文件处理规定.docx

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文件处理规定

XXXXXX建设有限公司

文件处理办法

第一条为使XXXXXX建设有限公司（以下简称公司）文件处理工作规范化、根据集团公司文件处理规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所指文件包括：

1、公司与集团公司的往来文书。

如集团公司下发给公司的决定、通知、批复、通告、通报、会议文件等；公司发给集团公司的报告、请示、建议、会议文件及抄报文件等。

2、公司内部的往来文书。

如公司下发给各职能部门的通知、批复、通告、通报、会议文件、规章制度等；各职能部门发给公司领导的报告、请示、建议等；各职能部门相互之间的往来文书等。

3、公司代拟、代收的与横琴岛澳门大学新校区项目（以下简称澳大项目或项目）有关的集团公司与国务院有关部门、粤澳两地政府及部门、澳门大学、GDI等的往来文书。

4、公司与项目所在地公安、海关、边检、边防、交通等单位的往来文书，以及与设计单位、招标代理、监理公司、分判、供应商和行业协会的往来文书。

第三条文件处理是指按照一定的程序对公司收文和发文进行办理、管理、整理和归档等工作。

在文件处理中，应坚持精简、高效的原则，确保及时、准确与安全。

第四条行政部作为公司文件处理的主办部门，负责公司文件收发和归档管理工作。

文件处理的承办部门按部门职能分类如下：

行政部承办文件：

属行政部职能范围内的，与人力资源、文秘、后勤、接待等有关的一切文件，以及属行政部职能范围内的，与周边政府部门、GDI、监理公司、分判、供应商等的往来文书。

合约管理部承办文件：

属合约部职能范围内的，与合同管理、工料测量、预算管理、成本控制等有关的一切文件，包括但不限于预付款申请量数记录、进度款申请、移交表格、合同函件、BQ清单、分包商或者供应商资审文件、询价文件、招标文件、评审文件、中标通知、谈判记录等等。

技术协调管理部承办文件：

属技术部职能范围内的，与技术管理、技术协调有关的一切文件，包括但不限于施工图纸、技术方案、报审表格、测试报告、评审报告、技术总结等等。

工程管理部承办文件：

属工程部职能范围内的，与施工管理和竣工验收有关的一切文件，包括但不限于施工计划、施工方案、验收表格、试验报告、测绘报告、施工记录、验收记录、竣工报告等。

计划财务部承办文件：

与财务管理有关的一切文件。

包括但不限于资金使用计划、资金收支明细表、管理费用明细表、现金流量表等财务报表或报告。

对外发文由承办部门负责起草和校对。

承办部门对发文文件内容的合法性、合理性和完整性负责。

对外发文由行政部负责核稿和提出拟办意见，行政部对发文文件的语言组织、行文规范负责。

第五条以公司名义发文的文件处理程序如下：

1、主要程序依次为：

拟稿—核稿—签发—编号—打印签名—盖印—装订—分发—归档。

2、拟稿。

一般先由承办部门拟出文件草稿。

拟好的文稿应加贴公司统一印制的《XXXXXX建设有限公司发文处理表》（附件一），填好承办部门、拟稿人、文件标题、主、抄送单位和附件标题。

承办部门负责人应在初核人处签名。

3、核稿。

拟稿后，应将稿件交行政部进行核稿，检查内容是否准确反映行文意图，语法文字是否规范，格式是否符合要求，文种及标题是否合适等，并在核稿人处签名。

4、拟办。

核稿后，应将稿件及发文稿交由行政部提出拟办意见，即提出是否需要会签，以及会签范围、审阅人、签发人等。

5、签发。

向业主单位、监理公司发文，以及涉及公司重大事项（重大问题决策、重要人事安排、重要事项安排）的文件，必须由公司章程规定的有效签署人签发以及集团领导签批。

一般对内、对外发文必须经公司三名执行总经理会签，并由其中一名执行总经理（根据分管范围确定具体签发人）签发。

会议纪要一般由分管执行总经理签发。

需要集团公司法定代表人签发或盖集团公司公章的重要文件（如向业主单位、政府机构、金融机构、主管单位、合作单位行文），必须由集团公司法定代表人或者授权人签发。

6、编号。

文稿经过签发后，由行政部对文稿进行编号。

其中：

（1）公司就澳门大学新校区工程建设事宜致函分判、勘察设计、招标代理、监理公司、工料测量单位、澳门政府主管部门、澳门大学的发文号为：

编号（0000）/收文方代码/部门代码-文件拟稿人全拼首个字母/年月。

主要收文方代码分别为：

分判（SC）、华工建筑设计研究院（DH）、隧道设计单位（DZ）、招标代理（TA）、监理公司（SU）、工料测量单位（QS）、澳门特区政府工务司（SOPT）、澳门特区政府建设发展办公室（GDI）、澳门特区政府土地工务运输局（DSSOPT）、澳门大学（UM）、市政（SZ）、民署（IACM）、交通事务局（DSAT）、港务局（CDP）、本公司（JS）、其他（OT）。

公司各部门代码分别为：

行政部（A）、工程部（E）、技术管理协调部（T）、合约管理部（C）、计财部（F）、监审部（R）。

举例：

合约管理部刘理于2010年1月18日给分判发出招标文件，则文件编号为：

0001/SC/C-LL/1011。

（3）公司向集团公司发文、内部发文，以及向内地政府部门发文，文号为：

南建[年号]×号。

如跟人事劳资有关，文号为南建人资[年号]×号。

（4）公司职能部门原则上不能以公司或者集团公司名义直接对外发文（经集团公司、公司授权或同意的情况例外）。

职能部门对内发文统一采用部门名称+[年号]+序号，如行政部[2010]1号。

7、打印。

打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校对，确认无误后按所要求的份数打印出来。

8、签名。

收文单位认定签名有效的文件，在正式文稿打印出来后由公司章程规定的有效签署人或授权代表签名即可发送。

9、收文单位认定盖印有效的文件，需要加盖印章后才能发送。

盖章由行政部人员负责执行，所盖的印章应清晰端正。

10、装封与分发。

外发文件应装入信封，写好收文单位；对外发文应让收文单位（集团除外）的文件接收人员在文件原件首页上签写“此件已收”并签名，并将首页复印后交还行政部存档，如集团公司收文，则应让集团公司文件接收人员在签收本上签字；内部发文必须填写《发文登记表》（附件二），并由收件人签字。

《登记表》由行政部统一保管。

11、归档。

经过前述程序的发文表、文件底稿（含修改痕迹）和正式文件等全过程的记录应由文件承办部门进行装订后归档后交行政部妥善保管。

由部门负责人和执行总经理签发的内部文件，或执行总经理签发的外发文件，以上程序可以根据效率优先原则进行选择，具体由执行总经理决定。

第六条来文直接发给公司、执行总经理、公司领导班子或者集团公司的文件，收文处理程序如下：

1、主要程序依次为：

签收—登记—阅文—拟办—批办—承办—催办—办复-存档。

2、签收。

凡是盖有来文单位印章、或由来文单位合法签署人签发的文件，均由行政部安排专人收取，并由收取人清点并检查无误后办理签收手续，未经公司授权，任何部门或个人不得收取和截留外单位来文。

相关部门或员工因工作联系而收到的邮件不受此限。

3、登记。

办理签收的文件原则上应在当天交由行政部保密岗人员，由保密岗人员根据文件类别进行登记、编号，并填写公司文件处理表（附件三），加贴在来件首页。

所有来文均预立一个卷号（收文号），设立卷号的方式为：

部门简写+年号+编号（000），如工程部8月份来文，设立的卷号为E201008001。

4、拟办。

保密岗人员加贴文件处理表以后，交由行政部负责人或文秘主管根据来文内容提出拟办意见，拟办意见应包括文件的处理建议，以及呈送传阅范围等。

5、批办。

来文如需要执行、办理和批复的，应呈送文件所涉业务的分管执行总经理阅示，由执行总经理提出办理意见，明确经办部门或经办人，以及办理时限等。

如属重要文件，执行总经理还应批报集团公司领导阅示。

6、承办。

公司领导批示的具体承办部门，应认真阅读文件，领会贯彻、执行的要点，按要求完成承办任务。

如果所承办的事情重大，本部门难以独立承办，应向批示领导说明理由，由批示领导安排协办单位配合执行。

7、催办。

为避免文件处理出现积压拖延，文件呈递人应及时向各个环节的文件处理人员进行催促，如文件处理人员或承办人员超过规定的办文时间，应将信息反馈给执行总经理，并做好相应的催办记录。

8、办复。

来文需要办理回复的，由承办部门按发文程序处理。

正式回复文件发出后，并由承办人在文件处理表上记录“已回复”并签名。

如因客观原因不能按时回复或决定不予回复，应在来文提出的回复日之前通知对方并尽可能做出能够对方接受解释。

9、存档。

收文处理完毕，行政部保密岗人员应将处理过程中的全部记录统一装订并进行归档。

第七条注意事项

1、公司文件处理由行政部保密岗人员负责传递，保密岗人员应根据文件缓急程度分配相关人员的处理时间。

传阅文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。

承办部门和具体承办人在承办过程中尽可能使用复印件。

2、文件处理过程中，单人拟办、批示、传阅时间，一般文件不能超过2小时，紧急公文不能超过1小时，规章制度会签或文件内容较多无法即时阅批的非急件，可酌情延长处理时间。

需要承办的公文，从来件登记到批阅完毕，一般公文不能超过2个工作日，并尽可能在来文要求的时间内办理完毕或给予回复。

紧急公文不能超过1个工作日，要给承办部门和经办人员足够的处理时间。

3、公司领导审批文件要认真、负责，文件批阅人要签署自己的意见、姓名和时间，三者缺一均视为不规范。

请示、会签文件应写明同意或不同意，只写“已阅”或“阅”或只签名均视为同意。

4、传递秘密公文必须采取保密措施，确保文件安全。

5、以电子邮件和传真方式发送文件时要问清接收人的部门、姓名、接收时间，以及是否收齐，并一一作好登记，以备查询。

收电子邮件和传真时要问清具体接收部门和接收人，以及检查来件是否清楚、完整。

第八条附则

1、本办法由公司行政部负责解释和组织修改。

2、本办法经公司执行总经理会签下发后实施。

附件一：

XXXXXX建设有限公司

发文处理表

集团领导签批：

承办部门：

拟稿人：

初核人：

公司领导签发：

核稿人：

行政部拟办意见：

公司领导会签：

相关部门会签：

文件编号：

文件标题：

主发：

抄报：

抄送：

附件

一、

二、

打字

校对

份数

附件二：

XXXXXX建设有限公司

内部发文签收表

文件名称

文件编号

发文日期

发放人

签收部门

签收人

签收部门

签收人

执行总经理

执行总经理

执行总经理

计划财务部

行政部

合约管理部

技术协调管理部

工程管理部

附件三：

XXXXXX建设有限公司

收文处理表

收文编号：

来文

单位

来文

日期

年

月日

来文

编号

收到

分数

文件

标题

经办人

拟办

意见

领导批示

传阅签署

承办

结果

归档日期

归档编号