第5章：行政、办公管理制度(选用版).doc

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第5章：

行政、办公管理制度

一、行政部组织架构图

适用150人左右中小企业

行正经理

行政文员

门卫

人事专员

食堂

二、行政经理职责

职位

基本

信息

单位名称

行政部

职位名称

行政经理

职位级别

中层主管

直接上级

总经理

晋升职位

行政总监

职位概述

主持公司行政、人事、后勤、安全等各项行政管理工作

职责一

职责表述：

全面负责办公室曰常工作

　　工作任务：

组织制定办公室年度、月度工作目标及工作计划，并组织实施;负责参加总经理办公会、重大业务会议，并负责记录;负责督办、检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况;组织起草公司重要文件，定期提交公司工作简报；组织起草公司各项管理规章制度并监督实施；负责组织外事接待活动，妥善处理各种对外事务；审核、控制公司办公费。

职责二

职责表述：

组织公司安全工作危机管理工作及外部投诉处理。

　　工作任务：

主抓公司安全和组织公司危机管理工作，包括危机预防、危机发生时的及时处理及；组织公司外部投诉处理工作，并协调相关部门解决

职责三

　　职责表述：

协调公司各部门之间的关系。

　　工作任务：

负责组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息沟通顺畅；协调各部门的工作行为，使工作流程顺畅，实现共同的战略目标；负责公司的年终总结工作，包括会议安排及跟催各部门编写总结报告

职责四

　职责表述：

负责公司公共关系建设

　　工作任务：

代表公司与相关部门、上下级单位往来，保持与政府部门及相关企业的良好合作关系；协调公司与政府部门及企业的关系；负责组织公司企业文化建设，提炼和宣传企业理念，举办各种活动，促进员工凝聚力。

职责五

职责表述：

内部组织管理。

　　工作任务：

负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况；评价考核下属员工工作完成状况；控制部门预算使用情况。

职责六

职责表述：

接待工作

工作任务：

负责接待一切来访人员，并与工作需要要求相关部门工作接洽；做到事事不耽误，无事不打扰。

职责七

职责表述：

代理人事专员全部工作，包括人事招聘、管理、考勤审核、培训、考核等工作。

三、办公及办公环境管理

文件名称

办公及办公环境管理

目的

为营造良好的工作环境，树立工作室的形象，特制定工作室卫生管理条例如下：

范围

各办公室通用

职责

行政部负责监督检查。

办公环境管理

1.为了搞好办公室卫生，确保提供一个良好的办公环境各办公室卫生由本办公室工作人员自觉打扫。

2.总经理办公室卫生工作由行政部安排文员轮流打扫。

3.每周六或重大节日、重要客访时，在行政部门领导下对公共办公环境进行清洁大扫除。

4.行政部有权对各部门办公环境进行检查，发现办公环境不清洁，有权开列《员工奖惩单》对该部门员工进行处罚。

5.办公室内严禁吸烟、酗酒，违者严惩不怠。

6.走廊地面无纸屑、痰迹、烟蒂等污物；打扫完毕后，工具要物归原处，存放整齐。

每日垃圾及时清理，纸屑桶内一定要放垃圾袋后方可投入污物。

7.定期对办公区、走廊、卫生间进行消毒，保证员工工作环境健康。

办公管理

1.因正常办公需要请购小金额办公用品时，各单位、各办公室填事《请购单》经部门主管审批后，交采购部统一采购和入库，请购部门凭请购单到仓储部领用。

2.因正常办公需要请购大金额办公用品时，各单位、各办公室填事《请购单》经部门主管审核总经理批准后，交采购部统一采购和入库，请购部门凭请购单到仓储部领用。

3.各部门之间因工作需要，需请其它部门配合、协作完成任务时，填制《联系单》，经协作单位主管签字同意后，交安排协作单位下属执行。

4.协作单位下属评估协作完成时间，将《联系单》签回申请单位。

5.协作单位不同意协作给申请单位工作造成影响时，申请单位可找行政部申诉，行政部申诉无效可找总经理申诉。

6.请求单位不能直接到协作单位指挥协作单位下属配合办事，由此引发扰乱生产秩序之事谊，由请求支援单位主管负责。

7.请求单位主管申请支援单位主管支援工作人员到本单位工作，零时配合完成生产或相关任务时，填写《员工借调单》，经协作单位主管同意，借调员工支援本单位工作，支援人员到本单位借调期间纳入本单位正常管理。

8.申请单位无权直接命令其它单位正常工作人员为本单位服务。

编制

审核

核准

四、工作例会制度

文件名称

工作例会制度

目的

为总结公司阶段性工作情况，调整和部署公司下一阶段工作，及时解决发生的问题，实现员工的有效沟通，公司和各部门实行工作例会制度。

范围

全公司

职责

行政部负责主持行政例会

生产部负责主持生产例会、品管例会

总经理主持公司例会

周会：

1.出席单位：

各部门主管，生产主任、班组长等。

2.各部门主管每周五主持本部门例会，总结上周工作和规划下周工作计划。

3.每周六下午二点，由总经理在公司办公室主持招开公司管理会义。

4.各主管参加月会时填好【月会计划总结报告表】；向会议主持人报告上月工作要点，下月工作计划，及要求相关部门配合要点，由主持人统一调度下月重点工作。

5.总经理布置各部门下阶段工作任务，会后，行政部整理【周会记录】，呈总经理签字后发给各参会部门签收、执行。

6.散会时，参会主管将【月会计划总结报告表】交行政部存档。

7.每周一，各部门招开早会，传达公司理理会议精神，调整本周工作计划，布置并严格执行《周会记录》中对本部门的要求。

月会

1.每月五号上午八点三十分由总经理亲自主持招开动员月会。

2.当月会与周会时间接近时，行政部请示总经理做合并召开处理，两会合并召开时，行政部提前公告通知各部主管。

会议制度

1.会议通知：

周会、月会召开时间如无另行通知准时召开不变，当总经理行程有变造成会议时间有变时，以临时通知为准。

2.行政部准备【会议签到表】，开会时参会人员在【月会签到表】上签字，违反会议纪律者由行政部公布【员工奖罚通知单】予以处罚

编制

审核

核准

五、文件档案管理

文件名称

文件档案管理

目的

为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定

范围

公司及各部门、员工均有保护档案的义务

职责

1.档案工作总经理办公室统一领导，各部门分级保管、分级查阅的原则

2.公司各部门指定专人负责档案管理工作

归档范围

1.本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事开发、经营、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有留存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2.具体包括：

公司的战略规划、年度计划、统计资料、网络技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等文件材料。

档案管理

归档、立卷

1.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2.每年对档案进行一次清理：

清除不必要保存的材料、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

档案

销毁

1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

2.办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；

3.销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

4.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

档案

借阅

1.借阅档案应履行借阅手续：

只限在办公室借阅，如需带出，需经部门负责人及档案保管部门负责人批准。

2.参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得存放。

3.员工离职时，必须把自己经管的文件全部移交清楚，移交时要清点、核对，并办理签字手续。

档案

备份

1.公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

2.各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。

3.备份盘与源盘分开存放，公司的备份盘总经理另外保存。

档案管理权限部门

行政部

外来档案

与人事有关的法律、法规文件保存在行政部。

与财务有关的法律、法规文件保存在财务部。

其它各类重要外来文件，如国标、行标等外来文件由企划部统一管理

人事档案

人事部

总经办

经营合同

按本章经营合同管理制度执行

财务部

财务档案

财务档案保存在财务部

技术部

技术档案

技术部，雕花设计等备份总经理室

各部门

工作档案

各部门工作档案保存在本部门

处理条例

有下列行为之一，据情节轻重，给予警告、记过处份，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2.擅自向外界提供、抄摘企业档案

3.涂改、伪造档案

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

编制

审核

核准

六、人事档案管理

文件名称

人事档案的管理

目的

为加强员工档案管理，特制订本规定

范围

公司全体员工纳入员工档案统一管理

职责

行政部人力资员口。

员工档案编号

1.人事档案由行政部建档保管。

2.新员工进入试用期后，行政部按员工编号填写【员工档案登记表】对员工档案进行分类、有序管理；

3.新人员使用新编号，员工编号不允许重码；

4.员工离职后在【员工档案登记表】离职栏盖印，录入离职交接手续后转入离职档案封存。

5.离职后重新入职的员工，办理了停薪留职手续接续工龄的使用原号码，未办理停薪留职不接续工龄重新开始的，使用新号码。

行管/后勤类

销管类

一线生产类

yft00Na

yft00Nb

yft00Nc

A类包括除销售以外的所有二线员工。

B类是一切与销售有直接关系的管理或其它人员。

C生产类是公司最主要的人员队伍。

N代表号码。

人事档案录入管理

收录员工自带资料包括

收录员工在职资料包括

收录辞职、解聘资料包括

ü身份证

ü学历证

ü员工一寸照片

ü各种资格证书

ü其它相关证件复印件；

ü【员工招聘审批表】

ü【员工转正考核表】

ü【员工转正晋级考核表】

ü【员工奖罚通知单】

ü【人事任命书】

ü【员工迁调申请单】

ü培训记录

ü劳动合同

ü【员工离职申请书】

ü【员工解聘通知书】

ü【员工离职交接表】

ü【电子档案交接表】

合同管理

员工合同原件另案管理于总经理室，副本编入员工档案中。

其它管理

同档案管理制度

编制

审核

核准

七、经营合同管理

文件名称

合同管理制度

目的

为了规范合同的签订、保管工作，特制订本制度。

范围

适合本公司对外签订的各类合同、协议。

职责

1.业务部负责签订专卖店经营合同

2.人事部负责签字员工劳动合同

3.采购部负责签订采购合同

4.总经理授权签订的其它一些相关合同或协议。

合同的签订

1.专卖店合同的签订：

业务部制订统一的《玉福堂专卖店招商合同书》，业务代表与客户进行沟通、商谈，确认相关数据报业务部经理审核。

2.《玉福堂专卖店招商合同书》每年12月续签一次，业务部提前一个月通知各专卖店。

3.由对方提供合同文本的其它合同，签订单位应将合同文本移交行政部进行文本审阅。

审核合同条款是否存在潜在漏洞或是否符合法规要求。

并指导签订单位与对方进行协商，直到取得一致意见为止。

4.合同在签章前都必须由行政部进行重新审核，如果对合同中的条款有异议，应立即告知代理人和总经理，代理人根据建议与对方重新协商直致协商一致为止。

5.合同签字：

合同在签字、签章前必须呈总经理审阅，由总经理委托代理人或直接与对方签订。

6.《员工劳动合同》由行政部编写统一文本，每个员工岗前培训结束后，与行政部签订《员工劳动合同》。

合同管理

1.专卖店经营合同由业务部建档统一管理。

2.原材料采购合同、设备采购合同由总经办建档管理。

3.《员工劳动合同》由行政部建档保管

编制

审核

核准

八、印章管理

文件名称

印章管理制度

目的

保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度

范围

公章的刻制、启用

职责

印章管理者

刻制

1.公司印章的刻制均须报总经理批准，由办公室开具介绍信到公安相关部门办理刻制手续。

2、公章的形体和规格，按国家有关规定执行。

启用

1.新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

2.公章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

列入管理种类

1.公司向工商行政主管机关登记的公章或法人章。

2.指定业务专用的印章，如合同专用章、财务专用章、发票专用章、业务专用章等；

3.部门章：

刻有公司部门名称的印章，如行政部专用章、质检章。

4.法定代表人的印鉴。

保管

总经理

公司公章、业务专用章、合同专用章、法定代表人印鉴由总经理保管及用印；

财务部

财务专用章、发票专用章由公司财务部专职人员保管，但是用印必须经公司财务主管批准；

行政部

行政部专用章由行政部经理保管，主要用于《员工奖惩》及相关系宜，行政部专用章用印必须经过行政部经理批准

部门章

公司的公章、专用公章由总经理室保管，各部门公章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公章人员名单报办公室备案。

记录

公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

外带

1.公司公章原则上不得带离公司使用，若需带离，按以下权限审批：

ü公司公章、业务专用章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印鉴须经总经理批准；

ü行政专用章须经办公室主任批准；

2.印章被带离期间，由携带人全权承担印章的保管及使用的责任。

3.带离印章应在【印章使用登记表】备注中注明带往地点，并及时带回公司。

4.印章被带离期间，携带人应当按照申请的权限或者公司授权的权限使用印章。

5.印章被带离期间用印的，用印人应当如实将用印情况在【印章使用登记表】登记、备案，补办签批手续，以备查核。

其它

1.公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作

2.公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。

3.公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处

交接

公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

公章的使用范围

1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门主管审核、公司分管领导批准，填写《公章使用登记表》后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交办公室备案。

2、公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，办公室有权拒印。

3、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。

因工作特殊确需开具时，须经主管行政副总经理或总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。

公章的使用

程序

1.公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门主管审核、公司分管领导批准，填写《公章使用登记表》后方可盖章。

2.公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，办公室有权拒印。

3.严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。

因工作特殊确需开具时，须经总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。

4.超过印章使用范围而擅自审批使用印章给公司造成损失的，由审批人承担全部赔偿责任。

1.违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

2.每年年终公章管理人负责将公章使用情况登记表复印件送办公室存档。

停用

1.公司名称变动；

2.公章使用损坏；

3.公章遗失或被窃，声明作废

4.公章停用时须经总经理批准，及时将停用公章送办公室封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。

编制

审核

核准

九、职务代理人制度

文件名称

职务代理人制度

目的

为加强企业管理，特制订职务代理人制度！

范围

公司各级主管

职责

代理上级主管差勤期间工作职务

作用

1.职务代理人制度，是企业稳健发展的基础，有了它，企业在日常运作中就不会因主管请假、出差、人事异动而造成巨大的波动，企业的系统化管理才能正常、有效、持续地运行。

ü总经理不同方向的工作，安排不同的职务代理人，总经理出差后，授权职务代理人处理相关事务，相关职务代理人对不能决议的事务请示总经理后给予及时处理。

ü通过总经理授权的职务代理人，在总经理出差期间签发的文件，指令，视同总经理签发，各部门遵照执行。

2.各部门主管请假或出差，也要安排职务代理人。

职务代理人次序

总经理职务代理人

各主管职务代理人

财务方向

技术副总

企划经理

生产方向

生产副总

财务主管

行政方向

行管经理

仓储主管

业务方向

业务经理

采购经理

编制

审核

核准

十、胸卡、制服管理制度

文件名称

胸卡、制服管理制度

目的

为弘扬企业文化，章显企业形象，特制订本制度！

范围

公司全体员工

职责

行政部监管执行

胸卡管理制度

1.上班时间，员工应配挂工作牌。

不带牌者给予口头提示，三次以上不带牌者，记缺点一次。

2.新进人员于试用期间挂公司名牌，试用期满后由行政部订制，离职时应缴回，否则折价赔偿20元；

3.工作牌有遗失或损坏，应通知行政部补发，每枚扣缴工本费10元。

4.各部门经理应督促所属员工佩戴工作牌，并由行政部负责抽查，对利用公司牌在外作不正当行为破坏公司名誉者，视情况给予警告处理或解雇。

胸卡制服管理制度

1.每位员工每年发放夏冬服装各一套。

2.员工上班，必须按规定统一着装。

未按规定着装者，一经发现记缺点一次。

3.员工到职半月后即可领取工作服（临时工及包工均不发服装）。

4.工作服由人事部统一登记发放。

5.每年以四月、十一月为换装时间。

6.穿着工服必须保持整洁，假日可免穿着。

7.工作服穿着及保管以一年为期，按领用之日起算。

离职员工工服未满一年限当交还，如未交还者，按规定的使用期限，折价扣回制服款，不收回制服。

8.制服在使用期限内损坏或遗失，由使用者个人负责，补领须原价从工资中扣还。

9.部门经理以上（含部门经理）日常上班可不统一着装，大型集会或有关活动按通知要求着装。

编制

审核

核准

十一、直班、安全、保密管理制度

文件名称

直班、安全、保密管理制度

目的

为保证本厂生产作业活动安全、顺利开展，减少事故隐患，根据本厂实际情况，特制定本制度。

范围

本制度适用于本厂全体员工

职责

本制度由行政部门统一执行。

安全

检查

1.检查员工对安全生产的认识、责任心。

2.检查机械、仪表、厂房、通道、安全装置、消防器材等的安全状况是否良好。

3.检查职工劳保用品穿戴、保管是否良好，消防通道是否畅通。

安全防范

1.上班严禁穿拖鞋、短裤、赤背或衣帽不整，违者每次记缺点一次。

2.严禁在车间争吵，相互打骂、吵闹者每次记警告一次，相应责任人要写出检查。

态度不好或一月内累计3次者予以解雇。

3.酒后上班闹事和影响工作者，每资记警告一次。

态度不好或一个月累计2次者，予以解雇。

4.严禁吸烟，违者按《奖惩管理制度》重罚。

造成危害者，追究其经济、行政及刑事责任。

5.严禁跨越或坐踏任何机械部位，严禁随意拆除、挪动设备，严禁擅自拆装一切电器设施和变压器、控制柜、开关箱，新安装的各种设备未经测试、试转，不得擅自开动，违者每次记小过一次。

6.严禁擅自动用各类消防器材，或在消防设施附近堆放其他物品，违者每次记警告一次。

7.不得在生产区内随意使用临时电线，如果急需使用，须经主管人员批准，并由电工接电，用后应及时按期限拆除，违者每次记缺点一次。

8.操作机器要切实做到人离关机，停止使用时要及时切断电源，违者每次记缺点一次。

9.中午、下午和夜班下班后各车间负责人负责关好门窗，关闭电源。

违者每次记缺点一次。

安全值班

1．值班人员在值班过程中应负责单位的安全保卫工作，要牢记火警（119）匪警（110）等电话号码，熟悉消防器材的存放地点及使用方法。

2．值班人员在值班过程中要提高警惕性和责任感，协助管理员看管好各部门的各类物资，作好防护工作，严防事故发生。

3．值夜班过程中要检查门，窗，仓库等情况，配合各管理员在本职区域内对仓库，办公室等地点着重检查，发现可疑现象要及时上报。

4．在值班过程中要严格执行各项规章制度，敢于和坏人坏事斗争，发生事故后要保护现场并及时上报给领导。

5．在值班过程中要尽职尽责，高度重视，及时发现各种事故隐患，工作时间不得喝酒和聚众娱乐，更不可私自安排人员替岗，如有急事应提前跟领导汇报经批准后方可离岗，严禁空岗或漏岗现象发生。

6．认真做好交接班工作，做好值班笔录。

保密制度

1.公司图纸、雕花设计、经营合同、开发策略、工资制度等均属公司机秘。

2.员工严守公司秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员泄漏公司机密

3.不得向其他员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

4.严格遵守文件登记和保密制度。

秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中秘密文件必须设置密码。

不准带机密文件到与工作无关的场所。

不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。

5.严格遵守秘密文件、资料、档案的借阅管理制度。

如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。

并按规定办理相关借阅手续。

6.不得向他人泄露公司的营销策略。

7.不得随意传播会议内容，特别是涉及工资、人事、机构以及有争议的问题。

会议记录要集中管理，未经办公室批准不得外借。

8.调职、离职时，必须将自己保管的秘密文件进行交接

9.发现失密、泄密现象，要及时报告，认真处理。

对失密、泄密者，给予大过处份；造成公司严重损失的，送有关机关处理。

编制

审核

核准

Yft824会议签到表

会议名称

会议性质

会议时间

年月日

主持人

记录人

会议地点

会议主题

请假人员

部门

签到

时间

部门

签到

时间