宣传物料管理办法Word下载.docx

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按物料来源分类，可分为采购类和租赁类，其中

采购类包括：

茶几、沙发、台、凳、画饰、音响、电器、摄影器材、模型、电瓶车、指示牌等。

租赁类包括：

礼仪、主持人、布展公司、空飘、拱门、地毯、看楼车等。

二、销售宣传物料的供应程序

由于销售宣传物料的种类较多，有些可直接在市面上选购，有些则需租用、有些还须度身订做，因此，针对不同的供应方式，其操作程序又可细分为如下几个方面：

●物料采购操作程序

（一）操作流程

（二）操作规定

1、经办部门或项目公司根据销售工作需要，拟购有关物料（如：

电视、音响、相机等）；

2、经办部门或项目公司提交书面申请报告，申请报告中必须明晰使用用途、品牌型号、市场单价、具体数量等；

3、申请报告经部门或项目公司负责人签字后报送营销中心；

4、营销中心根据使用单位的实际需要提出会签意见，然后送审核部；

5、审核部根据申请报告及市场信息核实采购价格及其它指标。

如属大批量采购，审核部应联系多家供销商，采取招标形式或议价方式确定采购方案；

6、申请报告经审核部会签后报销售副总审批，销售副总审批同意后，返回经办部门或项目公司；

7、经办部门或项目公司综合会签意见后开展采购工作；

8、物料采购回来后，需交由物料管理人员作进仓登记，物料进仓后方可领用；

9、一次性采购同类物料在2000元以下，免报营销中心及销售副总审批。

●租赁物料操作程序

1、经办部门或项目公司根据销售工作需要，拟租有关物料（如：

空飘、拱门、礼仪等）；

2、经办部门或项目公司提交书面申请报告，申请报告中必须明晰使用用途、出租单位、品名型号、单价、数量等；

5、审核部根据申请报告及租赁市场信息核实租赁价格及其它指标，如属经常性租用物料，审核部应联系多家出租商，采取招标形式或议价方式确定经常性租赁方案，以便常年租赁，提高效率，减少重复作业环节；

7、经办部门或项目公司综合会签意见后开展租赁工作；

8、审核部一旦制定了经常性租赁方案，经办部门或项目公司在租赁物料时则无需报审核部会签，直接按租赁方案操作即可；

9、租用物料到货后，需分别交由租赁经办人和物料管理人员验收，《租用物料清单》必须同时具备租赁经办人和物料管理人员签名方有效；

10、一次性租用同类物料，其租金在500元以下，免报营销中心及销售副总审批。

●订做物料操作程序

由于订做的物料通常都具有较强的个性特点，制作要求较高，在订做之前，有些要事先经过设计、模拟，达到理想效果后按样稿批量生产，因此，订做物料通常需经过两个阶段，即：

设计制作和批量生产，其操作程序如下：

✧设计制作程序

1、招投标中心根据物料制作种类开展各项招标工作，确定经常性合作的物料制作单位，制作同类物料的单位应不少于三家，以便经办部门或项目公司择优选用，有助竞争；

2、经办部门或项目公司在制作物料之前，须提出书面申请，申请内容应包括：

物料品名、具体数量、所需金额、制作要求及用途等；

3、申请报告经营销中心会签、销售副总批示后，经办部门或项目公司根据会签意见决定是否制作物料，如需制作物料则通知物料制作单位；

4、经办部门或项目公司与物料制作单位沟通，提出制作要求，达成共识后物料制作单位开始制作样稿；

5、样稿制作完成后交经办部门或项目公司审阅，经办部门或项目公司认同样稿后报营销中心及销售副总会审；

6、经会审的样稿返回经办部门或项目公司，如会审意见中提及修改样稿内容，经办部门或项目公司应知会物料制作单位，要求其作出修改，直至符合要求为止；

7、经办部门或项目公司验收样稿，结算款项。

✧批量生产程序

1、招投标中心根据物料生产种类开展各项招标工作，确定经常性合作的物料生产单位，生产同类物料的单位应不少于三家，以便经办部门或项目公司择优选用；

2、经办部门或项目公司按“样稿制作操作流程”的批复申请向物料生产单位下单，如下单前未曾提出申请——有些部门或项目公司需追加生产原有版式的物料或本来就无须稿样设计，则须提交书面请示，报营销中心及销售副总审批，经同意后方可向生产单位下单；

一次性生产同类物料在10000元以下，免报营销中心及销售副总审批；

3、生产单位接到订单后，按要求生产，依时交货；

4、经办部门或项目公司验收物料，合格后结算货款；

5、物料交货后，需交由物料管理人员作进仓登记，物料进仓后方可领用；

三、对供货单位的考评

为加强对供货单位在合作期间的有效监督，防止出现与合作协议相违背的行为，进而保证公司的各项利益，特制定供货单位的考评办法：

1、经办部门或项目公司按“下表”格式制作《供货单位考评表》；

2、经办部门或项目公司每月根据物料的制作、生产、使用情况作月度总结，并将有关意见填写在考评表上，经部门负责人或项目公司经理签字后报招投标中心；

3、考评表必须于每月五日前送至招投标中心；

4、招投标中心根据各经办部门或项目公司提交的考评表进行汇总，对各经办部门或项目公司反映意见较大或事件较为严重的单位，由招投标中心出具书面警告函，通知有关单位，要求其改善现状；

对于屡教不改超过两次或影响恶劣的供货单位勒令其即时终止合作关系，造成公司经济损失超过一定数额的，将追究其法律责任；

5、被终止合作协议的供货单位，三年内不得承接公司的任何业务或参与竞标活动；

6、招投标中心每年年初组织经办部门或项目公司对上一年度的各项物料制作、生产、使用情况及与供货单位的合作关系作进一步的评估，并提出建议；

招投标中心根据各经办部门或项目公司反映的意见决定是否重新选择合作单位。

四、销售宣传物料使用管理办法

由于销售宣传物料的使用管理较为复杂，日常跟进工作较多，有条件的单位需安排专职人员负责，负责人员的具体工作有：

帐务管理、实物管理、样稿管理、成品标本管理、物料领发、物料折旧、物料报废等，具体要求如下：

1、物料管理人员必须具有较强的统筹能力，熟悉物料品名，善于品种归类，有一定的仓储管理经验；

物料管理人员不得兼职采购、租赁业务；

2、放置物料需有独立仓库，批量成品须分类摆设，样稿须存放在文件柜内，按品种分类归档；

成品标本须贴上标签，标签上应注明制作日期、单价、供货单位，分类归档；

3、建立“进销存”明细台帐（见下表或在市面上购买），根据《验收单》做进帐登记，根据《领物凭证》做出帐登记，进出之差为存货，如实记帐；

4、物料管理人员每月月底盘点一次，确保帐实相符；

如帐实不符，应及时查明原因，并报部门负责人处理，按处理意见对帐面作出调整；

5、如属贵重物料（电视、音响、沙发等），应在做进帐登记时在“备注”栏注明折旧年限，便于财务专项核查；

如贵重物料受损，物料管理人员应时向部门负责人反映，部门负责人根据物料受损程度判定是否作报废处理，如需报废，物料管理人员根据该物料报废凭证做出帐登记，予以冲销；

6、当有关人员需领用物料时，先填写《物料申领单》（见下表），经部门负责人签字后予以领用；

7、物料被领用后，物料管理人员应及时做出帐登记，以经批准的物料申领表做记帐凭证；

8、物料管理人员除了应每天做帐务登记及实物管理外，还应做物料仓储分析，根据领用量，制作、生产物料所需时间、制作、生产周期设定最储备经验参数和最低储备经验参数。

最高储备参数用于控制供应量或采购量，防止大量物料积压，占用仓库，影响资金流动及因使用时间过长造成物料变质；

最低储备参数用于保证物料长期供应，防止间断性或供不应求的现象发生，影响销售工作的开展；

当仓储物料量达到最高或最低点时，物料管理人员应提出预警，示意储存过量或不足，便以经手人对物料供应作出及时调整；

物料管理人员须每月结帐，并将有关情况向部门领导汇报，以进一步协调相关工作的开展。