秘书四级重点Word格式文档下载.docx
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公文式、一般文章式
公文标题构成“发文机关+事由+文种”请示不得两项式；
张贴时省略事由；
规范性公文不用“关于”（如办法、条例等）
15、开头方式4种：
概述式、目的式、开门见山式、引述来文式。
目的式：
常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的；
也常用“根据”等句式表明行为依据。
（通告、通知、计划、招标书、投标书）引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。
17、文题照应多种形式：
文章内容与标题照应；
文章主题与标题照应；
开头与标题；
结尾与标题
18、结尾：
强调式、期求式、希望式（表彰、批评）、说明式、秃尾
19、对结构的要求：
严谨、自然、完整、统一
20、运用语言的标准：
准确、简洁、平实（质朴）
21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。
如：
根据……决定，根据……特通告如下，依据……公告如下；
为了……现决定；
现将……（情况）报告如下，现就……问题请示如下；
现将……（情况）报告如下，现就……问题提出如下意见，经……批准（同意）将有关事项通知如下；
拟采取如下措施；
经……研究，答复如下
22、称为用语：
我（部），贵（局）公函平级尊称对方，你（省），本（部门），该（处）
23、结尾用语：
①用于请示。
如当否，请批示。
（当否，请批准×
）；
如无不妥，请批准各地执行；
妥否，请批复。
②用于函。
请研究函复；
盼复；
请予复函；
不知尊意如何，盼函告；
望协助办理，并尽快见复③用于报告。
请指正；
请审阅④批复、复函：
此复；
特此专复；
特函复⑤知照性公文：
特此公告（通告、知、报）
24、应用文书表达方式：
说明>
叙述>
议论25、叙述方式：
顺序（主要）、倒叙
26、议论三要素：
论点、论据、论证议论两大类：
立论与反驳立论就是从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来的说理方法。
立论，又叫证明。
反驳：
反驳论据、论证、论点。
27、论证方法：
例证法、分析法、引证法、对比法、因果法
28、常用说明方法：
定义和表述、分类和比较、数字和图表
29、计算机系统：
硬件（hardware）、软件（software）系统。
外观：
主机箱、外部设备
功能：
运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备
30、CPU是计算机?
核心部件，对微机整体性能起决定性作用。
衡量CPU性能的指标：
一是主频（主频越高，CPU速度越快）；
二字长。
31、内存储器：
?
随机（RAM）断电后，RAM中数据会丢失只读（ROM）不因断电丢失数据
32、外存储器：
硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备，
33、硬盘使用注意事项：
①注意保护0磁道。
0磁道是硬盘面最外沿的磁道。
上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。
②尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。
34、常用光盘三类：
只读型光盘（CD-ROM）、一次写入型光盘（写入重要数据）和可擦写光盘
35、显示器两大类：
阴极射线管显示器（CRT）和液晶显示器（LCD）维护、保养和防护：
①注意防磁②注意使用屏幕保护程序（时间间隔以短为宜，设密码）③显示器窗口不得朝向门窗
36、计算机软件系统?
系统软件应用软件操作系统（OS）:
DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net?
Ware、Windows?
NT。
37、开关机：
关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源，最好间隔3分钟以上。
热启动：
①“Ctrl+Alt+Del”键；
②按主机箱面板上“Reset”键
38、“死机”处理：
唯一的恢复办法是重新启动系统（热启动）。
造成“死机”的原因主要有二：
①操作系统本身存在缺陷；
②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。
39、清理磁盘步骤：
操作时，在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确定”按钮。
40、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件”?
→“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”，会出现“磁盘碎片整理程序”对话框，选择要整理的硬盘，单击“碎片整理”，程序就会开始整理所选择的硬盘。
41、计算机病毒特征：
传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性
42、病毒防治：
①不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘专用；
②不用来路不明的软件；
③安装防病毒软件；
④不要打开来历不明的邮件；
⑤对重要数据进行备份（异地存放；
双轨质纸质文件）。
43、菜单的约定：
①命令后“…”。
当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。
②命令后带“▼”。
表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。
③命令后带组合键。
表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。
④命令后有字幕。
加下划线的字母是该命令的命令代码。
打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。
44、选取文件或文件夹：
要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下“Shift”键单击最后的对象；
也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象；
如果要使用键盘，可以按下“Shift”键连续移动光标，则光标所经过区间的所有对象都被选中。
45、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象：
当源文件与目标文件在同一磁盘上时，按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动，如果按下“Ctrl”键再拖动对象可以完成对象的复制。
当源文件与目标文件在不同的磁盘上时，按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制，如果按下“Shift”键再拖动，再完成对象的移动。
46、永久删除：
①清空回收站；
②按“Shift+Del”组合键；
③按住“Shift”键，再选择删除。
47、Windows?
XP支持星号（*）和问号（？
）两个通配符，星号表示多个字符，问号一个字符。
48、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。
只读属性文件通常不易误删。
49、资源管理器采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。
左窗格显示器整个系统的文件夹树。
50、具体设置方法：
①在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开“显示属性”对话框。
选择“屏幕保护程序”选项卡。
②单击该选项卡中的“屏幕保护程序”下拉列表，将会看到系统提供的所有屏保程序；
选取一种屏保程序，单击“预览”按钮，可显示该屏幕保护程序的动态演示外观；
单击“设置”按钮，自定义该屏保的显示选项；
利用“等待”按钮设置系统启动屏保程序之前要等待的时间。
③设置完成后，单击“确定”按钮即可。
51、Word2003启动操作：
①“开始”菜单；
②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符\路径Winword.exe”“确定”③快捷方式
52、文件存盘：
选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键
如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。
在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。
53、Word选取文本①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。
如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。
②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。
③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。
⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。
55、创建表格①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格
③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格
56、改变行高或列宽：
①使用鼠标进行调整；
②使用对话框进行精确调整。
单击“表格”菜单（或表格本身）中的“表格属性”命令，单击“行”（“列”?
）选项卡，精确调整
57、页面格式：
打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。
58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。
打印Ctrl+P
58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。
该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“?
Sheet2”,“?
Sheet3”.
59、单元格选定（选定不相邻的矩形区域）有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。
60、数据输入①输入文字：
Excel默认单元格宽度是8个字符宽（4个汉字），如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内注意：
输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。
输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。
②输入数字：
Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11”注意：
输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。
③输入日期和时间a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PMb、日期格式2002/3/2或2002-3-2日期和时间中用空格分隔2002/3/2?
20：
00④“Enter”确认输入；
“Tab”指向右边的单元格⑤清除单元格，只是删除单元格内内容；
删除单元格则是将选定的单元格从表中删除
61、设定数据有效性步骤：
P/85-8662、改工作表名称：
双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。
64、关闭：
Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。
此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。
65、改变数字格式的步骤是：
66、折行：
Alt+Enter”，敲“回车”。
还可用“单元格对话框”设置自动折行。
在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。
67、行列高①Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。
②自动调整：
“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。
69、单元格地址：
相对地址（Excel2000默认状态），绝对地址、混合地址、三维地址。
71、数据排序：
（1）选择“数据”菜单上的“排序”命令；
⑵使用工具按钮进行排序：
升序 ↓，降序 ↓。
72、PowerPoint?
2003?
在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。
73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。
用户在此处键入演示时要使用备注。
可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。
77、应用和更好模板的具体步骤：
78、制作新的表格幻灯片步骤：
79、在已有的幻灯片中添加表格单击“插入”菜单中的“表格”命令，出现“插入表格”对话框，在对话框中输入表格的行、列数，单击“确定”即可。
80、在幻灯片中添加用户自己的图片文件：
“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令81、启动幻灯片方法：
①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。
②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。
③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。
④按“F5”键。
82、控制幻灯片放映：
“→”，“↓”或“PgDown”键，进入下一张幻灯片；
按“←”，“↑”或“PgUp”键，进入上一张幻灯片。
83、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享，大体由两部分组成，一是通信子网，二是资源子网。
另外还有用于确保网络通信的协议。
84、共享资源包括：
数据资源、软件资源、硬件资源
85、Tcp/LP协议特点：
一是标准化，几乎任何网络软件或设备都能在该协议上运行；
二是可路由性，这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。
86、网卡即网络接口卡，又称网络适配器。
87、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备，是拨号用户必不可少的设备只要。
88、按网络覆盖的范围分，可分为局域网、广域网。
局域网（LAN）：
办公室或实验室（十米级网），建筑物的网（百米级网），校园网（千米级网）。
广域网（WAN）:
城域网（WAN）、地区网或行业网（百公里级）。
国家网（千公里级）甚至洲际网（万公里级）。
89、因特网主要功能：
①数据与信息的查询②高速通信服务③电子教育④电子娱乐⑤电子购物⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务
90、默认的封面文件为主页。
浏览器是用来浏览网上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。
BBS又称“电子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。
著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、XX。
防火墙是用增强机构内部网络安全性的一个或一组系统，防火墙是只允许授权的数据通过。
91、域名：
要想在网上建立服务器发布信息，必须首先注册自己的域名，只有拥有了自己的域名，别人才能访问到你。
顶级域名：
机构性域名、地理性域名。
机构性域名：
com（营利性商业实体）、edu（教育机构或设施）、gov（非军事性政府或组织）、net（网络资源或组织）、org（非营利性组织机构）、firm（商业或公司）
92、中国教育和科研计算机网（CERNET）主要服务于学校、科研和学术机构以及非营利性政府部门。
http:
∥
中国科技计算机网（CSTNET）主要为科技用户、科技管理部门及科技相关的政府部门http:
∥中国公用计算机因特网（CHINANET）向全国公众开放的中国计算机因特网络，是中国公用的骨干网络。
中国金桥信息网（CHINAGBN）面向公众提供Internet商业服务。
http:
∥。
94、脱机收藏夹步骤：
95、电邮地址由一个字符串组成，该字符串被“@”分为两部分。
96、目前常用的电子邮件收发软件工具主要有OutlookFoxmail等。
98、沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号（书面、口头），把信息、思想和情感进行传递的过程。
99、沟通既是人际的交流，也涉及组织之间的交流。
100、秘书职业特点：
①非权利支配性；
②非职责限定性③认同疏导性101、沟通类型⑴依据说沟通的对象不同划分：
①人与人之间的沟通；
②人的自我沟通；
③人与机器的沟通；
④组织之间的沟通⑵沟通手段划分
⑶网络沟通a、网络沟通：
优势：
①极大较低了沟通成本，提高了沟通的效率；
②实现了沟通的及时性和平等要求；
③在防火墙技术支持下提高了即时信息的安全感。
制约性：
①技术有限个体的信息容纳会出现超负荷状态；
②口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战；
③横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。
b、团队沟通：
在信息社会的今天，它更多地是指以任务为中心的有可能跨职能部门的工作小组。
高效率团队特征：
①团队所有成员对其目标都很明确，全身心地投入；
②对团队有强烈的归属感和责任感；
③问题产生时，所有成员积极参与，并能贡献全部才智；
④决策时所有成员能积极参与，不同意见受到欢迎，一旦达成一致，所有成员能全力支持。
影响团队沟通的主要因素有：
①团队成员的角色分担；
②对内成文或不成文的规范和惯例；
③团队领导的风格；
④团队作出决策的模式。
c、跨文化沟通：
障碍：
①言语沟通障碍；
②非言语沟通障碍；
③信仰与行为障碍
102、有效沟通的前提：
①尊重；
②理解
103、有效沟通的关键：
⑴有效倾听⑵构造良好的倾听环境⑶克服倾听的障碍⑷实现有效倾听的准备⑸有效提问和拒绝
⑹自信地提出要求⑺学会礼貌地拒绝⑻俩将提问的禁忌①忌问对抗性的问题；
②忌不看时机的提问；
③忌问显示资金精明的问题；
④忌中断比尔的话题发问；
⑤忌问对方公司的商业机密；
忌问老人和女士的年龄、问男士的收入、问女士服饰的价格、问对方的婚否、家庭、宗教以及政治倾向等隐私性的问题。
104、有效沟通的原则“7C
106、需要沟通的工作关系：
①与客户沟通（秘书应该把单位中每个需要自己服务的人、部门看成自己的客户）；
②与同事沟通（横向）；
③与上司沟通（纵向）
107、明确沟通对象：
①熟练制作和使用必要的沟通记录工具（来访人员登记表、预约来访登记簿、对方名片）；
②适当询问会使已有的信息更具有针对性。
108、沟通渠道有：
面谈沟通；
书面沟通；
会议沟通；
演讲沟通；
电子媒介沟通
109、①面谈沟通特点：
直接性；
互动性；
反馈迅速②书面沟通特点：
打破时空界限；
有据可查；
内容比较理性；
有斟酌余地③会议沟通特点：
工作流程性；
内容衔接性；
对象的群体性；
信息影响又具有传播的延展性。
110、书面沟通的技巧：
①利用信息蓝图形成视觉观点表述；
②消极信息最好放在文章中间，让接受者有所准备；
③认真的文稿校审111、会议沟通技巧：
秘书准备会议应该有不少于两套的方案由上司备选；
各种沟通性文件的关键词语要反复核对无误并提前发出。
112、说说技巧基本要求是有耐心，步骤。
①进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的；
②提出并帮助对方选择解决的方法；
③为需要说服者构建一个实施方案；
④帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益。
113、横向沟通多在平级之间进行，不存在上下级关系，又称为平行沟通。
114、横向沟通形式：
部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。
115、横向沟通障碍⑴本位主义，从自己部门的利益要求出发，无视整体协调的存在。
⑵员工短视现象的存在。
⑶对组织结构认识中存在贵贱、等级偏见⑷员工性格差异、知识水平的差异。
⑸对某些政策的认识存在猜忌、恐惧、感到威胁存在。
116、横向沟通策略：
117、纵向沟通包括自上而下、时下而上两种沟通。
纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是横向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。
118、沟通载体：
备忘录、指令、政策、命令、布告、面试、会议和演示。
下行沟通介质：
书面类、面谈类、电子类
119、上行沟通的目的就是要有一条让管理者听取员工意见、想法和建议的通路（下情上达）。
上行沟通又可以达到管理控制的目的。
120、纵向沟通障碍：
⑴接收者沟通技能上的障碍；
⑵沟通各方心理活动引起的障碍；
⑶沟通的一方不善聆听；
⑷信息接收方存在草率评判；
⑸语义表达和理解方面存在歧义
121、下行沟通的策略：
⑴制定针对性的沟通计划⑵精简沟通环节⑶减轻、分流沟通的任务⑷提倡简约的沟通。
采用简单、直接的措词，使用与对方理解层次相符的方式进行沟通。
⑸启用反馈⑹多介质组合。
122、上行沟通策略：
⑴建立信任；
⑵适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通；
⑶维护领导层的内部一致性，请示、汇报工作严格按照职责分工进行。
123、领导类型：
①城府、分析型；
②温和型；
③直接表达型；
④支配命令型
124、与领导共同策略：
对第一种领导沟通应该注意细节，量化的信息尽量准确、详尽，直接进入主题，不需要态势语的辅助；
对第二种领导沟通应该注意尽量保持微笑与迎合，宜用提问的方法征询意见，对第三种领导沟通应该主要直截了当，在最短时间里说明问题，事后注意提交备忘录，以免遗忘；
对第四种领导沟通应该注意不要有太多的寒暄占去时间，直接切入主题，表达简明扼要，保持目光的交流，以显示自己的信心。
125、危机是危险和机遇并存的现象。
危机是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。
126、组织外部机密：
组织与外部公众之间关系出现了冲突，通常表现为不利舆论急剧扩散，组织在公众中的信誉、形象一落千丈，组织的外部行为活动处处碰壁和失灵，从而使组织的生存和发展受到严重威胁，甚至面临灭顶的厄运。
127、危机沟通策略：
①对企业员工：
适度动用影响力，引导服从；
争取内部一致，共度难关。
②对危机中的受害者：
妥善处理其在心理、生理、财务上的损失，体现公众利益第一的原则。
③对新闻媒体：
提供准确可靠的第一手信息，及时反馈处理情况，以获得社会公众的支持和理解。
128、危机征兆认定：
①团队内存在使人情绪不佳的氛围，士气低下。
②同事之间缺少交流，关系不融洽。
③消极情绪和消极议论普遍存在。
④间接沟通手段和渠道使用较多，直接沟通较少。
⑤制定、措施执行不力，隐患增加。
129、秘书对内对外的信息都要反映灵敏、迅速，及时向相关的部门和领导汇报、建议采取措施，引导舆论向有利于组织的方向发展。
130、公司登记注册程序：
①公司进行的申请登记注册程序；
②公司登记机关对公司进行的核准登记注册程序；
③设立审批程序或审批程序。
131、企业名称应当由行政区划、字号、行业、组织形式依次组成，法律法规另有规定的除外。
行政区划是本企业所有地县级以上的汉字组成，行政区划不得用作字号，但县上上行区划地名具有其他含义的除外。
企业名称中的行业表述应当是反映企业经济活动性质所属国民经济行业或企业经营特点的用语。
组织形式为有限公司（有限责任公司，或者股份有限公司。
非公司制企业可以申请用“厂”、“店”、“部”、“中心”等作为企业名称的组织形式。
132、注册成立个人獍企业、合作企业程序：
①咨询后领取并填写《名称预先核准申请书》、《指定（委托）书》，同时准备相关材料。
②递交名称登记材料，领取名称登记受理通知书》等待名称核准结果。
③按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》，同时，领取《企业设立登记申请书》；
经营范围涉及前置审批的，办理相关审批手续。
④递交申请材料，材料齐全后领取《受理通知书》。
⑤按《受理通知书》确定的日期交纳登记费并领取执照。
133、现代企业法人制度主要特征是在
升级会员 