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公文常识
第一章公文写作概述
第一节写作基础知识
一、主题与材料
文章应在占有材料的基础上提炼深刻、鲜明、正确的主题。
机关实用文体表现主题的方法要求是：
直接阐述、单一集中、“以意役法”、片言居要、善用标题。
材料是写作的基础，材料是说明观点和主张、表现主题的支柱。
积累与占有材料的途径主要有：
亲自观察体验，调查采访，从既有文献资料中采集。
积累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。
选取材料的要求：
围绕主题选取材料，选取具有典型性的材料，选取全面真实、高度准确的材料，选取新颖、生动的材料。
二、结构、表达方式与语言
结构安排的主要环节包括：
选择角度、设置线索、安排层次、划分段落、设计开头与结尾、处理过渡和照应等。
结构安排的注意事项包括：
正确反映客观事物发展的规律和内在联系；服从和服务于表现主题的需要；适应不同文体的特点；文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。
常用的基本表达方式包括：
叙述、议论、说明等。
（1）叙述就是对人物、事件和环境所作的概括性的交代和表述，分为顺叙、倒叙、插叙等数种。
（2）议论就是写作者对客观事物进行分析和评论，以直接表明观点和态度。
议论的要素构成：
论点、论据和论证过程。
议论要论点正确、鲜明，论据确凿，能有力地证明论点，论证要做到周全、严密、无懈可击。
论证分为立论与驳论两大类。
其常用的方法有：
例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。
（3）说明就是写作者对客观事物的性质、状态、特征、成因、构造、功能、用途所进行的介绍解说和阐释。
说明是机关实用文体写作常用的基本表达方式．具体形式有：
概说、界说、解说。
语言运用的基本要求包括：
语言是文章第一要素。
撰写文章要求语言合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
三、常用文体的特点及写作方法
1．记叙文
记叙文是以叙述、描写为主要表达方式，以记人、叙事、写景、状物为基本职能．对社会生活中的人、事、景物的状态及其变化发展进行叙述和描写的文章样式。
其特点有四：
（1）全面真实，没有虚构。
（2）要素全面，选材典型。
（3）以叙述、描写为主要表达方式。
（4）语言生动活泼，富于表现力。
2．议论文
议论文以确定或反驳一种论点的方式实现其写作目的．它所表现的是一个合乎逻辑的推理过程，其篇章结构模式一般为：
（1）开头——引论
这部分内容用于提出一个令人关注的问题或指明形成这一问题的情境，具体内容可以是其中的一项或几项。
①直接提出问题或阐述观点。
②指明讨论问题的目的、意义、原因。
③从对有关背景材料的介绍说明中引出论题。
④概述全文轮廓，提出中心论点等。
（2）主体——本论
这部分内容是对问题做合乎逻辑的推论分析，对论点提供足够的支持，其具体内容可以是其中的一项或几项。
①紧扣论题对材料和问题进行分门别类的具体分析。
以推理或引证的方式澄清论点；②以中心论点为核心，从不同角度提出问题形成的各个分论点，每个分论点从一个方面说明总论点；③对问题或材料作纵向递进式剖析，推出各个分论点逐层向总论点靠拢等。
（3）结尾——结论
这部分内容是对论点进行概括或适当的引申，具体内容可为下面的一项或几项。
①归纳并进一步阐明论点。
②从结论中引出可预见的新问题。
③指明结论的理论或实践方面的价值。
④指明确立正确认识后解决问题的方法途径（主要适用政论文）等。
3．说明文
说明文的特点：
解说性强；具有知识性、信息性；客观性强；语言更重通俗、简明、平实。
与记叙文相比较，说明文的写作更需冷静、科学、客观．无需有个人的感情流露，而记叙文则渗透着作者个人的立场观点和思想情趣。
在表达方式的运用上，说明文以说明为主并辅之以描写和议论，它与记叙文以叙述、描写为主，辅之以其他，追求文章的迂回曲折、富于文采有所不同。
写作目的方面，说明文在于给人以知识和信息，帮助人们准确认识客观事物，记叙文则在于通过对客观事物及其发展变化的叙述与描绘，再现人物和事件，以此来感染人．启发人，给人以美的享受。
与议论文相比较，说明文首先在写作目的上与议论文不同。
议论文在于阐明一个道理，争取人们接受这些道理并自觉体现在行动上，这与说明文给人以知识和信息，帮助人们认识事物的目的和出发点是有区别的。
在写作态度方面，说明文着重对客观事物、事理进行准确、客观的介绍解释，不需写作者个人的思想倾向，议论文的思想倾向性则极为鲜明，带有较强的主观性。
说明文体的一般结构模式：
开头——一概说；主体一分说；结尾——总说。
第二节公文概述
一、公文的概念和特点
公文，又称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录形式。
公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。
公文归纳起来具有以下特点：
（1）突出政治性。
（2）恪守法定性。
（3）保持权威性。
（4）注重保密性。
（5）讲究规范性。
（6）围绕事物性。
二、公文文体
文体即文章的体裁。
文体归属取决于文章的使用目的及其所带来的一系列特点。
人们使用公文的目的就是用书面语言表达用以反映意图和客观情况的公务信息，将其快捷有效地传递出去，并为受文者直接获取和理解，在规定的时空范围内对受文者的认识和行为产生强制性影响。
这一使用目的就使公文成为一种以白话文为原则的。
叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。
首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体。
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
其次，公文又是一种特殊的应用文。
这种特殊性主要表现为：
被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。
三、公文结构
公文的结构指公文的组织构造，具有规范性和相对确定性。
公文的基本组成部分有：
标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。
公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。
公文能够穿越时间与空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息，是机关在公务活动中行使职权的重要工具。
第三节公文的种类
一、公文的分类
为了撰制、处理与管理的需要，可依据不同的标准，从不同的角度对公文作如下分类：
（1）根据形成和作用的公务活动领域。
公文可分为通用公文和专用公文两类。
通用公文。
指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等。
（2）根据内容涉及国家秘密的程度。
公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。
对外公开文件．指内容不涉及国家秘密可直接对国内外公开发布的文件；限国内公开文件，指内容不涉及国家秘密但不宜或不必向国外公布．而只在国内公开发布的文件；内部使用文件，指内容虽不涉及国家秘密，但不宜对社会公开而只限在机关或系统内部使用的文件；秘密文件，指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件；机密文件，指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件；绝密文件，指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损
害的文件。
（3）根据行文方向。
可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。
上行文指向具有隶属关系的上级领导、指导机关报送的文件；下行文指向所属被领导、指导的下级机关发送的文件；平行文指向同一系统的同级机关或非同一系统的任何机关发送的文件。
（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等。
规范性文件是指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指由领导指导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件，是指用于汇报工作、陈述情况、提出建议、请求指示或批准的文件；商洽性文件是指无传递方向限制．用于探讨协商一般事项的函件等；证明性文件是指用以对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权利、义务、责任作出规定的文件。
（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。
平件指无特殊时间要求可按常规依次处理的文件；急件指内容重要并紧急需打破常规优先传递处理的文件；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限需立即优先迅速传递处理的文件。
（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
收文指本机关收到的来自外部文件。
发文又可分为两种，一种是指由本机关制成发往外部的文件；一种是由本机关制成只供内部使用的文件。
二、通用公文的文种
文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。
文种是公文的必要组成部分。
在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性，能为公文的撰写、处理提供便利。
行政机关通用公文，通常称为行政公文。
1．命令（令）
命令（令）适用于高级别的行政机关依照有关法律法规发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
2．决定
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3．公告
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4．通告
通告适用于公布社会各有关单位应当遵守或者周知的事项。
5．通知
通知适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
6．通报
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7．议案
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8．报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9．请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
10．批复
批复适用于答复下级机关的请示事项。
11．意见
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12．函
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13．会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第四节公文的格式、编排与稿本
一、公文的格式
公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
公文格式具有较强的规范性。
规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其进行阅读与传递、处理，有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。
公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。
目前我国通用公文载体、书写、装订要求的格式一般为：
（1）公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。
（2）公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区与不允许出现任何符号的白边区两个区域。
上白边（天头）和左白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）。
（3）所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排（少数民族文字可按其习惯书写、排舨），正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排）；左侧装订。
（4）在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。
二、公文书写各部分的编排次序
1．保密等级
在文稿上，应根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。
在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
2．紧急程度
这是表明对公文送达和办理的时间要求的标志。
分别用汉字“特急”、“急”表示。
表明紧急的这些字样，一般在公文首页文头的右上角或左上角、密级标志的下方，可以加盖印戳或直接印上。
有时也可以在标题中标明，如“紧急通知”等。
紧急程度的标志，目的在于引起人们注意并为催办公文提供依据，确保紧
急公文优先处理，避免延误。
3．文头
在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1／3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，但也可根据需要用其他颜色）印制，居中排一行。
联合行文的公文，一个作者占一行，主办单位排列在前。
4．发文字号
发文字号是该份公文的代号，由发文机关统一编列，包括发文机关代字、年份和序号。
如国务院2003年第一件发文即标作：
“国发[2003]001号”。
一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。
在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中；如有签发人时，应居左，两者排一行。
常采用3号或4号仿宋体印刷。
发文字号下应居中印一条细实线。
5．签发人
位于发文字号的同一行，居右侧。
前空两格标“签发人”，空一格后标注签发人姓名。
常用与发文字号相同的字体字号印刷。
“签发人”用3号仿宋体字，后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，字号应小于标题字号。
6．公文标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。
一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。
这三部分不能随便省略。
在公布性的公文（如公告、通告）标题中，有时可以省略事由，直接由发文机关和公文种类构成标题，但只要出现事由，则“关于”一词就不能省略。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题中的公文种类名称是不可省略的。
引用被转发公文的标题时，如果该公文不是法规、规章，也不应加书名号。
公文标题的位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。
回行时要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
7．主送机关
位于标题以下，从左至右顶格排列，回行继续顶格。
如主送机关不止一个，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号或逗号分隔。
常用3号仿宋体字印刷。
8．正文
正文是公文的核心，用于表达公文的内容。
自主送机关名称下一行开始，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
句号、逗号、问号、叹号、顿号、分号、冒号占1字格，但不应出现在一行之首。
而书名号、引号、括号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。
破折号、省略号都占2字格，中间不能断开，连接号“一”和间隔号“?
”一般占1字格。
后面这四种符号书写或印刷时上下居中。
正文常用3号仿宋体印刷。
9．附件
附件标记位于正文之后、发文机关名称之前，在空两格的地位标出“附：
”的字样，再分别标出附件序号（只一件时不标）、标题、份数，每件一行，字体字号与正文相同。
10．作者
位于正的文右下方。
一个机关占一行．联合行文时应将主办机关排列在前。
常用3号或4号楷体字印刷。
11．印章或签署
印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。
签署位于正本的末页，先排出机关名称、签署者职务，后空两格请领导者签注姓名。
12．成文日期
成文日期标注在正文右下方稍偏右排一行。
年月日必须齐全，不能省略，并一律用汉字书写，字体字号与正文同。
法规性公文或经会议讨论通过的文件，其产生的法定程序和产生日期用圆括号括入，标注在标题下方正中处，通常称之为“题注”。
13．注释
位于公文末页左下方．每项说明（名词数语、事项等）为一个自然段。
附注有多条时需有序号。
常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。
14．主题词
位于公文末页附注之下，排一行，起首空两格标注“主题词”字样，空一格填主题词，词间空一格，不加际点。
常与正文字号相同，但用黑体字印刷。
15．抄送机关
位于主题词以下，所占区域用两条与图文区宽度相等长度的平行细线作为界线，形成“抄送栏”。
起首空两格标出“抄送：
”字样，如有抄报，则先标出“抄报：
”，在下一行的同等位置再标“抄送：
”。
然后，按机关性质、级别和有关规定或惯例依次排列抄报或抄送机关名称，中间用顿号或逗号隔开。
如果抄送机关一行写不下，另起一行时应与第一行的抄送机关平头。
抄送机关用与正文相同的字体、字号的文字印刷。
16．印发说明
位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边（地脚）交界处划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”。
在栏中左边标注承印这份公文的部门，一般是“……（印发机关名称）办公厅（室）”，右边标注“某年某月某日印发”，用与正文相同的字体字号的文字印刷，印发日期一般写送往印刷厂（文印室）的日期。
在印发说明栏底线下的右侧，用小于正文字号的5号或小5号仿宋体印上“共印×××份”。
三、公文的稿本
公文稿本是公文的文稿和文本的总称。
公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生各种稿本。
它们各自产生的背景不同，因而其含义、性质、作用也不同。
1．草稿
草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用。
草稿的外观特点是没有生效标志（如签发、用印等）；文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记。
标记大都位于标题下方或右侧加括号。
2．定稿
经机关领导人审核并批准发出的稿本。
拟稿人拟写的草稿，履行法定生效程序（机关领导人签发）之后，才算最后完成拟写任务，草稿就成了定稿。
定稿是印制公文的标准依据。
3．正本
正本是根据定稿按正规格式印制的供向外发出使用的正式文本。
正本具有标准的格式，如红色的版头、发文字号、发文机关印章或有关负责人的签署等。
正本代表制文机关的法定权威，具有法定效力和凭证作用，是受文单位的办事依据。
4．副本
再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或者正本的副份，称为副本。
作为正本复份（与正本同时印刷）的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。
作为复制件的公文副本（如抄本、复印本等）因不能再现公文的全部特征（如印章或无非复制的印迹或签署者的亲笔签名），公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。
此类副本常需加注“副本”字样的标记。
5．存本
存本是发文机关留底存档的文本。
存本作为对外发出的正本的样本，是不向外发送的，因此可不必盖印和签署。
其主要作用是用于存档，且可以用它与定稿对照并检查正本发出后可能出现的问题。
如是印制过程中产生的问题，即属内部责任，通过存本与定稿核对即可查清；如属文件发出后产生的问题，通过存本与正本核对即可查清。
6．试行本
试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。
试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下。
试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
7．暂行本
法规性文件正本的一种特殊形式，在暂时推行期内具有法定效用。
这类公文在标题的文种前有“暂行”两字，如《×市鼓励外商在××工业开发区投资若干政策暂行规定》。
8．修订本
规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。
自修订本生效之日起，原文本即行废止。
修订本的外形特征除与其他正本相同之外，需要作出稿本标记，可在标题结尾处标作“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
9．各种文字文本
各种文字文本是指同一份公文使用不同民族或不同国家的文字印制而成的文本。
在我国少数民族地区，一份文件往往同时印制汉字文本和少数民族文字文本。
两种文本具有同等效力，均作为正本。
在外事活动中，一份文件往往同时印制中文文本和外文文本，以何国文字的文本为准或同等有效，需在制定文件时商定并在文件中注明。
（2004年浙江省公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分）
【原题】发送给抄送机关的文件，以及在报刊上公布的文件，可视为：
A．副本B．正本C．存本D．修订本
【解析】答案应为A。
正本是送达主送机关的文本，存本是发行机关留底存档的文本，修订本是对已发布生效的公文重新修正补充后再发布的文本，副本是送抄送机关的文本．所以只有A项符合题意。
第二章公文写作要则
第一节公文写作的基本要求
公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性。
因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等写作通则之外，还必须遵循下列一些基本要求：
1．合“法”、规范
合“法”，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。
规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立异”。
规范是公文的一大特点，也是公文的生命。
2．求实、准确
求实，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题，不作任何夸大、缩小和虚构。
准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷，均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。
3．合体、完整
合体，首先是文体要正确，务必使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。
其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。
完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，以减少沟通次数，提高沟通效率。
4．简明、清晰
简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。
清晰，即要求各种文稿上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。
5．严谨、耐久
严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切，不生歧义，没有漏洞。
耐久，即要求公文的制成材料（书面公文主要包括纸张材料和字迹材料）应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。
第二节行文规则
行文规则是控制公文行文对象、方向和方式等方面的有关规定。
一、根据隶属关系行文
在有隶属关系的上下级之间，应使用上行文和下行文。
例如，上级领导机关对被领导机关可以发决定、通报，批复下级机关的请示；上级业务指导部门对被指导部门可以发指示性通知，接受被指导部门的请示、意见和报告。
至于不相隶属的机关或部门之间，则既不可以发决定、批复，也不能相互请示和报告，而应用函来协商，告知有关事项。
（2009年上海市公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分）
【原题】不同的行政公文按照不同标准，可以有不同的分类方法与用法，反映出不同的行文目的和要求。
根据行文关系划分，下列适用于下行文的文种是：
A．议案B．决定C．通知D．报告
【解析】答案应为BC。
报告是上行公文的一种，议案一般是平行文。
故选BC。
二、选择适宜的行文方式，一般不得越级行文
行文方式指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。
机关对外发文，应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级行文。
只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式：
一是由于情况特别紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重
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