业务系统陌生数据库分析方法.docx

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业务系统陌生数据库分析方法

XX企业存货管理系统分析方法

现在大多数的中小企业，尤其是一些经营行单位，大多都存在财务软件的不统一性、简单化与数据不保留等共同特点。

在税务检查中，检查人员主要碰到的问题有：

1、由于软件品牌、版本复杂多样造成的察看其存货数据、营业数据、会员卡信息等比较困难。

2、如果企业不配合，这种软件一般都打不开数据，就算将软件与数据拷贝回局里，用处也不大。

如果遇到的ERP软件或企业管理软件是属于奇星《数据采集软件》可以采集范围内的，那么可以通过采集方便的获取其数据；如不属于奇星《数据采集软件》可以采集范围内的，即需要通过以下方法获取数据。

下面我就上述遇到的问题简单介绍下对于这类型软件，结合奇星软件公司的《数据采集软件》工具查看、分析并导出其数据的方法。

一、企业数据的拷贝与保全。

1、在对企业检查前，应首先分析或调查企业的营业性质，抓住企业的检查关键环节资料，如对于生产型企业，其关键环节在于存货数据；宾馆或餐饮企业，其收入的关键环节在于前台或收款台的收入资料。

对于xx企业，我们可以知道，这家生产型企业使用了“商宇企业物流管理系统”软件来管理其存货的业务流程。

2、在掌握了企业使用管理软件的情况后，我们要进一步了解该软件的相关信息，如软件的提供商、软件使用的数据保存方式（即数据库类型）、软件服务器位置等。

在该环节，检查人员应通过明查暗访或实地了解等方法，获取其软件服务器的物理位置，知道了其服务器位置，就为下一步控制数据提供了前提条件。

3、找到软件服务器，将其管理软件的数据库和管理软件安装文件拷贝。

（管理软件安装文件尽可能拷贝到）对于数据库的拷贝方法，要分数据库类型不同而采用不同的方式。

下表是数据库拷贝的简单方法介绍：

数据库类型

应用方式

文件拷贝方法

ACCESS

主要用于单机版的收费或营业管理软件，不多见

直接找到数据库文件，通过复制、粘贴操作将其拷贝

SQLSERVER

现在很流行的一种网络类管理或收费软件的数据库类型

需要将SQL服务先停止，然后再通过复制、粘贴操作将其拷贝

SYBASE

很少用于管理或收费软件的数据库类型

需要将通过SYBASE软件的操作将其备份，再进行拷贝

ORACLE

很少用于管理或收费软件的数据库类型

需要将通过ORACLE软件的操作将其备份，再进行拷贝

XX医院的收费软件即使用了现在很流行的SQLSERVER数据库类型。

针对基层检查干部对计算机及财务软件知识掌握欠缺，奇星软件公司的《数据采集软件》中整合了数据库拷贝工具，可以非常方便的将其进行拷贝。

下面图片是我模拟XX企业存货数据库拷贝时的过程。

使用《数据采集软件》中的“数据备份”功能

在数据库备份界面中，需要用户填写服务器名、用户名及选择备份目录位置。

其中服务器名项目中，要填写实际的服务器名称。

填写好后，点击上图中红圈中的望远镜按钮即可。

都填写好后，即可点击“开始备份”按钮进行数据库的备份（即拷贝）

二、软件及数据的恢复及调试

1、数据恢复

将拷贝到的数据拷贝回单位后，即可对其进行恢复。

恢复也是用

使用《数据采集软件》中的“数据备份”功能，操作界面见下图：

图中“备份文件”为从企业拷贝回来的数据库备份文件的存放地址；“恢复目录”为恢复后自动产生数据库文件的存放地址，可以选择一个路径或自己建立一个文件夹存放。

2、软件调试

软件的调试即从企业拷贝到的企业的存货（营业）软件的安装或调试。

这里不再详细写明。

三、数据分析

1、数据查看

数据库恢复好后，即可利用《数据采集软件》中的“通用接口—通用数据导出”功能对数据库中的内容查看。

操作如图：

打开《数据采集软件》中通用接口—通用数据导出功能；

上图中的服务器名的选项中，选择正确的服务器名字，如检查人员将数据已经拷贝回单位并在自己机器上进行恢复，那么服务器名字就是其自己机器的名字。

根据企业数据库的实际类型，来选择数据库形式，如果某些小型数据库如ACCESS等数据库有密码，软件可以自动绕开其密码进行访问。

先点击望远镜，然后选择“数据信息”，选择要查看的数据库。

在下面出现的表中选择需要查看的表名，点击“查看”，然后就能看到表内容了。

在该界面中，可以双击左面的表的名称，在右边的界面中皆可看到内容了。

2、数据分析

分析数据库的方法有很多种，这里主要介绍最简单的3种方法：

方法A、直接导出文件比较法

使用《数据采集软件》中的“通用接口—通用数据导出”功能，将所有的数据库中的表进行导出并保存。

其导出表的数据格式为“*.xml”，这种格式是可以用EXCEL直接打开查看和修改的。

将文件全部导出后，可以在该文件夹中对所有文件进行排序，文件体积较大几个中一般包含有企业记载出入库、收费或具体明晰业务的表单。

最后，检查人员只要对几个较大体积的文件使用EXCEL打开，具体分析即可找到关键数据。

具体的操作下下图：

导出后文件即可保存在上面图中导出路径所指定位置，其文件格式为XML，见下图：

在上面的界面中，点击“大小”类型按钮，对所有的文件进行排序，即可知道体积最大的文件是那些。

见下图：

由于我们所要检查的数据是企业一般性的出入库数据，那么其业务记载必然是按照业务发生而频繁的纪录的；因此该文件体积一般较大，所以我们通过体积大小排序后得到的最大的几个文件中，一般含有我们所需要的那张表。

这种方法的优点在于用户可以通过最简单的最实际的大小排序方法即可确定其发生最频繁的业务记录的关键数据表，操作性、可行性较强。

但由于一些特殊行业的特殊软件可能由于其业务原因，不具备各个表的体积差异，而造成排序没有明显效果、该方法无法使用的问题。

B、找到密码直接统计法

在现实工作中，也存在检查人员可以直接控制其企业管理软件服务器的情况，即检查人员找到了企业管理软件服务器，并可以在该机器上进行查询操作。

这种情况下，检查人员可以使用《数据采集软件》中的“通用接口—通用数据导出”功能，察看企业数据表中是否存在有如USER、PSWORD等个英文类命名表名的表；或是如CZY、YH等中文拼音类命名的表名的表。

如果可以查看到，那么该表中即包含了管理软件的用户登录ID、密码等信息。

检查人员应观察其各个ID的权限，找到权限最大的ID，并在管理软件登录界面使用该ID进行登陆，然后进行统计分析其业务发生即可。

具体的操作如下图：

找到其可能含有操作员ID、密码的那张表。

同过查看其用户表，检查人员即可使用该用户名和密码进行登陆，然后在管理软件中使用软件已提供的可视化的统计分析工具进行统计分析了。

这种方法优点在于使用了管理软件原有的统计分析工具进行统计分析，操作性强。

但由于每个管理软件用户表的命名方式不统一，查找较难的缺点。

C、分析表名法

很多的国内软件中，习惯用拼音或简单的英文单词来命名表名和表的字段名称。

如下图

在上面的演示中，我们查看了“sfa”的表，然后在该表中看到了很多信息。

通过拼音工具的帮助，我们可以猜到几个关键名称的意思：

SFA=收费；NAME=姓名；YSJE=应收金额；SSJE=实收金额；RQ=日期

上面的方法是通过拼音字母去猜想中文意思的，是有一定的不确定性的。

在上面数据拷贝中，如果拷贝到了企业营业软件安装文件的话，可以将其软件安装上，然后进行数据查看。

因为该方法操作比较繁琐，这里就不详细说明。

3、数据对比

数据对比是对企业存货（营业）数据检查的一个重要环节。

在该环节中，需要将数据库中分析到的企业收入数字及明细与企业提供的收入申报数和明细进行对比，即可发现企业问题。

四、数据的导入

数据查看并分析后，就需要进一步将数据导入到查帐软件中与财务数据对比了。

当然，如果检查人员也可以不导入数据，直接对比。

但是导入到查帐软件后进行对比，可以将数据有效的进行查询、整理，可以增大发现问题的几率、简洁对比的界面、提供对比的效率。

下面就简单介绍将数据导入查帐软件的方法。

1、数据格式的转换

将管理软件中数据导出后，文件形成了“XML”格式，该格式文件可以使用EXCEL软件打开。

点击EXCEL软件工具栏中“文件—另存为”功能，将数据保存为EXCEL格式。

如下图：

这样，文件即可保存为EXCEL格式文件。

3、数据导入查帐软件

使用查账软件中“万能数据导入”功能，将上面导出数据导入到查帐软件中。

具体步骤如下图：

导入好后，即可在查账软件ERP模块的存货总帐、存货单据及存货分析中使用该数据进行比对分析了。