WJSDⅡCX01文件控制程序.docx
《WJSDⅡCX01文件控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《WJSDⅡCX01文件控制程序.docx（11页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
WJSDⅡCX01文件控制程序
WJSDⅡCX-01文件控制程序
1.目的
为有效地控制与管理质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门和场所都能及时得到所需文件的有效版本。
2.适用范围
适用于总队管理体系运行中所涉及的各类文件的控制。
3.术语和定义
引用《管理手册》中有关术语和定义
4.引用/支持性文件
《记录控制程序》
5.职责
5.1总队长
负责《管理手册》的批准和发布。
5.2管理者代表
主持编写《管理手册》、《程序文件》和《管理规定》，审核《管理手册》以及批准发布《程序文件》和《管理规定》。
5.3质量安全部门
（1）质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件、管理规定的组织编制和发放控制。
（2）负责有关质量、职业安全健康的法律法规及其他要求的收集、汇编。
（3）负责收集有关工程质量的各种原始记录、签证、试验报告，分类并进行整理、归档。
（4）工程竣工验收时按规程规范、合同和当地相关条例的要求整理、移交和保留相关竣工资料。
5.4工程技术部门
（1）负责环境管理的法律法规及其他要求的收集、汇编，汇总、编制适用的《法律法规目录清单》。
（2）负责收集、归档和传递有关工程施工的各类技术规范、标准、规程、标准图集等标准类文件。
（3）负责工程图纸、技术文件的分类、收发、登记、整理和技术文件的更改、控制。
（4）工程竣工验收时按规程规范、合同和当地相关条例的要求整理、移交和保留相关竣工资料。
（5）负责工程合同副本（复印件）的保管和管理。
5.5运输物资科
（1）负责50万以上设备的采购合同控制，保管采购合同正本。
（2）负责材料、设备标准的收集和发放控制。
（3）负责有关材料、设备方面法律、法规的收集。
5.6卫生科
负责有关劳动保护、职业健康的法律法规及其他要求的收集。
5.7资料室
（1）负责征订有关规程规范、技术标准。
（2）收集、整理工程项目的有关技术资料。
（3）进行技术情报交流，包括定期提供所需规程规范等技术文件的有效版本清单。
5.8保密室
总队/支队保密室、项目部办公室负责部队和上级有关部门的文件收发、登记、分类、整理和归档。
5.9其他职能科（处、股）室
（1）负责与本单位有关的法律法规、标准类文件、外来文件和标准表格等文件的管理工作。
（2）负责各自文件的编写，并按规程规范或者上级有关部门的要求进行分类、整理、归档。
5.10项目部资料员
负责项目部工程资料的收、呈送、发、分类、整理、归档、保管。
6.工作程序
6.1工作流程
见文件控制流程图。
文件控制流程图
6.2文件分类
6.2.1外来文件
（1）法律、法规及上级部门、政府机构、行业主管部门下发的文件。
（2）可直接引用或执行的规程、规范、规则、技术标准等。
（3）顾客提供的文件资料、来函及传真件、电话记录等。
6.2.2内部文件
（1）《管理手册》：
为总队管理的法规性文件，根据需要对外可提供给第二方（业主、监理）、第三方（认证机构）。
（2）《程序文件》：
为总队秘密文件，在专用场所是指导操作性文件。
对外，只提供给第三方（认证机构），但第三方有为其保密的义务。
（3）《管理规定》：
不参加认证机构的文审，其他作用同《程序文件》。
（4）为施工和管理要求所编制的有关文件和资料（如图纸、施工组织设计、施工方案、合同文件、技术通知、作业指导书、管理规定、各类相关记录、应急响应措施、管理方案等）。
6.3文件的编号
（1）管理手册、程序文件、管理规定的编号见《管理手册》4.2.1，管理者代表批准后执行。
（2）国家、行业规程、规范、标准、相关的法律法规等文件依循原编号。
（3）其他技术性文件和有关资料由发文单位进行编号。
（4）总队、支队下发的文件由保密室进行编号。
（5）文件编号应保持其唯一性，文件编号相同时设置分发号。
6.4文件的编写
（1）管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。
（2）工程技术部门在总工的领导下负责有关技术、经营及环境管理文件的编制、转发，包括：
施工组织设计（质量计划）、施工方案、技术要求（通知）、图纸、操作规程、施工报告、应急响应措施、科技规划与计划和管理方案等。
（3）质量安全部门在总工的领导下负责有关质量、安全管理文件的编制、转发。
（4）其他管理文件由各职能部门或项目部负责编写或转发。
（5）所有文件均须格式规范，字迹清晰，标识明确。
6.5文件的审核、批准和发布
（1）文件发布前必须由相关人员审核和批准，以确保文件是充分和适宜的。
（2）管理手册由管理者代表审核、总队长批准发布。
（3）程序文件和管理规定由相关部门首长审核、管理者代表批准发布。
（4）技术文件由各相关专业技术负责人审核，总工程师或其授权人批准；重要的技术文件，如报监理的施工组织设计、施工报告等应由项目部主任批准。
（5）其他质量、技术、环境、职业健康安全管理文件：
三大部门级文件由各部门首长批准发布，支队级文件由相关的支队领导批准发布，总队级文件由相关的总队领导批准发布。
6.6文件的收发
文件的收发遵循分级管理原则。
（1）行业或上级部门下发文件及总队内部文件，由总队/支队保密室按规定收发。
（2）项目部行政文件由办公室按规定收发。
（3）项目部工程管理文件由技术部门或资料员收发，包括设计文件、图纸、修改通知、监理工程师指令等外来文件，内部编制的技术、质量管理文件等。
（4）文件发放对象和数量在文件批准时应做出规定。
其中，管理手册发放到中队，程序文件和管理规定发放到相关单位，各层次收发人员要保证按规定发放到位，并做好收发登记。
6.7文件的评审与更新
（1）文件在实施中可能遇到机构变动、产品或工艺流程变化、法律法规修订等情况，这时有必要对原有文件进行评审；也可根据需要定期对文件进行评审，以确定文件是否需要更新，更新的文件应再次得到审批。
（2）文件的更改应由原起草部门进行,其审批一般应由该文件原规定的审批部门实施，并表明其更改性质。
若需要指定其他部门审批时，该部门应获得原审批所依据的背景资料。
（3）管理手册、程序文件、管理规定在运行过程中需要修改时，由各级质安部门将修改要求、修改条款、修改依据、修改内容汇总到质安科，报管理者代表组织评审、修改。
（4）质量、环境和职业健康安全相关法律法规、条例、规程规范、技术标准等发生变化时，由相关职能部门收集，工程技术部门汇总、整理，及时将变更内容或新版文件通知或发放到使用者。
（5）技术文件的修改，由工程技术部门进行（必要时，由总工程师组织），报总工程师批准。
重大技术文件修改应同时采取相应的管理措施，并报总工程师批准。
（6）监理工程师指令涉及设计修改和施工技术方案的变动，项目总工程师组织相关业务部门进行评审，并将评审意见反馈给监理工程师；设计文件、施工图纸的修改，工程技术部门应及时将信息传递给相关人员并记录。
（7）各类文件的更新和现行修订状态应能在文件控制清单、修订一览表、更改通知单中得到识别；并保证更新通知发放到位，使各单位（或人员）同步进行更新。
（8）有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。
原版次文件相应作废。
按原发放范围、发放程序换发新版本。
（9）修改后的文件和资料应重新得到批准，一般与该文件原发布批准权限相同，管理手册修改后报总队长批准，程序文件、管理规定修改后报管理者代表批准。
（10）为确保文件的有效控制，接到文件的修改通知后，应有专人对该文件进行标识或更换，并在文件上标明修改依据、标识人签名。
6.8作废文件的处理
（1）已作废的内部文件、外部文件应及时进行清理,并在作废的文件和文件清单上进行标识或者从发放场所及时撤回。
（2）如需要保留已作废的文件则应采取适当的方式进行标识，防止非预期的使用。
6.9外来文件的控制
（1）规程规范、技术标准等由主管领导审批其适用性、必要性后通过订购获得，订购人员（或归口管理的职能部门）对其有效性负责。
规程规范、技术标准应分发到相关部门或人员，确保能满足施工和管理的需要。
（2）国家、地方、行业及上级机关的有关法规、法令、政策、规定等，通过电传、网上下载、函件等形式获得，由主管职能部门报主管领导审批后实施或处理。
（3）顾客提供的文件或资料，由主管部门或专职（兼职）资料员进行签收、登记，经总工程师或相关领导批准后，发放登记或作其他处理。
6.10文件的管理和归档
（1）各相关部门应建立收发、借阅登记，并建立自已的文件控制清单。
（2）各级文件应保持清晰、完整、易于识别。
（3）文件破损后更换、丢失后补发，必要时应得到原发文单位的同意后复制并编号登记。
（4）所有有效的电子文档应进行适当标识、编目，更改或换版时及时修正。
（5）所有文件应及时进行编目、归档，并采用适宜的保存方式和保存环境。
（6）文件可以是纸张、计算机光盘或其他电子媒体、照片、标准样品或它们的组合。
（7）持有文件资料者离开其工作部门时，必须办理文件资料的移交手续。
6.11文件和资料的上报
（1）在工程施工过程中，或竣工验收后，项目部应及时将有关文件和资料上报总队、支队相关职能部门。
（2）施工组织设计、施工报告、应用“四新”（新技术、新工艺、新材料、新设备）的施工方案、大型临时设施的设计方案、重要施工方案、重大安全技术方案报总队资料室和支队资料室。
（3）获奖证书报总队工程项目处。
（4）工程的主合同复印件及上报审批的分包、劳务分包合同复印件报总队、支队工程技术部门。
7．记录表格及附录
（1）收（发）文登记表
（2）文件控制清单
（3）规程规范、技术标准清单
（4）文件更改申请表
收（发）文登记
收（发）
文日期
文件名称
收（发）文编号
收（发）
文单位
份数
签名
备注
文件控制清单
序号
文件名称
编号
分发号
归档
卷号
文件
状态
备注
规程规范、技术标准目录清单
序号
标准代号
标准名称
替代标准
文件更改申请表
编号：
文件名称
编号
版本
更改原因：
更改内容：
申请人：
日期：
审批意见：
签名：
日期：
升级会员 