15种常用公文解析ppt.ppt
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公文写作,党政机关公文处理工作条例介绍机关常用公文写作的有关知识机关常用非规范性公文写作的有关知识公文写作有关问题,学习要求,通过学习，掌握以下知识要点：
公文常用文种的概念、功能公文常用文种的结构、格式公文常用文种的写作特点公文常用文种的实际运用,党政机关公文处理工作条例介绍,1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。
2012年7月1日起施行党政机关公文处理工作条例，条例中规定：
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
公文种类公文种类分为15种：
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函及纪要。
（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复。
适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。
由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。
公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。
公文页数顺序号。
公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。
公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
公文用纸幅面采用国际标准A4型。
特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
行文规则行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（四）请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
公文拟制公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。
审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
公文应当经本机关负责人审批签发。
重要公文和上行文由机关主要负责人签发。
党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
联合发文由所有联署机关的负责人会签。
公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
收文办理主要程序是：
（一）签收。
对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。
对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。
对收到的公文应当进行初审。
初审的重点是：
是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。
经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。
紧急公文应当明确办理时限。
承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。
办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。
紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
发文办理主要程序是：
（一）复核。
已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。
对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。
公文印制必须确保质量和时效。
涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。
公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。
机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
公文管理各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。
设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。
确定密级后，应当按照所定密级严格管理。
绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。
公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。
绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。
翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。
汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。
公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。
销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。
个人不得私自销毁、留存涉密公文。
机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。
经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。
机关常用规范性公文写作的有关知识,通知1.通知的用途通知是传达上级指示，部署安排工作，实施管理措施，处理公共事务，任免聘任干部，批转、转发、印发下级机关、上级机关及不相隶属机关有关公文，要求下级需要周知事项等使用的公文文种。
通知使用最广泛，使用频率高，实践中象工作计划、总结和领导讲话等一些非规范性公文也一般用通知下发。
2.通知的写法通知按其内容和功用不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等几种。
其基本写法是：
（1）通知一般都要有一个符合标题的“三要素”，即：
发文机关、事由、文种，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。
（2）被通知单位就是文件的主送单位。
（3）如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。
3.撰写通知应注意的事项撰写通知要做到以下几点：
（1）批示和指示性通知，防止将重要性或意义写的过长；
（2）告知性通知表述事项要清楚、准确、明确；（3）语言运用上要平实无华，实事求是。
通报,通报与通知的形式相近，但又不同于通知。
1作为文种，通知庞杂，含量大，形式多样，相比之下，通报内容、形式都比较单一。
2、在实践中，一部分传达上级指示精神的公文既可用通知也可用通报。
在内容上通报不同于通知的特点是一般不提出工作上的具体要求以及需要组织实施的事项。
3通报文风要朴实。
文字表述要简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染。
无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度认真核准事实，防止拔高或扭曲事实。
通报观点要鲜明，提倡什么，反对什么，要是非分明，忌含糊其辞。
在行文篇幅上要详略得当，切忌把表彰通报写成报告文学，把批评通报写成情况纪实。
报告一、正常工作报告二、情况报告三、回复性报告四、报送文件、备案报告,报告的格式与写作要点,1报告是典型的上行公文，作为规范性公文的报告必须抬头，有明确的受理机关。
报告原则上应只报一个直接上级机关或主管部门，必要时可抄报有关的上级机关或业务部门。
除有特殊要求者外，报告原则上不直报领导者个人，不应多头主送。
有特殊规定的，报告抬头方可采取“并：
”的形式发送。
数机关联合行文报告的事项，原则上应报上级主办机关，其他送文单位可采取抄报的形式。
2报告作为公文文种可分为两个大类：
一类属于规范性公文的报告，即上述工作报告、情况报告、意见报告等，行文制发方面比较规范，可以单独成文；另一类报告属非规范性公文中的“报告”，如会议工作报告、调查报告、述职报告等。
会议工作报告一般是法定代表按照规定章程向大会或委员会报告工作，提请会议代表审议。
会议的工作报告一般不单独行文，需经会议通过后以决议的附件形式下发。
调查报告、述职报告等其制发主体、送审程序、效力都不规范，所以列入非规范性公文种类。
3报告的主要内容不外乎向上级机关、主管部门汇报工作、报告情况、介绍经验，文风要平实，反映情况要客观，文字表述不可过多地堆砌修饰性用语。
要以对组织负责、对上级负责、对工作负责的态度撰写文稿，忌文过饰非，目的是让上级机关、主管部门通过报告了解真实情况，以便作出科学决策，指导下一步的工作。
4在公文处理的实践中，用报告代替请示、用报告代替函是文种使用混乱的突出问题，关于这个问题将在请示文种之后专题讲述。
请示请示的用途下级机关遇到各种无权处理或无力解决的问题，都可用向上级机关呈送请示的形式，请求上级机关予以批准或给予批示。
上级机关通过对请示的答复，能够及时肯定下级机关正确的意见和作法，纠正其不当的意见和作法，从而有效地帮助下级机关解决问题，推动工作的顺利进行。
请示的写法按照请示内容和请示目的的不同，可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示两类。
（1）请求指示的请示。
是指针对工作中出现的具体问题，向上级机关申明情况，请求予以答复和下达处理意见。
写这类请示，应把重点放在情况的陈述和问题的强调上。
（2）请求批准的请示。
是就某一问题或事项，提出本机关的处理意见，请求上级机关给予批准或表明态度的请示，写这类请示，要把重点放在请示理由的说明上。
请示的写作格式要点1不越级请示，不横向请示。
2请示不应多头主送。
3请示公文应一文一事。
4请示件要有主报机关的明确意见。
请示的理由要充分，请示事项要具体。
5请示件不下发。
市南区城市管理行政执法局关于市南辖区主要道路乱贴乱画清理工作服务外包的请示市南区政府：
市南区“八路一线”85条道路和30条其他主要道路共计115条道路（道路明细附后）的乱贴乱画清理工作，原由青岛市执法局统一招标给青岛太福物业有限公司负责清理，由市财政每年拨款84.6万。
自2009年10月1日起，市财政不再拨付此项费用，乱贴乱画清理工作由各区自行负责。
我局对清理乱贴乱画小广告工作十分重视。
2010年以来，我局对乱贴乱画小广告违法行为进行了专项整治，对乱贴乱画小广告电话号码通过新闻媒体曝光，责令乱贴乱画小广告当事人自行清理并对其进行处罚，对逾期未清除或者拒不接受处理的当事人，要求通信企业暂停其通讯号码的使用。
通过集中整治取得了一定的效果，但是乱贴乱画小广告的问题无法从根本上得到解决。
近期，市南区主要道路乱贴乱画小广告的问题比较突出，已经对市南区的市容市貌造成较大影响。
目前正值旅游旺季，我局执法任务较重，执法人员不足，仅仅依靠我局的力量难以达到较好的清理效果。
今明两年是我市创建全国文明城市的关键年，小广告问题已经严重影响了我区的创建工作。
为确保创建文明城市工作的顺利推进，加强对乱贴乱画小广告的清理工作已经迫在眉睫。
近期，夏耕市长在全市城市环境综合整治动员大会上对清理乱贴乱画小广告工作也做了重点强调，在全市城市环境综合整治市容环境秩序专项整治行动工作方案中，要求各区（市）要采用服务外包或扩大市容保洁人员保洁范围等购买服务方式，使乱贴乱画小广告清理工作常态化。
因此，我局建议通过公开招标的方式，聘用专业的清理公司负责市南区主要道路的乱贴乱画清理工作，预计需要清理乱贴乱画小广告专项资金捌拾万元整。
如果同意清理工作外包，所需资金将另行申请。
当否，请批示。
市南区城市管理行政执法局2010年6月23日,报告与请示的区别1从公文处理上讲报告与请示的最大区别是，报告属阅件，请示属办件；报告一般不需要办理、回复，请示则应办理、批复，要有回音。
2从功能上讲，报告主要是向上级机关汇报情况、反映问题，供上级机关决策参考；请示则主要是请求上级机关给予指示、解决困难、答复问题。
3从内容上讲，报告的内容比较广泛，涉及的面可大可小，篇幅可长可短。
请示则不同，内容比较单一，一文一事，基本结构就是事由、请示事项两部分，篇幅一般都不长。
4在行文格式上，报告比请示较少限制。
请示件原则只准报送一个主送机关，报告则无此严格规定；联合报告比较多见，联合请示则较少见；请示的结束语一般比较规范，如“当否，请批复”等，报告的结束则多种多样，无一定之规。
5报告与请示的共同之点是，都是上行文，受文单位必须是上级机关。
目前许多把不是上级机关的业务主管部门当作上级机关，将本来属于“函”这个文种的公文写成“请示、报告”，导致文种使用混乱，以下“函”中将详述。
批复范文国务院关于同意设立“科技活动周”的批复国函200130号科技部：
你部关于拟由国务院决定设立“科技活动周”的请示（国科发政字2000514号）收悉。
同意自2001年起，每年5月的第三周为“科技活动周”，在全国开展群众性科学技术活动。
具体工作由你部商有关部门组织实施。
中华人民共和国国务院（印章）二00一年三月二十二日,关于省将市更名为市问题的批复民行批2012103号省人民政府：
你省2012年3月20日关于将市更名为市的请示收悉。
经国务院研究，市的名称以不变更为宜。
中华人民共和国民政部（印章）2012年9月15日,省人民政府关于市历史文化名城保护规划的批复市人民政府：
政发2011117号文收悉。
省政府原则同意你市报送的历史文化名城保护规划。
现批复如下：
你市在今后的城市建设中要突出本市的特色，研究确定城市标志性建筑物和有特色的地区，进一步处理好名城保护与经济发展、城市建设、园林绿化的关系。
对开发建设古城风貌体现区的经济指标要作进一步研究。
在实施规划时，对城市几个重点地段的保护和建设要作多方案比较。
注意保护、抢救和修复现存的文物古迹。
保护好文物古迹周围的环境，并从实际出发，制定有关文物古迹保护管理规定。
市政府要加强对保护历史文化名城工作的领导，既要逐步提高城市现代化水平，又要保持和发扬历史文化名城的特色。
主管部门应依照国家城市规划法和文物保护法的有关规定，切实履行好自己的职责，保证市历史文化名城保护规划的全面实施。
省人民政府（印章）2012年8月12日,写作格式要点1“批复”这一文种是上级机关为对应下级机关上报“请示”而设的，没有“请示”就无所谓“批复”。
2批复的受文单位一般应是上报请示的直接下一级机关。
批复不越级行文。
有些中间转报的请示，批复的受文单位应是转报机关，不应向原报机关直接批复。
3批复的一般结构是首先写明针对什么文件的批复，如首句为“你委关于发行振兴体育奖券的请示（体199166号）悉”，尔后是批复内容。
4批复内容篇幅都不长，涉及实质内容的公文，一般文字精炼，句句中的，言简意赅。
同意性批复都不复述同意的理由。
同意之后往往对落实批复内容提一些原则性要求。
不同意的批复，往往要阐述原因、理由，但亦应简明扼要。
有的不阐述理由，直接明了不同意。
5批复件原则上一文一事，一个批复针对一件请示。
有时数个下级机关上报请示同一件事，经研究同意后，分别行文批复，而不应一件批复数文。
6批复一般无特别的结束语。
有的为加重语气加“此复”、“特此批复”的字样，实际上是多余的。
意见一、条文释义二、范文x市人民政府关于鼓励和促进中小企业发展的意见政发2001号各市、区人民政府，市政府各部门，市直各单位：
为认真贯彻党的十五届四中、五中全会和全国中小企业工作会议精神，落实国务院办公厅转发国家经贸委关于鼓励和促进中小企业发展若干政策意见的通知（国办发200059号），加大对我市中小企业的扶持力度，推动各种所有制中小企业健康发展，结合我市实际提出以下意见。
一、鼓励和促进中小企业发展是政府的重要职责二、鼓励各类资本投资、创业市人民政府（印章）2001年1月15日,三、格式与写作特点1意见可以是下行文，可以是上行文，也可以是平行文。
意见的这一特点是其他文种不具备的。
2意见在行文格式上也具有较大的灵活性或者称之为不确定性。
即意见可以抬头，也可以不抬头。
可以直接行文，也可以要求上一级机关批转。
成文时间、落款可以放在文尾，也可放在标题之下。
3意见作为下行文，一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见，对重要工作部署作出安排。
在文字表述上一般是就某重大问题有感而发，有情况、有问题、有分析，有指导性意见。
情况应真实、准确、简明、扼要；对存在问题的表述应一语中的，抓住要害，删繁就简，不必列举事例；分析应上升到理性，不可就事论事，而且应条理，针对性强；指导性意见应有一定理论高度。
提出解决办法的措施要切实可行，操作性尽可能贴近实际情况。
要防止头重脚轻。
情况、问题、分析要简明，把重点放在指导性意见上。
不可只提出问题，而没有解决办法和措施，这是意见的大败笔。
4意见作上行文，在文字表述上应把重点放在解决问题的办法、措施上。
另外，应特别注意，凡是本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。
只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。
在文头部分标注签发人姓名，在文尾
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