行政类文件管理制度.docx
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行政类文件管理制度
1.目的
为了加强公司文件的管理，规范规章制度的编写、发布以及收文的流程，明确外来文件的管理细节，以确保公司内部政令和信息畅通，特制定本制度。
2.范围
本制度规定了公司行政文件、外来文件处理的管理职责、管理内容与要求。
本制度适用于北京迪安临床检验所。
[北京迪安临床检验所实验室内部质量文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录）的管理制度在《文件控制程序》中进行明确。
]
3.定义
行政文件包括公司级行政文件、部门级行政文件、公司级制度文件、部门制度及相应的流程。
3.1公司级行政文件：
是指以公司名义发文的、公司内部的职务任免、重大事情的决定（决议）、通报或通知等文件，以及发给政府部门的公文等。
3.2部门级行政文件：
是指以部门名义发放的、公司内一般事务性的文件、公告、通知。
3.3公司级制度文件：
由公司组织编定的各项规章制度、岗位说明书等。
3.4部门制度：
由部门组织编定的适用于本部门的管理规范。
3.5公司级流程：
由公司组织编定的各项业务流程与管理流程（以流程图的形式）。
4.管理职责
4.1行政部是公司行政文件及外来文件的归口管理部门，负责：
4.1.1根据总公司相关规章制度，负责修订有关的行政文件、规章制度、流程，并负责发放及传阅；
4.1.2负责由行政部归口管理的公司级行政文件、规章制度、流程的编写，发文编号，统一发放及归档；
4.1.3负责国家机关、社会组织发给本公司的各种外来文件资料的传阅处理、归档工作。
4.2其它各部门负责与本部门有关的行政文件与规章制度的起草、报批、发放及传阅。
4.3制度文件评审小组，负责公司级制度文件、流程的发布审核、统一编号、培训宣贯、执行监督以及修改修订。
4.4总经理负责公司级行政文件与制度文件、流程的最终审核与签发。
5.管理内容与要求
5.1各类行政文件编写规则
5.1.1文件的格式
5.1.1.1公司级行政文件必须按统一的格式打印，打印格式见附录A。
公司级会议纪要的格式见附录B。
会议纪要应由主持人进行确认。
5.1.1.2部门级文件的打印格式可按附录C格式打印。
a）部门例会会议纪要的格式见附录B；
b）对于公司临时召开会议或部门与部门之间开协调会的会议纪要中要有明确写明本次会议的主题，会议纪要的其它格式可参照附录B。
5.1.1.3公司级制度文件的编写格式参见附录D，
5.1.1.4流程图的编制格式参见附录E。
5.1.1.5所有文件应使用A4纸。
5.1.2文件的编号
5.1.2.1公司级行政文件文号由公司的代字、发文年度（必须加方括号）和发文顺序号组成。
发文序号由三位数构成。
如南京迪安医学检测中心2007年序号为第一号的文件，为如下：
南京迪安[2007]001号。
5.1.2.2部门级行政文件编号由公司代字、发文部门的代字、发文年度顺序号组成。
如南京迪安医学检测中心行政部2007年序号为第一号的发文编号如下：
南京迪安财务[2007]001号，
5.1.2.3公司级制度文件的编号方法
采用三节编号的方法，其“节”的划分和代表的意义如下所示。
BJDA-RF-
5.1.2.4部门制度的编号方法
采用四节编号的方法，其“节”的划分和代表的意义如下所示。
如果是一级子部门，编号为：
例一：
BJDA-RF--
5.1.2.5各部门代号：
部门
代号
部门
代号
部门
代号
检验实验室
LD
病理实验室
PD
品保部
QA
行政人事部
HR
财务部
FD
800服务中心
CS
物流部
TD
营销中心
CL
5.1.3规章制度的编写规则
5.1.3.1制度描述采用条款式，层层展开。
序号采用1/1.1/1.1.1/......的形式，最多采用4位；按条款含意，不需要展开描述的条款序号，可采用a.、b.......。
5.1.3.2制度正文中的图和表格的编号，采用图1、图2......；表1、表2......标注。
5.1.3.3作为制度管理工具用的空白表格，其编号采用制度编号后加表1、表2......的形式，如BJDA-RF-001表1、BJDA-RF-002表2.......。
5.1.3.4若制度需要而又不能列入正文的则作为制度的附录，其编号采用附录A、附录B......，且必须在正文中提到。
5.2文件编写及发布流程
5.2.1文件的拟稿：
5.2.1.1公司级行政文件由与文件职责有关的主导部门负责拟稿，与之有相联的其他部门参与会签后，由主导部门主管核稿，总经理签发。
见附表一《文件会审表》。
5.2.1.2公司级制度文件、流程由制度归口管理部门负责拟稿，由制度文件评审小组和相关各部门负责人进行审核和会签，总经理签发。
5.2.1.3部门级行政文件与部门制度由主导部门负责拟稿，部门主管核稿、签发。
5.2.2文件的发放
5.2.2.1公司级行政文件经总经理签批后，统一由行政部主办人员编号、发放，发放的形式可选择上传到内网或者发送到相关人员的电子信箱。
5.2.2.2公司级制度文件、流程经总经理签批后，统一由制度文件评审小组组长编号、发放，发放形式为上传到公司内网。
5.2.2.3部门级行政文件与部门制度由主导部门编号、发放，发放的形式可选择上传到内网或者发送到相关人员的电子信箱。
5.2.2.4各部门收到有关文件后，部门负责人可根据内容需要决定是否进行传阅或组织部门人员学习，不涉及本部门其他员工或带有保密性的文件，则应限制传阅。
5.3文件的归档
5.3.1所有公司级行政文件及国家机关、社会组织发给本公司的各种文件资料都应由行政部主办人员及时存档。
5.3.1.1部门级行政文件由各部门指定专人每年定期清理一次并自行保存叁年。
5.3.1.2公司级制度文件、流程电子版发布后，带有会审记录与审批记录的文字稿由制度文件评审小组组长负责及时存档。
5.3.1.2各部门制度在各部门报行政人事部备案后，由各部门存档。
5.3.2要求归档的文件应该是原件，原则上不能用复印件，更不能使用传真件存档。
5.3.3存档的要求具体参照《档案管理制度》
5.4公司级制度文件与流程的更改控制
5.4.1公司级规章制度及流程在实施运行过程中，任何个人和部门发现运行有问题都可向原制度编制部门提出申请，经原编制部门同意后，由原编制部门填写附表二《文件修改通知单》，交制度文件评审小组组织会审。
5.4.2更改会审通过后，由制度文件评审小组组长负责将存档的文本进行修改，形式可采用划改或将作废页次进行更换等，修改部分内容盖“修改章”。
当修改内容较多时，则应修订换版。
5.5外来文件的管理
5.5.1外来文件的接收
外来文件由中心行政前台负责接收，并编号。
5.5.2外来文件的编号方法
采用三节编号的方法，其“节”的划分和代表的意义如下所示。
BJDA-EF-
5.5.3外来文件的传阅
5.5.3.1外来文件由行政前台负责填写“外来文件传阅单”，并依据顺序进行传递。
5.5.3.2文件阅读人及时进行阅读，签字确认。
并及时将阅读完的文件转回前台。
5.5.3.3行政前台负责制定“外来文件一览表”，并负责外来文件的存档工作。
5.6文件管理的其他要求
5.6.1公司文件不得擅自涂改、复印，不得擅自下载和外传，未经公司允许将公司文件外传者，一经发现，处以100元/次负激励，并计入绩效考核。
5.6.2作废的文件应由制度文件评审小组组长做好“作废”标识，并保存五年以上。
6.检查与考核
6.1本制度由行政部组织各部门实施。
6.2本制度的实施，由总经理组织行政部检查与考核。
6.3公司级行政文件在发布后，由各部门组织学习，行政部负责执行追踪。
6.4部门级行政文件及制度文件由各主导部门负责执行追踪。
6.6公司级制度文件及流程发布后，由制度文件评审小组成员组织各部门学习，并负责执行追踪。
6.6.1定期收集各部门对各类文件的修改意见，组织修订工作；
6.6.1不定期抽查各部门对本制度的执行情况，检查各类记录表单是否按照本制度规定执行，未按本制度标准执行的，责令修改。
附录与附表：
附录A公司级文件格式
附录B会议纪要格式
附录C一般行政文件格式
附录D公司级制度文件格式
附录E公司级流程图格式
附表一《文件会审表》
附表二《文件修改通知单》
附表三《外来文件传阅单》
附表四《外来文件一览表》
附录A
北京迪安临床检验所文件
（红色、二号字、隶书）
北京迪安[20××]×号
关于×××××××的通知（三号、宋体、加黑）
（正文用四号、宋体）
×××（主送）：
×……………………………………………………………………………………………×
附件：
1、…………………
2、…………………
×××××
××××年×月×日
抄送：
××，××，××。
附录B北京迪安临床检验所
200年第次会议纪要
（三号、宋体、加黑）
（以下用四号、宋体）
会议时间：
×××××
会议地点：
×××××
与会人员：
×××××
主持人：
×××××××××××××××
缺席人员：
×××××（若无则用“/”填写）
会议内容：
一、××××××××××
1、…………………………
2、…………………………
3、…………………………
二、××××××××××
1、…………………………
2、…………………………
3、…………………………
……………
记录人：
××××
时间：
××××
抄报：
×××××
抄送：
×××××
附录C
关于×××××××的
通知（三号、宋体、加黑）
迪安××[200×]×号
（正文用四号、宋体）
×××（主送）：
×……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………×
附件：
1、…………………
2、…………………
×××××
××××年×月×日
抄送：
××，××，××
附录D
制度文件
文件编号：
BJDA-XX-XXX
版本号：
第___版第___次修订
主题：
XXXX管理制度
生效日期：
页码：
第___页/共___页
1.目的
1.1
1.2
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2.适用范围
2.1
2.2
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
3.
3.1
3.1.1
3.1.1.1
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
附录与附表：
附录A
附录B
……
附表一
附表二
……
附录E：
流程图格式
注：
具体图形、箭头的表示方法参照正规流程图的编写说明。
北京迪安临床检验所
文件会审表
年月日BJDA-RF-001表一
文件编号
名称
版次
归口部门
会审表号
修改单号
会审部门意见
部
门
签
名
会审意见：
批准人：
北京迪安临床检验所
文件修改通知单
修改单编号：
BJDA-RF-001表二
文件编号
文件名称
实施日期
版次
归口部门
批准人/日期
更改内容
原文件内容
更改后内容
北京迪安临床检验所
文件传阅单
年月日BJDA-RF-001表三
文件编号
名称
版次
归口部门
传阅部门
部
门
签
名
批准人：
升级会员 