行政部后勤保障部岗位职责Word文档格式.docx
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8负责公司后勤、保卫、绿化、环境卫生、安全生产等工作。
9组织企业各项文化活动，推进企业文化建设。
10完成领导交办的其他任务。
2、行政助理
①负责公司员工考勤记录登记工作和人事异动表统计工作。
②负责公司人员的招聘、录用、考核、奖惩等人事工作。
③负责办理劳动合同的签定或续签、解徐、终止等工作。
④负责公司物料的采购、入帐、领取和统计工作，及加强及供应商的联络。
⑤负责公司的各类合同及人事档案资料的归案工作。
⑥负责公司办公室办公设备维护工作和办公环境的监督检查工作。
⑦负责票据的入仓登记、编号、盖章领取等相关工作。
⑧配合财务部做好员工工资发放的复核工作。
⑨负责各管理处报销单的审核及送批工作。
⑩配合办公室主任加强及各管理处的沟通，并定期到各管理处检查工作。
11负责公司各类执照证书的年审、变更等相关工作。
12完成领导交办其他任务。
3.前台文员
1负责公司进入办公场所的所有不定期客的招呼、接待、登记、导引，对无关人员、上门推销和无理取闹者，阻挡在门外或协助保安人员处理。
2负责公司电话总机的接转、记录及维护。
3协助相关部门文件、资料、文字、图案的处理工作。
4定期编制、完善公司各部门电话号码一览表。
5负责公司员工工卡的编制和发放以及名片的外印联络工作。
6负责公司前台打印、传真机、复印机的使用、维护和日常管理工作。
7来客来访的接待、来宾引领、咨询、解答等相关工作。
8前台办公区域环境卫生的监管工作。
9负责公告文件的张贴、会议电话通知、部门间信息传达，及承办领导委托的其他事宜。
4.保安队长
1根据所辖区域大小和当地社会治安情况，对保安人员的配备提出合理建议，实行24小时值班制度。
2建立正常的巡逻制度并明确重点保卫目标，做到点、面结合，该项工作可根据环境情况的不同而调整。
3负责做好各岗位人员到岗的交接及值勤情况的记录工作。
4熟悉所辖区域消防设施的布局、设置，并定期经常检查设施是否完好、有效、预防火灾事故的发生。
5接等来访和客房投诉，及协助处理各种纠纷和治安违规行为，并做好处理情况记录。
6及周边建立联防联保制度，及及公安派出所所建立良好的工关系。
7定期对保安人员进行职业道德教育和业务培训。
8负责电房的日常管理和按规程操作。
9负责保安宿舍的日常管理工作。
10完成上级或领导布置的其他工作。
5.保安队员
1遵纪守法，遵守公司的规章制度，保安在工作中做到不违法犯法，依法值勤，遵守公司的各项规章制度和劳动纪律，做到不迟到、不早退、不擅自离岗，提前十分钟到岗接班。
2听从指挥，服从工作布置及安排。
3着装整齐、装备佩带完整，不穿拖鞋上岗，坐立姿势严肃正规。
皮带、盾牌、肩章必须佩带完整。
4讲文明、讲礼貌、讲卫生；
做到文明值勤，不粗言秽语，不打人，不骂人。
保持岗位卫生整洁。
5做好来访的登记工作。
6做好物品搬出的登记和检查及放行工作。
7发现问题及时汇报,并做到熟记报警电话、懂得报警及懂得使用消防器材。
8维持保安员宿舍的卫生清洁,定期打扫.不准带外人进入宿舍,更不得在宿舍嫖娼、聚赌及大声喧哗。
9团结友爱、互相关心、互相帮助.保安员之间不许吵架、打架,出现矛盾时听从调解、相互尊重。
10完成上级或领导交办的其他任务。
6．水电工程部
①维护和管理公司配套设施以及公共场地的正常使用。
②每月进行定期巡查，确保公司的公共设施完好；
对公司消防设施进行检查及保养；
消除各种安全隐患。
③各部门设施如需维修，需先向行政部索取报修单，填写清楚报修事项，损坏原因以及损坏情况；
行政部统一将报修单交水电工程部，由该部门进行维修。
④对公司各部门的“报障”进行维修。
维修项目，要求小修不过夜，中修不超过一天，大修不超过三天，必须按时完成维修任务。
如有实际困难可申报领导协调解决。
整体维修工程另行安排。
⑤每天根据主管的工作安排，按时按质地完成任务，并做好故障维修纪录。
7.行政督导
1负责各种文字、文件材料的缮印传递及文件、函电的收发、登记、保管和催办，各类文件的发文核稿等相关工作。
2负责整理、保管文书档案，处理来信及大事记的编写。
3协助行政主任起草各种公文（文件），并撰写除了公文以外的其他有关应用文。
如计划、制度等。
4负责筹备和组织各种会议，以及编制有关材料，如撰写会议报告、会议纪要、会议记录，并负责发文工作。
5协助领导安排工作日程并处理有关文件。
6收集整理各种信息材料，处理公共关系事务，随时提供有关情况资料。
7负责公司固定资产的盘点、统计及登记等管理工作。
8配合行政主任对公司各项工作的督促和检查，沟通内外联系，及负责对公司例会文件决定的事项进行催办、查办和落实，并及时将情况向公司领导反馈。
9负责对员工行为规范和办公环境工作进行检查督导。
10协助部门开展各种培训工作和组织各种行政文体活动。
11完成领导交办的其他任务。
第三部分企业行政部内部岗位规范
第一章办公室现场管理规定
（由前台文员负责执行）
1、为保持办公环境整洁有序，提高工作效率，维护公司形象，特制订本规定。
2、办公家具应洁净、齐全、无污损、无破损，整齐摆放在指定位置。
3、办公文具应整齐放桌面上相对固定位置，用后放回原位。
4、办公设备放固定位置，电线、纸张、磁盘等配套用品摆放整齐，不乱拉、乱放。
5、文件资料应以卷宗、文件袋（盒）放在文件柜（架）中，随用随取，用完即放回原处。
人暂离开时，应将文件资料合上整齐摆放桌面或放回文件柜（架）中。
6、报纸、书刊整齐摆在固定位置，不随处乱丢放。
7、墙壁、办公桌及椅子，不乱挂、乱写、乱画，有需要时应集中、整齐、平整地张贴，如有污损、残缺应立即更换。
8、样板（样品）应有固定位置摆放，不得随意放桌面或办公室或其它地方。
9、除必要的物品（如自用茶杯）外，办公室内不随意摆放私人物品。
10、来访客人离开后，茶杯等物品应及时清理。
11、不随地吐痰，纸屑、垃圾应放字纸篓。
12、办公室内禁止吸烟：
自颁布之日起严禁在公司、办公场所、上班时间内吸烟。
违者一次罚款人民币50元，当场付清。
如总经理办、市场部、会议室有客户要求吸烟者，仅限在本部办公室内，公司职员不得陪抽，如违反，按规定处罚！
13、非电气作业人员不得装拆修理电气设备。
14、爱护公司公物，注重所有设备的定期维修保养，节约用水、用电、易耗品。
15、养成文明卫生，不随地吐痰，不乱丢纸屑，烟头、杂物，如在公共场所发现有纸屑、杂物等，应随时捡起放入垃圾桶，保持公司清洁。
16、特别规定：
凡违反以上规定任一条款，行政部均有权作出50元以上的处罚。
17、以上规定自颁布之日起实施。
第二章管理例会规定
一、公司例会规定：
公司工作例会主要是对公司各部门的每月、每周运作情况进行汇报检查、组织协调、落实进度、布置任务。
会议所做出的决定对各部门有约束力。
各项任务的落实执行情况是各部门绩效考核的重要依据。
（一）会议时间：
每周星期一、星期五下午四点三十分。
（二）会议地点：
公司会议室。
（三）参加人员：
总经理、副总经理、各部门基层主任以上人员。
（四）会议主持：
总经理
（五）会议记录：
行政部
（六）议程事后跟进汇报监督：
行政部督导员
1、工作汇报：
由各部门负责人汇报本部门的工作进展情况和反映问题；
2、工作协调和对策：
总经理就各部门反映问题作出协调意见和要求。
3、会议总结：
交办各部门任务及完成时间。
会后各项任务跟进落实情况由行政部负责汇总。
会议纪要须在会议后两天内整理完毕，经主持人签发，印发到及会人员，并抄报公司董事会。
二、部门会议规定：
部门工作例会主要是各部门主管主持，目的是对本部门各职能人员每周工作情况进行汇报、检查、小结，贯彻落实公司制度、各阶段布置的任务。
例会所作出的决定对本部门人员有约束力，必须落实执行并要求做好跟进工作。
落实各项任务的执行情况将是各人绩效考核的重要依据。
（一）会议时间：
每月召开一次以上例会
（二）会议地点：
公司办公室或部门办公室（三）参加人员：
部门全体人员（四）会议主持：
分管领导或部门负责人（五）会议纪要：
各部门指定专人负责（六）会议议程：
1、工作汇报：
1.1各职能人员分别汇报对例会布置任务的执行情况和本职工作完成情况；
1.2各人提交会上解决的特别问题及建议。
2、工作协调处理：
分管领导或部门负责人就会上提出的问题作协调决定。
3、会议小结：
确定本部门本次安排的各项任务及完成时间。
会议纪要须在会后两天内整理完毕，经本部门负责人审阅后，送及会人员传阅，并抄报公司领导和行政部。
三、会议执行制度会议内容是每周工作任务，行政部将派督办员作为专项检查、监督、催办及落实执行情况，如没有按会议下达时间完成，行政部将及时做出处罚。
如果行政部不作为，公司将对行政人员做出处罚。
第三章文件、档案管理制度
一、文件管理制度
第一条本条规定所指文件是公司及公司各部门及外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理及控制。
第二条公司及外部来往的文书的行文、收发、归档由行政部统一办理，行政部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档，建立文件的收发登记簿。
第四条公司常用公文种类为：
请示、报告、通知、通报、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。
第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定，发文应加上文号，格式是“英德伟基字第*号”，并作备案处理。
第六条公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后，方可盖章行文。
第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单，任何人不得打印、复印私人材料。
打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。
第九条制发文件涉及到多部门时，由主办部门及有关部门协商会签。
第十条行政部对传阅的文件要及时收回处理。
第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时交行政部处理和归档。
二、档案管理制度
第十二条公司的档案工作基本原则是：
集中管理及分散管理相结合，以集中管理为主。
即公司档案由行政部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整及安全。
公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第十三条公司行政部设专门档案工作，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条归档资料包括：
1、公司及有关单位的来往信件，各种协议、合同；
2、公司会议记录、纪要、决定；
3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；
4、会议形成的领导讲话、文件；
5、公司对外交流的文件、协议、报告等；
6、公司各部门的发文；
7、其它具有保存价值的文件、材料。
8、外单位发给各部门的抄送信件；
9、公司营业执照、税务登记证等重要文件；
10、要的科技文件、技术资料、方案。
第十五条档案的借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。
借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需经部门负责人及综合管理部负责人批准。
2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。
3、文件复制需经行政部批准。
第十六条本制度自颁布之日起实施。
第四章办公用品管理制度
（由行政助理负负责执行）
第一条行政部负责公司办公用品，办公设备，工装，低值易耗品，通讯设备的采购、保管、维护及发放登记工作。
第二条公司各部门将所需办公用品于每日25日报至行政部。
行政部根据实际用量和库存情况制定采购计划，经公司领导批准后购置。
第三条将所需特色办公用品，低值易耗品和通讯设备，需经主管领导及总经理批准，由行政部购置之后记入备品保管账目。
第四条备品发放时间为每月1日，其它时间不予办理。
第五条备品仓库设专人负责，所有办公用品，办公设备，低值易耗品，通讯设备等都需根据《入库单》严格检查品种，数量，质量，规格，单价是否及进货相符，按手续验收入库，登记上账。
未办入库手续，财务一律不予报销。
第六条备品保管实行“三清、两齐、三一致”即①材料清，②账目清，③数量清，“摆放整齐”，“库房整齐”，账、卡、物一致，做到日清月结。
第七条出库需填写出库单，做好出库管理。
在日清月结的条件下，月末对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
第八条各部门应设立耐用办公用品档案卡，行政部定期检查，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
第九条行政部负责收回公司离职人员的办公用品和物品。
第十条行政部建立公司固定资产总账，对每件物品需进行编号，每年进行一次普查。
第十一条本制度自颁布之日起实施。
第五章印章管理制度
第一条本制度就公司使用的印章的制度，更正及废止、管理及使用方法做出规定。
第二条本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等及公司权利义务有关的文件上，因需经公司名称或有关部门名义证明人其权威作用而使用的印章，包括：
公司印章、总经理职章及部门章。
第三条印章刻制由行政部负责，如有需要更换或废止的印章应由规定的各管理人迅速将旧印章交还行政部。
第四条废止印章由行政部保存三年。
第五条行政部应将每个印章登入印章登记台账。
第六条公司章的使用依照以下手续。
1、填写“公司印章申请单”，写明申请原因，征得部门领导及行政部及总经理签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人。
2、使用部门印章需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门主管、在认可后连同文件一并交印章管理人。
3、印章管理人建立印章使用台帐，并由使用人签字。
第七条印章管理及总经理职章由公司指定专人负责，部门章由部门专人掌握。
第八条公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，经总经理批准，并由申请人写出借据并标明借用时间。
第九条公共场所公司印章的用印依照以下原则进行：
公司部门名章分别用于各自名义行文时；
职务名称印章在分别以职务名誉行文时作用。
第十条用印方法
1、公司印章应盖在文件正面。
2、盖印文件必要时盖骑缝印。
3、盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。
4、公司文件、对外介绍信、证明材料及其它以公司名义出具的材料盖公司印章。
5、有必要以公司名义对外发文时可考虑加盖总经理署名盖职章。
6、以部门名义于授权范围内行及收发文件时，盖部门章。
7、除有发文卡总经理签字或直接盖章外其它用印须填写用印申请单。
8、所有盖章对外材料必须存档一份．
第十一条本制度自颁布之日起执行。
第六章物资采购管理规定
（由行政助理负责）
一、总则
第一条为了规范公司的物资采购行为，严格执行物资采购制度，优化物资采购方式，降低采购成本，提高资金的使用效率，特制定本规定。
第二条本规定是公司物准则采购管理行为的基本规范。
第三条公司的采购部门和人员应当根据市场信息做到比质、比价采购；
大宗的物资采购，具备招标条件的应实行招标采购，公司成立招标工作小组，具体由总经办、行政部、财务部组成。
二、物资采购机制及职责
第四条物资采购工作由行政部统筹及负责，各部门要设有相对固定的兼职领料人员，并把名单报行政部。
第五条物资采购职责
（一）负责物资采购、保管、出入库管理工作；
（二）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订、物资仓储的管理；
（三）负责物资采购的询价、议价、比价及招标；
（四）能按时、按质、按量地采购本公司所需的各种物资；
（五）负责管辖范围内的卫生和安全工作。
第六条物资采购遵守的原则
（一）未经审核批准的请购物资一律不得采购，否则公司将一概不准于报销；
（二）库内已有闲置物资应首先使用；
（三）凡本地区能解决的，不到外地采购，违反者罚款50元以上（含50元）;
（四）对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和实行银行结算的方式；
（五）按要求需通过政府采购管理机构组织的物资采购，必须按规定办理；
（六）在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；
（七）对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购，违反者罚款100元以上（含100元）;
（八）采购人员必须做到八不准。
1、不准接受供方的宴请；
2、不准接受供方的礼品；
3、不准弄虚作假、帐外暗中收受回扣；
4、不准以供方提供的优惠价购买商品；
5、不准接受供方提供的超规格接待；
6、不准接受供方安排的旅游活动；
7、不准以高于市场平均价格采购关系户的商品；
8、不准及亲属发生业务关系。
第七条为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。
各部门编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资历采购计划，由于上报采购物资计划的失误，造成物资积压损失，由各部门负责人承担经济责任。
第八条各部门物资采购计划要按程序进行上报。
在每月的25日前向行政部汇报下个月的采购计划，由基层部门编制，负责人签字，分管领导签置意见，行政部汇总后，统一上报总经理批准实施。
各部门如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生的经济损失，由迟报部门承担经济责任。
第九条计划外急需采购的物资，由基层部门填制《急需物资清单》及负责人签字，分管领导签署意见，分管领导和行政主任签署意见，总经理审批．
第十条小批量（1万元以内）由行政部采取询价、比质、比价采购；
大批量或固定资产必须由公司招标进行，经总经理审批后，方可采购。
第十一条物资采购时必须严格采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订，及时准确做好物资货源的落实工作。
签订采购合同时，要严格执行合同法和公司管理要求，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担方、包装、运输、验收方式，经办人经济责任以及其它需要明确的事项，并按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款式后货的需用经总经理批准，质量、数量有误的全部由采购人员承担。
第十二条对短缺物资，采购员要征求使用部门意见，在使用部门同意后方能采购使用方愿意接受的代用的原则，出现后果由采购员负直接责任。
第十三条采购人员必须按采购作业期限动作，对不按计划要求和质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。
第十四条对采购员未能及时完成采购任务时，采购员应及早报告部门主管并说明原因，提出相应意见方案，行政部就及时及请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策。
特别重大事项，应汇报总经理。
三、物资验收入库管理
第十五条物资入仓时，保管员要交货单位办理验收手续，核对清点物资名称、规格、数量是否及计划合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完整，计量物资应按净量验收，计件物资按清点验收，保管员、采购员应按验收单上要求签字，以履行基职责。
第十六条物资入库前验收不合格的一律不许使用，要妥善保存并由采购部门及时及对方联系，必须要对方及时解决；
造成损失的应相应扣除质保金；
质保金不够的应要赔偿。
第十七条验收中不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或故意验收，保管员负全部经济责任。
第十八条对托收到而货物未到，或货到发票未的，应及时通知经办人，尽快查实情况。
四、物资的发放管理
第十九条物资的领用、发放，须按“先进先出，计划供应、节约用料”的原则进行发料，发料时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序，对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失，保管员承担全部经济责任。
第二十条各部门食用物资历时，须填制《部门领料单》，领取物资时要有发料人、领用人的签字。
第二十一条保管人员要严格遵守先办理领料手续后出货的原则，禁先出货后补办抛物线和白条发货，违反者罚款50元以上。
第二十二条各部门领用材料时，应严格按照本部门领料单规定的内容和要求填写，不准在部门领料单上作任何更改，如填写错误必须重写；
对不符合规定的领料单，审核部门有权拒绝办理。
第二十三条各种物资需转让和外售时，需经公司分管领导审批，方可对外转让或出售，属于赠送的物品必须经总经理批准后，方可领取。
第二十四条办公用品的领用，由行政主任审批，领取后应作登记。
第二十五条生产用原料、劳动工具、维护材料（包括设备配件等）的领用由分管领忖审批，领用后作登记管理，工具采用交旧领新制。
第二十六条属于劳保用品，领用时由各部门申请，行政部审批；
贵重品的领用需经总经理审批。
第二十七条物资出仓后要及时登记帐簿，保管员要按月和财务部核对帐目，按时填报材料购入、消耗日报表，保管员半年、年终必须各盘点一次，做到帐帐相符、帐卡相符、卡物相符。
第二十八条所有发料凭证、原料单据均由管理员妥善保管，发料凭证、原始单据必须按保管期限规定和销毁程序输，不可丢失。
否则，应承担全部经济责任。
第二十九条退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资；
借领、借发物资；
各种多余物资。
退库时，物资必须完好，物资退库单及原领料单内容要相同，物资退库时
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