公文处理中的常见错误分析及案例解读Word格式文档下载.docx

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通知：

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

通报：

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示：

适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：

适用于答复下级机关请示事项。

议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

纪要：

适用于记载会议主要情况和议定事项。

易混文种区别：

一是“公告”与“通告”。

二是“决定”与“通报”。

三是“请示”与“报告”。

请示与报告不同点：

①行文时间不同，②主送机关数量不同，③行文目的不同，④文件容量不同，⑤受文机关处理方式不同，⑥结尾用语不同。

3.统一了公文构成要素（18项）。

规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要素，取消了主题词格式要素。

份号：

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

密级和保密期限：

公文的秘密等级和保密期限。

涉密公文

应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

紧急程度：

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，

紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

发文机关标志：

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

发文字号：

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

签发人：

上行文应当标注签发人姓名。

标题：

由发文机关名称、事由和文种组成。

主送机关：

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

正文：

公文的主体，用来表述公文的内容。

附件说明：

公文附件的顺序号和名称。

发文机关署名：

署发文机关全称或者规范化简称。

成文日期：

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

印章：

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和

电报可以不加盖印章。

附注：

公文印发传达范围等需要说明的事项。

附件：

公文正文的说明、补充或者参考资料。

抄送机关：

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

印发机关和印发日期：

公文的送印机关和送印日期。

页码：

公文页数顺序号。

4.统一了行文规则。

行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。

强调三点：

一是部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求；

二是除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文；

三是部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权（职权范围内事项直接报送上级主管部门）。

5.统一了公文处理工作。

统一规范为“公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”等一系列相互关联、有序衔接的工作，从而使公文处理工作更加规范、科学。

主要变化有：

在公文拟制方面，要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”；

在公文管理方面，增加“发文立户”的规定，要求新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。

（二）《党政机关公文格式》的主要新变化（与条例配套的文件，一般由文印中心掌握，但我们要清楚和正确识别）。

1.对公文格式要素的划分进行了调整。

分为版头、主体、

版记三部分。

2.对公文格式要素进行了调整。

新增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；

单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；

同时，删除了主题词格式要素；

没有了“印制份数”格式要素要求。

3.对公文格式各要素编排进行了较大调整。

如将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；

又如联合行文的修改了“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”规定，要求如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

4.对成文日期中的数字格式进行了调整。

由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。

年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。

5.对公文的特定格式进行了新规定。

新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。

6.新增加了页码格式要素。

可用五句话来帮助记忆：

主题词和份数不再标；

密级紧急

左上角；

机关署名不可少；

成文日期用数字；

公文页码别忘了。

（三）《党政机关公文格式》各要素编排规则解读。

1.版头部分。

由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。

（1）份号。

公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。

标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（2）密级和保密期限。

涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。

标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；

保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（3）紧急程度。

根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标志（注：

原称“标识”现称“标志”）。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发

文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。

（5）发文字号。

发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

联合行文时使用主办机关的发文字号。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（6）签发人。

上行文应当标注签发人姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与发文字号同处一行）。

“签发人”三字用3号

仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（7）版头中的分隔线。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

2.主体部分。

由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔

线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

（1）标题。

是对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。

（2）主送机关。

即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（3）正文。

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；

一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

一般每面排22行，每行28个字。

（4）附件说明。

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.×

×

”）；

附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名、成文日期和印章。

特殊情况说明：

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（6）附注。

是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。

如有附注，居左空

二字加圆括号编排在成文日期下一行。

“请示”件须在附注处标明联系人和电话。

（7）附件。

公文正文的补充、说明或参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

3.版记部分。

由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

4.公文的特定格式（联合行文首页版式、信函、纪要、令）。

二、公文处理中常见错误分析

（一）违反行文规则。

1.直接报送领导同志个人。

按照条例要求，除领导同志交办事项和确需直接报送审批的少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送领导同志个人。

2.多头主送。

如×

分局请示主送区委、市局。

又如主送省

政府的请示、报告，不同时报送有关处室，也不同时报送领导同志个人。

如遇有情况特别紧急确实需要分送领导的，应在文件的首页注明分送情况。

3.越级行文。

按照规定，省政府不受理二级单位、机关内设处室和县级政府、市级政府部门的请示、报告。

县级政府或市级部门如果有问题需请示的，可通过市政府或其上一级部门转报省政府。

特殊情况需越级行文的，需抄送被越过的机关。

4.请示事项一文数事。

请示类公文应一文一事，即一事一

请示。

如果一文数事，把几个属于不同方面解决的问题一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。

5.不经协商或协商不一致行文。

报送省政府之前，涉及相关部门的如人员、编制、职数、资金、规划等协商一致，没有协商好的也应该有相关单位的意见，以便省政府协调。

6.党政机关上下之间相互行指令性、报告性、请示性文种。

如以×

局的名义向市委报送请示。

7.上下级机关联合行文。

如县政府与县发改局联合行文。

8.平行单位间使用上、下行文文种。

如县教育局向县财政局写资金请示。

9.上级部门向下级机关发指令性公文。

10.部门内设机构对外正式行文。

（二）文种使用常见错误。

1.缺少文种。

（1）有的公文没有标题，有的虽有标题却缺少文种。

如以“今年高考招生计划超额完成15%”、“今年圆满完成就业目标”为公文标题，仅有事由一个要素，类似新闻和信息标题。

（2）转发时以原文件的文种当新文种。

2.文种混用。

（1）拿“请示”当“函”用。

同级机关为了容易批准某个事项，应使用“函”而使用“请示”。

如同级机关向财政、发改委等部门争取资金和项目等。

（2）“请示”与“报告”混用、并用。

有的单位把向省政府请求批准事项的“请示”写成“报告”；

“报告”中含有请示事项；

还有就是一份请示中包含多项请示事项。

（3）“请示”、“批复”、“函”混用。

“请示”只能用于上级机关。

“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。

“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。

（4）上行文文种使用不当。

下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个文种，其他文种不能用。

如《关于处罚×

同志的决定》、《关于解决×

经费的申请》、《关于×

情况的说明》，这都是不正确的。

（5）文种重叠。

请示函、请示报告、意见报告，转发文件时出现通知的通知的通知（可出现两个通知）。

（6）生造文种。

如申请、汇报、总结、要点、纲要、规划、建议、答复等。

（7）把文种作标题。

如只有通知、请示、函的情况。

（三）“签发人”常见错误。

1.当有没有。

上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。

很多报的“请示”、“报告”没有签发人。

2.签发人不正确。

“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。

各部门上报省政府的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出访、健

康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。

个别单位请示件签发人是分管同志。

3.字体使用不正确。

公文格式要求，“签发人”三字用3号

仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。

4.签发人标注位置易出错。

特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个签发人姓名同处一行）。

（四）公文标题常见错误。

公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关于×

（事由）的＋文种”。

常见错误主要有:

1.要素不全。

缺文种、缺发文机关、把文种作标题

2.表述不合适或不清楚。

卖烟、卖酒、迎接检查、不能涵盖公文内容等

3.用发文字号代替文件名称。

如：

“关于×

政文〔1997〕第

号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。

4.文字累赘。

在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻×

通知的通知的通知》，应为《关于贯彻

通知的通知》；

又如《关于请求解决×

的请示》，应为

《关于解决×

的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。

5.滥用标点符号。

除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。

为了保持标题简炼和整洁大方，一般能不用标点符号的尽可能不用。

非用不可的有下面几种情况：

一是可用书名号。

主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。

二是可用引号。

《中共中央关于坚持“少宣传个人”等几个问题的通知》。

6.标题排列不美观。

根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。

标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。

（五）主送单位常见错误。

除命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。

1.主送机关表述不规范。

要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。

从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，四大家领导班子排序应为：

党委、人大、政府、政协；

从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。

不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。

（各市、州、县人民政府，省政府各部门，各有关单位，有关高校，有关大型企业：

2.多头主送。

主送机关不止一个。

上行文只能标注一个主送机关（个别情况如向“省委、省政府”报告工作外）。

如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机

关。

3.主送个人。

公文不得主送领导者个人。

4.越级主送。

一般不得越级请示，特殊情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

5.编排不正确。

要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。

1.结构层次表示错误。

一般而言，结构层次序数分

“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”四个层次。

2.字体使用不当。

正式公文一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。

3.标点使用不规范。

正式公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）。

第二层次以下的标题后均应加标点符号（中办文件一般不加标点符号，国办的文件加标点符号）。

（七）字符使用上容易出现的几个错误。

汉字“○”用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替；

公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“[]”或小括号“（）”代替；

单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；

分隔符“·

”用小数点“.”代替；

代替“某”的“×

”符号用英文大写字母“X”代替。

解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。

行文中遇领导人姓名、数字、“%”、字符和英文人名在转行

时应作技术处理，放在同一行，不得分开。

（八）数值范围表述常见错误。

常见的错误有：

4-6%、

0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。

1.用分数和整数表述数字范围时不规范。

不能省略第一个数字后的单位，如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。

2.表示时间范围时不规范。

可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。

3.表示概数时不规范。

邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。

（九）引用（引文）常见错误。

1.引用公文时不规范，往往只引发文号或不引发文号。

文中多次引用同一文件，应先引用标题，后引发文字号（用小括号括住）,再次出现时直接引用发文字号。

引用无文号的材料时，可在文件名称后面加小括号注明简称。

2.引用“（草案）、（试行）、（征求意见稿）、（送审稿）”时不规范。

出现诸如“现将《×

实施方案》（征求意见稿）呈上，请提出修改意见”的错误。

规范用法是,在引用标题上含有“（草案）、（试行）、（征求意见稿）、（送审稿）”等字样的规章制度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外），如上例应写为“现将《×

实施方案（征求意见稿）》呈上，请提出修改意见”。

3.使用非规范化简称时出错。

一般先用全称并加括号注明“以下简称×

”首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。

（十）“附件说明”常见错误。

附件是正文的一部分，因此公文如有附件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”（不能标注到成文日期之后）。

1.标注位置和字体易出错。

国家标准规定：

公文如有附件，在正文下空1行（常见错误是在正文下空两行或多行处标

注）左空2字用3号仿宋体字标识“附件：

”（常见错误是标识为“附：

”或“附表：

”），后标附件名称。

2.标点符号标注错误。

附件名称后不加标点符号（常见错误是名称后加标点符号）。

3.多个附件时标注不规范。

序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识附件序号时未按规定使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行）；

多个附件或附件标题有折行时（常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序号”对齐）正确标识方法是：

1．×

2．×

三、办公厅办文中出现的不规范性案例

（一）文种和发文类别选择错误。

1.文种使用错误。

（1）出现向国务院去函、向国家部委写请示、报告的表述。

函是平行文种，向国务院报文应根据内容选用“请示”或“报告”文种。

（2）平行或不相隶属单位应该使用“函”，而不能使用“请示”或“报告”。

如省政府向国家部委和兄弟省市协商报文请求办理事项，应该使用“函”这个文种。

（3）《党政机关公文处理工作条例》中将原“会议纪要”文种改为“纪要”，今后省政府专题会议纪要的标题统一表述为“关于研究×

工作的纪要”或者“关于×

会议的纪要”。

（4）出现“请示”与“报告”连用的表述。

如“扩区调区的请示报告”。

2.自制文种或没有使用文种。

（1）该用“报告”的，使用了汇报。

如《关于我省开展×

情况的汇报》。

（2）使用了如请示报告、工作思路、情况、申请、郑重申明等自制文种。

如《×

市关于召开×

协调会的请示报告》。

（3）没有使用文种。

市关于举办×

交易会的工作总结》。

转发时以所转发的文种作为文种，如×

市×

局转发《×

部关于促进×

产业健康发展的通知》。

3.文件签批程序不规范。

（1）上行文没有送主要负责人签批，下行文不需标注签发人而标注了签发人。

曾出现鄂政文没有经省长签发的情况。

（2）平时报文中，有很多单位不按办文程序报批，分管领

导签批后直接报省政府。

（3）公文运转程序不规范，有的没有经