宝龙商业企划工作管理规定Word格式.docx
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⏹年度企划方案需每年11月10日提报，通过相关审批流程
⏹年度企划方案需商业公司营运副总、商业公司总经理、商业集团企划部总经理、集团营运中心总经理、集团商业集团总经理等审批
⏹年度方案最终将形成方案和预算，是商业公司年度企划工作的指导方案
⏹年度企划方案模板（见附件M-001），需按格式填写
b）月度企划方案要求
⏹月度企划方案需根据年度企划方案及商业公司月度工作实际情况进行撰写
⏹月度企划预算可以根据实际需求，在保证年度企划预算情况下调整月度企划预算项目，调整比例为月度预算的15%，需要经商业公司总经理、商业集团企划部总经理审批
⏹月度企划方案有固定的格式（月度企划方案表见附件M-002；
月度预算成本分解表见附件M-003）,需按格式填写。
⏹商业公司企划部需提前45天提交月度企划方案，每月15日提交例如：
3月15日应提交5月方案，以此类推
⏹涉及春节、五一、十一、圣诞等活动企划方案需提前60天呈报月度企划方案需月度企划方案表和月度预算成本分解表进行审批
⏹月度企划方案提交时即需进行相关准备
⏹月度企划方案需审批确认后方可执行，商业集团企划部总经理可酌情批准提前执行
⏹集团企划总部统一安排的活动方案，各商业公司需按要求进行执行
c）月度企划方案成本预算报批要求：
⏹商业公司企划部填写月度预算成本分解表
⏹商业公司财务部、商业公司总经理审核签字
⏹集团企划部总经理审核签字，集团财务部审核签字，集团成本控制中心审核签字，商业集团执行董事审批签字，然后下发商业公司企划部并抄送商业公司总经理和财务经理
d）月度企划方案预算变更要求：
⏹月度方案变更金额未超过两万（小于或等于两万）
⏹商业公司企划经理提出和填写预算变更申请表（变更申请表见附件M-004），报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，批准后报集团企划部备案
⏹月度方案变更金额<
月度15%（变更后未超原活动预算，但确保不超月度预算），需要经商业公司总经理、商业集团企划部总经理审批
⏹月度方案变更金额>
月度15%,商业公司企划经理提出变更申请，报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，报集团企划部总经理审核批准，报集团商业总经理签批，下发商业公司企划部，并抄送商业公司总经理和财务经理
⏹月度企划预算变更>
原月度计划预算，商业公司企划经理提出变更申请，报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，报集团企划部总经理审核批准，报集团商业总经理、执行董事签批
2.月度方案审批流程图
3.企划活动策划与实施流程图
4.企划活动总结分析
5.企划活动媒体宣传
6.软性宣传报道
四、企划活动管理
1.活动管理概述及分类
企划部通过筹备、执行和评估各类企划活动，达到商业公司品牌推广、品牌升值、公共关系维系等目的。
企划活动分为SP和PR活动。
2.活动管理作业流程模板
a）以年度预算及月度预算为依据安排具体的活动执行细则
b）活动筹备
⏹广告公司或者企划部设计人员提交月主题的广告画面及延伸部分
⏹为保证活动正常有序的进行，需要根据活动轻轻撰写活动执行清单，并根据活动执
行清单进行跟进。
⏹商场装饰
⏹媒体计划及预订
⏹活动执行细则
⏹人员分工
⏹撰写推广合作邀请函给商户/外部单位（经部门经理批准后，传真/手送/电邮至商户
/外部单位）。
并填写推广合作邀请函签收记录
⏹礼品、物料确定
c）电话跟进确定商户/外部单位是否收到函件并解释活动/安排会议商谈细节
d）与商户/外部单位确认活动/赞助细节及赞助物品送达
e）电话/电邮/开会与商户/外部单位确认活动细项
f）根据活动需求安装室内/户外主题装饰及确定活动礼品/海报到位（建议提前一周）根据活动需求填写各部门工作联络单（按照各商业公司现行使用部门联络表单）
g）活动广告相关画面到位：
对现场装饰/海报等进行检查验收，验收不合格需进行修改
h）将所有报纸广告复印发放至每家商户（建议活动开始前1-2天）
i）活动按要求开展执行，现场需拍照记录并存档
j）根据需求进行活动总结、分析、调查，并按要求进行提交
五、企划日常管理
1.每日工作
a）每日巡场，检核场内外活动场地、美陈装饰布置
b）官方微博更新、检核及及时回复粉丝评论
c）企划部当时段各项工作执行及进度追踪
d）昨日客流情跟进，了解是否异常及原因
e）与集团企划部的沟通互动
f）主管交办事项之完成
2.每周工作
a）上周企划工作总结、修正（企划周汇报表，见附表M-005）
b）下周企划工作分工、安排及进度追踪
c）与主力店、次主力店企划部的沟通互动
d）每周客流分析，了解是否异常及原因，并具体提出改进措施和方案
3.每月工作
a）当月企划工作执行情况总结，次月5日前完成（企划月汇报，见附表M-006）
b）当月客流分析，了解是否异常及原因，并具体提出改进措施和方案
c）当月企划实际发生费用支出检核（企划台账，见附表M-007）
d）下月企划工作计划拟定、追踪及商户联络
e）提前45天提报下下月企划预算方案提报、审批
f）下月招采计划提报、审批
g）同业竞争者市调
h）与当地主流媒体的沟通互动
i）部门文件的存档
j）仓库礼品盘点的更新
k）顾客资料数据汇总
l）消费者市场调查
⏹非重大节日期间，至少3个月进行一次消费者市场调查；
重大节日期间必须进行消费者市场调查（重大节日以商业公司具体情况来定，如周庆，圣诞、国庆节等）
⏹根据活动情况拟出顾客调查问卷表，经部门经理确认后，安排人员进行顾客一对一问卷调查，对调查表进行汇总分析，并发送给相关人员，有需要的话，根据总结调整以后的活动安排
⏹消费者市场调查问卷格式分为2个部分，第一部分以顾客基础信息为主，第二部分以当期活动情况或者调查目的而定；
市场调查问卷内容不宜过多，以单页单面为宜，避免顾客不耐烦填写或者随意勾选，可附赠小礼品促进。
（《消费者市场调查问卷》格式请见附表M-008）
4.每年工作（年度基本工作表）
a）年度工作总结
b）下年度工作计划及费用预算
c）年终部门文件的存档
d）年终仓库礼品盘点
e）年终资产盘点
f）年终顾客资料数据汇总
六、企划文件管理
1.档案管理
a）档案建立
⏹需提前向行政部申请相关文件夹、资料袋等存档文具，提前到位
⏹需根据文件夹的标签处大小，按要求打印出文件夹标签
⏹部门文件乃保密资料，非部门同事均需经同意方可查阅相关资料
⏹所有相关的文件需按要求存放在文件夹内
⏹部门文件需存放在管理办公室的文件柜里
⏹除了纸质文件外，电子文件也需保存于指定电脑中
⏹共享电子文件应存放在部门共享盘中
b）档案管理明细
⏹项目相关资料
1）城市地图（市区地图，标明竞争者位置，自己的位置，步行街位置，闹市区位置）
2）楼层平面图
3）调查表（1、媒体2、学校3、SWOT+竞争者调查）
⏹推广方案/总结
1）年度推广计划及全年预算
2）月度推广计划
3）月度活动总结PPT（按月排序）
a）仓库管理（按月份整理，见附件M-009）
⏹库存盘点表
⏹礼品跟踪表
⏹礼品派发登记表
b）财务及支出（按编号排序）
⏹每月支出跟踪表（即台账M-007）
⏹相关合同
⏹相关附件（报价、发票、验收单复印件等）
c）媒体宣传（按月份进行归类）
⏹报纸
⏹软文
⏹DM单
d）供应商
⏹所有供应商联系列表
⏹调查表（印刷、制作、设计、装饰等）
⏹基础报价表
e）商户
⏹商户联系列表
⏹商户日常活动
⏹商户宣传品
⏹商户沟通记录表
f）竞争者
⏹竞争者媒体报告，以及竞争者广告
g）赞助商及合作伙伴
⏹赞助商及合作伙伴联系列表
⏹活动记录
2.企划台账
a）台账建立
⏹根据月度企划台账模版，当月发生的各项物料、媒体、美陈装饰等需按照月度签批预算或者签批的变更预算，提前申请采购，在申请需求时即可登记填入台账表格。
b）台账盘点
⏹每月月底与财务部经理核对台账中各项各项物料、媒体、美陈装饰等的决算金额和是否已经付款，针对当月企划预算进行总结
⏹通过每月月终台账及时盘点，及时了解当期各项物料、媒体、美陈装饰价格的变化，及时掌握当年度剩余可用预算金额，同时催促未付款按照进度尽快完成付款，避免未付款累积。
七、企划媒体管理
1．媒体投放:
媒体宣传以及投放是指各地宝龙城市广场通过购买媒体的时间或空间，以推广当地宝龙城市广场的品牌以及发布活动信息。
2．媒体投放工作的日常管理：
a）媒体调研
⏹各地公司必须在每年年底之前完成媒体调研工作。
根据各地广场目标消费群体媒体接触习惯及不同阶段宣传特点，选定常用媒体及媒体组合。
媒体调研必须包含以下内容：
b）各类常用媒体刊例价以及折扣价：
c）涉及的媒体须包括平面媒体、广播媒体、电视媒体、网络媒体、户外媒体（候车厅、车体
广告、道旗）、短信等媒体，媒体涵盖范围必须全面
⏹如遇报社组织活动的特定折扣、与购买量相关的折扣以及因由其他特殊原因获得的折扣等，各种折扣额度必须如实上报。
d）当地各类媒体市场地位分析；
e）当地主要媒体的代理机构情况等。
3.媒体投放计划和预算
制定年度、季度和月度的媒体投放计划与预算。
年度媒体宣传以及投放计划须于每年11月30日前上报，季度计划每季度之前一个月进行上报，月度计划（媒体排期）提前一个月上报。
待商业集团总部企划部对年度、季度和月度的媒体投放计划进行审批后，各地依据此计划落实执行。
商业集团总部将此计划和预算作为每次投放审核的依据。
a）媒体投放原则
⏹对于“非独家代理“的媒体投放：
根据全年媒体投放总额，严格按照《商管公司招投标管理制度》，通过招投标确定年度媒体代理公司。
每年年初待各地主要媒体最新刊例价公布后，制定招投标计划，进行招投标工作。
⏹对于“由媒体广告部直接经营的媒体投放”：
当地企划部须根据媒体排期与总量，与相关报社高层沟通，以获取最低价格。
原则上应保证其中没有因为媒体广告部业务员提成而造成的媒体投放费用的损失。
⏹对于“独家代理的媒体投放”：
在媒体投放之前，当地宝龙城市广场企划部必须严格审核此广告公司媒体独家代理证明的真实性和时效性。
与其合作时，必须整合当地宝龙城市广场在此媒体上的总投放量，尽量通过洽谈获得最低价格。
原则上应保证其中没有因为代理公司业务员提成而造成的媒体投放费用的损失。
⏹对媒体“独家代理证明”的审核：
“独家代理证明”上必须附有媒体出具的法人合同章，由媒体广告部出具的部门章视为无效。
⏹其他特殊情况的媒体合作：
如有特殊情况，需委托非招投标中标代理公司进行媒体投放（如政府指定等原因），必须事先上报商业集团企划部和集团总部成本部获批后方可进行。
b）媒体投放计划的审批流程：
⏹媒体投放须按计划进行，均须采用“一事一报”的方式，按照制度规定的审批流程报批通过后，方可予以执行。
c）对于违规操作的处理：
⏹对于出具虚假“独家代理证明“的广告公司，一经查实，加入供应商合作黑名单，当地宝龙城市广场不再与其进行任何商业合作；
⏹对于因未审核出虚假“独家代理证明”而造成媒体广告投放违规操作的的企划人员，将按照公司规定严肃处理，并承担相应责任；
⏹对擅自委托非招投标中标代理公司进行媒体投放（不含独家代理和媒体广告部直接经营）的企划人员，将按照公司规定对当事人进行严肃处理。
4.媒体宣传流程
a）硬广发布流程
⏹根据活动方案和预算，确定有效的媒体宣传组合
⏹涉及软文、硬广的宣传需提前预定媒体版面（建议在发布前提前2周以上）
⏹确定活动宣传主题、内容、主画面设计
⏹如涉及合作商、商户宣传的需提前通知商户提交画面，部门经理进行审核
⏹如涉及收费，提交相关领导审批收入流程
⏹与广告公司等进行相关设计及排版
⏹商业公司企划部认真审核标点、数字、文字和图片等，如有需要让广告公司进行修改
⏹商业公司企划部和商业公司总经理通过的设计发给集团企划部区域经理进行审核，如有调整需再次进行修改调整
⏹经集团企划部审核确认后，商业公司企划部将相关信息发给媒体进行发布
⏹发布的相关媒体需及时存档，并每月定期电邮给集团企划部
（要求：
均需将设计JPG文件及实景照片按月分类存于光盘，并按时邮给集团企划部）
⏹发布后告知或复印给各商户及合作商存档
b）
媒体宣传流程图
c）软性宣传流程：
⏹平时多与各媒体联系，保持沟通顺畅，维护媒体关系
⏹制定月度推广计划时，确定需要撰写软文的活动主题
⏹撰写活动软文，对外发布请使用对外发布软文模板
⏹部门负责人进行修改及确认，电邮给集团企划部区域企划经理审批
⏹集团企划部区域企划经理批准后方可向平面媒体发布
⏹提前与媒体预约版面，沟通联系发布。
尽可能同时提供电子版及多张高精度活动照片备选，舞台活动照片最好有商场LOGO或活动主题
⏹确认发布日期，或电台、电视台的宣传时段，购买当天报版或录音，万一错过请让媒体协助提供收集报道
备注：
涉及到公司介绍的软文内容有一定的内容要求，对外发布时需找集团企划部取得最
新的资料
d）软性宣传报道流程图：
5.媒体宣传投放的总结
各地公司企划部每月必须对媒体投放进行认真评估和总结，并将总结归档保存，以备总部企划
部抽查。
总结包括以下内容：
a）媒体投放内容样刊收集与整理；
b）媒体投放结果的监测与评估；
c）此阶段媒体投放的经验与总结。
八、企划案例库使用
1.企划案例库路径：
PD平台—商业系统—企划案例库
2.企划案例库架构：
a）SP：
全场活动、周年庆活动、超市、百货公司、影院、餐饮、娱乐、儿童类、其他
b）PR：
节日类、人气活动
c）美陈设计方案：
春季、夏季、秋季、中秋、圣诞、新年等
d）广宣
3.企划库资料使用
a）编列年度预算方案及月度预算方案的参考
b）企划活动执行管理流程参考
c）付款网批引用，可为实际发生费用参考
九、美陈装饰管理
1.美陈装饰是通过对环境氛围的科学性与艺术性打造，结合当季流行色彩、流行元素、消费者关注的热点领域甚至主推品牌的特质等，吸引顾客享受不同凡响的购物体验。
2.美陈点位：
以下表格列举点位为美陈点位规划的依据，结合项目实际情况，按照装饰需求调整：
序号
区域
点位
材质建议
1
外部
各主入口
框
车贴及造型，可做固定点位构件在墙体
2
柱
车贴包柱或布艺包柱
3
门玻璃
镂空车贴或热转印及丝网印透明车贴
4
天花
设置点位构件，悬挂
5
灯杆
6
外立面
局部可用单透喷绘
7
内部
二道门
8
墙
车贴+KT板等
9
10
11
左右墙壁间
12
主通道
主通道交叉点
DP点
13
14
挂旗
15
商业内街
16
栏杆
17
18
栏杆间悬挂点
19
刀旗
20
电扶梯
扶梯上行缓冲点位
小DP
21
中庭
22
23
大布旗
24
中庭与主通道交叉点
25
围栏
26
围栏立面
玻璃面如使用，不可连续，应至少间隔一个
27
吊挂
3.美陈装饰更换频次：
根据季节及节庆的节点不同，各档美陈应符合当季的整体主题和氛围。
各点位美陈装饰物不可
跨季展示，合理的展示周围为：
a）季节美陈：
⏹春季美陈：
3月中旬——5月中旬；
⏹夏季美陈：
5月中旬——8月下旬；
⏹秋季美陈：
9月上旬——11月中旬；
b）节庆美陈：
⏹开业美陈：
根据实际开业时间而定，开业美陈使用不低于三个月，如开业后即为其他节庆，应在前期设计规划阶段考虑开业后其美陈便于变装为符合之后节庆主题的美陈；
⏹圣诞美陈：
11月中下旬开始展示，12月25日之后将圣诞元素更改为新年元素，持续到春节前夕。
圣诞美陈在设计规划阶段，应考虑到此次美陈将适应从圣诞美陈变装到新年（西历纪年，即为元旦，不同于农历春节，无生肖元素）美陈，再变装到春节美陈；
⏹春节美陈：
腊月廿日起，至元宵节为此当美陈展示周期。
利用圣诞美陈的主体结构，通过外表面的改造，形成适合中国传统春节的视觉元素装饰；
⏹周年庆美陈：
展示周期为一个月，从周年庆整体活动开始前的半个月开始展示。
配合周年庆主题，结合周年庆各档活动展开设计制作。
4.美陈设计风格把握以下原则：
a）主题：
根据各档月度主题或节庆主题确立美陈装饰主题，其它设计元素与之相符；
b）色调：
除春夏季外，各档美陈装饰整体色调应为暖色调，忌大面积及单独元素为黑色；
c）元素：
选用与主题相符的元素进行设计，以能体现主题思想、美观、易实现为原则；
d）构图：
结合实际环境，在构图上主次分明，以改善和提升环境视觉质量为目的，但不能影响环境固有功能：
如阻挡通道，遮挡视线等。
5.制作流程
a）定标：
按权责手册要求执行（建议参考权责手册具体体现）
对于采购物料及制作物料需封样
定标时需由企划部提出需求，财务部一并确认付款方式，验收方式，如发生变更处理方式等，明确告知供应商我司要求，并做定标会议记录，与会人员签字确认后备档
b）合同评审：
按权责手册要求执行
⏹数量验收（此为一次验收，验收内容为根据定标封样确认现场交付数量及质量是否符合要求）
1）业务流程：
商业公司企划部发起?
商业公司财务部（成本）审核?
商业公司
财务部负责人复核
2）权责流程：
商业公司企划部发起验收表?
商业公司财务部（成本）、企划部现场联合验收签字审核?
商业公司财务部负责人复核签字
c）付款：
供应商按照要求完成后，一周内必须发起付款网批（提醒供应商及时提供发票）；
如涉及到扣款事宜，必须在一周内与商业公司总经理，财务经理，供应商达成一致意见后，第二周内必须发起付款网批（提醒供应商及时提供发票）
6.存档
美陈装饰安装完成后，对每个点位拍照，与设计方案及施工图纸一起由企划部指派专人保存。
并列出美陈请单，由项目负责人、财务负责人、营运负责人及企划负责人签字确认。
（存档表格见附件M-010）
一十、新店宣传管理
1.软性宣传推广
a）主力店推广
⏹主力店签订合同，经招商确认，对该店进行软性新闻宣传
⏹宣传途径：
当地主流媒体/商业地产专业网站/当地知名网站等
⏹通过宣传主力店，进而介绍项目
⏹增加主力店对管理团队信心
b）非主力店推广
⏹业态代表性品牌如：
麦当劳、屈臣氏等，至少要4-5个这样品牌一同宣传
⏹签订合同，招商确认，对这些代表性品牌进行宣传
⏹增强商户对管理团队信心
⏹通过宣传这些品牌，介绍项目，也给观望的商户增加入驻信心，促进招商
2.外部广告宣导
a）利用建筑外部广告进行宣导主力店
b）利用建筑外部刀旗、围挡进行宣导
c）通过发布户外广告中宣导主力店入驻信息
3.内部广告宣导
a）商户装修期围挡宣传，围挡画面需企划审核，悬挂要平整
b）通过内部柱体、墙体、中庭悬挂、LED等进行宣导
c）根据项目实际情况，进行发布
d）发布画面需企划审核
4.活动宣传配合
a）通过日常企划活动宣传中，去介绍新商户
b）通过店内活动告知，导视系统，去宣传新商户
十一、微博使用管理
企业通过微博，可以随时随地与消费者分享宝龙城市广场等宝龙相关品牌的新鲜事，发布消息、图片、视频，关注受众并与他们交流，寻找与我们相关的人、企业以及品牌，微博可以让我们实现企业宣传、实现与消费者互动、口碑营销、辐射传播、促进销售等。
1.微博管理架构
根据集团组织层级与职能划分可分为：
一级官方微博，宝龙商业集团官方微博，功能侧重于对集团宏观战略与文化体系的宣导。
二级官方微博，各商业公，侧重品牌推广、市场营销与客户服务。
2.微博负责人员构成：
各商业公司企划部负责本单位官方微博的运营管理工作，营运部指定客服工作的对口人员作为客服编辑，协助提供商户/柜台营销资讯、品牌信息等素材，处理微博平台的顾客咨询、建议、投诉等客服工作相关信息。
3.微博管理
a）基本形象管理：
企业官方微博应严格按照要求使用标准微博头像，以统一对外品牌形象。
b）微博昵称
各宝龙城市广场官方微博昵称：
“城市名+宝龙城市广场”，如“福州宝龙城市广场”；
若同一城市有多个宝龙城市广场，则昵称为“城市名+区域名+宝龙城市广场”，如“上海
曹路宝龙城市广场”。
c）背景模板
微博首页的背景模板图片，指微博首页页面的上端、两侧边栏空间的图片。
各单位官方微博自定义背景模板图片，整体风格上要求简洁大方，符合VI规范，尺寸为1600*900dpi，以满足各种用户电脑屏幕的需求。
d）身份信息管理
为保证品牌形象传播的统一性，企业官方微博的“企业介绍”
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