职工人事档案管理标准Word文件下载.doc

资源描述

职工人事档案管理标准Word文件下载.doc

《职工人事档案管理标准Word文件下载.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《职工人事档案管理标准Word文件下载.doc（16页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

职工人事档案管理标准Word文件下载.doc

查阅单位必须填写《查（借）阅职工人事档案审批表》，不得凭借调查介绍信和行政介绍信查阅职工人事档案。

查阅职工人事档案的党员，应随身携带工作证，与《查（借）阅职工人事档案审批表》同时使用。

经人力资源部负责人批准后，职工人事档案管理人员方可向查阅人提供职工档案的相关证明材料。

查阅职工人事档案必须在本厂阅档室进行。

查阅职工人事档案，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

Q/SHG-210.02.A0-2006

查阅职工人事档案，严禁写划、涂改、拆散、抽出、增添、撤换、污损档案材料。

复制档案材料必须请示人力资源部，未经批准，任何人不得擅自复制。

查档摘抄或复制的材料要加盖职工档案管理部门骑缝章，且不得给无关人员传看，用完后应自行销毁。

严禁在阅档室内吸烟。

以上事项若有违犯，将视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分；

属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。

职工人事档案材料收集

职工人事档案管理部门，严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》中所规定的职工人事档案材料的收集范围与要求，全面、准确、及时地收集职工人事档案材料。

职工人事档案管理部门，掌握形成职工人事档案材料的信息，按照4.8.的要求建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的职工人事档案材料。

职工人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续；

发现该收集而未收集到的材料，应主动与有关部门联系催补；

根据工作需要，人力资源部门适时布置填写职工履历表，充实档案内容。

职工人事档案管理部门，要认真做好职工人事档案材料收集的登记工作，将收集的材料按照收集时间、材料来源等逐份登记。

职工人事档案材料鉴别归档

职工人事档案管理部门，要根据职工人事工作有关文件的要求，对收集的职工人事档案材料认真仔细地进行鉴别审查，确保归档材料的真实、完整、齐全。

归档的材料必须是办理完毕的正式材料。

材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。

特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

职工人事档案材料的载体应使用长26厘米、宽19厘米的办公用纸，材料左边应留出2至2.5厘米装订边。

文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。

不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

收集的材料经鉴别审查，对不属于归档范围的材料，或转有关部门，或退本人，或按规定程序作销毁处理。

凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。

对不齐全、不规范或手续不完备的材料，应及时通知形成材料的部门补送、作规范处理或补办手续。

发现伪造档案材料，涂改档案内容的，须清除伪造、涂改的档案材料，对当事人严肃查处。

对收集的职工人事档案材料，要在一个月内装入该职工的人事档案盒内，每两年装订入卷一次。

职工人事档案的转递

职工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。

转递职工人事档案，要通过机要交通或派党员专人送取，不准邮寄或交职工本人自带。

凡因违反规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的，要追究当事人和有关管理人员的责任。

转出的档案必须完整齐全，并按《干部档案整理工作细则》进行装订整理，不得扣留材料或分批转出，未经规范整理的档案不准转递。

转递职工人事档案，必须按统一规定的《职工人事档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。

档案转出逾期一个月未退回回执的，应以书面等方式催问，以防丢失。

收到外单位转入档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回回执。

职工人事档案管理部门，确保职工档案能够随着职工调动或职务的变动而及时转递。

职工人事档案管理部门，必须严格执行转递制度，避免产生无头档案。

对已出现的无头档案应认真查转。

对确属查不到职工下落的，凡有保存价值的档案材料可移交职工原籍档案馆保存。

职工人事档案检查核对

不定期对库存职工人事档案进行检查核对，确保职工人事档案的安全。

建立登记和统计制度，在接收、转出、查（借）阅档案等日常工作中，认真做好记录，做到名册与档案相符，人与档案内容相符。

每年全面检查核对一次档案，重点核对职工人事档案底册所记载的与库存职工人事档案是否一致。

在下列情况下，应及时进行检查核对：

在水灾、火灾、地震、战争等突发事变之后；

发现虫害、霉变、潮湿等情况时；

怀疑某份档案可能丢失时；

管档人员更替，办理移交手续时。

职工人事档案保管保密

职工人事档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，职工档案按保密号码科学陈列，对外不公开。

要切实抓好防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”措施的落实。

档案库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，放置防虫防霉药品，采用防光窗帘和防盗门窗，保持库房的清洁和适宜的温、湿度（要求：

温度14至24摄氏度，相对湿度45--65%）。

职工档案库房为机要房，无关人员不得入内。

库房内严禁堆放杂物及易燃物品，严禁烟火。

离开库房要随手关门关灯，下班时一定要关门窗，关断电源总闸开关。

职工人事档案管理人员必须严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准在电话里提供职工人事档案内容，不准携带职工人事档案材料进入公共场所，不准个人私自保存他人的档案材料。

工作中形成的废纸不得乱扔，一律按保密纸送纸厂搅浆或由两名以上同志负责监烧。

职工人事档案管理部门，要设置专门的阅档室和档案管理人员办公室。

档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

职工档案管理人员及其直系亲属的档案，由人力资源部指定专人保管。

严禁任何个人私自保存他人档案，对利用档案材料营私舞弊的，要视情节轻重，予以严肃处理。

职工人事档案管理人员职责

保管职工人事档案，为国家积累档案史料。

收集、鉴别和整理职工人事档案材料。

办理职工人事档案的查阅、借阅、转递和统计。

登记职工职务变动情况。

为有关部门提供职工的情况。

做好职工人事档案的安全、保密、保护工作。

调查研究职工人事档案工作情况，制定规章制度，搞好职工人事档案的业务建设和业务指导。

推广、应用职工人事档案现代化管理技术。

不定期向档案馆（室）移交死亡职工的档案。

送交职工人事档案材料归档工作

厂人事、纪检监察和教育培训、审计、政工、生经及工会等部门，均应建立健全送交职工人事档案材料归档制度，并认真贯彻执行。

形成职工人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，要将材料送交人力资源部归档。

形成职工人事档案材料的部门，对管档部门提出的不符合归档要求的材料，有责任按规定办理补送或补办手续。

设立联络员

人力资源部人事档案管理专责为集团公司的档案联络员，负责本厂领导班子成员（含退居二线人员）人事档案材料的收集、鉴别、登记、转递归档。

厂属各部门，联络员由各部门一名在职中共党员员工担任，负责由本部门形成的员工（含部门领导）的人事档案材料的收集、鉴别、登记、转递。

联络员职责

联络员主要负责本厂（部门）员工（含领导人员）人事档案材料的收集、鉴别、登记、归档。

具体职责明确如下：

联络员应熟悉人事档案材料的收集范围及形成部门（见附件3），严格按照相关规定要求完成人事档案材料的收集、鉴别、转递工作。

汇总、整理当月收集的人事档案材料，认真填写“职工人事档案材料归档登记表”（见附件4）一式两份。

按照人事档案材料归档流程（见附件5），于每月20日前将上一月度收集到的人事档案材料移交给人事档案管理部门。

人事档案收集范围（详见附件3）

检查与考核

人事档案是推进人力资源管理信息化的基础，关系到员工的切身利益。

请各部门高度重视人事档案日常管理工作，落实责任到人。

对于逾期不报造成信息滞后者，人力资源部将根据情况在厂内进行通报批评。

附件

附件1、查（借）阅职工人事档案审批表

附件2、职工人事档案转递通知单

附件3、人事档案材料收集范围及相关责任部门汇总表

附件4、人事档案材料归档登记表

附件5、人事档案材料归档流程图

附件1：

查（借）阅职工人事档案审批表

查（借）阅单位

联系电话

查（借）阅人姓名

职务

政治面目

被查人姓名

查（借）阅理由

查

（借）

阅

内

容

单

位

意

见

单位党委负责人签名：

单位党委公章：

年月日

审

批

职工档案管理部门负责人签名：

年月日

办

理

情

况

附件2：

职工人事档案转递通知单（存根）

字第（）号

：

兹将等位同志的职工人事档案转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。

年月日

姓名

转出原因

正本（卷）

专卷（卷）

副本（卷）

材料（份）

………………………………………………………………………………………………………………………

职工人事档案转递通知单

兹将等位同志的职工人事档案转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。

年月日

……………………………………………………………………………………………………………………

回

执

：

你处于年月日转来字第（）号等位同志的档案共卷，材料共份，已全部收到，现将回执退回，请查收。

收件人签名：

收件单位盖章：

年月日

附件3

人事档案材料收集范围及相关责任部门汇总表

类别

名称或内容

形成材料