应收帐款管理制度Word文档下载推荐.docx

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“还要到别家收款”这类的话，以显示专程收款的姿态。

（十二）反复走访付款成绩不佳的客户。

（十三）若客户说：

“今天不方便”，对策如下：

问客户：

“何时方便？

”客户回答：

“三天后”。

则当着客户的面说：

“今天是某月某日，三天后是某月某日，我就在那天再来收款。

”同时当着客户的面前在帐单的空白处写“某月某日再来”。

　　届时一定准时来收款。

（十四）避免票期被拖长。

（十五）避免被客户要求“折让”。

二、货款回收处理办法

□处理方式

　　在回收货款时，如果客户要求暂付部分款项，我们要设法以不伤害对方感情，说服对方尽量付款。

□应对用语范例

（一）一般场合

　　对于客户，在收款时应尽量避免以下的表现方式：

“我们公司的会计部等我们收款已等得不耐烦了，尤其是你们公司以往付款一向无误，所以会计科早已把这部分收入计算进去了”。

首先，应先确立计划，平常就要勤于拜访对方，为收款工作做准备。

另外，尚须与主管仔细商量，考虑利用信函等等方法来督促对方，必要时才加强语气表现。

　　如客户地处较远的区域，每有货车送货至附近时，就应前往拜访。

其他也可利用电话、信函等来加强联络。

（二）目前付款情况良好之店

　　如对方要求暂付部分货款时，销售人员可以如此应对：

“因为以往我总是如期收齐全部货款，以为本月份也绝对可以百分之百收齐全额，我恐怕要头痛了。

无论如何请看我的面子想想办法。

老实说，我今天的命运都操纵在您的手中了，请务必想办法帮忙。

”等等，设法让对方多付一些货款。

（三）付款情况总是不佳的商店

　　当我们向对方表示：

“实在很抱歉，这个月份的货款我们完全没收到，今天希望您能一次缴清。

您一再地拖延部分余款，会计部一再地催我们，实在是很困扰。

所以，无论如何请看在我的面子上，结清余款”之后，对方仍然无法缴付全额时，我们必须再强调：

“什么时候我会再来，届时请务必拜托”或“送货时我们会附上发票过来，到时麻烦您了。

”等等。

（四）都市以外区域的情况

1.“上个月收款时因只收到部分货款，回到公司后，会计部责怪这种作法将使作业混乱。

我们对会计部保证这个月一定设法收齐全额，所以，今天无论如何请看在我的面子，多多帮忙、合作。

”等等，诚心恳求对方。

2.“我们这次应该收您鬃货款，这已列入我们的帐款，但因为你们也有你们的计划，所以取其折衷，今天希望你们至少能付鬃元”。

3.“非常感谢你们这次的付款。

不过，老实说，因为是你们，我们特别在单价方面打了折扣给你了，所以，能否请您再多付一些？

当然你们也有你们的不方便，但因为本公司每月都有制定收款计划，根据此计划来进行对外付款等等计划，如果计划乱掉了，不但会计部会非常困扰，我们也会受到责备。

而且对于未付余额较多的客户，我们还须把他们的名字提报上去，对于我们来说，这实在不是我们愿意做的事。

很抱歉，讲了这么多，总之希望本月能多收部分货款，无论如何希望您合作，配合我们鬃元的计划”。

4.“谢谢你的这部分付款。

本月的清款原为鬃元，现在还有余款鬃元，实在很抱歉，能否请您再多付鬃元，因为本公司财会部对外采购原料都是用现金，因此收款的预定对我们非常重要。

在此是否能提一无理要求，可否把您部分的客户收款拨给本公司代行，请您务必协助”。

（五）收到货款（订金）后应客气言谢，并收入皮包中

　　“这几个月以来我们都只收到部分货款，无法结清全帐，不知阁下是否对我有任何不满之处？

如有不满敬请不吝指教，我将尽速改正。

”

1.对方表示没有不满之处时

　　“还是送货时，司机有什么不周到之处，或是你来电时，我们有疏忽、怠慢之处？

2.对方仍表示无上列情况时

　　“还是您对我们的质量或价格感到不满？

3.对方答案仍然是没有时

接着就请教对方感到满意的原因。

　　“就您所知道的，我们的商品不像其他建材店一样标上单价，而且我们是以现金交易，所以都由你们自行结算。

如果你们不能如期付款，不但上面的会计部会抱怨，主管也会怪我们做事不力。

不但如此，主管每月要我们提出未缴齐全款的客户名单，每1000家当中约有20家左右会被提报出去。

这时如果光是我们受到责备倒也没关系，目前客户需要量大，产品供不应求，遇到配货忙时，这些提报出去的客户恐怕会被挪到最后处理，这样我们对客户就说不过去了，凭我一个人的努力也难把货品尽快送达给客户。

我明白你们也有不方便的地方，不过还是请您配合付款。

另外，如果您有什么特别情况，也请不必客气告知我们，我会设法将情况报告给公司上级。

无论如何，请多见谅，谢谢”。

（六）客户抱怨“其他的店并没有涨价”时的应变回答

　　“这次的涨价是因为工资、运费、材料费都提高了的关系。

这种涨价是全国性的，有的厂商或批发商也许会因为其他因素，延一两天才采取行动，但涨价是势在必行的。

诚如您所知道的，最近最令人头痛的问题是，人力招募十分困难，这是一个很现实的问题，我们也针对待遇的改善、现场的机械化等等问题。

而要克服这些问题就只有靠提高商品价格这个对策了，对经营者而言这是一个攸关存活的问题，所以在价格方面都审慎地做过检查才决定的。

而我刚才也说过的，在日期上虽有两三天的差距，但涨价是绝对的趋势，请您务必谅解”。

（七）客户虽知涨价为行业界的一致行动，但仍有不满时

1.“关于涨价问题，在今年年初，其他厂商及批发商曾强烈提出反应，希望执行，一度经本公司控制下来，不过基于工资与运费的双双上涨，逼得实在不得不上涨，关于这一点，请您多体谅。

2.“如您所说不错，确实在本地区有数家同业者尚未采取行动，不过只有我们是完全依照工会的规定在行动的，其他的业界看到我们的行动后，相信不久也会随后跟着采取涨价行动的”。

3.“事实上这次的涨价是迫于工资的上涨和为确保从业人员的劳务费而采取的行动，这是全国性的趋势，绝不是我们一家公司自行决定就贸然实施的，关于这一点盼您多谅解。

其他可能还有几家店还没有跟着行动，不过，相信近日之内，他们一定会采取行动的”。

4.“就像您说的没错，有的厂商还没涨价行动，不过这只是迟早的问题，像鬃公司最近就准备行动。

因为不管怎么说各厂商的库存都不多，再加上人事费等等各项经费跟着行动涨价，但事实上他们的业绩有的并不好，也很想涨价，只是还在观望别人的动作罢了。

总之，他们都在一旁静观我们公司的动作而已，这点请您务必理解我们的立场。

但若从另一方面来看，等有降价的时候，同样的，我们的脚步也是会比其他厂商快的”

5.“其他公司我想大概都还在观望别人的动作吧！

如果我们公司没有率先行动，恐怕其他的鬃店也不敢安心贸然行动。

总而言之，工资等不断提高已影响到批发商，涨价实在是趋势所向，您不必这么在意”。

6.“这次的涨价，实际是因为劳务费的提高所致，各厂商目前的人件费都大幅提高，而本公司目前仓库的存货已有限，生产又赶不上需求，正处于困境之中。

所以，其他公司最迟在近日内必有涨价动作，这点请您体谅并多合作”。

7.“现在只要是商品，几乎每样都要涨价，实在是很令人头痛。

这次连鬃产品也不得不面临涨价。

一方面是由于石油上涨，一方面人事费也上涨，所以这次的涨价趋势可以说是全国性的，请您多体谅”。

8.“您说别的厂商尚未涨价，似乎好像只有我们公司自己在涨价。

其实，我们只是尽可能提早将消息通知较早，但实施的时机是和别家公司同步的，关于这一点请您放心，同时请务必配合”。

三、货款回收管理办法

□“未收款”

　　当月货款未能于次月5号以前回收者，自即日起至月底止，列为“未收款”。

□“催收款”

　　未收务员款又未能于前项期限内回收者，即转列为“催收款”。

□“准呆帐”

　　经销店有下列所述的情形者，其货款列为“准呆帐”。

（一）经销店已宣告倒闭或虽未正式宣告倒闭，但其征候已渐明显者。

（二）经销店因他案受法院查封，货款已无清偿的可能者。

（三）支付货款的票据一再退票，而无令人可相信的理由者，并已停止出货一个月以上者。

（四）催收款迄今未能解决，并已停止出货一个月以上者。

（五）其他货款的回收明显有重大困难的情形，经签准依法处理者。

□未收款的处理

（一）当月货款未能于次月5日以前回收者，财务部应于每月10日以前将其明细列交营业部核之。

（二）前项情形该辖区经理级主管，应于未收款期限内，监督所属解决。

□催收款的处理

（一）未收款未能依上列（未收款的处理第

（二）款）解决，以致转为催收款者，该经理级主管应于未收款转为催收款后五日内将其未能回收的原因及对策，以书面提交副总经理，呈总经理核示。

（二）货款经列为催收款后，副总经理应于30日内监督所属解决。

□准呆帐的处理

（一）准呆帐的处理乃以营业单位为主办，至于所配合的法律程序，由法律部另以专案研究处理。

（二）移送法律部配合处理的时机：

准呆帐第

（一）、

（二）两款的情形，应于知悉后，即日遣送法律部配合处理。

第（三）、（四）款的情形，营业单位应依（催收款的处理）规定先行处理解决。

处理后未能有结果，认为有依法处理的必要者，再签移法律部依法处理。

（三）正式采取法律途径以前的和解，由法律部会同营业部前往处理。

（四）法律程序的进行，由法律务部另以专案签准办理，并随时转会营业单位，协助有关事项。

□准呆帐的检查

　　准呆帐移送法律部后，由法律部移请董事会定期召集营业、企划、财务等单位，召开检查会，检查案件的前因后果，以为前车之鉴，并评述有关人员是否失职。

四、倒帐处理办法

（一）目前部分分公司常有倒帐情形发生，由于未能充分掌握时效及处理要领，以致使本公司蒙受不必要的损失。

（二）今后各分公司发生倒帐时，或判断即将发生倒帐时，必须迅速口头通知总公司法律部处理，禁止“知情不报”或“蒙骗”的情况，若再有类似过失，损失由当事人（业务员及直属主管）负责。

（三）各业务员若有离职或调职，移交清册必须办妥，一份送总公司，且移交的结帐清单要共同会签，直属主管亦负起实地监交的责任，若移交不清，接交人可拒绝承受“呆帐”（须于接交日起三天内提出书面报告），否则须负移交后的责任，不得推卸责任。

五、客户资料卡的有关书表正面

背面

六、有关客户信用调查表

七、顾客信用状况查核表

　　如出现许多下述的状况，判断危险严重时，应即刻提出报告！

八、危险企业查核判断表

九、收款异样报告表

应收帐款日常管理制度

为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。

一、建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录：

二、事前控制：

（签约到发货）

从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。

对客户的审查内容（5W）：

1、who人员素质，销售业绩，社会关系

2、where地理位置，物流配送情况

3、when从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历

4、what信用档案，有无不良纪录

5、why关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景

对客户的评定等级

A类客户，回款2个月内

B类客户，回款5个月内（最好预付一部分货款）

C类客户，回款8个月内（必须预付一部分货款）

D类客户，回款时间相当长，不可靠（必须货款两清）

签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。

合同是解决应收帐款追收的根本依据。

在销售合同中应明确的主要内容：

1、明确交易条件，如：

品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；

2、明确双方的权利义务和违约责任；

3、确定合同期限；

4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）；

5、电话订货，最好有传真件作为凭证。

合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。

三、事中控制：

（发货到收款）

1、发货查询，货款跟踪。

每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；

公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。

（由销售人员和客服中心进行全程跟踪）

收帐策略如下：

A类客户，按常规合同

B类客户，最好预付一部分货款

C类客户，必须预付一部分货款

D类客户，必须货款两清

2、回款记录，帐龄分析。

财务要形成定期的对帐制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次帐目，形成定期的对帐制度，不能使管理脱节，以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清；

并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行帐龄分析。

有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。

1、产品结构为多品种、多规格；

2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同；

3、产品出现平调、退货、换货时；

4、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款；

　　以上情况会给应收帐款的管理带来困难，定期对帐避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象，同时对帐之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。

四、事后控制：

（欠款到追收）

1、欠款到追收。

对拖欠帐款的追收，要采用多种方法清讨，催收帐款责任到位。

原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。

如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。

对已发生的应收帐款，可按其帐龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。

对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。

应收帐款的最后期限，不能超过回款期限的1/3（

如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；

如超过，即马上采取行动追讨。

2、总量控制，分级管理。

财务部门负责应收帐款的计划、控制和考核。

销售人员是应收帐款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。

货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。

追款三步骤：

①、联系：

电话联系沟通债务分析分析拖款征兆

销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、

财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。

②、信函：

期限实地考察保持压力确定追付方式

销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。

并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。

③、走访：

资信调查合适的催讨方式

销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。

即使是过期一天，也应马上追收，不

应有等待的心理。

遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。

3、对已拖欠款项的处理事项：

①、文件：

检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；

②、收集资料：

要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；

③、追讨文件：

建立帐款催收预案。

根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函，视情况及时发出；

④、最后期限：

要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；

⑤、要求协助：

使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。

五、预警管理：

1、每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。

2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。

六、附件

1．日常应收帐款监督表

2．超期应收帐款处理记录表