第06章电子表格ExcelWord格式文档下载.docx
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拖动该点可以按一定的方式填充单元格的内容。
6.2Excel2003工作表的建立和编辑
6.2.1建立工作表
Excel的主要功能是处理报表，即对大量数据进行计算和分析。
下面以某计算机公司一个月的销售报表为例来学习Excel的操作。
建立一张新的工作表可分为两步完成，打开工作表和输入数据，现分述如下：
1.打开工作表
Excel启动后，如果未指定工作簿的文件名，系统自动建立一个工作簿，并为它取默认名Book1.xls。
如图6-2所示。
在工作簿窗口内所显示的是系统默认的工作表Sheet1，此时在状态栏的工作表标签中，Sheet1被加亮并在下方出现一条下划线。
用户可选取不同的工作表作为当前工作表。
图6-2新建工作表
2.输入数据
选定工作表后，就可以向工作表中输入数据了。
输入的数据可以是常量，也可以是公式和函数，Excel能够识别文本型、数值型、日期和时间型常量数据，并支持简单数据输入、区域数据输入和系列数据自动填充等3种数据输入方法。
（1）数据类型
当向单元格输入常量数据时，Excel把它们区分为数值、字符、日期和时间4种类型。
数值型数据
对纯粹由数字（0～9）组成的字符串，Excel把它们自动识别为数值型数据。
其中还允许包含+、-、（、）、E、e、$、%以及小数点“.”和“，”等特殊字符。
例如1E+07、3.14、15%、-89.75等字符串均为数值型数据，输入数值型数据时需注意以下两点：
1）若输入数据的长度超过单元格的宽度，将自动改用科学记数法表示。
2）若预设置数字的小数位，输入的数据以所设的小数位显示，并能自动四舍五入。
进行计算时，一律以输入数为准，而不以显示数为准，用户不必担心会出现误差。
日期和时间型数据
Excel中的日期型数据的形式较多，用户可通过“格式”→“单元格”进行设置。
例如当日期型数据的形式为“yy/mm/dd”时，输入“01/04/28”后，系统自动识别为日期型数据。
时间形式为“h:
mm（AM/PM）”时，输入“15:
30”或“3:
30PM”都将被理解为下午3时30分。
输入当前的日期用快捷键“Ctrl+；
”，输入当前时间用“Ctrl+Shift+；
”。
字符型数据
字符型数据是由字母、数字或其它字符组成的字符串。
输入时应注意以下两点：
1）若字符型数据全部由数字组成，输入时应在数字前加一个西文单引号“’”。
2）若在公式中夹有字符型数据，输入时则用西文双引号把字符串括起来。
（2）单元格的选择
用鼠标单击指定的单元格，当出现黑框时，则表明已选中。
用键盘的“→、←、↑、↓”键进行移动。
在“活动单元格坐标”中输入相应的单元格坐标，然后回车。
选中单元格后，就可向单元中输入数据。
如图6-3所示，即为所输入的数据，其余数据通过公式输入。
图6-3手工填充示例
（3）区域输入数据
所谓按区域输入数据，就是在输入数据前，先选定一个区域作为数据的输入范围，这种方法的优点在于：
当活动单元格到达所选区域的边界时，按Tab（或Enter）键，则自动转入下一个单元格，达到简化操作、加快输入速度的目的。
区域的选择有以下几种方法：
1）选择整行或整列。
将鼠标指针移至窗口内相应行的行号（或相应列的列号）上，单击鼠标。
2）选择矩形区域。
将鼠标指针移到该矩形区域的某一个角的单元格，按下鼠标左键，然后沿对角线方向拖动鼠标至对角线方向的单元格上，松开鼠标按钮。
3）选择不相邻的区域。
选择第一个区域后按下“Ctrl”，同时逐一选择其它的一个或多个区域，完成后松开“Ctrl”即可。
4）选择整个工作表。
单击工作窗口中的全选按钮。
5）撤销选择。
将鼠标移至工作区的任意位置，单击鼠标即可。
（4）系列数据自动填充
向工作表输入数据时，有时会用到一些系列（即符合一定顺序）数据，例如一月，二月，…，十二月；
星期日，星期一，…，星期六等；
Excel提供了“自动填充”功能，可以实现快速输入整个数据系列，而不必逐单元格输入。
假设在A1：
G1自动填入“星期日，星期一，…，星期六”。
操作步骤如下：
1）把数据系列中的第一个数据输入到指定的单元格中。
本例中，在A1中输入“星期日”（如图6-4（a）所示）。
2）拖动填充按钮至G1后松开即可（如图6-4（b）所示）。
（a）
（b）
图6-4自动填充示例
（5）重复输入
在输入数据时，若对于连续的单元格重复输入相同的数据，同样不必逐个输入，利用填充按钮可以实现快速输入。
例如，向A1：
A5中输入数值50，具体操作如下：
1）把所输入的数据输入到指定的单元格中。
本例中，在A1中输入50（如图6-5（a）所示）。
2）拖动填充按钮至A5后松开（如图6-5（b）所示）即可。
（a）（b）
图6-5自动填充示例
注意：
字符型数据直接拖动自动填充按钮填入的是系列数据，按住Ctrl键拖动自动填充按钮完成的是重复输入；
而数值型数据直接拖动自动填充按钮完成的是重复输入，按住Ctrl键拖动自动填充按钮填入的是系列数据。
6.2.2使用公式与函数
单元格中可以输入公式，包括常量、地址、运算符和函数，输入确认后单元格中仅显示运算结果。
在Excel中一切公式和函数均以“=”开头，例如，“=（3+2）/10”是一个计算公式，而“=SUM（）”则是一个函数。
1.地址的表示
公式中允许使用单元格地址。
地址分为相对地址和绝对地址。
公式中引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。
（1）相对地址。
是用列号和行号直接表示的地址。
如A1、B10等。
如果把某个单元格中的公式移动到另一个单元格时，原单元格内公式中的地址在新单元格中保持不变。
如果复制单元格中的公式，在复制的新单元格中，公式中的地址将作相应的变化。
如C1单元格的公式是=A1+B2，如果把C1单元格公式移到C2，C2单元格公式仍是=A1+B2。
若把C1单元格公式复制到C2，C2单元格中的公式会变成=A2+B3。
这是由于把C1单元格公式复制到C2单元格的过程中，行号加了1，由此引起公式中的行号也加1，若将C1单元格公式复制到E5单元格，E5单元格中的公式就是=C5+D6。
（2）绝对地址。
在列号和行号前加$符号的地址称绝对地址。
它的最大特点是在操作过程中公式中的地址始终保持不变，相对地址和绝对地址可以混合使用。
如=$A$4-$B$6、=$F7+H$10等。
（3）跨工作表的地址表示。
在当前工作表的单元格中引用其他工作表中的单元格地址，首先要输入被引用的工作表名和一个惊叹号，然后再输入那个工作表的单元格地址。
如在当前工作表A3单元格输入公式=A1+Sheet2!
A2，在A3单元格中显示的就是当前工作表的A1与Sheet2工作表的A2单元格中的数相加后产生的结果。
引用当前工作表的单元格地址可以省略工作表名。
2.公式
（1）运算符
Excel的运算符有算术运算符、比较运算符和文本运算符。
算术运算符：
＋、－、＊、／、∧。
比较运算符：
＞、＜、>
=、<
=、＝、<
>
。
文本运算符：
&
各种运算符的使用方法和运算优先次序见表6.1。
表6.1运算符的优先次序
优先级（高→低）
运算符
功能说明
1
-
负号
2
%
百分号
3
^
指数
4
*、/
乘除
5
+、-
加减
6
连接文字
7
、>
比较
在一个公式中，其运算顺序为“自左至右”，括号运算优先级最高。
例如，在图6-3的F3单元格中输入公式“=D3*E3”表示单元格D3的数据和E3的数据的乘积，结果为180000。
“=B4&
C2”表示单元格B4的数据和C2的数据的连接，结果为“CPU进价”。
＂的＂&
C2&
＂是＂&
C4&
＂元＂”结果为“CPU的进价是1000元”。
“=200*900”结果为180000。
（2）公式在输入时的引用
利用公式向单元格输入数据，不仅能够提高输入效率，同时保证输入的正确性。
例如用公式计算图6-3中的销售额、应交税和利润。
则：
销售额=售价*卖出量
应交税=销售额*1%
利润=（售价-进价）*卖出量-应交税。
在图6-3中以计算销售额为例，操作过程是：
选中F3单元格，输入公式“=D3*E3”（此时编辑栏中同时也出现该公式，如图6-6所示），按回车键，则得出计算结果。
拖动填充按钮至F6，则所有的销售额均计算出来（如图6-7所示）。
其余项目的计算，读者自行完成。
完成后的结果如图6-8所示。
图6-6编辑填充公式
图6-7拖动填充按钮
图6-8最后填充结果
3.函数
Excel提供了11类240余个函数，其中包括常用函数、财务、统计、文字、逻辑、查找与引用、日期与时间、数学与三角函数等。
在此简单介绍其中几个常用函数。
函数的一般形式为：
函数名（参数1，参数2，…）
其中，括号内的参数可以多达30个。
（1）常用函数介绍
1）SUM（number1，number2，…）返回某一单元格区域中所有数值之和。
number1，number2，…为1到30个需要求和的参数。
直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。
如果参数为数组，只有其中的数字将被计算。
数组中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。
如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。
示例：
SUM（3，2）等于5。
SUM（"
3"
，2，TRUE）等于6，因为文本值被转换成数字，而逻辑值"
TRUE"
被转换成数字1。
如果单元格A2：
E2包含5，15，30，40和50，则：
SUM（A2:
C2）等于50
2）AVERAGE（number1，number2，…）返回参数平均值（算术平均）。
number1，number2，…要计算平均值的1～30个参数。
参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。
如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值。
如果A1：
A5中的数值分别为10，7，9，27和2，那么
AVERAGE（A1:
A5）等于11
A5，5）等于10
对单元格中的数值求平均时，应牢记空单元格与含零值单元格的区别，尤其在“选项”对话框中的“视图”选项卡上已经清除了“零值”复选框的条件下，空单元格不计算在内，但计算零值。
若要查看“选项”对话框，单击“工具”菜单中的“选项”命令。
3）MAX（number1，number2，…）返回数据集中的最大数值。
Number1，number2，…为需要找出最大数值的1到30个数值。
可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。
如果参数为错误值或不能转换成数字的文本，将产生错误。
如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字将被计算。
数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。
如果逻辑值和文本不能忽略，请使用函数MAX来代替。
如果参数不包含数字，函数MAX返回0。
如果A1:
A5包含数字10、7、9、27和2，则：
MAX（A1:
A5）等于27
A5，30）等于30
4）MIN（number1，number2，…）返回给定参数表中的最小值。
number1，number2，…是要从中找出最小值的1到30个数字参数。
（其他应用要求与MAX相似。
）
如果A1:
A5中依次包含数值10，7，3，27和2，那么
MIN（A1:
A5）等于2
A5，0）等于0
5）COUNT（value1，value2，...）返回参数的个数。
利用函数COUNT可以计算数组或单元格区域中数字项的个数。
Value1，value2，…是包含或引用各种类型数据的参数（1～30个），但只有数字类型的数据才被计数。
函数COUNT在计数时，将把数字、空值、逻辑值、日期或以文字代表的数计算进去；
但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。
如果参数是一个数组或引用，那么只统计数组或引用中的数字；
数组中或引用的空单元格、逻辑值、文字或错误值都将忽略。
如果要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数COUNTA。
A5中依次包含数值10，7，3，27和2，那么
COUNT（A1:
A5）等于5
COUNT（A3:
A5）等于3
6）RANK（number，ref，order）返回一个数值在一组数值中的排位。
Number为需要找到排位的数字。
Ref为包含一组数字的数组或引用。
Ref中的非数值型参数将被忽略。
Order为一数字，指明排位的方式。
如果order为0或省略，Excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位；
如果order不为零，Excel将ref当作按升序排列的数据清单进行排位。
如果数据清单已经排过序了，则数值的排位就是它当前的位置。
A5中分别含有数字7、3.5、3.5、1和2，则：
RANK（A2,A1:
A5,1）等于3
RANK（A1,A1:
A5,1）等于5
函数RANK对重复数的排位相同。
但重复数的存在将影响后续数值的排位。
例如，在一列整数里，如果整数10出现两次，其排位均为5，则11的排位为7（没有排位为6的数值）。
（2）函数的使用
示例一：
使用SUM（）函数求图6-8的总利润。
方法一：
1）把H7设定活动单元格。
2）在编辑框中输入“=”，然后单击编辑栏中左边的
按钮，打开函数的下拉菜单，如图6-9所示。
3）选择SUM函数，若该复选框中没有显示所选择的函数，可以从函数的下拉菜单单击“其它函数”出现如图6-10的对话框，做进一步选择。
选择SUM函数后的结果如图6-11所示。
图6-9函数的下拉菜单
图6-10“插入函数”对话框
图6-11“函数参数”编辑框
4）在Number1参数编辑框输入H3：
H6，单击确定即完成求和。
结果如图6-12所示。
图6-12求和示例
方法二：
2）单击编辑栏中的
（粘贴函数）按钮，结果如图6-10所示。
3）选中SUM函数，确定。
如图6-11所示。
如图6-12所示。
示例二：
使用RANK（）函数求图6-8的总利润名次。
1）把I3设定活动单元格。
按钮，然后选中“全部”函数中的RANK。
结果如图6-13所示。
图6-13“插入函数”对话框
3）单击“确定”后，在RANK对话框的“Number栏”写入需要排序的数字单元格H3；
“Ref栏”写入排名引用的数值区域H$3:
H$6；
“Order栏”可省略，Excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位。
结果如图6-14所示。
图6-14RANK对话框
4）单击“确定”后，H3中数值的名次就在I3中求出，向下拖动I3的填充按钮就可以求出其他数值的名次。
结果如图6-15所示。
图6-15求名次示例
结果如图6-16所示。
图6-16选中I3单元格
2）在I3单元格中输入求名次的函数公式“＝RANK（H3，H$3:
H$6）”。
结果如图6-17所示。
图6-17在I3单元格中输入求名次的函数公式
3）单击Enter键后，即可求出图6-8中“主板”的利润名次值为“3”。
4）向下拖动I3的填充按钮就可以求出其他数值的名次。
结果同方法一中图6-15所示。
Excel中的其他函数，如求平均值AVERAGE、求最大值MAX、求最小值MIN等函数的使用方法和示例中给出的方法相似，读者在学习中可多通过练习做到灵活应用。
4.公式、函数计算后的出错信息
当某个单元格的公式或函数无法正确计算时，Excel将此单元格中显示一个错误信息，下面列出了一些常见的出错信息。
“#####”：
计算得出的结果太长或者输入到单元格中的数值太长。
“#N/A”：
没有可用的数值。
“#DIV/0！
”：
0被作为除数。
“#NAME？
不能识别公式、函数中使用的名称。
“#NULL！
公式或函数使用了没有相应的区域。
“#NUM！
对于要求输入数字的参数项，使用了不可接受的数据内容。
“#REF！
引用了无效的单元格。
“#VALUE！
数据类型不对。
6.2.3设置工作表
初建工作表时，各单元格都具有相同的高度与宽度，颜色和边框线也是千篇一律。
所谓设置工作表，就是利用Excel的格式化功能改进工作表的格式，使之更加美观和适合用户的需要。
工作表的设置包括以下6个方面：
行高和列宽、字体、数字格式、对齐方式以及边框与图案。
手工设置可通过“格式”工具栏（如图6-18所示）的按钮或“格式”菜单（如图6-19所示）中的有关命令来完成，所以对工作表的设置也称为工作表的“格式化”。
使用工具按钮操作方便、快捷，但格式菜单能够提供的功能更强大，项目也更齐全。
图6-18“格式”工具栏
设置工作表的另一种方法，是使用系统预定义的格式，称为“自动套用格式”。
Excel提供了17种预定义的工作表格式，每一个自定义的工作表格式均为对字体、数字、对齐方式、边框、行高及列宽等已定义好的格式参数的组合。
一般情况下，用户只需套用其中的一种，再用手工对它作一些补充修改，就可以满足自己的需要。
选择“格式”→“自动套用格式”，屏幕上弹出自动套用格式对话框，如图6-20所示。
该对话框中显示出各种表格的基本形式，如果用户想对现成格式作些修改，只需单击对话框中的“选项”按钮，使原来的“自动套用格式”对话框在其下方扩展出一组“要应用的格式”复选框，如图6-21所示。
用户可通过这些复选框，选择一些项目进行调整或重新设置。
修改结束后单击对话框的“确定”按钮，自动格式化即告完成。
图6-20“自动套用格式”对话框
图6-21“要应用的格式”复选框
6.2.4编辑工作表
为了方便用户建立和维护工作表，Excel提供了支持对单元格进行修改、插入、删除、移动、复制以及查找、替换等操作。
1.修改
对已输入数据的单元格进行修改，主要有两种方法：
（1）全部重输。
单击单元格，进入“输入状态”。
当输入新数据的第一个字符时，格内原有的数据即被清除，由新内容代替。
（2）局部修改。
双击单元格，进入“修改状态”，进行修改即可。
2.插入、清除和删除
（1）插入单元格、空白行或列
插入操作可分为两步来完成。
1）选中单元格
2）选择“插入”→“单元格”，出现如图6-22所示的对话框后再作进一步的选择，按“确定”后即完成。
若插入整行或整列，也可直接选择“插入”→“行”或“插入”→“列”。
（2）清除
清除指的是清除单元格（或区域）中的内容，也可以是格式。
其操作步骤如下：
1）选定需要清除的单元格、行或列。
2）在“编辑”→“清除”菜单上，再单击“全部”、“格式”、“内容”或“批注”。
（3）删除
删除指的是删除指定单元格的内容和空间。
1）选定要删除的单元格或区域。
2）执行“编辑”→“删除”，如图6-23所示，然后再做进一步选择。
图6-22插入对话框图图6-23“删除”对话框
3.移动和复制
把数据从源工作表移动／复制到目标工作表，在性质上属于数据交换。
这类操作均可通过剪贴板来完成，即先把要移动或复制的内容从源工作表送到剪贴板，再把剪贴板上的内容粘贴到目标工作表。
如果源工作表与目标工作表为同一张工作表，则使用鼠标进行移动／复制将更加方便。
（1）移动
通过菜单移动:
1）选择待移动的区域。
2）执行“编辑”→“剪切”命令或单击工具栏中的“剪切”按钮。
3）选定移动到的目标区域左上角的首单元格。
4）执行“编辑”→“粘贴”命令或单击工具栏中的“粘贴”按钮。
通过鼠标移动:
2）将鼠标指针移至选定区域的边框上按下鼠标左键。
3）拖动鼠标指针至目标区域，松开鼠标左键。
（2）复制
通过菜单复制:
1）选择待复制的区域。
2）执行“编辑”→“复制”命令或单击工具栏中的“复制”按钮。
3）选定目标区域左上角的首单元格。
4）执行“编辑”
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