Word文字处理软件概述文档格式.docx
《Word文字处理软件概述文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Word文字处理软件概述文档格式.docx（16页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
快捷菜单法:
鼠标指向目标对象后，单击鼠标右键，将弹出“快捷菜单”，在该菜单中进行相应的选择也可以完成对目标对象的一些常见操作。
4.3文档的基本操作
4.3.1中文Word2000的工作界面
1.窗口基本结构：
标题栏：
显示应用程序名“MicrosoftWord”，以及本窗口所编辑的文档名称。
菜单栏：
提供了文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助菜单。
工具栏：
对Word2000的各种常用的操作，最方便的就是使用工具栏上的按扭，这些按扭也可以通过菜单栏上提供的命令来完成。
标尺：
可调整文本段落的缩进，文本区左右两边分别有左缩标志和右缩进标志，文本内容限制在之间。
随着左、右缩进标志的移动，文本可自动做相应的调整。
正文区：
又称编辑区。
文本、图形和表格的输入的编辑、排版都是在这里完成的。
文本区中的“|”，称为“插入点”，表示当前输入的位置。
鼠标在文本区中操作时会变为“I”的形状，其作用可重新定位。
文本区左边包含一个文本选定区，在这里鼠标指针会由指向左上角变为指向右上角，当指向右上角时我们可以用来选定文本，如选定一行。
滚动条：
可用来滚动显示文档内容，有垂直滚动条和水平滚动条。
在垂直滚动条上还增加了“选择浏览对象”按扭，单击此按扭，出现“选择浏览对象”菜单可选择一项执行。
显示或隐藏滚动条可使用“工具”/“选项”中的“视图”标签里设置。
在水平滚动条上有四个显示方式切换按扭，用于改变文档的显示方式。
状态栏：
位于屏幕底部，显示文档有关信息（如页码、行号、列号等）。
2.视图的切换
WORD提供查看文档的普通、联机版式、页面、大纲、主控文档、全屏显示以及打印预览等视图方式。
各种显示方式之间的切换，可以在“视图”菜单中选择有关显示命令。
对于普通、联机版式、页面、大纲这四种视图的切换可单击水平滚动条上的有关视图按扭。
普通视图：
是最常用的方式，也是初次进入Word的视图显示方式。
它主要是用于快速输入图形及表格，并进行简单的排版式。
这种方式可以看到版式的大部分（包括图形），但看不见页眉、页脚、页码等，也不能编辑这些内容；
不能显示图文的内容以及分栏的效果。
Web版式视图：
在屏幕上显示文档添加的颜色、纹理或水印等背景，但不能打印。
页面视图：
所显示的文档页面与打印效果相同，可查看页面实际位置上的分栏、页眉和页脚及脚注。
大纲视图：
用于显示文档的框架，可用它来合理组织文档的结构。
主控文档：
方便管理和维护多章节的书籍、分节报告这样的长文档。
使用它可把多个小文档合并到主控文档中，而不需打开每个小文档就可以建立索引、目录等。
全屏显示：
将标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏以及屏幕上其它元素都隐藏起来。
对文本的操作只能使用键盘命令。
打印预览：
使用缩小比例显示文档，用于显示文档的打印效果。
在打印之前可用它来查看文档全貌.。
改变显示比例：
在窗口中查看文档时，可按照某种比例广大或缩小显示比例。
用户可以使用常用工具栏上的“显示比例”按扭查看或更改显示比例。
也可以在“视图”菜单中选择“显示比例”对话框选择显示比例和用“预览”查看效果。
3.基本功能菜单
Word窗口菜单栏中包含了九组一级菜单:
文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助。
“文件”菜单:
“编辑”菜单:
主要包括剪切、复制、粘贴、清除、定位、查找和替换等基本操作；
“插入”菜单:
在文档中的指定位置插入诸如页码、当前时间和日期、自动图文集、批注、脚注和尾注、题注、图片、文本框、外部文件、对象和书签等，还可以建立索引和目录、使用特殊符号等；
“格式”菜单:
包括字体字型设置、段落调整、表格边框设置、文字方向排列、文档分栏、项目符号及各种编号设置，还可进行格式、样式的选择以及文档的主题、背景设置等；
“工具”菜单:
主要包括中英文语法和单词拼写的自动校对、文档字数统计、中文信封设计、标签制作、文档的合并与保护、邮件合并等操作，另外Word2000提供的大量模板、自定义工具栏，“选项”对话框中的11个选项卡可设置Word2000的运行环境；
“表格”菜单：
可手动/自动套用表格格式绘制表格、插入/删除表格、合并/拆分表格和单元格、并可对数据排序、公式计算等；
“窗口”菜单：
提供窗口新建、拆分、重新排列等功能，用户可以在任意多个窗口（只要机器的内存够用）中方便地切换所要编辑的文档；
“帮助”菜单：
为用户提供了Word2000的在线帮助信息，Microsoft公司相关产品的信息、技术支持与服务、常见问题解答等。
4．Word2000的帮助系统
（1）按下Shift+F1键进入在线式帮助
（2）选择帮助菜单,按目录索引查找相关主题
（3）按F1键或点击?
帮助按钮进入Office助手对话框（a）查看主题的完整列表:
查看目录和索引（b）提示:
每次一句话,解释Office的用法选项:
进入Office助手之家,选择不同Office助手
4.3.2文档的打开、输入与保存
一、打开文档
文档以文件形式存放后，可以重新打开、编辑和打印输出。
1．打开最近使用的文件：
从“文件”菜单的底部的列表中可以看到最近使用过的文件。
如果菜单底部没有列出文件名，可选择“工具”菜单中的“选项”命令，在“选项”对话框中选择“常规”标签，选择“列出最近使用文件数”复选框进行设置。
2．打开以前的文件：
工具栏中的“打开”按扭或选择“文件”菜单中的“打开”命令，弹出一个“打开”对话框。
设置要打开的文件位置及文件名。
3．查找文件：
在“文件名”文本框中输入要查找的文件名，然后单击“开始查找”按扭进行查找。
（1）打开“打开”文件对话框；
（2）单击“高级”命令按扭，显示“高级查找”对话框；
（3）在“属性”中选择相应的属性（如“内容”），在“值”中输入要查找的内容；
（4）单击“开始查找”按扭。
二、输入内容
1．文字的录入
输入文本时，文本显示在插入点的左侧，Word的输入操作是在插入点处进行的只在段落结束处按Enter键，作为段落结束标志。
对齐文本时用缩进方式对齐，不用空格。
中英文输入法切换按Ctrl+Space；
单击“输入法”或按Ctrl+Shift键可选择不同的输入法。
输入有错时，用Del删除插入点右边的字符，按Backspace删除插入点左边的字符。
双击“状态栏”的“插入/改写”框，可在“插入/改写”状态间转换。
2.标点符号的输入
Ｗord2000中要输入中文标点符号，切换到中文输入法，直接按键盘上的标点符号。
3.插入符号
如果要插入一些符号或特殊字符，可通过“插入”菜单中的“符号”命令来实现。
插入点定位在要插入符号处；
“插入”/“符号”或右击出现快捷菜单选择“符号”命令，出现对话框，对话框中有两个标签：
“符号”标签显示可供插入的符号，单击所需符号，再单击“插入”按扭；
“特殊符号”标签提供了如长破折号、版权符号、注册商标符号等。
三、文档的保存
（1）保存未命名的文档：
首次保存某文档时，必须指定名字和保存位置。
“文件”菜单中的“保存”命令或“另存为”命令。
。
默认情况下，Word将文件保存在“MyDocuments”文件夹中。
（2）保存已命名的文档：
当一个文件已命名后，可继续进行操作。
操作后还必须对它进行存盘，才能保存操作的内容。
这时的保存可使用“文件”菜单中的“保存”命令或常用工具栏的“保存”按扭。
若给此文件重新命名，可使用“文件”菜单中的“另存为”命令。
（3）保存为其他文档格式：
保存文档时Word以DOC为扩展名自动保存文档。
为了便于与其它软件传递，Word允许在保存文档时才用其它一些格式。
在“另存为”对话框中，单击“保存类型”下拉列表，从中选择所需类型，然后单击“保存”按扭。
（4）保存所有打开的文档：
如果用户同时编辑了多个文档，可以按住Shift键，单击“文件”菜单选择“‘全部保存”命令。
（5）自动保存文档：
为防止突然断电或其他事故，Word提供了在指定时间间隔自动为用户保存文档的功能。
“工具”菜单的“选项”命令弹出的对话框的“保存”标签。
四．文档的保护：
“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，给文档设置一个口令，把文档保护起来。
五．创建新文档：
（1）每次启动Word2000时，屏幕总是显示一个名为“文档1”的新的空文档。
（2）“文件”菜单中的“新建”命令或工具栏上的“新建文件”按扭新建一个空文档。
中文为宋体，英文为TimesNewRoman，字体大小为五号字，字符缩放为100%；
段落对齐方式为两端对齐，行距为最小值15.6磅；
默认制表位为0.75厘米；
纸张大小为A4，上下页边距均为2.54厘米，左右页边距均为3.17厘米。
4.3.3文档的编辑
1.定位：
文档的编辑要将插入点重新定位，有三种方法：
利用键盘（↑、↓、←、→、PgDn、PgUp、Home、End等）；
利用鼠标移动或移动滚动条，然后单击；
利用“编辑|定位”命令或在状态栏双击“页码”处，再输入所需定位的页码。
2.选择文本：
“先选定，后操作”的软件操作规律，被选定的文本呈反白显示。
鼠标选定文本：
将鼠标指针移动到欲选定的文本首部（或尾部），按住鼠标左键拖动到欲选定的文本的尾部（或首部）。
选定一句：
按住Ctrl不动鼠标移动到该句任何位置，然后单左键。
选定一行：
鼠标指针移到文本选定区，鼠标指针为向右上的箭头时，指向欲选定区单击。
选定多行：
鼠标指针移到文本选定区，当鼠标指针为向右上的箭头时，在竖直方向拖动。
选定一段：
鼠标指向文本选定区，并指向欲选定的段，然后双击鼠标左键。
选定一个竖块文本：
鼠标指向该块的左上角，按Alt键，拖动鼠标到右下角。
选定大范围文本：
首先定位欲选定的起始处，然后按住Shift单击欲选定文本的末尾。
选定整篇文本：
选择“编辑”菜单中的“全选”命令或Ctrl+A。
用键盘选定文本：
先把插入点移动到要选定的文本的开始处，再利用按键进行操作。
若要取消选定只需将鼠标移至非选定区，单击鼠标或按箭头键即可。
3.复制和移动操作：
复制：
选定要复制的文本；
单击“复制”；
插入点移至要复制的位置；
选择“粘贴”。
选定文本，鼠标移至选定文本，按Ctrl+拖动鼠标到要复制的位置。
移动：
选定要移动的文本；
单击“剪切”；
插入点移至目标位置；
选定文本，鼠标移至选定文本，拖动鼠标指针至目标位置。
4.删除文本：
选定欲删除的文本；
按Del键或单击“编辑”菜单中的“清除”命令。
5.撤消和重复操作
方法：
单击常用工具栏的“撤消”或“编辑|撤消键入”。
常用工具栏上的“重复”按扭还可以撤消多个“撤消”操作。
6.查找的替换文本
（1）查找：
快速确定给定文本出现的位置，同时也可以通过设置高级选项查找特定格式的文本、特殊字符等。
选择“编辑|查找”命令。
（2）替换：
将文档中给定的文本替换掉，可全部替换也可在选定范围内进行替换。
选择“编辑|替换”命令。
7.段落的生成、拆分与合并
生成：
段落在按下Enter键后产生，段落标记表示本段落的结束、另一段落的开始。
拆分：
将插入点定位到段落的任何位置，按下Enter键，原段落将被拆分。
合并：
将插入点移到段落标记处，按Delete键，删除相应的段落标记即可。
8.拼写、语法检查和自动更正
拼写和语法检查：
当在文档中输入错误或不可识别的单词时，Word会在该单词下面用红色波浪线（单词错误）或绿色波浪线（语法错误）作为标记。
键入时自动检查：
可以在“工具|选项”命令的“拼写和语法检查”标签中进行设置。
自动更正：
用一个缩写词条来取代一些常用的长词句。
鼠标指向移动操作撤消所需多次操作。
4.4文档的排版（字符与段落格式化）
Word2000是一种所见即所出的字处理软件，在屏幕上显示的字符格式就是实际打印的形式。
利用Word2000提供的字符和段落格式以及页面设置，使文档的外观更优美。
4.4.1字符格式化
1.使用“格式工具栏”进行格式化操作
改变字体：
中文默认字体中文为“宋体”，英文为“TimesNewroman”。
改变字号：
中文字号从八号~初号变大，英文是从5~72。
设置加粗、倾斜和下划线：
格式工具栏中的“加粗”、“倾斜”和“下划线”按扭。
当要选择文本的不同形式的下措线可使用“格式”菜单中“字体”命令。
设置字符边框和底纹：
格式工具栏中的“字符边框”和“字符底纹”按扭。
也可以将文本同时设置这两种字形
字符缩放：
“字符缩放”下拉按扭，从中选择一个比例。
改变字体颜色：
击格式工具栏中的“字体颜色”下拉按扭，选择所需要的颜色。
突出显示文本：
可突出显示特别强调部分的文本。
“其他格式”工具栏：
“突出显示”：
给选择的文本添加底纹；
“着重号”：
给选择文本加着重号；
“双删除线”：
给选择文本加双删除线；
“并排文字”：
将所选择的文字和键入的文字并排为两行；
“组合字符”：
将所选的多个字符或字按照指定方式排列成组合字符。
2.使用“字体”命令设置字符格式
功能更全的字符格式设置可通过“格式”菜单的“字体”命令。
该命令提供“字体”、“字符间距”、“动态效果”三个标签内容的格式设置。
4.4.2段落格式化
段落的排版是指包括段落的缩进、对齐、行间距和段间距等在内的整个段落的外观。
Word中的“段落”是文本、图形、对象或其他项目的集合，后面跟有一个段落标记即一个回车符。
要显示或者说隐藏段落标记符，选择“常用”工具栏的“显示/隐藏”按扭。
段落标记不仅标识一个段落的结束，还存贮了该段落的格式信息。
（1）段落样式：
格式工具栏的“样式”是定义文本样式的。
（2）文本对齐：
对齐文本使文本更易阅读。
“格式”工具栏的对齐按扭：
“两端对齐”：
使下文沿页的左、右页边对齐，Word自动调整每一行的空格。
“居中”：
正文居中，一般用于标题或表格内的内容居中对齐；
“右对齐”：
使正文向右对齐。
“分散对齐”：
使正文沿页的左、右页边距在一行中均匀分布。
注意：
“两端对齐”与“分散对齐”对于英文文本，前者以单词为单位自动高速单词空格大小；
后者以字符为单位均匀地分布。
对于中文文本，除每个段落的最后一行外，效果相似；
而地最后一行，前者实质是左对齐，后者能左、右均匀对齐。
（3）文本缩进：
使用格式栏中的按扭、标尺、段落命令等方法可以为文本设置缩进方式。
应该避免用Tab键或空格键来设置文本缩进。
“首行缩进”：
控制段落中的第一行第一个字的起始位置。
“悬挂缩进”：
控制段落中首行以外的其他行的起始位置。
“左缩进”：
控制段落左边界缩进的位置。
“右缩进”：
控制段落右边界缩进的位置。
（4）行间距、段间距：
使用“格式”菜单的“段落”命令。
：
“段前”：
用于设置选中段与上一段之间的距离；
“段后”：
用于设置选中段与下一段之间的距离；
“行距”控制正文行之间的空白。
（5）首字下沉：
为引起读者的注意，将某个段落的第一字放大并下沉表现
（6）添加底纹和边框：
（7）项目符号和编号：
可快速地给列表添加项目符号和编号，使文档更有层次感，易于阅读和理解。
4.4文档的排版（页面格式化与应用文档模板）
4.4.3页面格式化
包含分栏、页眉、页脚、页码、纸张大小等的操作是文档排版的最后工作，会直接影响到文档的打印效果。
一、页面设置:
新建文档时Word提供预定义的适用于大部分文档的页面设置的空文档模板。
对文档页面的设置，选择“文件”菜单的“页面设置”命令：
指定页面字数与行数:
一般采用“使用默认字符数”，Word会根据纸张大小、字体大小来决定每页行数和每行字符数。
页边距:
指文本与纸张边缘的距离。
Word在其内打印文档，而页码、页眉和页脚等都在页边距上。
同一文档的不同节可以设置不同的页边距。
可添加装订边。
纸张大小、方向和来源:
在“页面设置”中选择“纸张大小”标签。
二、分栏
分栏排版可以使版面更生动。
该操作必须切换到“页面视图”显示方式。
1．建立分栏：
（1）利用“其他格式”工具栏。
（2）利用“格式”菜单，可建立不同的栏宽。
（3）多种分栏并存。
2．以下原因引起经过分栏操作后，看不到分栏的效果：
（1）当前文档处于“普通视图”方式下，看不到分栏效果，应切换到“页面视图”或“打印预览”显示方式下。
（2）在“页面视图”或“打印预览”方式下看不见分栏的效果，或分栏不均匀。
原因是要分栏的文档较少。
在要分栏的文档结束处插入分节符可以解决这个问题。
三、页码
只有在“页面视图”或“打印预览”方式下才能看到页码。
（1）“插入”菜单中的“页码”命令。
（2）使用“页眉和页脚”命令。
四、页眉、页脚和页码
页眉和页脚是指每一页顶部和底部加入的信息。
可以是文字或图形，内容可以是文件名、标题名、日期、页码、单位名等信息。
选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令
五、设置分页符和分节符
1.分页符
编辑文档时Word自动确定分页位置。
输入内容满一页时，系统自动换新页并在文档中插入一个软分页符。
用户也可以在文档需要的位置插入硬分页符。
插入点定位在要分页处；
“插入、分隔符”命令，对话框内的“分页符”选项。
2.分节符
以“节”为单位把文档分成几部分后,可以对不同的节设置成不同的格式。
节用分节符标识，普通视图中分节符是两条横向平等的虚线。
默认方式下Word将整个文档认为一节。
操作：
插入点定位一新节开始处；
“插入”菜单“分隔符”命令，对话框内“分节符”
“下一页”：
分节符后的文档从文档的新一页开始；
“连续”：
新节与其前一节共存于当前页中，一般选择该项；
“偶数页”：
分节符后的文档从偶数页开始显示。
“奇数页”：
分节符后的文档从奇数页开始显示。
4.4.4模板、样式与向导
模板：
指预先设置好的同类型文档的最终外观框架的特殊文档（扩展名为.dot）。
Word2000隐含使用Normal.Dot模板文件（正文模板）。
模板内容包括：
相同的文本、图形、页面格式、段落格式、字符格式、自动完成编辑和格式编辑功能。
向导：
指一种面向用户提出各种问题，根据用户的各种回答来创建符合用户需求文档的特殊类型的模板。
Word2000中文版提供的向导包括新闻稿、备忘录、各种报告、出版物、手册、个人或公司简历、信函、传真、中文信封和Web页向导等。
样式：
指系统或用户预先定义并保存的一系列包括字体、段落的对齐方式、制表位和页边距等的排版格式。
4.5图文混排
4．5．1图形的插入与获取
1.插入剪贴画和图片
Office2000使用户能够根据提供的包含大量剪切画、图片、声音和图像在内的剪辑库，设计出更美观的文档。
选择“插入”菜单/“图片”级联菜单中的“剪贴画”命令。
2.插入图形文件
用户可以从软/硬盘、光盘或网络上将指定的图片文件作为自己文档的一部分内容。
3.编辑、设置图片格式
编辑图片：
双击图片，进入图片编辑窗口，同时屏幕上出现“编辑图片”工具栏和“绘图”工具栏。
利用图片工具栏，“格式”菜单的“图片”命令和快捷菜单（选中图片右击）中的“设置图片格式”命令，进行以下操作：
（1）缩放图形：
用鼠标拖曳尺寸柄放大图形或缩小图形。
（2）裁剪图形：
工具栏的“裁剪”按扭或“格式”/“图片”/“图片”
（3）改变颜色：
“图像控制”按扭的“自动”/“灰度”/“黑白”和“水印”
（4）改变亮度、对比度：
用“图片”工具栏上的相应按扭来改变。
（5）改变背景：
绘图工具栏/填充或线条按钮
（6）改变位置：
鼠标拖动改变位置。
或快捷菜单中的“层叠”命令设置
（7）环绕方式：
“文字环绕”按扭或“设置图片格式”按扭/“环绕”标签
4.插入艺术字
通过“艺术字”工具栏按扭来实现为文字建立图形效果。
（1）、建立艺术字：
绘图工具栏/艺术字或插入/图片/艺术字
（2）、编辑艺术字
使用“格式”/“艺术字”命令、快捷菜单和“艺术字”工具栏的按扭。
“设置艺术字格式”：
进行填充边线、大小、位置、环绕的设置
“艺术字形状”：
改变形状
“编辑文字”：
修改输入的艺术字
“自由旋转”：
使艺术字旋
还可利用“绘图”工具栏的“阴影”、“三维效果”等进行编辑。
5.绘制图形
“绘图”工具可绘制出所需要的一些常用的基本图形。
用户可以在文档中重新调整图形大小，对其进行旋转、叠放、添充文字、颜色、图案等操作，并与其他图形进行组合。
6.使用文本框
“文本框”可以看作是特殊的图形对象，主要用来在文档中建立特殊文本。
文本框之间创建链接：
在文档中建立多个文本框，并且将它们链接起来，前一个文本框装不下的文字将出现在下一个文本框的顶部。
（1）首先建立两个文本框；
（2）选定一个文本框，单击“文本框”工具栏上的“创建文本链接”，鼠标变为直立的杯子形，将它指向要链接的文本框（此文本框必须为空）并单击，此时建立了链接。
（3）在第一个文本框中输入文字，如已满，超出的文字自动转向下一个文本框。
每一个文本框仅有一个前向和后向的链接，可以用“文本框”工具栏的“断开前向链接”取消链接。
4.6表格的处理
4.6.1表格建立
表格的建立方法有以下几种
（1）按钮：
常用工具栏/插入表格——出现示意框——选择—
升级会员 