word考试必备Word格式文档下载.docx

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要使用普通【复制】和【粘贴】功能，将段落格式从一个段落复制到其他段落，请执行下列操作：

6.选中提供格式的段落的段落标记；

7.Ctrl+C

8.选中接受格式的段落的段落标记；

9.Ctrl+V

转换段落样式

将具有相同样式的所有段落转换成另一种样式，例如：

将所有【正文】样式的段落转换为【正文缩进】样式，请执行下列操作：

10.如果【样式和格式】任务窗格未打开，请单击【格式】菜单的【样式和格式】；

11.选中文档中具有【正文】样式的任何一个段落，或将光标置于其中。

【样式和格式】任务窗格中的【所选文字的格式】框中显示出该样式的名称。

同时，【请选择要应用的格式】列表中的【正文】项上出现蓝色选框（如图38）；

12.选择下列操作之一：

●单击【样式和格式】任务窗格中的【全选】按钮。

●单击蓝色选框右侧的箭头，再单击【选择所有×

×

实例】。

13.单击样式列表中的【正文缩进】。

如果找不到【正文缩进】样式，请单击【显示】框中的【所有样式】。

图38【样式和格式】任务窗格中的【正文】项上出现蓝色选框

批量修改样式

样式是一种格式组合，Word允许用户修改样式中的一项或多项格式元素。

要修改当前文档中使用了同一种样式的所有段落的格式，例如：

将所有【标题3】样式的段落改为4号字，请执行下列操作：

14.单击【格式】菜单的【样式和格式】，打开【样式和格式】任务窗格；

15.选中文档中任何一个使用了【标题3】样式的段落，或将光标置于其中。

【样式和格式】任务窗格中的【所选文字的格式】框中显示出该格式的名称。

同时，在任务窗格的【请选择要应用的格式】列表中，【标题3】上出现蓝色选框（如图310）；

16.单击蓝色选框右侧的箭头，再单击【修改】，打开【修改样式】对话框（如图36）；

17.将字号改为4号，要更改更多格式元素，请单击【修改样式】对话框的【格式】按钮（如图36箭头所指处），并选择需要的选项；

18.单击【确定】或回车。

图310【样式和格式】任务窗格中【标题3】上出现蓝色选框

清除文本格式

要清除文本格式，请执行下列操作：

19.如果【样式和格式】任务窗格没有打开，请单击【格式】工具栏的【样式和格式】；

20.选中需要清除格式的文本；

21.选择下列操作之一：

●单击【样式和格式】任务窗格中的【清除格式】。

●单击【编辑】菜单，指向【清除】，再单击【格式】。

●在【样式和格式】任务窗格中的样式列表中单击【正文】。

●在【格式】工具栏的【样式】列表中单击【正文】。

有时，文档中使用了过多的样式。

要删除当前文档中不用的样式，请执行下列操作：

22.如果【样式和格式】任务窗格没有打开，请单击【格式】工具栏上的【样式和格式】；

23.在【显示】列表中选择【有效格式】、【有效样式】或【使用中的格式】，查找要删除的样式；

24.在【请选择要应用的格式】列表中，用鼠标右键单击要删除的样式，再单击【删除】，或单击选框右侧的箭头再单击【删除】

（如图311）。

创建大纲

图81【大纲】工具栏

要创建新大纲，请执行下列操作：

25.建立新文档，切换到大纲视图；

26.输入标题文字，然后按回车，使每个标题独占一个段落，Word将自动应用内置的【标题1】样式；

27.使用【大纲】工具栏（如图81）选择下列操作：

●要将标题或正文设为【标题1】，请单击【提升到‘标题1’】按钮。

●要改变标题的级别，请在标题中单击，再单击【提升】或【降低】按钮，Word会自动套用相应级别的标题样式。

●要改变标题及其从属内容的级别，请单击大纲符号，再单击【提升】或【降低】。

●要移动标题，请在标题中单击，再单击【上移】或【下移】，其从属内容不会随之移动。

●要移动标题及其从属内容，请单击大纲符号，选中标题及其从属内容（如图82），再单击【上移】或【下移】按钮。

●要将标题降为正文，请在标题中单击，再单击【降为“正文文本”】。

●要将标题及其从属内容都降为正文，请单击该标题的大纲符号（如图82箭头所指处），再单击【降为“正文文本”】。

●向上、下、左、右拖动大纲符号，可以重新安排标题的顺序和级别，其从属内容也随之移动或改变级别。

用大纲视图编辑标题，用普通视图编辑文字，用页面视图排版打印是制作标准文档的三部曲。

使用多级符号

图83多级符号列表示例

多级符号列表为各个级别的标题创建不同的项目编号，要为大纲创建多级符号列表（如图83），请执行下列操作：

28.在大纲视图编辑好各级标题，标题必须使用内置标题样式；

29.选中要套用多级编号的标题；

30.单击【格式】菜单的【项目符号和编号】，再单击【多级符号】选项卡（如图84）。

31.单击需要的多级符号格式。

对于不同级别的正文，一般选择第一行的符号格式。

对于标题，常使用第二行的符号格式。

32.单击【确定】或回车。

图84【项目符号和编号】对话框的【多级符号】选项卡

要清除所选标题的项目符号或编号，请在【项目符号和编号】中选择【无】，也可以使用Backspace键清除单个标题的符号。

标题列表

要为标题套用【列表样式】，请执行下列操作：

33.在大纲视图中建立并校对好所有的标题；

34.如果已经使用过项目符号或编号，请将其清除；

35.选中全部标题；

36.单击【格式】菜单的【项目符号和编号】，在【列表样式】选项卡中选择下列操作（如图85）：

●双击要用的列表样式，或单击它再【确定】或回车。

●要自定义新的列表样式，请单击【添加】再命名并设置格式。

●要修改所选列表样式，请单击【修改】，再设置格式。

●要取消所选标题使用的列表样式，请双击【无列表】。

●要删除自定义的列表样式，请在【列表样式】下选中它，再单击【删除】。

37.单击【确定】或回车。

图85【项目符号和编号】对话框的【列表样式】选项卡

题注

要为表格、图片、图表、公式等图形对象添加编号或文字注释，请使用题注。

例如：

“图3-10黄山云海”，“表格12列车时刻表”等，也可以为文档的其他内容使用题注，本书的图形对象都使用了自动题注。

图812【题注】对话框

要创建题注，请执行下列操作：

38.在要插入题注的位置单击，一般将题注放在项目的上方或下方；

39.单击【插入】菜单，指向【引用】，再单击【题注】

（如图812）；

40.在【题注】对话框中选择下列操作：

●在【题注】框中，输入注释文字。

也可以在插入题注后再输入题注文字。

●在【标签】列表中选择要用的标签。

如果现有标签不够用，请单击【新建标签】。

●要取消题注中的标签，请选中【题注中不包含标签】复选框。

●要设置编号格式，请单击【编号】，打开【题注编号】对话框（如图813）。

要在题注中【包含章节号】，必须对文档中的标题使用内置标题样式和多级编号。

41.单击【确定】或回车。

图813【题注编号】对话框

要让Word为插入到文档中的项目自动添加题注，请执行下列操作：

42.单击【插入】菜单，指向【引用】，再单击【题注】

43.单击【自动插入题注】，打开【自动插入题注】对话框（如图814）；

44.选择下列操作：

●在【插入时添加题注】列表中选中需要自动题注的一个项目。

要对图片对象应用题注，请将图片的默认插入/粘贴方式设置为“嵌入型”（参见：

7.4）。

●在【使用标签】列表中选择要用的标签。

●在【位置】列表中选择题注出现的位置。

●若标签不够用，请单击【新建标签】。

●如果不使用默认编号格式，请单击【编号】再设置编号格式。

45.重复步骤3，为其他项目设置自动题注；

46.单击【确定】或回车。

图814【自动插入题注】对话框

要关闭某个项目的【自动插入题注】功能，请在【自动插入题注】对话框的【插入时添加题注】列表中清除其复选框。

交叉引用

要引用同一文档中的其他内容，可以使用交叉引用。

内置样式的标题、题注、段落编号、、脚注、尾注、标签、表格、图表和文字等均可成为被引用的对象。

（如图2-6）、（参见：

2.1.4）、（请阅读：

内容提要）、（详见：

表格1-1）等。

要创建交叉引用，请执行下列操作：

47.在文档中，输入交叉引用开头的介绍文字。

“参见：

”、“请参考：

”之类，并将插入点定位在其后。

48.单击【插入】菜单，指向【引用】，再单击【交叉引用】，打开【交叉引用】对话框（如图815）；

49.选择下列操作：

●在【引用类型】列表中单击要引用项目的类型，例如：

【标题】；

●在【引用内容】列表中单击要引用项目的内容，例如【标题编号】。

若选中【插入为超链接】，则以超链接的方式插入引用；

●在【引用哪一个…】框中，单击要引用的项；

●单击【插入】；

50.重复步骤1到3，插入其他交叉引用，直到单击【关闭】。

图815【交叉引用】对话框

要更新交叉引用，请执行下列操作：

51.选定一个或多个需要更新的交叉引用，要更新所有的交叉引用，请选中全文；

52.按F9，打开【更新目录】对话框（如图816）。

53.选中【更新整个目录】；

54.单击【确定】或回车。

图816【更新目录】对话框

如果仅更新个别交叉引用，请在交叉引用处单击右键，再单击【更新域】。

此举不仅更新交叉引用，同时更新文档中的所有域。

批量信封

图95【邮件合并】工具栏

要使用【邮件合并】创建批量中文标准信封，请执行下列操作：

图96【选取数据源】对话框

55.创建或打开单个中文标准信封，作为主文档（如图91）；

56.在【邮件合并】工具栏（如图95）上执行下列操作：

57.单击【打开数据源】按钮，在【选取数据源】对话框中查找并确定要用的数据源文件，本例用Excel表格作为数据源（如图97）；

58.若要在数据源中选择部分收件人，请单击工具栏的【收件人】按钮，打开【邮件合并收件人】对话框（如图98），清除不需要记录的复选框，否则可跳过此步骤；

59.回到主文档，在邮政编码的第一个框中单击；

60.单击工具栏的【插入域】，打开【插入合并域】对话框（如图99），其中列出了数据源中所有可用的域（数据源表格的列标题）；

61.单击【邮政编码】，再单击【插入】，或双击【邮政编码】，将邮政编码域插入信封的相应位置；

62.选中主文档中地址占位字符或单击插入位置（如图910）；

63.单击工具栏的【插入域】按钮，双击【地址】域将其插入信封；

64.重复步骤9和10，将需要的域插入主文档（如图911）；

65.若要稳妥，请单击工具栏的【查看合并数据】按钮，预览合并后的效果；

66.单击工具栏的【合并到新文档】按钮，不推荐单击【合并到打印机】

（如图912）；

67.保存步骤12生成的文档；

68.尝试打印几个信封，调整位置，使得邮政编码正好打在邮政编码框中，也可以调整版面的布局和信封上的字符格式；

69.打印所有信封，如果使用的是普通打印机，建议手动送信封，每次送一个，以免卡纸造成打印失败。

图97用Excel制作的数据源

图98【邮件合并收件人】对话框

图99【插入合并域】对话框

图910插入【邮政编码域】并选中地址占位符

图911将需要的域插入主文档

图912在【打印预览】视图中查看合并结果

可以使用【邮件合并】任务窗格完成上述操作。