浅谈秘书的管理协调职能 1Word文档格式.docx
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本文主要是从秘书的管理协调职能的内涵、秘书管理协调的原则和秘书管理协调的策略等方面，阐述了秘书在管理协调工作中，所占的重要地位，具有重要的现实意义，重点论述了秘书管理协调职能的策略。
第一章秘书管理协调职能的内涵及概述
1.1秘书管理协调职能的内涵
管理协调是指为实现组织目标而进行的组织内部和组织外部的知识、信息传递和交流活动。
管理就是协调,就是通过协调下属组织和人员之间的关系,最合理地配置资源,最大限度地调动他们的积极性,去实现领导者制定的方针目标。
一些经营者甚至把协调工作置于各项管理职能之上，更高层次地去理解它在管理活动中的地位和作用。
管理协调广泛地包括组织环境下的责任协调、权利协调和利益协调三个方面的内容。
管理协调过程包括计划、组织、领导和控制，这四项管理协调职能之间的关系从逻辑关系来看，通常是按发生先后顺序，即先计划，继而组织，然后领导，最后控制；
从管理过程来看，在控制的同时，往往要编制计划，或对原计划进行修改，并开始新一轮的管理活动；
从职能的作用看，计划是前提，组织是保证、领导是关键、控制是手段；
四个职能之间是一个相辅相成、密切联系的一个整体，不能片面地强调某一职能，而否定其他职能作用。
1.2秘书管理协调职能在工作中的重要性
管理协调职能在秘书工作中起着很大的重要性。
秘书具有参谋、助手作用，决定了领导人需要做协调工作时，诸如办事、办文、办会，都可能遇到各部门认识与步调的不一致，利害与矛盾的干扰等，尤其在深化改革、扩大开放和加快经济发展过程中，既需要一个安定团结的社会环境，需要通过大量的协调工作去正确处理人民内部矛盾，又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议，才能正确决策，推动事业的发展。
管理协调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。
在管理协调工作的过程中，需要借助沟通技巧，化解不同的见解与意见，建立共识，推动工作。
1.3秘书管理协调职能的特点
秘书管理协调工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同。
理解秘书管理协调工作的特点,更有利于展开工作。
从这个意义上说,秘书管理协调工作与其它职业工作最主要的本质区别，是秘书工作具有机要性、间接性、主动性、服务性、主动性等特点，它们各自在秘书管理协调中都起着重要的的作用。
秘书的管理协调工作内容十分复杂，接触的人多，事多，各方面错综复杂的情况多。
对于秘书来说，既要对各方面工作了如指掌，又要明确哪些是要自己知道的，哪些是自己不必知道的；
秘书随领导活动而产生，随领导活动而发展，服务服从于领导是秘书职业的最大原则，秘书无论是上下协调，还是左右协调，必须吃透领导意图，明确管理协调目标，体现为领导服务的原则；
秘书的管理协调，特别是授权管理协调工作很被动，但秘书个人是主动的，秘书在管理协调时要善于在被动中求主动，眼观六路，耳听八方，善于发现苗头性问题和矛盾集中区，通过请求汇报搞好协调，借权而不越权，主动工作、被动服务。
第二章秘书管理协调职能的原则
管理协调职能是秘书工作的一项重要工作职能，文秘工作与办公管理协调密不可分，管理协调职能有利于秘书更好地管理办公室与各部门之间的关系。
因此做好管理协调职能工作是做好秘书工作的前提。
2.1实事求是原则
坚持实事求是是一切工作的原则。
这一原则对于秘书工作来说，更有它的特殊意义。
秘书工作是为了领导决策提供依据的，如果在工作中没有坚持实事求是的原则，就可能会造成领导工作的失误，甚至会严重损害政府和机关的声誉。
因此，在管理协调工作中要坚持按照事物的规律办事。
有些年轻的秘书以为实事求是就是实话实说，其实这是误解。
秘书一定要牢记
“祸从口出”这句古训，慎行加慎言，才能维持有良好的人际关系，做事前应先多看和多听，熟悉情况，适应环境，之后再去动脑筋剖析自己发现的问题，找到切实可行的解决办法，这就是“实事求是”。
例1：
小钢大学毕业后，到一家民营企业给总经理当秘书。
这是一家典型的家族企业，虽然规章制度不少，但执行的并不严格。
比如负责采购的是老板的女婿，他在采购过程中吃供货商的“回扣”，这在公司上下已是公开的秘密；
由于进货把关不严，经常造成公司产品出现质量问题，但大家都是睁一只眼闭一只眼。
小钢进公司已经有半年多了，觉得自己作为总经理的助手对这件事不能熟视无睹，便就给总经理递交了一份《如何根治家族企业中的人治现象》的报告。
报告洋洋数万言，把老板的女婿当做了反面典型。
老板接过之后报告翻了几页，就把它塞进了抽屉。
没过几天，公司产品又因原料出现客户退货。
在处理完这事之后，小钢再次提起了他那份报告，但他没料到老板反而怒气冲冲地问自己：
“这个公司是你是老板还是我是老板？
！
”由于老板的不支持，再加上同事们嫌他“多事”，小钢只好自动辞职，另谋工作。
其实，无论哪个公司，它都有阳光的一面和灰暗的一面，没有不存在问题的地方，这是辩证法决定的。
如果你只要一看到公司里的阴暗面，就马上高谈阔论，用书本上的理论指点江山，那多是自讨苦吃。
的确，言者无罪，闻者足戒，但是，书本上的理论往往只是一般性的原理，而公司里的问题多是个别现象，你不可能照搬书本上的那些一般性原理来解决公司的实际问题，尽管你精神可嘉，但你违背了实事求是的原则；
所以，你那些空洞不着边际的“理论”久而久之就会让你的同事反感，因而破坏你与周围同事的关系。
2.2不卑不亢原则
秘书是领导的助手。
秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，秘书管理协调工作是领导工作的重要组成部门。
作为管理者要学会运用各种激励机制，充分发挥人的主观能动作用，以组织目标，保证人与组织协调稳定发展。
无论什么样的公司，在组织结构上都呈金字塔形，职位有高低之分，因此也就是存在事实上的尊卑之别。
但是，这种“尊卑”并没有人格上的意义，它只是管理和效率的需要。
尽管公司职位存在等级，但作为秘书，你在处理各种人类关系时，仍然要做到不卑不亢，不能借助手上的特殊“权力”办事，这样才能维持良好的人际关系。
例2：
小田进公司不久，总经理的秘书就出国留学去了，由于她的谦虚、勤奋和聪明，总经理秘书这个空缺就被她填补了。
随着“地位”的变化，她开始有些飘飘然了；
不久，同事们能从她说话的口气中感受到她那种无形的优越感。
市场部张经理原来是总经理办公室副经理，小田的顶头上司，这天他打电话来找总经理。
小田回答：
“总经理出去了，等他一回来我马上就与您联络。
”小田的这种回答让张经理非常郁闷。
都是同一个公司的人，为什么还要“联络”？
听小田这口气，总经理只属于她一个人，自己只是一个外人！
他越想越生气，觉得有必要找个机会在总经理那里参她一“本”，让她知道自己有几斤几两。
如果小田这么答复他：
“总经理现在不在，等他一回来我就给您打电话，你看可以吗？
”那张经理心里就会舒服很多。
表面上看起来这是说者无心，听者有意，但这种“无心”实际上也是“潜意识”作用的结果，所以，秘书一定要有谦逊的心态，否则，在沟通中你随时都会流露出那种无形的优越感，而这种无形的优越感又会让你的人际关系受到无形的伤害。
因此，一些秘书常常感叹，说自己不知什么时候又把哪路神仙得罪了。
2.3沟通原则
沟通仅仅是指一种交流的技巧，但对于秘书来说，沟通更重要的是一种维持和谐人际关系的一种手段；
秘书与同事沟通的目的在于做好工作并维持和谐的关系。
秘书在沟通过程中，特别是在你在不赞成对方观点的时候，你一定要注意先肯定对方，比如“您说的这些我非常理解，不过，我们是不是也可以这么来看问题……”这种先给对方以肯定的方式就叫铺垫；
铺垫语能起到一种缓冲的作用，使双方不会陷入紧张关系，你既说明了自己的观点，对方也不会认为你反驳了他。
秘书无论是与公司内部员工沟通，还是与公司的客户沟通，一定要注意说话的方式，尽量委婉，因为每个人都有自尊心，都爱面子，如果你不注意说话的方式，就很容易伤对方的自尊心。
例3：
于雪是去年进的公司总裁办当秘书，业务能力有目共睹。
这天总裁办开会，讨论即将召开的董事会所需的文件。
当轮到于雪发言时，她又直言不讳：
“我听了刚才主任的发言，我不同意他的结论，因为我到销售部和几个门市部调查过，我的调查结果与主任的结论相去甚远。
”她本来以为自己拿出了一连串扎扎实实的数据，不是信口开河，大家都会点头称是，可结果是既没人反对她也没人赞成她，甚至可以说是根本没有人理睬她。
第三章秘书管理协调职能的策略
3.1把握好角色
在管理协调工作中，秘书是领导的耳目和助手,是沟通上下、联系内外的枢纽和桥梁，秘书工作中扮演着好几个角色，就从秘书工作的职能特点来看，秘书与领导的关系既有正常交往关系中的共同性，又有非同一般交往中的特殊性。
秘书人员如何在管理协调工作中把握好角色，摆正心态位置，在这主要举例论述秘书如何管理协调好与领导的关系，妥善解决好工作上的事情。
3.1.1服从而不盲从
服从与盲从虽只一字之差，但意义却大相径庭。
秘书要做到服从而不是盲从，不仅要具有严格的纪律性，还要充满智慧地服从，学会辩证地思考问题、分析问题，提高辨别是非的能力，有自己独立的见解和主张。
要有全局观和大局观，联系实际、全盘考虑，对待领导下达的命令和安排的任务，要准确作出判断，如发现不合理、不正确之处，要及时与领导沟通，保持与领导良好的互动，就算不能说服领导，也会在执行中把可能带来的损失降到最小。
不盲目服从并非不服从领导，处处与领导对着干、顶着干。
要善于与领导多种形式私下沟通，而不是当面顶撞，要多提建议少提意见，要相信领导的领悟力，而不是指手画脚，更不能得理不让人，用自己所谓的正确向领导发难，令领导尴尬难堪，下不来台。
因此，秘书在工作中要把握好角色。
例4：
有一位秘书，每次为领导起草文件，都会对一些不合理和不完善的地方提出自己的见解。
但是这位秘书很聪明，总是针对不合理的地方提出一两点建议，就一两点，而且提出的方式很特别，就是把一个其他企业遇到的同类问题的处理方式，附在文件的后面，并不加自己的任何观点和看法。
领导在审阅文件草稿时，就会不自觉地参考，从而形成自己新的观点，完善自己的方针和策略。
不知不觉中，这位领导，就对这位秘书充满了信任，凡是遇到重大决策问题，都先安排他收集一些相关资料，他也总是把最核心的部分，条理清楚地列出，令领导一目了然，成竹在胸。
领导从不表扬他，他也从没有抱怨之意。
突然有一天，下属公司一个经理离职，在安排新经理时，领导二话没说，直接让这位秘书空降到了下属公司，很多人不解，认为秘书没有管理经验，恐怕难当大任。
但这位秘书不负经理之望，没多久就把这个下属公司管理得井井有条，效益倍增。
3.1.2理解而不曲解
理解人，体贴人，亦或是善解人意，这是秘书最重要的本领之一。
古代先哲有句“人之相知，贵在知心”的至理名言，其所谓的“知心”，指的就是理解，这是人际交往中最为宝贵难求的美好情愫。
秘书固然要有丰富的知识、精通的业务、出众的才能，但善于理解领导则应是首要能力和基本功夫，否则难担此任。
所以秘书要善于去了解、熟悉和把握，熟悉了解了领导的个性特点，就能适应领导的工作方法和要求，有助于发挥参谋助手作用，也要了解领导的需要，才能从领导的需要出发而开展工作，“想领导之所想，急领导之所急，供领导之反需”进而得到领导的常识和信任。
但理解又不能曲解，也就是不能矫枉过正、曲意奉承和见风使舵等，否则就容易适得其反，造成工作失误或影响，理解好领导的意图才能更好的做好上传下达，为管理协调的工作打下坚固的基础。
3.1.3尊重而不“失重”
自尊之心，人人有之，它是支配人们思想行为的一种内驱力。
领导是权力的象征，是国家机关或某个集体事业的代表。
作为秘书，要想管理协调好与领导之间的关系，必须要了解领导的心理，大凡领导都是依赖于部下的承认和重视来维护自己的尊严的，所以在日常管理协调工作中，要把尊重他人放在首要位置，何况所面对的是领导。
事实上，尊重领导，也是秘书工作纪律的重要组成部分。
由于秘书同领导有着较深层次的接触，必然或多或少地了领导者的一些隐私，比如家庭背景、社会关系、书信往来、日常嗜好以及机要文件、公务秘密等等，都要求秘书予以严守保密，不能随意公开张扬，更不能把它们当作“内部消息”来哗众取宠。
3.1.4“实言”而不“食言”
真诚是相互信任的基础，体现在管理协调工作中就是实事求是。
比如向领导汇报工作、反映情况要真实准确、客观全面，有喜报喜、有忧报忧；
向下级传达文件政策要如如实实、原本原样，既不夸大，也不缩小，更不“走调”；
日常参谋服务工作，要注重调查研究，准确全面掌握了解情况等，而不能偏听偏信，更不能拿假情况去哄领导，也不能搞“假传圣旨”行为，否则，后果不堪设想。
秘书忠诚于领导工作还要言而有信，有条不紊，做到言必行、行必果，不能“口惠而实不至”或说话办事丢三拉四。
这样只能招致别人的嫌弃，失去领导和他人的信任。
管理工作中重要就是做好协调与上下级之间的关系。
3.2把握好方法
秘书管理协调工作担负着承接上下、联系内外、协调各方的重要任务，发挥着参谋助手、信息调研、协调服务、推动落实、运行保障的重要职能，工作千头万绪，纷繁琐碎，任务重、责任大、要求高。
3.2.1不以权压人
在工作上，领导出差是家常便饭，重要的是秘书不应在领导出差后，拿自己的从属权在公司、单位对员工指指点点。
吩咐员工做事时，秘书要把握好说话的方法，尽量委婉，每个人都有自尊心，都爱面子，如果不注意说话的方式，就很容易伤对方的自尊心。
在工作协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的，特别是在被协调者意见难以统一的时候，传达权威领导人的意见，常常能使问题迎刃而解。
但这种方法只能在必要时慎重使用，尽可能少用。
因为协调的主要手段是协商，应以平等的态度倾听各方意见，即便是错误的要求，也要考虑有无合理因素。
不能因为你是协调的主持者，就以领导自居，自以为是，“老子天下第二”，听到不同声音就给以颜色，进行打压，那样必将引发对立情绪，给以后的协调工作制造障碍。
3.2.2不急于求成
机不可失，时不再来。
抓住有利时机，就可取得事半功倍的效果。
当不同部门急需完成同一任务，工作又难以有序展开时，我们及时出面理顺关系，就可一呼百应。
相反，时机不成熟，十分勉强地去统一认识，统一行动，反而会扩大矛盾，形成误解或成见。
有的同志急于完成领导交办的任务，在有关部门毫无思想准备的情况下，让其立即做出较大牺牲，结果形成了僵持的态势。
有的虽然勉强让步，但并不服气，在落实时扯皮推诿，影响了工作进展。
掌握沟通的时机是非常重要的，善不善于捕捉沟通的良机，是反映秘书工作者思想水平和工作能力的重要标志。
作为秘书只有找准了定位，摆正了位置，才能更好的工作好、服务好。
一是服务性。
在“三服务”中，为领导日常事务服务是秘书工作的核心工作，比如，信息的传递、文件的运转、会议的准备、行程的安排等。
秘书工作的性质是服务，不是决策，要时刻牢记为领导服务，为各部门服务，为人民群众服务的“三服务”宗旨。
二是服从性。
秘书应当严格按照领导的指示和意图办事，服从领导，听从指挥，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不准的。
三是辅助性。
秘书主要是协助领导开展日常工作，帮助领导处理日常事务，是领导的“二传手”、“左右手”，而非“二把手”。
当好参谋助手，就是在领导讲话时准备好材料，办文时传递好信息，出行时制定好计划，决策时出谋献策。
总之，秘书把握好方法，在办文、办会、办事时找准为领导服务的切入点，抓住加快工作推进的对接点，把握参谋与尽职的融合点，力争使工作到位不越位。
3.3把握好分寸
秘书贴近领导，处于从属地位，直接为领导工作服务，是领导的参谋和助手，也是领导联系上下左右各方和群众的桥梁、纽带。
管理协调职能是秘书工作的一项任务，在日常工作管理中，如果你能把握分寸，说话有度，交往有节，办事伸缩行当，人们就会通情达理地承领你的要求，首要条件我的体面，满足你的愿望。
如果你不懂分配，说话冒失，举止失体，不识深浅，那么你的人缘不但是一筹莫展，处世也可能处处留下败笔，自然在管理工作中就带来很大的烦恼。
所以掌握好分寸是人的一种综合素质，是内在涵养与外在经验的集中体现，也是获得人缘的第一准则。
把握分寸
3.3.1刚柔并济
在人际交往中，心平、谦逊的态度，细语、悦色的谈吐，容易给人以好感，这样在管理协调工作上有事半功倍的效果，在管理问题上，要注意观察人们的弱点，从语言上强化自己。
俗话说：
打铁先得自身硬。
要想成为刚毅之士，就必须有过硬的内在修养，这样才能刚中见柔，以柔制刚。
管理协调职能的特殊地位决定了秘书人员必须具有刚柔兼备的良好心理素质。
“刚”即原则上坚定，性格上坚毅，意志上坚强，行动上果敢，待人刚直明快。
“柔”则表现为方法的灵活，态度的谦慎，作风的民主，关系的和谐，待人处事稳健沉着。
刚与柔相得益彰、兼而有之的秘书比得上优秀人才。
在管理协调工作上，上下贯通，左右逢源，必须以原则为前提；
主动不能越权，灵活不能越轨。
要做到：
原则问题上，是非分明立场坚定，而不模棱两可见风使舵；
人际关系上，正派为本待人以诚，而不口是心非；
工作责任上，责有所归勇挑重担，而不敷衍塞责推诿于人；
具体事务上，大小不误精明干练，而不拖泥带水磨磨蹭蹭。
秘书不能因为自己是从事服务工作的，又处于辅助性的从属地位而自卑自叹，甚至惶惶恐恐低声下气，而必须满怀信心积极工作，从容自如地表现出应有的气度与活力，充分把握好方法，全力做好秘书管理协调职能上的作用。
3.3.2注意观察
不把简单的问题复杂化。
在管理协调工作中，需要管理协调的事，几乎无时不有，但绝大多数是举手投足便可处理，只要脑勤、眼勤、腿勤，随时注意发现需要协调的问题，说几句协调的话就可解决。
在管理协调工作中，要学会注意观察，注意不把小事扩大化，不把简单的问题复杂化，不把明明白白的事情神秘化。
秘书最重要的职能是上传下达。
因为各种条件和因素的限制，老板和员工之间往往不能很好的沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至公司的运作。
这时候秘书应该及时沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。
两头煽风点火最要不得，风箱里的老鼠——两头受气是秘书们经常面临的处境。
在公司的各种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑你耍滑头，与员工串通一气蒙骗他，同事会认为你为了个人的利益置他们与水深火热之中。
所以工作中你应仔细揣摩各种利害关系，找到一个最佳平衡点。
3.3.3冷热适中
对一切事物抱有积极热情的态度，是为人处世、管理协调中所必需的。
比如你想得到朋友、同事的认可和接纳，就必须首先主动敞开自己的心怀，讲真话，做实事，以诚相见，这样才能让你在管理协调过程中顺利进行。
但也千万注意自己是否热情过了头，比如涉及朋友的隐私之事，你却不知眉眼高低，百要帮人家忙里忙外，让朋友难为情，搞得非常尴尬，这样就是没有把握好分寸，会让你在管理协调工作达到不好的效果。
当领导同志对形势估计过高、头脑发热的时侯,秘书人员应“冷”一点,给领导同志适当降降沮,帮助其正确决策,减少或还免工作失常在秘书工作岗位上,我们经常遇到这种情况:
当本单位、工作发展顺利的时候,有的领导同志往往对成绩估计过高,对问题认识不足。
在这种情况下,作为领导身边的秘书,应当及时给领导同志提个醒,以防止领导同志因盲目乐观、决策失误而最终贻误工作。
秘书工作上，难免有工作上滑坡之时候，难免有不小心伤害他人之时候，难免有需要对他人进行批评指责之时候，在这些时候，假若处理不当，就会降低自己在领导心目中之形象。
如果巧妙运用冷热水效应，就不但不会降低自己之形象，反而会获得领导一个好之评价。
当不小心伤害他人之时候，道歉不妨超过应有之限度，这样不但可以显示出你之诚意，而且会收到化干戈为玉帛之效果；
当要说令人不快之话语时，不妨事先声明，这样就不会引起他人之反感，使他人体会到你之用心良苦。
所以，要学会把握适度，必须通人情、晓世故，有修养。
结语
论文阐述管理协调职能在秘书工作中的重要性，管理协调有利于更好地处理人际关系，主要从秘书管理协调职能的内涵、秘书管理协调的原则、秘书管理协调的策略等方面进行详细论述。
因此，秘书的管理协调职能在秘书工作中起着不可替代的作用。
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