建议；
按有关责任部门设定的技术型号标准组织招标采购；
计划成本组内部岗位包括计划成本主管、材料物资计划员、非生产性
物资计划员、招标管理员、成本管理员、库存控制员。
采购组：
分解采购计划，按相关规程、指标要求及授权范围操作执行具体采购
业务，包括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、
差异记录等，形成自我监督和接受外部监督；
具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略，
收集供应商和材料市场的基础信息，向档案资讯组汇总，直接参与
供应商交易考核；
采购组内部岗位包括采购主管、采购经理。
仓库管理组：
库区、仓位和运输配送的具体安排调度；
仓库物料的收料、发料、退料、转调、存储、清查、盘核、外验、销
毁等实物管理，在库物资仓储保管。
实施物料编码、仓储货位编码、实施物料仓储标准参数、仓库基础帐
务记录冲销、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报
告等信息监管，在帐务管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口;
仓库管理组内岗位包括仓库主管、仓库管理员、收料员、发料员、质检员、仓库统计员、总统计员。
档案资讯组：
汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；
按权限级别控制档案资料的调用；
定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为部门内和其他管理部门提供多层次的决策信息支持；
档案资讯组内设立档案管理员。
2、供应循环涉及部门及职责
财务管理部：
按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等供应循环控制，主要职权包括供应计划和资金计划的审定、重要合同会签、参予和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。
会计部：
定期获得和汇总相关票据和明细帐表，负责重点环节审核、票据审核、对帐、核算。
各职能部门（生产部、设备部及其他）:
提出物资和劳务等项目请购需求，传递需求计划或请购需求，参与特定采购程序。
法务部：
对采购合同进行法律条款审定，并负责最后合同签章
质量技术部：
负责材料物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。
审计部：
对采购作业和自采过程进行定期稽核，提交稽核报告。
、岗位职责
供应部经理：
协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；
审定采购库存业务参数指标的设定结果；
制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；
审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施，审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施；
审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；
审核超预算采购支出和费用支出。
计划成本主管：
制订采购业务控制参数，汇总和提交采购方面的预算分析报告；
汇总、审核、修订和提交物资供应计划，根据计划审定结果下达采购指令，组织监督采购经理计划完成情况；
组织供应商规划和管理工作，制订进货价格成本控制目标和推进具体控制措施，协调和指导计划成本组公室的整体工作。
材料物资计划员:
制订并根据实际物料需求的变动调整生产性原辅料月度供应计划，监督采购组计划完成情况和收集反馈信息；
收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。
非生产性物资计划员：
制订五金、配件、劳保、办公用品等物资的季度供应计划，监督采购
组计划完成情况和收集反馈信息；
成本控制员：
负责集团内关联企业供应商的年度、半年度利润成本分析，定期进行
外部重点供应商季度询价，控制采购经理的询比价程序，收集主要
物料的市场行情资料；
根据基本进货成本信息和财务管理部传递的成本变动数据，提交重点
物料进价成本管理改进目标的建议。
招标管理员：
负责按照设备部及使用部门共同制订的设备购置质量、型号、技术规
格标准和进货渠道限制标准，制作标书，组织具体招标活动，并与
设备部和使用部门共同确认招标结果，向米购组传递米购指令；
归集所有招标工作档案并在资讯组存档。
库存控制员：
负责库存物资动态信息的跟踪、汇总，监控库房控制指标的达成情况；
与统计员进行数据交流，定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告;
定期按库存参数标准提出补货需求。
档案管理员：
负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更
新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；
按权限管理资料调用，对供应部内部主管以上级别管理人员调用资料提供全部权限，主管以下级别管理人员调用须经各主管授权，供应部外部人员调用资料经供应部经理确定权限。
采购主管：
分解采购计划，下达采购指令，指导和监督采购经理完成采购业务，
完成计划成本组的采购计划；
对采购经理的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原
材料市场的一般数据资料。
采购经理（采购员）：
按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施询比价程序，跟催供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。
仓库主管：
指导和监督物资日常进出库作业，制订和调整库存参数；
组织进行定期存货流转状况分析，审定并提交分析报告；
制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存货异常状态解决方案。
仓库管理员：
负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。
收料员：
物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。
友料员：
物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接，物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。
质检员：
参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。
总统计员：
物资进出票据汇总，建立并具体负责库房二级明细帐核算统计工作；
与仓库统计员核对月进销存报表，向会计部报月报表和汇总出入库单据。
仓库统计员：
物资进出票据汇总，各仓库的台账（三级账）和每日进销存报表核算统计工
作，当月进销存报表，与供应部总统计员核对报表
第三节授权体系
供应循环业务授权，是指在公司内部各级管理人员和业务操作人员在其职权范围内，根据既定的权限级别及对应的有关职责，执行采购及库存管理的项业务的发起、协商、审核和审批。
供应循环业务授权详见下表。
项目
发起部门
协商/会签部门
审核部门
审批部门
物料供应计划
计划员
计划成本主管
供应部经理、分管副总
计划超预算说明
供应部经理
总经理
物资请购
各部门
仓库管理员
部门主管
部门部长
1万元以下预算外请购
部门部长、分管副总
1万元以上预算外请购
部门部长、总经理
自采权限首次分派
项目负责人
供应部经理、财务管理部部长
自采权限年度审定、
调整
供应部经理、财务管理部部长
各部门零星备用金自采权确定
各部门部长
供应部经理、财务管理部部长、结算中心负责人
项目自采询比价
项目自采人员
项目二级财务人员
分管副总
部门备用金自采询
比价
部门内自采
人员
自采不经询比价授权
项目/部门
自米人员
项目负责人/部门部长
预算内项目自采5万元以下合同
项目负责人
预算内项目自采
5-10万元合同
预算内项目自采10万元以上合同
预算外项目自采1万
项目自采人
元以下合同
员
预算外项目自采1万元以上合同
项目自米大宗米购
申请
大宗采购标准制定
企业发展部、财务管理部
符合标准但不实行大宗采购
使用部门
企业发展部
大宗采购合同期限标准制定
实际采购合同超期限标准
招标管理员
使用部门、企业发展部
大宗米购程序
供应部经
理
招标失败或无效的处理
20万以下物资大宗采购合同
20万以上物资大宗采购合同
固定资产和工程等项目大宗采购合同
分管副总、总经理
定点采购标准制定
计划成本主管、采购主管
定点供应商名单确
疋
各使用部门
物资定点采购年度合同
米购主管
生产部、使用部门、质量技术部、财务管理部
非生产性物资定点供货形式确定
供应部经理
定点供应商汰换和取消定点资格
物资停止定点采购
使用部门/采购主管
固定资产请购
5万元以下固定资产预算外请购
5万元以上固定资产预算外请购
生产性设备采购合同
采购经理
5万元以下非生产性固定资产米购合同
5-10万元非生产性固定资产米购合同
10万元以上非生产性固定资产米购合同
使用部门与供应部
共同采购固定资产
劳务及服务请购
10万元以下劳务及服务采购合同
10万元以商劳务及服务采购合同
采购作业控制参数设定
1万元以下询比价申报单
成本控制员
1万元以上询比价申报单
新供应商开发
计划成本组
质量技术部、企业发展部
供应商考评体系
计划成本组、采购组
供应商汰换
年度供货或服务协议
采购组
生产部、其他使用部门、质量技术部、财务管理部
非年度供货或服务合同（关联供应商）
5万元以下非年度供货或服务合同（关联供应商）
5-20万元非年度供货或服务合同（关联供应商）
20万元以上非年度
供货或服务合同（关联供应商）
变更和解除合同
采购超指导价格
物资采购合同定价权：
单价2000元以下
单价2000-5000元
单价5000-20000元
以下
单价20000元以上
安全库存量设疋
库存控制员
计划成本主管、采购主管
标准周转率制订
计划成本主管
生产部门退料
生产车间
车间主任
质量技术
部
盘赢盘亏账务处理
仓库
仓库主管
供应部经理、会计部部长
不合格退料销毁
质量技术部、仓库主管
滞料销毁
第四节管理制度
物资供应计划（P2-Z1-J4-1）
一、目的
本管理文件明确了物料供应计划编制和采购计划分解、执行及反馈的管理要求与操作规范，以制定满足公司日常生产运营需要的物资供应计划，指导具体采购工作。
二、范围
本管理文件适用于非自采范围的生产性物料（中西药原辅料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的定期供应计划编制及审核。
三、相关程序及制度
*预算管理制度P5*资金管理制度P3
四、业务流程
1、计划制订与调整
步骤
完成时间
涉及部门及岗位
步骤说明
1
上月末
材料物资计划员
医贸公司
生产部
设备部
物资材料计划员获得医贸公司、生产部、设备部和库存控制员的书面月度生产性物资需求数据和库存物资补货需求资料，
分别是：
医贸公司的《季度滚动销售预测》、《本月订货计划》、
生产部《月度生产计划》和《生产部
物料需求表》、
设备部《五金备件需求表》、
仓库管理组的《月度库存补货需求表》
和月末《存货状态明细表》
2
上季末
非生产性物资计划员
各职能部门
各职能部门按季度以书面计划表的形式向非生产性物资计划员传递非生产性物资需求数据
3
当月中以
刖
材料物资计划员获得医贸公司、生产部当月生产性物资需求调整数据，分别是：
医贸公司的《追加订货需求》、
生产部的《生产调整计划》、《生产部物料需求调整表》、
4
上月末/
当月中
材料物资计划员制定和调整生产性物
资月度供应计划
5
非生产性物资计划员制定非生产性物
资季度供应计划
6
计划成本主管核定或修订物资供应计戈9，保证物资供应计划合理性，充分满足各生产经营部门的需求，并符合采购作业参数标准
7
采购主管
采购经理按未结款情况提交当月预计
付款需求
8
采购经理的付款需求，经采购主管和供应部经理审批后，传递至计划成本
主管
9
计划成本主管根据采购经理付款需求和当月供应计划统一形成供应部《月度资金用款计划》
2、计划审批和报备
计划成本主管分别对材料物资供应计划和非生产性物资供应计划中超预算部分形成说明报告
财务管理部
计划成本主管将该说明报告交供应部经理和总经理审批，并将审批后的报告转至财务管理部备案
月末
计划成本主管将《材料物料月度供应计划》和《月度调整计划》、《非生产性物资季度供应计划》、《月度资金用款计划》报供应部经理和分管副总审批
计划成本主管将《材料物资月度供应计划》、《月度调整计划》和《非生产性物料季度供应计划》、《月度资金用款计划》各一份报财务管理部备案，另一份在计划成本组留存
3、计划分解和执行
本月中
米购主管获得生产部《月度生产排程表》和《排程调整表》
采购主管根据月供应计划和生产排成分解月供应计划至《周采购作业清单》，向米购经理下达米购指令
当月初/
本月初
米购主管制订《周到货计划》，一联传递给仓库主管和各仓库管理员，作为收料依据，另一联在采购组留存
采购主管监督和协助采购经理计划执行，收集反馈信息
每周采购组召集采购计划执行进度总结会，督促计划完成，处理影响完成进度的异常情况
五、单据及报告
《生产部物料需求表》
《生产部物料需求调整表》
《月末库存补货需求表》
《存货状态明细表》
《五金配件需求表》
《月度材料物资供应计划》
《月度材料物资供应调整计划》
《季度非生产性物料供应计划》
《供应部月度资金用款计划》
《超预算报告》
《采购周作业清单》
《周到货计划》
物资请购规范（P2-Z1-J4-2）
本管理文件明确了生产经营各部门在物资需求计划外的零星物料需求请购流程，以规范物资请购的发起、审批和传递程序。
本管理文件适用于非自采范围的生产性物资和非生产性物资计划外需求和零星请购。
・采购作业控制（P2-Z1-J4-8）
・合同订单管理（P2-Z1-J4-10）
*进货价格及采购成本控制（P2-Z1-J4-11）
各部门主管
各生产经营部门提出物资米购申请，经各部门相关人员与仓库仓库管理员核实后，填写一式三联《物料请购单》，经本部门主管确定请购物资品种、数量、建议供应商、需求日期等详细内容，并签字
填写完整的物料请购单交部门部长审批签字
凡预算外物资请购需要按权限级别经分管副总或总经理审批，
预算外审批权限具体如下：
1万元以下由分管副总审批
1万元以上由总经理审批
升级会员 