研究生管理信息系统使用说明书文档格式.docx
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d）日常管理的“考核点数”栏目（使用频率：
★★★★★）中，导师、主管、秘书可以在点击人员与具体月份后在加减分页面（见附件3）上对每位学生进行加减分与恢复操作。
例如：
点击某个学生名字后再点击具体月份，进入的页面下端会显示该月份的加减分记录，点击记录右边的取消键，并在页面最下端填入取消理由确定后才能取消（恢复操作的操作人、时间与理由会被系统记录下来）。
考核规则详见附件2。
e）日常管理的“出勤记录”栏目（使用频率：
★★★）中，导师与秘书可以对研究生的缺勤等次数进行记录，并点击提交键确认。
该栏目登记缺勤、请假、迟到等情况，根据目前执行现实操作情况：
自修已不做要求，小组活动缺勤一次扣0.5分；
学术活动迟到一次扣0.5分，缺勤一次扣1分。
f）日常管理的“津贴情况”栏目（使用频率：
★★）不允许改动，其根据学期考核点数变化及是否为小组组长等自动生成津贴值。
如果津贴情况不正确，可以在考核点数与组长设置中修改，津贴值会相应进行调整。
g）日常管理的“奖学金情况”栏目（使用频率：
★★★）中，导师、主管与秘书可以对学生登记的奖学金情况进行修改删除。
h）日常管理的“导师各阶段评价”栏目（使用频率：
★★）中，导师可以给学生进行学期评语，学生可以浏览。
i）日常管理的“题库管理”栏目（使用频率：
★★★★）中，导师、主管可管理申请导师的题库。
题库应保证有较大量的题目，以便系统随机生成问卷。
随机出题的数量可以在数据库中设置，在下章网管相关说明中的数据库部分说明中有详细介绍。
j）日常管理的“申请研究生管理”栏目（使用频率：
★★★★）中，导师可以看到申请自己为导师的学生，能看到其申请状态，并可在线操作，让其答题或提升其为研究生；
学生申请后相应导师会收到邮件通知，查看邮件即可链接到相应的学生申请上去。
k）日常管理的“所有用户权限管理”管理栏目（使用频率：
★★★★★）中，导师可以改变所有注册用户的权限，包括设置学生主管、学术秘书或让学生毕业（设为毕业生）、开除学生（设为一般注册用户）等。
其中管理员可以添加（或取消）其他导师与贵宾用户。
如果要把注册帐号删除，页面中有链接链向论坛的后台管理页面，可以在该页面进行操作。
l）学业管理的“学术活动详细记录”栏目（使用频率：
★★★★★）中为每次学术例会的记录与计划总结等。
导师、学生主管与学术秘书可以发文并粘贴附件。
注意：
附件粘贴要在发贴后在该记录右边点击“修改”按钮，在页面下端才会出现“增删附件”的按钮，点击即可操作。
m）学业管理的“学习小组分组”栏目（使用频率：
★★★）中，导师、学生主管与学术秘书可以点击右上角“修改小组成员名单”进行管理。
功能包括新建、修改、删除小组与给每位研究生分组。
每个人只能设置一个小组属性。
设置组长必须先把该学生设为小组成员，再在该小组名称右边点击“修改”后设置。
n）学业管理的“毕业手续办理”栏目（使用频率：
★）是一个发贴功能，导师、学生主管与学术秘书可以进行操作。
o）学业管理的“选题的确定”栏目（使用频率：
★★★★）中，导师可以点击“上传修改删除”把有意义的论文选题登在该档目中。
p）科研管理的“课题申请情况、科研项目、学术成果”三个栏目（使用频率：
★★）功能相近，导师、学生主管与学术秘书可以在栏目中发布课题申请、科研项目及学术成果的计划、进度表、总结及成果文档。
所有在读研究生都可以在课题申请情况、科研项目两个栏目中发贴，而且只能修改自已所发的贴。
q）社会实践的“实习兼职情况、岗位设置情况”两个栏目（使用频率：
★）功能相近，导师、学生主管与学术秘书可以设置实习兼职的学生名单与岗位设置。
r）毕业研究生的“基本档案”栏目（使用频率：
★★）是毕业学生的基本资料，导师可以进入该栏目设置其权限，（可改为在读、一般注册用户、主管与秘书等）。
其它研究生用户可以游览。
如有年级错误可以让该毕业生在其个人信息中改年级。
s）毕业研究生的“申请记录及评语”、“及计划与总结”两个栏目（使用频率：
★★）分别是毕业生以前申请的档案记录、评语记录与计划总结，以利于研究每个学生的发展过程，这两个栏目只有导师、学生主管与学术秘书才有权限查看。
4、知识库栏目
a）知识库的“文献搜索”栏目（使用频率：
★★★★★）中研究生以上用户可以对文献进行搜索，输入空格搜索可以查看全部文章。
导师、学生主管与学术秘书可以在该栏目添加文章。
由于每个月3号学生提交的文档都会自动转入知识库，所以有必要定期清理、更新知识库中的文档资料。
一般上传word、txt、ppt及pdf文档，压缩包也可以上传。
b）知识库的其它栏目（使用频率：
★★★★★）都是对文献类型的分类，不能归入的文章可以放到“其它文章”中。
导师、学生主管与学术秘书可以在这些栏目中修改、删除文章，导师可以对文档添加评语。
5、管理论坛
a）考研与导师申请问题交流、休闲时光、心情驿站三个栏目（使用频率：
★★）未登录用户也可以进入并查看贴子。
其中考研与导师申请问题交流栏目未登录用户也可以发表文章，以利于申请导师的问答。
b）其它栏目（使用频率：
★★★★★）都只有通过总版主认证的用户才能够登录发贴，注：
即使已经在信息系统成为在读研究生，论坛中也要通过认证才能发贴。
c）子论坛图片在\forum\pic\tubiao目录中，可以在论坛后台管理页面更换论坛图片。
d）导师与论坛总版主点击“管理”键可以进入论坛管理页面，其中：
[1]“论坛管理”模块用于对论坛版面进行管理，可以在此添加新的论坛、修改论坛名称属性或合并、删除论坛；
[2]“用户管理”模块用于对用户进行管理，如通过认证，修改用户密码、删除用户等；
[3]“论坛设置”模块可以配置论坛的基本属性，界面、图片等；
[4]“数据处理”模块可以备份、恢复数据库；
[5]“管理操作”模块可以添加管理员并对管理员权限进行修改；
[6]“其它管理操作”模块可以发布公告、群发短信与邮件等等。
e）论坛类型分6种，其中：
[1]常规论坛：
允许会员发贴回帖，所有用户可浏览
[2]正规论坛：
允许会员发贴回帖，登陆用户可浏览
[3]开放论坛：
所有用户可发贴回帖浏览
[4]评论论坛：
版主和总版主可发贴回帖，一般会员可回帖浏览
[5]认证论坛：
总版主可发贴回帖，其他所有会员需经过总版主认证
[6]精华论坛：
只有版主和总版主可操作。
本论坛中，项目与课题论坛是认证论坛，只有项目成员才能进入；
考研与导师申请问题交流是开放论坛，所有人都能发贴，客人也行；
休闲时光、心情驿站两个栏目是常归论坛，游客只能看，不能发贴；
其它栏目都是正规论坛。
可以在论坛管理->
论坛版面管理->
子论坛的论坛模式中进行修改。
三、学生考核
每月的考核是由自动考核与手动考核两部分构成的。
其中自动考核在每月的3号与4号两天执行，只要求这两天有人登录网站就可以自动加减分。
自动考核的内容包括：
每月与每学期的计划总结是否提交，成绩是否有低于70分或60分、发文章是否达到或超出要求等。
1、学生成绩的确认
系统在4月与10月的3日会自动进行学期成绩确认，学术秘书应该先通知每个学生提交其必修课成绩，并在4、10月3日考核以前进行学生成绩的核对，如有分数不正确学生秘书可以直接修改。
学术秘书要在自动考核前进行成绩核对。
2、论文的确认
每个学期的学术论文要求也在4月与10月的3日进行考核，学术秘书在4月与10月的3日考核前，应该通知每位学生在上学期的学期计划、总结栏目提交已发表或录用的文章，选择其发表的刊物类别（A类或B类），并由学术秘书统一在网上确认。
确认后系统才会自动判别其为发表文章，否则系统会作未发表处理，将自动扣分。
注：
学术秘书要在自动考核前进行论文统一确认。
四、网管相关说明
1、部分文件目录说明
本网站源代码是在五个dreamwaver模板的框架上扩展撰写而成，界面的修改可以用dreamwaver进行，尤其是模板部分的修改。
从根目录上看：
\column目录是研究生专栏（重点）；
\data目录是数据库（databackup）为其备份，可以通过论坛后台管理功能进行；
\info目录是公共信息栏目；
\knowledge目录是知识库栏目；
\document目录是知识库的文档存放栏目；
\files目录是计划总结与月度文档的上传目录；
\forum目录是论坛；
\forus目录是空目录，里面只有一个跳转文件，跳转到\forus下的论坛；
\personal目录中是一些个人信息等文件页面；
\new目录是研究生入门栏目；
\library目录与\template目录是dreamwaver软件自动形成。
网站所需的组件：
uploadfiles组件，在\systemasp\component目录下，目录中有组件注册的使用方法。
该组件的功能是上传文档。
网站自动考核的核心文件是根目录下的：
autorun.asp文件，在每月3、4日两天只要有人登录网站，系统就会自动运行进行考核。
Autorun.asp文件源代码中有关于各部分代码的简要解释。
可以通过修改该文件改变自动考核的时间与点数。
2、数据库部分说明
数据库在\data目录下，装了access的机器都可以打开。
数据库中的每张表都有其不同的用途，以后网站如果要扩展，可以在该数据库的基础上进行。
数据库中user表是注册用户基本信息，当有用户忘记密码与找回密码的问题时，可以手工在这里初始化密码（把123456的暗码覆盖该密码）；
甚至可以改变注册的登录名称。
Checkpoint表是手动扣分的规则表，如果要修改手动扣分的规则可以在表中进行（自动扣分在autorun.asp中进行）。
Gldbconfig表是配置表，其中questioncount字段代表申请导师中答题的总题数，目前设定为20道，如要调整可在表中修改。
另外，absent表是缺勤表；
address表是IP范围定义；
admin表是总版主信息；
application表是申请研究生的信息；
apprise表是学期评语；
bbs1表是论坛发贴的信息；
bbslink表是联盟论坛表；
bbsnews是论坛公告信息；
board表是版面划分信息；
check表是考核加减分记录信息；
choices表是申请答题的问题选项信息；
class表为论坛分类；
config表是论坛禁止字眼信息；
document表是知识库记录；
file表是信息系统中发贴的记录；
friend与friendlist表是好友列表；
group表是小组、课题、科研的相关记录信息；
groupman为小组分组信息；
info表为系统上传文字信息记录；
lockIP表为IP黑名单记录表；
log表为论坛版主操作记录；
mark表为学科成绩；
message与message1表分别是论坛与信息系统的短消息信息；
online表为在线名单；
question表为申请答题题目列表；
scolarship表是奖学金记录表；
selfdoc表是研究生上传文档记录，包括学期、月度的计划、总结与相应文档；
smallpaper表是论坛小字报信息；
status表是兼职职务；
subject表是专业名称信息；
vote表是投票信息；
work表是学生兼职记录。
3、维护说明
因为ASP语言是一种BS结构系统，没有真正意义上的自动运行，故本网站的自动考核系统并非全“自动”，需要学术秘书或网管人员每月3号与4号各访问网站一次。
网络管理人员应该定期备份整个网站（如半月或1个月一次），即用ftp软件登录到网站服务器：
ftp:
//或ftp:
//218.108.42.140（用户名与密码由郑靖设定），下载整个学生网站到本地机器，再以日期作为文件名压缩打包，如“学生网站2004.05.18.zip”，以防备意外事件的发生。
整个网站已有近1G的空间，网管应该保证服务器空间足够文件上传。
网站采用session的方式，如果20分钟没有更换页面操作会自动退出登录，目前常常产生的自动退出登录的问题是由于IIS服务器安装的问题，重装IIS可以解决该问题。
同时，由于采用session方式，“保存一年”等cookie选项已经无效。
4、手动设置用户属性
如要手动设置权限，如添加导师权限时，可打开user表，mainauth字段即代表主权限，其中teacher代表导师、vip代表贵宾、graduate代表毕业生、register代表一般注册用户、student代表在读研究生；
backauth字段用来标识学术秘书（secretary）、学生主管（charge）与管理员（admin），即在mainauth=student且backauth=secretary（charge）时，该用户为学术秘书（学生主管）；
当mainauth=teacher且backaurh=admin时，该用户为超级用户，如邢以群老师。
修改用户其字属性也在user表中进行：
如number字段代表学号、grade字段代表年级、teacher字段代表该学生导师的userid；
userpassword字段代表用户密码（已加密的）。
如果要手动修改密码，可以把userpassword字段设为：
49ba59abbe56e057，即代表被初始化为123456。
5、故障排除方法
⋅网站无法打开：
a、公司内部电脑有时无法解析网站域名，可将该电脑DNS设为：
192.168.100.1，或用网站的内部IP：
192.168.100.1登录网站；
b、学校有时无法解析网站域名，可用网站外部IP：
218.108.42.140登录。
⋅用户密码失效：
a、先让该用户点击“忘记密码”功能重设密码；
b、如果该用户注册时的“找回密码答案”也不记得了，可以先由网管下载最新的网站数据库文件->
双击打开该文件（系统中要有office中的Access程序）->
打开user表->
找到该用户记录->
找到该记录的userpassword字段->
用49ba59abbe56e057替换原有字符串->
保存关闭文件->
覆盖上传该数据库文件即可，该用户密码即被初始化为：
123456
⋅误删了正在申请导师的注册用户：
a、如果刚备份数据库或整个网站不久（如半天内），而且备份时该用户已经注册，则可以把备份的数据库覆盖网站数据库，其代价是这段时间内的操作都会丢失；
b、如不想这段时间的数据丢失，可以先下载最新数据库文件A到本地->
打开备份数据库B的user表->
根据被删用户真实姓名找到user表中对应的记录->
把这些记录复制到库A中user表中，并分别记下这几条记录的在库B与库A中的userid（用useridA与useridB代表）->
在库A的application表中找到pid等于上述useridB的记录，并把其pid改为useridA，->
保存上传后，如发现导师或用户的申请通知邮件丢失，可以调整库A中相应记录中的status字段改变用户申请状态，让导师可以重新发一条让其答题或面试的指令->
保存上传库A覆盖网站数据库；
c、让该同学再注册并申请一次。
⋅Ftp无法使用：
a、如不能正常解析，在公司外可以用218.108.42.140登录，公司内部可用192.168.100.1登录；
b、用户名密码错误的话，让郑靖协助解决；
c、FTP中使用passivemode方式登录服务器。
⋅大文件无法上传：
网站上传文件不能超过10M，如果文件太大无法通过WEB页面直接上传的，可以让网通通过FTP直接上传到网站，再把文件链接发到论坛上即可。
⋅其它错误：
a、类似上面操作的数据库记录替换，即用备份数据库中的表（记录或字段）替换目前的数据库表（记录或字段），然后上传；
b、用备份数据库替换网站操作库；
c、整个网站替换，把最近的备份文件解压，上传覆盖网站文件。
附件：
1、身份权限
网站身份权限分下列几种：
未注册用户…………………………………………还未注册的用户
一般用户…………………………………………注册未通过批准
在读研究生…………………………………………已获批准成为研究生
毕业生…………………………………………批准毕业的用户
学术秘书…………………………………………学术秘书
学生主管…………………………………………学生主管
贵宾…………………………………………贵宾，如导师的朋友
导师…………………………………………导师
不同身份有不同权限，其中导师权限最大，有所有权限；
学术主管与学术秘书其次；
在读研究生与毕业生再次；
然后是贵宾；
最后是一般用户与未注册用户。
详见权限表（表1）。
浏览者类型
功能
导师
贵宾
学术秘书
学生主管
在读研究生
毕业研究生
一般用户
未注册用户
公共信息浏览
☆
在线申请导师
被提醒“有人申请导师”
教师初选功能
接收自动发送的邮件
在线填写问卷
问卷库中题库维护（增减）
被提醒“有人答卷完”
浏览答卷情况
填写面试印象意见
确定名单（转为研究生）
学术活动通知更新
游览学术活动通知
个人信息修改
浏览通讯录（自动生成）
浏览研究生个人基本信息
学期、月份计划总结提交
学期、月份计划总结浏览
导师各阶段评价浏览
对计划总结的评语、加减点；
事后修改及原因填写
学业成绩填写
学业成绩复核（定时通知）
学术活动、自修及小组活动缺勤情况填写
学术活动、自修及小组活动缺勤情况浏览
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