服务沟通技巧讲义Word文件下载.docx
《服务沟通技巧讲义Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《服务沟通技巧讲义Word文件下载.docx（24页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
尽最大可能地增加对客户的一些承诺等。
而在今天，随着服务标准的日益完善，还能为客户提供个性化的服务，尽量满足不同类型客户的不同需求，已经成为提高企业竞争力的必然趋势。
【案例】
在家电产品领域，以前企业为客户所提供的保修期是1年左右，而现在一般都延长到3～5年，有的零部件甚至是终身保修，如：
某豆浆机的有些零部件就是终身保修；
某种品牌热水器的内胆也是终身保修。
在激烈的市场竞争中，很多企业都以延长其产品的保修期来作为赢得客户的重要手段。
客户在面对同样品质的产品时，选择产品时的“售后服务内容的多少”就成了其决定购买何种产品的一个重要参考依据，而企业都在努力为客户提供更多的个性化、差异化的令客户十分满意的服务，这就导致了同行业竞争的进一步加剧。
2．客户期望值的提升
很多企业和工作在一线的服务代表都会越来越明显地感觉到，人们一直致力于提升服务质量和产品质量，而产品价格也随着同行业竞争的进一步加剧而在不断地下降。
总之，客户得到的各种实际利益也相应地越来越多，但是，人们却难以理解地发现：
客户的满意度却没有相应地提升，而受理客户投诉的数量却在悄悄地增长，客户的要求也变得越来越难以满足。
也就是说：
客户的期望值在一天天不断地提升的主要原因恰恰正是同行业竞争的日益加剧所造成的。
【案例1】
近年来，我国的银行业在服务品质方面有了很大的改进，外观、装修都比以前舒适了很多：
有的提供座椅、有的提供饮水机、有的开始采用排队等候系统、有的还同时提供免费的杂志、报刊以供等候的人观看等等。
这样一来，饮水机就渐渐地成了这一行业的标准；
客户就会觉得塑料的椅子不够舒服，期望能换成真皮的；
杂志、报纸必须是最新的等等。
相应地，银行也以提供更高质量的服务去满足客户的越来的越多需求。
【案例2】
以前ＩＴ行业的标书对工程师们来说是非常容易做的，只要做一个简单的建议书给客户，客户就可能会买账。
而在今天却不是那么简单了，一本几十页的标书是根本不可能得到客户认可的，因为客户还想看看你公司的实力，看看公司以前做过的产品，甚至还会变本加利地提升为你给我做的产品是什么样子的，要求做一个测试版本。
而这些还只是竞标的条件，只是前期的工作，如果这些都不能满足，那就意味着你已经退出了竞争的行列。
ＩＴ行业中标书制作难度的增加，说明客户期望值在不断地飞快攀升，如果不能满足客户的期望值，就意味着你连竞争的机会都没有。
随着企业竞争的加剧，企业为了在竞争中能抢占有利的位置，就要不断地提升自己的服务品质，从而导致了客户的期望值也敢于肆无忌惮地飞快提升。
3．不合理的客户需求
客户的一些不合理需求也是服务工作面临的强硬挑战之一。
不合理的客户需求是超出行业标准的客户要求。
例如：
某产品过了保修期后，客户还要求对产品实施保修；
ＩＴ行业中，客户在没有签订订单之前，要求做测试版本。
手机有质量问题要求退货，颜色不喜欢要求换，这些在以前都纯属是不合理要求。
可后来，某手机销售商为了能战胜同行业的竞争对手而忍痛地率先实行了这一服务，致使大批客户都纷纷为此而接受了他的服务，别的销售商扛不住了，也只好不得不被迫也随着都满足客户了这一需求。
随着市场竞争的深入，手机业界的“退货”、“调换”等原本为不合理的要求，如今却借着手机业竞争的加剧而已经“名正言顺”地成为了客户的所谓“合理”要求。
可见，随着市场竞争的深入，这些原来不合理的需求就会慢慢变成了所谓的合理的需求。
如果你的竞争对手把这些不合理的需求变成了合理的需求，你就有可能会失去一种核心的竞争优势，这就迫使你也不得不忍痛地满足客户的这种需求。
对于服务代表而言，不可能满足客户的所有需求。
有些时候，拒绝客户的次数甚至超过了满足客户的次数；
有些时候，可能满足了客户100次的需求，但是只要拒绝客户1次，客户就会对所有服务都变得不满意。
当不能满足客户期望值时，如何向客户做出合理的解释，并且又能让客户接受，这是摆在服务代表面前的一大严厉苛刻的挑战。
【自检】
下列要求中哪些属于客户的不合理需求？
Ａ．在手机的保修期间由于自己的不小心而摔掉了一块漆，要求换手机。
Ｂ．要求把按键式电话机的保修期从3个月延长到3年。
Ｃ．在买了某品牌西服后，回家一看，服务代表拿的型号不对，要求退换。
Ｄ．在抽油烟机的保修机期内，要求客户服务代表免费清洗油烟机。
@___________________________________________________________
____________________________________________________________
见参考答案1－1
4．客户需求的波动
客户的需求可能会因为季节等因素的变化而产生波动。
很多大型的超市，都有自动排队付款的一种系统，可能大的超市有七八个，甚至十几个收银的通道，在平时，这些收银通道不是全部开放的，它会有一部分开放，一部分关闭，而每个通道的排队人数应该少于6人。
而在逢年过节时它会都打开，但全打开也不一定就能明显地缓解大规模排队的压力。
超市收银通道的使用情况正是客户需求波动的反映。
服务需求的这种波动会导致服务代表的非常的疲惫。
ＩＴ企业实际上也是一样的毫不例外，客户在一个系统的维护方面，每年都会有一个季节性或时间性的高峰期，而这时企业就会明显地感觉到人手不够。
而这些又会引发另外一些服务质量的下降。
5．服务失误导致的投诉
服务时难免会接到客户的投诉，客户服务人员可以应用一些很好的技巧去化解客户的各种抱怨，去帮助客户解决问题。
但是在投诉处理过程中那些由于你的原因而造成的投诉是难以解决的。
如：
当你为你的客户提供一个系统，而这个系统是由于你在设计中出现的问题而导致的一些质量问题，那么这些投诉就很难解决了。
客户服务人员可能还会碰到一种无法解决的投诉。
快递公司就经常会遇到类似的问题，客户要求你把一个文件在第三天的早晨送到指定的地方，但可能由于某种难以预料的原因你没有送到，可能你在第三天的中午送到了，而可能客户只是上午9点钟需要这个文件，当过了9点钟之后，这个文件对于他来讲可能就是一张废纸。
机场往往由于行李的丢失、飞机的延误，也势必会给客户造成时间和金钱上的损失，而遭到客户的投诉。
遇到这种由于服务失误而造成的投诉是很难解决的。
因为服务失误给客户所带来的损失是无法弥补的，在这时，对服务代表而言好像就只剩下道歉了。
但是，并不是所有的客户都会接受服务代表的道歉，他们可能还需要赔偿，这是非常棘手的问题。
如何才能更有效地处理好因服务失误导致的投诉，是摆在服务代表面前的另一个巨大的挑战。
6．超负荷的工作压力
现在的企业，在很多时，员工们都是处在一种高负荷的紧张状态的工作环境之下，一个人干两个人的活，这很正常，因为服务的需求会有所波动。
某餐厅有20张桌子，但在中午12点时，这家餐厅就可能没有座位；
但到了12点30分时，可能就有座位了；
到下午1点时，可能有一半桌子都是空的；
也许到了周六、周日时，人数相对会少一些。
但如果人多时，餐厅就加桌子，如果加桌子就会加大投入，人少的时候多余的桌子都空着。
对餐厅的经营者来说，是不敢按照最高峰的需求来安排服务能力的。
对上述餐厅的老板来说，高峰时的超负荷工作压力，必定会导致服务质量的下降；
而加大投入，对他来说也是超负荷的压力。
服务需求呈上升趋势地波动时，就会导致服务质量的相应地下降，任何一种超负荷的工作，最终导致的结果都是服务质量的明显下滑。
而作为服务代表，如何调整心态，提升解决问题的能力，以便更好地在超负荷的工作压力下提供优质的服务，就成为服务代表面临的另一个挑战。
7．服务技巧的不足
通常服务人员的服务能力在于迅速了解客户的需求和解决客户问题的能力。
有些服务人员只知道倾听客户的倾诉却缺乏提问的技巧，加上有些客户对自己的问题和抱怨又阐述不清，故而常常使很多服务人员难以弄清客户的真正需求，更别说帮助客户解决问题了。
这种情况在投诉处理的过程中就会变得更加明显，通过对许多行业的服务状况了解后会发现一个有趣的现象：
在企业中往往是新员工的服务态度和热情度反而倒是最好的，但是在处理投诉问题时就明显的力不从心；
而老员工则不然，他们的工作热情和态度有时虽然没有新员工积极，但是他们在处理客户投诉方面的诸多棘手问题时却有着明显的优势，这是因为他们有着处理投诉的丰富经验，问题的解决能力和客户服务的技巧强于新员工。
因此，服务技巧的不足，是许多企业和服务人员面临的一大挑战，中国大陆的企业尤其更是如此。
如果你是某国产手机品牌的客户服务代表，请根据本行业的特点，谈谈目前你在工作中遇到的挑战都有哪些？
见参考答案1－2
客户服务
你每天都要不停地接待你的客户，随时和你的竞争对手去进行抗衡。
只有那些能给客户提供“”客户服务的商家，才能在激烈的市场竞争中站稳脚跟。
那么“”客户服务主要表现在哪些方面呢？
图1－2客户服务
1．对客户表示热情、尊重和关注
“顾客是上帝”，对于服务工作来说更是如此，你只有做到充分尊重客户和客户的每一项需求，并以热情的工作态度去关注你的客户，客户才有可能对你的服务感到满意，你才能在竞争中占到有利的位置。
2．帮助客户解决问题
客户能找到你，接受你的服务，他最根本的目的就是为了要你帮助他妥善地解决问题。
你去餐厅吃饭时，如果餐厅的服务员对你的服务态度很好，但是菜却做得不好吃，而且价格又很高。
你去了一次还会去第二次吗？
如果你身体不舒服，要上医院，这时你就有两种选择：
一是去私人诊所，医生虽然特别热情，但你不会很放心；
二是去大医院，可能那里的医生态度很恶劣，但是你会很放心。
你的第一选择会是什么呢？
去吃饭时，菜好吃是最重要的；
去医院看病的，能治好病才是最重要的。
可见，能帮助客户解决问题，对服务代表来说往往是最重要的。
3．迅速响应客户的需求
服务的一个重要环节就是能迅速地响应客户的需求，对于服务工作来说，当你的客户对你表达了他的需求后，你应在第一时间就立刻对他的需求做出迅速反应。
就上一个案例来说，你去的那家餐厅，菜做得非常好，可排队需要很长的时间，如果你为了吃顿饭，还要花1个小时甚至更长的时间去排队，你势必就会选择另一家餐厅了。
4．始终以客户为中心
对服务代表来讲，你在为客户提供服务的过程中，是否始终都以你的客户为中心，是否始终关注他的心情、需求，这也是非常重要的。
始终以客户为中心不能只是一句口号或是贴在墙上的服务宗旨。
始终以客户为中心应是一种具体的实际行动和带给客户的一种感受，如：
快速的为客户倒上一杯水；
真诚地向客户表示歉意；
主动地帮助客户解决问题；
在客户生日时主动寄上一张贺卡或打电话问候；
在客户等候时为客户准备书刊杂志以消磨时间等。
5．持续提供优质服务
对人来说，做一件好事很容易，难的是做一辈子的好事。
对企业来说也是如此，你可以为你的客户提供一次优质的服务，甚至一年的优质服务，难的是能为你的客户去提供长期的、始终如一的高品质服务。
但如果你真的做到了这一点，你必然会发现，企业会逐渐形成自己的品牌。
如果那样，企业在同行业的竞争中就能取得相当大的优势。
当然这种能力是在整个客户服务过程中最难获得的一种能力，也是每一家想有所作为的企业都应竭尽全力地培养的一种能力。
6．设身处地的为客户着想
设身处地的为客户着想是做到始终以客户为中心的前题，作为一名客户服务代表，能经常的换位思考是非常重要的，设身处地的为客户着想就意味着你能站在客户的角度去思考问题、理解客户的观点、知道客户最需要的和最不想要的是什么，只有这样，才能为客户提供服务。
7．提供个性化的服务
每个人都希望能获得与众不同的“优待”，如果你能让你的客户得到与众不同的服务和格外地尊重，这会使你的工作能更顺利地开展。
个性化的服务包括对客户的一些特殊的要求，你也依然能加以特殊的对待、及时地去满足。
如果说一家企业或一名服务代表，能同时做到以上讲的七点，那么他所呈现出来的服务就是一种货真价实的服务。
如何面对服务挑战
在今天，随着市场竞争的日益加剧，服务工作也相应的面临着更严峻的挑战，人们该怎样去面对这些挑战呢？
应主要从以下3个方面着手：
①能保持一种以客户为中心的态度，始终如一地关注客户的需求；
②理解你的客户和他对服务的观点以及他的想法；
③掌握一种有效的服务技巧，去指导你的服务行为，而不是说完全凭借自己的感受去做事情。
如果你做到了以上三点，那你就能很有效地去应对工作中所面临的一些服务挑战。
二沟通概述
我们从出生到成长，无时无刻不在和别人进行着沟通。
那么沟通是什么？
每个人对沟通的理解是不一样的。
对沟通的不同理解就造成了沟通困难和障碍，最终导致沟通的失败。
我们在实际工作过程中，不能有效沟通确实是最大的一个障碍，是造成工作效率低下的一个非常重要的原因。
现在让我们来统一什么是沟通。
（一）沟通的定义
沟通是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。
沟通概念
为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。
（二）沟通的三大要素
在沟通的定义里，需要学习和明确沟通的重要内容即沟通的三大要素。
沟通的三大要素
要有一个明确的目标
达成共同的协议
沟通信息、思想和情感、
要素1一定要有一个明确的目标
只有大家有了明确的目标才叫沟通。
如果大家来了但没有目标，那就不是沟通，是什么呢？
是闲聊天。
而我们以前常常没有区分出闲聊天和沟通的差异，经常有同事或经理都会过来说：
某某，咱们出去随便沟通沟通。
随便沟通沟通，本身就是一对矛盾。
沟通就要有一个明确的目标，这是沟通最重要的前提。
所以，我们理解了这个内容之后，我们在和别人沟通的时候，见面的第一句话应该说：
“这次我找你的目的是……”沟通时说的第一句话要说出你要达到的目的，这是非常重要的，也是你的沟通技巧在行为上的一个表现。
、
要素2达成共同的协议
沟通结束以后一定要形成一个双方或者多方都共同承认的一个协议，只有形成了这个协议才叫做完成了一次沟通。
如果没有达成协议，那么这次不能称之为沟通。
沟通是否结束的标志就是：
是否达成了一个协议。
在实际的工作过程中，我们常见到大家一起沟通过了，但是最后没有形成一个明确的协议，大家就各自去工作了。
由于对沟通的内容理解不同，又没有达成协议，最终造成了工作效率的低下，双方又增添了很多矛盾。
在我们明确了沟通的第二个要素的时候，我们应该知道，在我们和别人沟通结束的时候，我们一定要用这样的话来总结:
非常感谢你，通过刚才交流我们现在达成了这样的协议，你看是这样的一个协议吗？
这是沟通技巧的一个非常重要的体现，就是在沟通结束的时候一定要有人来做总结，这是一个非常良好的沟通行为。
你可以观察一下你的同事，他们在沟通结束后是否有这样的结束语，如果有这样的结束语，那么，标志着是一个良好的沟通技巧。
要素3沟通信息、思想和情感
沟通的内容不仅仅是信息还包括着更加重要的思想和情感。
那么信息、思想和情感哪一个更容易沟通呢？
是信息。
今天几点钟起床？
现在是几点了？
几点钟开会？
往前走多少米？
这样的信息是非常容易沟通的。
而思想和情感是不太容易沟通的。
在我们工作的过程中，很多障碍使思想和情感无法得到一个很好的沟通。
事实上我们在沟通过程中，传递更多的是彼此之间的思想，而信息的内容并不是主要的内容。
（三）沟通的两种方式
我们在工作和生活中，会采用不同的沟通模式，可能我们用得最多的是语言。
这是我们人类特有的一个非常好的沟通模式。
实际上在工作和生活中我们除了用语言沟通，有时候还会用书面语言和肢体语言去沟通，如用我们的眼神、面部表情和手势去沟通。
归纳起来，我们的沟通方式有两种：
即语言的沟通和肢体语言的沟通。
通过这两种不同模式的沟通，可以把沟通的三个内容即信息、思想和情感传递给对方，并达成协议。
沟通的两种方式
语言的沟通
肢体语言的沟通
1语言的沟通
语言沟通和肢体语言沟通不同之处是什么？
先简单地看一下语言的沟通。
语言是人类特有的一种非常好的、有效的沟通方式。
语言的沟通包括口头语言、书面语言、图片或者图形。
口头语言包括我们面对面的谈话、会议等等。
书面语言包括我们的信函、广告和传真，甚至现在用得很多的E-mail等。
图片包括一些幻灯片和电影等，这些都统称为语言的沟通。
在沟通过程中，语言沟通对于信息的传递、思想的传递和情感的传递而言更擅长于传递的是信息。
语言的沟通渠道
书面
图片
模式
一对一（面对面）
小组会
讲话
电影
电视/录像
电话（一对一/联网）
无线电
录像会议
信
用户电报
发行量大的出版物
传真
广告
计算机
报表
电子邮件
幻灯片
投影
照片\图表\曲线图\画片等
与书面模式相关的媒介定量数据
2肢体语言的沟通
肢体语言包含得非常丰富，包括我们的动作、表情、眼神。
实际上，在我们的声音里也包含着非常丰富的肢体语言。
我们在说每一句话的时候，用什么样的音色去说，用什么样的抑扬顿挫去说等，这都是肢体语言的一部分。
肢体语言的沟通渠道
肢体语言表述
行为含义
手势
柔和的手势表示友好、商量，强硬的手势则意味着：
“我是对的，你必须听我的”。
脸部表情
微笑表示友善礼貌，皱眉表示怀疑和不满意。
眼神
盯着看意味着不礼貌，但也可能表示兴趣，寻求支持。
姿态
双臂环抱表示防御，开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣。
声音
演说时抑扬顿挫表明热情，突然停顿是为了造成悬念，吸引注意力。
我们说沟通的模式有语言和肢体语言这两种，语言更擅长沟通的是信息，肢体语言更善于沟通的是人与人之间的思想和情感。
（四）沟通的双向性
我们在工作和生活的过程中，常把单向的通知当成了沟通。
你在与别人沟通的过程中是一方说而另一方听，这样的效果非常不好。
换句话说，只有双向的才叫做沟通，任何单向的都不叫沟通。
因此沟通的另外一个非常重要的特征是：
沟通一定是一个双向的过程。
（五）高效沟通的三原则
要使沟通有一个良好的结果，必须具备沟通三原则。
沟通三原则：
谈论行为不谈论个性
要明确沟通
积极聆听
原则1谈论行为不谈论个性
谈论行为就是讨论一个人所做的某一件事情或者说的某一句话。
个性就是对某一个人的观点，即我们通常说的这个人是好人还是坏人。
在工作中，我们发现有些职业人士在和我们沟通的时候严格遵循了这个原则，就事论事地和你沟通，显得有一丝冷淡。
其实这恰恰是一个专业沟通的表现。
我们经常在私下里议论：
某某同事非常的热情，某某同事非常的冷淡或者某某同事非常的大方等，这个都不是在沟通中要谈论的。
原则2要明确沟通
明确就是在沟通的过程中，你说的话一定要非常明确，让对方有一个准确的唯一的理解。
在沟通过程中有人经常会说一些模棱两可的话，就像经理会拍着你的肩膀说：
“某某，你今年的成绩非常好，工作非常努力。
”好像是在表扬你，但是接下去他还说一句：
“明年希望你要更加地努力”。
这句话好像又在鞭策你，说你不够努力。
这就使人不太明白：
沟通传达给我的到底是什么意思？
所以，沟通中一定要明确，努力了就是努力了，缺乏努力就是缺乏努力，明确沟通。
原则3积极聆听
在我们平时的工作和生活中，不好的沟通给我们带来的伤害是非常大的，它比任何一种不好的习惯给我们带来的伤害都会大。
如果在工作中你欠缺沟通技巧，那么就无法和同事正常地去完成一项工作，工作效率降低，同时也会影响到你个人的职业生涯的发展。
在客户交往中不好的沟通会造成客我关系的破裂。
所以，沟通对于我们来说是一个非常重要的基本技巧。
在沟通中听比说更重要，我们平时听别人说了很多的话，却没有认真去聆听对方真实传递的信息，导致沟通失败。
所以说聆听是一种重要的非语言性沟通技巧，是有效沟通的关键。
在聆听的过程中，我们需要注意聆听的原则：
◇眼耳并用
◇首先寻求理解他人，然后再被他人理解
◇鼓励他人表达自己
◇聆听全部信息
◇表现出有兴趣聆听
（1）聆听不仅仅用耳朵在听，还应该用你的眼睛看。
你耳朵听到的仅仅是一些信息，而眼睛看到的是他传递给你更多的一种思想和情感，因为这是需要更多的肢体语言去传递，所以听是耳朵和眼睛在共同的工作。
（2）首先是要理解对方。
听的过程中一定要注意，站在对方的角度去想问题，而不是去评论对方。
（3）鼓励对方。
在听的过程中，看着对方保持目光交流，并且适当地去点头示意，表现出有兴趣的聆听。
聆听的五个层次
在沟通聆听的过程中，因为我们每个人的聆听技巧不一样，所以看似普通的聆听却又分为五种不同层次的聆听效果。
听而不闻
假装聆听
选择性的聆听
专注的聆听
设身处地的聆听
1听而不闻
所谓听而不闻，简而言之，可以说是不做任何努力的去听。
我们不妨回忆一下，在平时工作中，什么时候会发生听而不闻？
如何处理
升级会员 